1.1 Hovudinnhaldet i proposisjonen

Nærings- og handelsdepartementet fremjar med dette forslag til endringar i lov 3. juni 1994 nr. 15 om Einingsregisteret (einingsregisterlova) og i lov 21. juni 1985 nr. 78 om registrering av føretak (føretaksregisterlova). Forslaget er eit ledd i regjeringa sitt forenklingsarbeid.

Forslaga inneber at reglane om kven som skal signere elektroniske meldingar til Einingsregisteret og Føretaksregisteret, blir enklare. Konkret foreslår departementet følgjande:

• Dagens forskriftsfullmakt (høve til å gjere unntak frå signeringskrava ved endring av adresse- og kontaktdata) blir utvida slik at ho gjeld alle typar elektroniske meldingar. I forskriftsføresegner vil Nærings- og handelsdepartementet leggje til rette for at alle som i dag er pålagde meldeplikt til Brønnøysundregistra, kan signere åleine. Gjennom forskriftsføresegnene vil departementet òg leggje til rette for at fullmakta til å signere meldinga elektronisk kan delegerast til ein fysisk person føretaket peikar ut ved hjelp av administratorrettane i Altinn.

• Personkretsen som har meldeplikt til Einingsregisteret, blir utvida. For å få einsarta reglar i registerregelverket blir kretsen som kan signere både papirmeldingar og elektroniske meldingar til Einingsregisteret, utvida tilsvarande.

1.2 Bakgrunn for lovforslaget

1.2.1 Innleiing

Elektronisk innsending av meldingar til Brønnøysundregistra forenklar kvardagen for aktørane i næringslivet og forkortar saksbehandlingstida ved registra. Det har derfor vore tilbod om elektronisk innsending til Einingsregisteret og Føretaksregisteret sidan desember 2006.

Nærings- og handelsdepartementet har ei målsetjing om at prosentdelen av elektroniske meldingar skal liggje på 95 prosent innan utgangen av 2012. Dette målet vart nedfelt i regjeringa sin handlingsplan «Elektroniske tjenester til næringslivet» frå januar 2007. Per mai 2010 ligg han på ca. 45 prosent, og auken er dermed langt lågare enn det Brønnøysundregistra og Nærings- og handelsdepartementet forventa då det vart opna for elektronisk innsending.

Departementet ønskjer med denne regelverksrevisjonen å leggje til rette for auka bruk av elektronisk innsending. Endringane vil bidra til forenklingar for både næringslivet og myndigheitene. Forslaget er ein del av handlingsplanen regjeringa har laga for å redusere dei administrative kostnadene til bedriftene, «Tid til nyskaping og produksjon», som vart lagd fram i august 2008.

1.2.2 Endringsbehov

Bakgrunnen for dagens omfattande underskriftskrav finst i lov om Handelsregistre, Firma og Prokura frå 1890. Lova regulerte dei gamle handelsregistra som er forløparen til Føretaksregisteret. Reglane om at dei meldepliktige måtte skrive under på meldingar, vart vidareførte då Føretaksregisteret og føretaksregisterlova vart innførte i 1985. Sidan 1985 er det gjort fleire forenklingar i underskriftskrava.

Brønnøysundregistra har positive erfaringar med dei gjennomførte endringane. Også næringslivet har vore positiv til forenklingane og har peika på at forenklingane fører til store innsparingar. I St.prp. nr. 1 (2007–2008) varslar Nærings- og handelsdepartementet at det blir teke sikte på ei utvikling der elektroniske tenester over tid fullt ut erstattar papir i kommunikasjonen mellom næringslivet og offentleg sektor.

For næringslivet si innrapportering og kommunikasjon med det offentlege har myndigheitene utvikla Altinn-portalen (www.altinn.no). Alle relevante tenester frå det offentlege til næringslivet skal gjerast tilgjengelege her. Altinn-løysinga vart sett i full produksjon våren 2004. Per i dag har 23 statlege etatar slutta seg til Altinn-samarbeidet. Blant desse er dei tre opphavlege samarbeidspartane Brønnøysundregistra, Skattedirektoratet og Statistisk sentralbyrå.

