om reglement
for Stortingets bygge- og leiesaker
I
1. Innledning
1.1 Formål
Formålet med
reglementet er å sikre god saksforberedelse og styring med Stortingets
bygge- og leiesaker og å beskrive fordelingen av roller og ansvar
i slike saker.
1.2 Virkeområde
Reglementet gjelder
for Stortinget.
Reglementet gjelder
ved inngåelse av avtaler om leie av lokaler. Reglementet
gjelder også ved byggeprosjekter som inkluderer ombygging og rehabilitering.
2. Utredning
av lokalbehov
2.1 Ansvar
Stortingets direktør
er ansvarlig for å utrede lokalbehov for Stortingets virksomhet.
Stortingets direktør er også ansvarlig for en rasjonell utnyttelse
av alle lokaler. I forkant av bygging eller leie av lokaler skal
Stortingets direktør påse at alle relevante forhold blir tilstrekkelig
utredet iht. kravene i utredningsinstruksen av 19. februar 2016
nr. 184 kapittel 2 om krav til innhold i beslutningsgrunnlaget.
2.2 Utredning
og kvalitetssikring av konsept
Ved behov for
nye lokaler, eller behov for forandringer i eksisterende lokaler,
skal det foretas en utredning som skal legges til grunn i det videre
arbeidet. Hovedformålet med utredningen er å utarbeide en beskrivelse
av de krav som må stilles til lokalene for at virksomheten skal
kunne ivareta sine oppgaver. Kravene til utredning i dette reglementet
er en presisering av kravene i utredningsinstruksen, og angir hvilken
dokumentasjon som skal ligge til grunn for valg av løsning på lokalbehovet.
Utredningen skal
gi grunnlag for beslutning om hvilket konsept som skal velges for
lokalbehovet.
Utredningsfasen
dekker forstudiefasen i byggesaker. For prosjekter over terskelverdien
i KS-ordningen skal det gjennomføres en konseptvalgutredning (KVU), som
må følge kravene i KS-ordningen. For prosjekter mellom 300 mill.
kroner og terskelverdi er det gitt retningslinjer i veilederen Styring
av store statlige byggeprosjekter i tidligfase, som anvendes så
langt den passer for Stortinget.
For prosjekter
under 300 mill. kroner gjelder kravene i utredningsinstruksen av
19. februar 2016 nr. 184 kapittel 2 om krav til innhold i beslutningsgrunnlaget.
Utredningens
omfang må stå i forhold til lokalenes størrelse og risikoen forbundet
med prosjektet.
Utredningen skal
redegjøre for effektiv areal- og ressursbruk, og skal omfatte analyse
av arealbehov, kostnads- og usikkerhetsanalyse og vurdering av leie
i markedet.
Det skal redegjøres
for nødvendighet for spesialtilpasning av lokalene.
Dersom det planlegges
for vekst i antall kontorplasser, skal dette redegjøres for. Som
et ledd i arbeidet med nye lokaler eller endringer i eksisterende
lokaler bør det også vurderes behov for endringer i arbeidsplassutforming
som følge av nye arbeidsformer.
Det stilles krav
om ekstern kvalitetssikring for prosjekter antatt over de terskelverdier
som Finansdepartementet til enhver tid fastsetter. I tidligfase
gjelder dette ekstern kvalitetssikring av konseptvalg (KS1), uavhengig av
finansieringsmåten for disse prosjektene. Når antatt fremtidig leieforpliktelse overstiger terskelverdien fastsatt av Finansdepartementet,
skal kvalitetssikring også gjennomføres ved planer om leie i markedet.
Kommunal- og
moderniseringsdepartementets normer for lokalenes areal, energi
og standard anvendes så langt de passer for utredning av lokalbehov
knyttet til kontorarealer for ansatte i partigruppenes og administrasjonen.
2.3 Leie i markedet
eller byggeprosjekt
På bakgrunn av
utredningen skal alternative løsninger vurderes.