Brønnøysundregistra har tilbydd elektronisk innsending av meldingar til Føretaksregisteret og Einingsregisteret med signeringsløysing sidan desember 2006. For Einingsregisteret var talet på brukarar av den elektroniske løysinga ca. 47 prosent i mai 2010. Prosentdelen av elektroniske meldingar til Føretaksregisteret var per mai 2010 ca. 45 prosent. Av den totale mengda meldingar som kjem inn til Einingsregisteret og Føretaksregisteret, har det vore mogleg å sende inn om lag 80 prosent av meldingane elektronisk. Frå mai 2009 auka talet på dei som kan nytte elektroniske meldingar til om lag 90 prosent.

I 2006 sette Brønnøysundregistra i gang ein prosess for å sjå nærmare på krava til signering i regelverket for Einingsregisteret og Føretaksregisteret. Målet var å oppnå ein klar auke i talet på elektroniske meldingar til både Einingsregisteret og Føretaksregisteret. I eit notat til departementet i 2007 skriv Brønnøysundregistra at «[å]rsaken til at innkomsten er for lav kan skyldes flere ting, men det er grunn til å anta at noe av problemet skyldes underskriftskravene for signering av meldinger til Enhetsregisteret og Foretaksregisteret. Reglene innebærer at alle de meldepliktige eller signaturberettigede må logge seg inn på Altinn for å kunne signere på meldingene til registrene.»

For å kome nærmare målet meiner Nærings- og handelsdepartementet at det er behov for fleire endringar i gjeldande signeringsreglar. Departementet foreslår å endre einingsregisterlova § 8 sjuande ledd og føretaksregisterlova § 4-3 andre ledd ved å utvide dagens forskriftsfullmakt til å omfatte alle elektroniske meldingar, og ikkje berre meldingar som gjeld kontakt- og adressedata.

På lengre sikt har Nærings- og handelsdepartementet som mål å leggje til rette for at alle meldingar til Brønnøysundregistra skal meldast elektronisk. Departementet trur at det vil ta mellom halvtanna og fire år å kunne tilby elektronisk innsending for alle relevante typar meldingar. Det er dermed for tidleg å seie noko nærmare om når det vil bli stengt for papirbaserte meldingar. Men som ein konsekvens av denne målsetjinga vil det i liten grad bli lagt til rette for å forenkle papirbaserte meldingar.

I proposisjonen foreslår departementet også å endre einingsregisterlova § 8 første ledd og § 14 første ledd bokstav b som regulerer kven som har meldeplikt og rett til å signere meldingar. Dette blir gjort for å få betre harmoni med signeringsreglane i føretaksregisterlova og selskapsretten elles.

1.3 Gjeldande rett

1.3.1 Om Einingsregisteret og Føretaks-registeret

Brønnøysundregistra er den sentrale forvaltningsetaten som har ansvar for ei rekkje nasjonale kontroll- og registreringsordningar for næringslivet. Både Einingsregisteret og Føretaksregisteret er ein del av Brønnøysundregistra. Både Einingsregisteret og Føretaksregisteret tilbyr i dag nettbasert registrering til dei fleste føretak. Alle innsende opplysningar blir lagra elektronisk.

Einingsregisteret vart oppretta i 1995 og høyrer inn under Nærings- og handelsdepartementet. Verksemda til registeret er nærmare regulert i lov 3. juni 1994 nr. 15 om Enhetsregisteret (einingsregisterlova) og i forskrift 9. februar 1995 nr. 114 om registrering av juridiske personer m.m. i Enhetsregisteret.

Einingsregisteret inneheld grunndata om alle juridiske personar og andre einingar som har registreringsplikt i Nav Aa-registeret, Føretaksregisteret, Stiftelsesregisteret, Konkursregisteret, Meirverdiavgiftsmanntalet, Statistisk sentralbyrås Bedrifts- og føretaksregister og i Skattedirektoratet sitt register over etterskotspliktige skatteytarar. Gjennom registrering i Einingsregisteret blir registreringseiningane identifiserte ved eit unikt organisasjonsnummer. Ved årsskiftet 2009/2010 var det registrert 922 700 einingar i Einingsregisteret.

Føretaksregisteret vart oppretta i 1988 og høyrer òg inn under Nærings- og handelsdepartementet. Registeret si verksemd er nærmare regulert i lov 21. juni 1985 nr. 78 om registrering av foretak (føretaksregisterlova). Føretaksregisteret har ansvar for å registrere alle norske og utanlandske føretak som driv næringsverksemd i Noreg, med unntak av ein del enkeltpersonføretak. Registeret skal sikre rettsvern og oversikt over aktørane i norsk næringsliv, og er ei viktig kjelde for alle som treng korrekte opplysningar om desse. Ved inngangen til 2010 var det registrert 415 461 føretak i Føretaksregisteret. Andre enkeltpersonføretak kan registrere seg på frivillig basis, jf. § 2-2.

1.3.2 Om meldeplikt og rett til å signere meldingar til Einings- og Føretaks-registeret

Reglane om når meldingar skal sendast inn, kven som pliktar å sørgje for at meldingar blir sende inn, og kven som kan signere sjølve meldinga, er regulerte i høvesvis einingsregisterlova og føretaksregisterlova kapittel 4. Kva slags opplysningar som skal meldast, er regulert i einingsregisterlova kapittel 2 og føretaksregisterlova kapittel 3.

Meldeplikt er ei plikt til å sørgje for at registra til kvar tid er så korrekte og oppdaterte som mogleg. Dette medfører at den som er pålagd meldeplikt, må sørgje for at endringar blir melde til registra så fort som mogleg.

Plikta til å melde eit føretak registrert for første gong og seinare til å melde endringar er i lova pålagd fysiske personar med tilknyting til eininga. I einingsregisterlova er meldeplikta pålagd innehavaren av eit enkeltpersonføretak og for alle andre einingar dagleg leiar, forretningsførar eller tilsvarande kontaktperson. I føretaksregisterlova § 4-2 er meldeplikta i eit enkeltpersonføretak lagd til innehavaren. For kommandittselskap og ansvarlege selskap er meldeplikta lagd til kvar enkelt ansvarleg deltakar dersom ikkje selskapet er organisert med eit styre. I alle andre føretak er meldeplikta lagd til kvar enkelt styremedlem.

Etter føretaksregisterlova § 4-3 første ledd skal alle meldepliktige signere melding til registeret. For å kunne nytte den elektroniske meldingsløysinga i Altinn må dermed alle som skal signere meldinga, lærast opp i å bruke systemet.

Etter einingsregisterlova § 8 første ledd må dagleg leiar, forretningsførar, innehavar eller tilsvarande kontaktperson gi ei skriftleg erklæring om at dei opplysningane som blir melde til Einingsregisteret, er riktige.

Det er straffesanksjonar mot dei som let vere å oppfylle meldeplikta til høvesvis Einingsregisteret og Føretaksregisteret.

I 2007 vart det vedteke forskriftsheimlar i dei to lovene med høve til å gjere unntak frå krava til signering for meldingar om adressedata og kontaktdata. Det har vist seg at det er relativt få endringsmeldingar som berre dreier seg om kontaktinformasjon. Slike forskriftsreglar vil derfor gi liten effekt og har ikkje vorte gitt. Med heimel i einingsregisterlova § 12 tredje ledd og føretaksregisterlova § 4-1 fjerde ledd kan departementet òg gi reglar som pålegg registreringspliktige å sende meldingar til registeret elektronisk. Det er per i dag ikkje gitt slike forskrifter.

1.3.3 Nærmare om bruk av elektronisk signatur og sikkerheitsløysinga i Altinn

Lov 15. juni 2001 nr. 81 om elektronisk signatur (e-signaturlova) har som formål å leggje til rette for ein sikker og effektiv bruk av elektronisk signatur.