Det må avklares
om Stortinget skal dekke lokalbehovet ved leie i markedet eller
ved et byggeprosjekt. I denne vurderingen skal det legges vekt på
hva som er økonomisk mest gunstig, sikkerhetshensyn og nærhet til
Stortingets øvrige bygninger.
Stortinget og
Stortingets lokaler faller inn under definisjonen formålsbygg og
skal som hovedregel gjennomføres som et byggeprosjekt. Forhold som
i den forbindelse tillegges vekt, er om lokalenes beliggenhet eller graden
av spesialtilpasning gjør at markedsverdien av bygget er vesentlig
lavere enn byggekostnaden, eller om utleier antas å komme i en monopolsituasjon
overfor Stortinget ved kontraktens utløp.
2.4 Statsbyggs
rådgiverfunksjon
Rådgivningstjenester
fra Statsbygg kan benyttes i utredningsfasen når Stortinget vurderer
å anskaffe nye lokaler eller gjøre endringer i eksisterende lokaler.
Rådgivningstjenester fra Statsbygg kan også benyttes når Stortinget
selv er byggherre, og Statsbygg kan gi råd og bistå i kontraktsforhandlinger
ved leie i markedet.
3. Leie av lokaler
i markedet
3.1 Generelt
om ansvar, fullmakter og krav
til saksbehandling
Stortingets direktør
er ansvarlig for leieforhold som Stortinget selv inngår i markedet.
Stortingets direktør
har fullmakt til å inngå leieavtaler på følgende vilkår:
-
Leieavtalene
skal gjelde den ordinære driften av virksomheten.
-
Utgiftene
i forbindelse med avtalene skal kunne dekkes innenfor et uendret
bevilgningsnivå på vedkommende budsjettpost i hele avtaleperioden.
-
Behovet
for oppsigelsesklausuler skal nøye vurderes for alle avtaler ut
over budsjettåret.
Dersom leieutgiftene
ikke kan dekkes innenfor uendret bevilgningsnivå på vedkommende
budsjettkapittel i hele leieperioden, kreves det bevilgning fra
Stortinget i plenum før inngåelse av leiekontrakt.
Når det skal
inngås nye eller endrede avtaler om leie av lokaler i markedet,
skal det utarbeides en helhetlig kravspesifikasjon som er basert
på utredningen i pkt. 2 i dette reglementet. Den helhetlige kravspesifikasjonen skal
definere og konkretisere de krav som må stilles til lokalenes funksjon,
størrelse, beliggenhet og kvalitet for at virksomheten skal kunne
ivareta sine oppgaver, og legges til grunn for et eventuelt søk
etter nye lokaler.
Før avtalen inngås,
skal alle relevante forutsetninger for leieavtalen være avklart
og vurdert. Dette gjelder bl.a. regulering av husleie, oppsigelsesadgang/betingelser
for forlengelse av avtale, ev. kjøpsopsjon, regulering og belastning
av øvrige driftsutgifter (for eksempel strøm, vaktmestertjenester
og resepsjon mv.), brukerutstyr og planlagte større vedlikeholds-
og ombyggingsarbeider som vil få konsekvenser for leieutgiftene,
samt ev. tomgangsleie for eksisterende lokaler.
3.2 Innhenting
av tilbud for leie av lokaler
For å sikre det
mest gunstige leiealternativet for Stortinget (iht. utredning og
analyse, jf. pkt. 2.2.) skal det normalt innhentes flere tilbud.
Dette gjelder også ved fornyelse av eksisterende leiekontrakt. Vurderingen
skal ta hensyn til de totale leieforpliktelsene, og saksbehandlingen skal sikre likebehandling
og sporbarhet.
I de tilfeller
en leiekontrakt i markedet innebærer et privat bygge- eller rehabiliteringsprosjekt,
skal det også stilles krav om at utleier er et lovlig etablert foretak
og kan fremlegge attester for innbetalt skatt, merverdiavgift (mva.)
og arbeidsgiveravgift, iht. de etiske standardene staten har satt
for leie i det private markedet.