Altinn er tilrettelagt for bruk av elektronisk autentisering og signatur på fire sikkerheitsnivå (der nivå 4 er det høgaste). Ved dei fleste av tenestene i Altinn, deriblant for meldingar til Einingsregisteret og Føretaksregisteret, blir det nytta ein enkel elektronisk signatur, basert på ei løysing med PIN-kode eller passord (nivå 2). Det er opp til tenesteeigarane (i dette tilfellet Brønnøysundregistra) i Altinn å avgjere kva slags sikkerheitsnivå ein skal ha når ein bruker dei elektroniske tenestene deira.

1.4 Enklare signering ved elektronisk innsending til Einings- og Føretaksregisteret

1.4.1 Innleiing

Høyringsnotat vart utarbeidd i samarbeid med Brønnøysundregistra. Det vart sendt på høyring 8. juli 2009 med høyringsfrist 8. oktober 2009. I høyringsnotatet skreiv departementet at dagens signeringsreglar truleg var årsaka til at talet på elektroniske meldingar var såpass lågt. Departementet foreslo å utvide den eksisterande forskriftsheimelen om unntak frå signeringskrava om adresse- og kontaktdata til å gjelde alle elektroniske meldingar.

Forslag til forskriftsføresegner vart sendt på høyring saman med lovendringsforslaga. I forskriftsutkastet foreslo departementet at alle som er pålagde meldeplikt, skulle få høve til å signere åleine. Departementet foreslo også at fullmakt til å signere meldinga elektronisk skal kunne delegerast til ein fysisk person som føretaket peikar ut ved hjelp av administratorrettane i Altinn. Sjølv om ikkje forskrifter skal behandlast av Stortinget, er dei foreslåtte reglane skisserte i proposisjonen.

Høyringsinstansane støttar generelt forslaga om å gjere det enklare å sende meldingar til Einingsregisteret og Føretaksregisteret elektronisk.

Generelt vil departementet nemne at i ei rekkje små og mellomstore selskap er delar av administrasjonen, rekneskapsføring osv. sett bort til ein ekstern rekneskapsførar, revisor, advokat eller forretningsførar. For desse selskapa er det ofte også mest for-måls-tenleg at den administrativt ansvarlege kan sende endringsmeldingar til Brønnøysundregistra.

1.4.2 Enklare signeringsreglar

I høyringsnotatet skisserte departementet òg korleis forenklinga av signeringsreglane kunne gjerast. Departementet foreslo at ein utvidar personkretsen som kan signere elektroniske meldingar til registra, til fleire personar enn dei meldeplikta kviler på. Å utvide kretsen som kan signere, vart vurdert som den beste måten å forenkle signeringskrava på.

Det vart vidare foreslått at kvar enkelt som har meldeplikt etter føretaksregisterlova § 4-2, kan utøve signeringsretten åleine. Etter dagens system må dei meldepliktige signere i fellesskap. I tillegg foreslo departementet at dagleg leiar (som ikkje er omfatta av meldeplikta) blir gitt ein tilsvarande signeringsrett.

Forslaget om å utvide kretsen som kan signere elektroniske meldingar, innebar også at selskapet får sjanse til å delegere retten til å signere elektroniske meldingar til ein som føretaket sjølv peikar ut.

Departementet foreslo i høyringsnotatet å endre signeringskrava berre for elektroniske meldingar. Målet med forslaget er at så mange av brukarane som mogleg skal gå over til elektronisk innsending. Ved å forenkle elektronisk innsending vil elektronisk melding både vere billigare og enklare enn dei papirbaserte.

For å få ein betre harmoni med selskapsrettsreg-lane inneheldt høyringsnotatet forslag om å utvide einingsregisterlova § 8 første ledd til å omfatte erklæringar frå styret og den med signaturrett i ei eining. Dette skulle gjelde for både meldingar på papir og for elektroniske meldingar.

1.4.2.1 Høyringa og departementet sitt syn

Skattedirektoratet og Finansnæringens hovedorganisasjon/Sparebankforeningen antydar i sine kommentarar at forenklingar i signeringskrava vil føre til lågare kvalitet på meldingane. Det er ikkje nokon nødvendig samanheng mellom kvaliteten på meldinga og kor mange som har signert meldinga. Kvar enkelt meldepliktig i eit selskap skal ha tilstrekkeleg kompetanse og oversikt til å kunne melde inn korrekte opplysningar.