3.3 Krav til
byggeprosjekter med Stortinget
som leietaker
Ved byggeprosjekter
for nybygg, ombygging eller rehabilitering av eksisterende eiendom
for utleie skal det stilles krav i leieavtalen om at prosjektet
gjennomføres i tråd med dette reglement.
Det skal fremgå
av kontraktsvilkårene for entrepriser og levering av varer til prosjektet
at utleiers kontraktspart ikke kan ha flere enn to ledd underentreprenører
under hverandre. Det skal føres tilsyn med at dette vilkåret oppfylles.
4. Byggeprosjekter
i Stortinget
Kapittel 4 beskriver
krav til prosjektavklaringsfase, forprosjektfase og kostnadsstyrt
prosjektutvikling med tilhørende beslutningspunkter i et byggeprosjekt,
pkt. 4.1 og 4.2. Videre beskrives krav til beslutninger i forkant av
selve prosjektfasen i pkt. 4.3 og 4.4. Oppstart av byggeprosjekter
omtales i pkt. 4.5.
For prosjekter
over 300 mill. kroner er Statsbygg som hovedregel byggherre. Unntak
forutsetter at Stortinget bestemmer dette ved beslutning om oppstart
av forprosjekt.
Etter en konkret
vurdering kan Stortinget også anmode Statsbygg om å påta seg byggherreansvaret
for prosjekter under 300 mill., hvor blant annet følgende forhold
tillegges vekt:
-
Prosjektets
størrelse
-
Prosjektets
kompleksitet
-
Krav
til kompetanse og kapasitet i byggherreorganisasjonen, herunder
fordelen ved å kunne trekke på Statsbyggs faglige ressurser.
4.1 Ansvarsdelingen
mellom Stortinget og
Statsbygg når Statsbygg er byggherre
Stortinget er
selv ansvarlig for de byggeprosjekter som settes i gang, og for
å påse at ressursbruken i byggeprosjektet er effektiv mht. de forutsatte
resultater, jf. bevilgningsreglementets § 10.
For prosjekter
med en antatt investeringskostnad over 300 mill. kroner gjelder
krav om avklaringsfase og beslutningspunkt oppstart forprosjekt
og beslutningspunkt startbevilgning. Nærmere beskrivelse framgår
av egen veileder for styring i tidligfase av store statlige byggeprosjekter,
som anvendes så langt den passer for Stortinget. For prosjekter
med antatt investeringskostnad under 300 mill. kroner gjelder krav
til utredning i pkt. 2.2.
I prosjekter
hvor Statsbygg er byggherre, gjelder følgende prinsipper for ansvarsdeling
ved behandling og gjennomføring av prosjekter:
-
Stortingets
direktør har ansvaret for egen behandling av byggesaken, herunder
bl.a. prioritering av prosjektet, dimensjonering, arealramme og
kvalitativ utforming. Videre er Stortingets presidentskap ansvarlig
for å fremme ev. forslag om midler til avklaringsfase, prosjektering
og ev. forslag om startbevilgning for Stortinget. Stortingets presidentskap skal
også fremme forslag om bevilgning til nødvendig brukerutstyr til
prosjektet, jf. pkt. 4.3.
-
Statsbygg
ivaretar byggherreansvaret på vegne av Stortinget og har ansvar
for anbudsprosedyrer, kontraktsinngåelse og gjennomføring av fastsatte
planer innenfor det bevilgede beløp. Statsbygg er videre ansvarlig
for å varsle Stortingets direktør og Kommunal- og moderniseringsdepartementet
om avvik i prosjektgjennomføringen som kan medføre at prosjektet
ikke kan gjennomføres iht. fastsatte planer.
-
Stortingets
presidentskap behandler forslag til kostnadsrammer for prosjekter
under terskelverdi for ekstern kvalitetssikring og har det overordnede ansvaret
for disponeringen av usikkerhetsavsetninger i byggeprosjekter, jf.
pkt. 4.5 nedenfor, samt for å fremme forslag om midler til videreføring
av byggeprosjekter for Stortinget.
-
Stortingets
presidentskap er ansvarlig for ekstern kvalitetssikring av enkeltprosjekter,
jf. bl.a. pkt. 4.3 nedenfor.