Viss signeringsretten for meldingar til Føretaksregisteret vart avgrensa til å gjelde dagleg leiar, styreleiar eller den med signaturrett, ville forslaget eventuelt berre innebere forenklingar for føretak som har desse rollene. Ansvarleg selskap utan styre blir då ikkje omfatta av forenklinga. Departementet held dermed fast ved forslaget om at alle som er pålagde meldeplikt etter føretaksregisterlova § 4-2, også skal kunne signere meldinga.

I forslaget til endringar i einingsregisterforskrifta vart det foreslått at også kontaktpersonen til eininga skulle kunne delegere. Ingen høyringsinstansar kommenterte denne delen av forslaget. Departementet har vurdert behovet for endringa nærmare, og kome til at denne retten bør vere avgrensa til dei tilfella der det ikkje er registrert eit styre eller dagleg leiar på eininga. Denne løysinga vil også gi best samsvar med føretaksregisterlova.

Frivillighet Norge ønskjer at det blir opna for at juridiske personar skal få rett til å signere på vegner av frivillige organisasjonar. Etter departementet si meining vil det ikkje vere aktuelt å gå bort frå tildeling av signaturrett på personnummer, fordi sikkerheita og moglegheita for å identifisere den som har signert meldingar, vil bli vesentleg redusert.

HSH og NHO etterspør fleire forenklingar ved at fleire typar meldingar kan meldast elektronisk. Brønnøysundregistra jobbar med dette, og med mål om at alle meldingar skal kunne leverast inn elektronisk.

Departementet foreslo at utvidinga av forskriftsfullmaktene berre skulle gjelde for elektroniske meldingar. Det er Brønnøysundregistra si erfaring at dei meldingane som kjem inn elektronisk, har vesentleg høgare kvalitet enn dei som blir sende på papir. Dette kjem mellom anna av at opplysningane i meldinga blir kontrollerte automatisk og at eventuelle nødvendige vedlegg følgjer med. Forslaget er eit svært viktig forenklingstiltak. Den elektroniske løysinga gjer sikkerheitsfordelar ved at dei som signerer elektronisk, må autentisere seg i Altinn. Ein elektronisk signatur er dessutan mykje lettare å spore enn ei underskrift på papir.

Målet på noko lengre sikt er å ta imot alle meldingar elektronisk. Departementet held derfor fast ved forslaget om at forenkla signeringskrav berre skal gjelde for elektroniske meldingar, og at lovheimlane ikkje blir gjorde generelle.

Når det gjeld kommentaren frå Datatilsynet om at det ikkje blir lagt opp til ein elektronisk signatur med ein tilstrekkeleg rettsverknad, vil departementet peike på at dei elektroniske signaturane som blir brukte i dag, blir rekna som gyldige på linje med ein signatur på papir. Det blir ikkje foreslått endringar her.

Ingen av høyringsinstansane gjekk imot forslaget om å utvide einingsregisterlova § 8 til å omfatte styret og den med signaturrett i ei eining. Denne endringa skulle gjelde både for meldingar på papir og for elektroniske meldingar. Av omsyn til likskap med føretaksregisterlova foreslår departementet at det er heile styret som må signere meldingar etter einingsregisterlova § 8. Denne føresegna gjeld både meldingar på papir og elektroniske meldingar.

Ved ein inkurie vart det ikkje foreslått å utvide reglane om meldeplikt i einingsregisterlova § 14 til å gjelde styret. Departementet meiner at det bør vere samsvar mellom meldeplikt, signering og rett til delegering. Det blir derfor foreslått å inkludere styret i kretsen av meldepliktige. Endringa gjer også at det vil bli samsvar med det som følgjer av føretaksregisterlova, der kvar enkelt styremedlem har meldeplikt.

1.4.3 System for delegering av signeringsretten ved elektronisk innsending av meldingar til Einings- og Føretaksregisteret

Viss kretsen som kan signere dei elektroniske meldingane, skal kunne utvidast til ein person som føretaket peikar ut, må det gjerast på ein trygg måte. I høyringsnotatet vurderte departementet at den beste løysinga er å bruke administratorrettane i Altinn til ei slik delegering. Det vart foreslått at det skulle leggjast til forskriftene.

I Altinn er personar registrerte med bestemte «roller» i eininga. Ein som har ei bestemt rolle i Altinn, har også administratorrettar i Altinn. Dei som alt er registrerte med ei bestemt rolle i eininga, kan gå inn i Altinn og signere meldinga sjølv.

I Altinn er det også mogleg å delegere administratorretten vidare.

Som det går fram av høyringsnotatet, kan delegering via administratorrettane i Altinn gjere at Einingsregisteret og Føretaksregisteret kan gjennomføre ein maskinell kontroll med kven som har signert meldinga. Det at Brønnøysundregistra framleis kan gjennomføre ein sikker kontroll, hindrar at truverdet til registeret blir svekt.

Det er ikkje teknisk mogleg å tidsavgrense delegerte rettar slik som NHO etterspør. Det foreslåtte systemet med bruk av administratorrettane i Altinn gjer at føretaka sjølv kan kontrollere kven som til kvar tid har signeringsretten, og også kan trekkje han tilbake dersom det er behov for det. Alle føretak kan sjølv velje å praktisere strengare interne reglar for retten til å signere elektronisk enn det lova opnar for. Dermed ser ikkje departementet behov for å innføre ein generell tilgang for kvart føretak til å innskrenke denne retten via Altinn.

Finansnæringens Hovedorganisasjon/Sparebankforeningen bad departementet vurdere om det bør givast ei form for varsel til andre (for eksempel i styret) om at ei elektronisk melding er levert inn. Det finst alt i dag ein funksjon for varsling mot innsendar av meldinga. Departementet har ikkje planar om å utvide varslingssystemet ut over dette.

1.5 Økonomiske og administrative konsekvensar

1.5.1 For Brønnøysundregistra

Det er forventa at forenkla signeringskrav fører til at talet på elektroniske meldingar vil auke endå meir. Med fleire elektroniske meldingar blir saksbehandlinga ved Brønnøysundregistra meir effektiv enn i dag.

Det er gjennomført berekningar i Brønnøysundregistra som viser at om ein oppnår målsetjinga om 95 prosent bruk av elektronisk versjon av samordna registermelding, kan det innebere potensielle innsparingar i Einings- og Føretaksregisteret på ca. åtte årsverk. Effektane vil kome gradvis i takt med at det kjem inn fleire elektroniske meldingar.

1.5.2 For næringslivet

Generelt er det store forenklingseffektar for næringslivet ved å sende inn meldingar elektronisk framfor på papir. Rambøll har utarbeidd ein rapport på oppdrag frå Nærings- og handelsdepartementet om kartlegging og oppdatering av dei administrative kostnadene til bedriftene dersom dei følgjer regelverket. (Sluttrapport frå Rambøll Management Consulting, oktober 2009, om utvikling i dei administrative kostnadene til næringslivet, oppdatering for perioden 2006–2009.) I rapporten viser tal innhenta frå næringslivet at bedriftene har fått redusert kostnadene ved samordna registermelding med 13 prosent i perioden frå 2006 til 2009. I konkrete tal viser Rambølls rapport at næringslivet sparte ca. 80 mill. kroner ved å auke bruken av elektroniske meldingar frå 10 til 24 prosent.

Samla kjem det inn ca. 430 000 meldingar til Einingsregisteret og Føretaksregisteret i året. Med ein auke til eit nivå der 95 prosent av innmeldinga skjer elektronisk, vil talet på meldingar som blir leverte elektronisk, auke med omtrent 200 000 meldingar. Med dette potensialet for elektronisk innmelding kan innsparingane for næringslivet bli betydelege på nokre år.

Ved å forenkle underskriftskrava blir det lagt til rette for at fleire vil nytte seg av høvet til å melde opplysningar elektronisk. Det blir også opna for at retten til å signere meldingar kan delegerast, noko som inneber ytterlegare forenklingar. Tal frå Føretaksregisteret viser at alle typar føretak vil ha nytte av forenkla underskriftskrav, men det kan variere kor store forenklingane blir.