4.2 Avklaringsfase
og oppstart forprosjekt
Etter at konseptvalget
er tatt, skal det for prosjekter med antatt investeringskostnad
over 300 mill. kroner gjennomføres en avklaringsfase. I de tilfeller
Statsbygg er byggherre, skal Stortingets direktør, i avklaringsfasen i
samråd med Statsbygg, definere prosjektet nærmere, herunder ambisjons-
og kostnadsnivå samt øvrige kritiske faktorer. Avklaringsfasen oppsummeres
i en rapport som skal gi grunnlag for eventuell beslutning om oppstart
forprosjekt (OFP).
Stortingets direktør
skal med bakgrunn i gjennomført kostnads- og usikkerhetsanalyse
beregne et kostnadsestimat (P50) med angitt usikkerhet som grunnlag for
kostnadsstyrt prosjektutvikling.
For prosjekter
over 150 mill. kroner skal Stortingets presidentskap fremme sak
for Stortinget i plenum om oppstart av forprosjekt.
Etter beslutning
om videre forprosjektering skal det etableres rutiner for endringshåndtering
i prosjekteringsarbeidet. Eventuelle senere forslag til større endringer
i prosjekter over 150 mill. kroner skal legges frem for Stortinget
i plenum. For prosjekter over 300 mill. kroner vises det til nærmere
omtale av avklaringsfasen og oppstart forprosjekt i veileder for
styring i tidligfase i store statlige byggeprosjekter, som anvendes
så langt den passer for Stortinget.
4.3 Prosjektering
og kvalitetssikring av forprosjekt
I de tilfeller
Statsbygg er byggherre skal det før arbeidet med prosjektering starter
opp, foreligge en skriftlig bekreftelse (oppdragsbrev) fra Stortingets
direktør til Statsbygg, der Stortingets mål og rammer for prosjektet fremgår.
Der Stortinget selv er byggherre utarbeides tilsvarende intern styringsdokumentasjon.
Dersom prosjekteringsarbeidene
ikke kan fullføres innenfor uendret budsjettramme, eller prosjekteringskostnaden
ikke kan dekkes innen uendret budsjettramme om prosjektet ikke blir
realisert, fremmes forslag om midler til gjennomføring av prosjekteringsarbeidene
i den ordinære budsjettprosessen. Dersom prosjekteringsarbeidene
forventes å strekke seg over flere år, må det samtidig med at det
fremmes forslag om bevilgning til oppstart av forprosjektet, også
bes om samtykke fra Stortinget i plenum til å pådra utgifter for
neste budsjettår, normalt i form av et forslag til romertallsvedtak.
Dersom de samlede kostnadene ved forprosjektet anslås å overstige
de terskelverdier som Finansdepartementet setter for ekstern kvalitetssikring,
skal en kostnadskalkyle for forprosjektet kvalitetssikres eksternt iht.
KS2-ordningen før det ev. fremmes forslag for Stortinget i plenum
om bevilgning til forprosjektet.
Før forslag om
startbevilgning fremmes for Stortinget i plenum, skal det gjennomføres
ekstern kvalitetssikring av forprosjektets styringsunderlag og kostnadsoverslag
for valgt prosjektalternativ (KS2) iht. de terskelverdier som Finansdepartementet
setter for slike analyser. Stortingets direktør har ansvaret for
at byggeprosjekter legges frem for kvalitetssikring som samlede prosjekter,
der både byggeprosjektet og brukerutstyret inngår, men med separate
styrings- og kostnadsrammer.
4.4 Beslutningspunkt
etter forprosjekt
og prosjektfasen
For alle byggeprosjekter
skal det normalt settes en styringsramme som er P50, og en kostnadsramme
som er P85, fratrukket mulige forenklinger og reduksjoner (kuttliste).
Kostnader til kunstnerisk utsmykning skal innarbeides i rammene,
men kan bevilges på eget budsjettkapittel og -post. Valg av prosentsats
for kunstnerisk utsmykning skal forelegges for Stortingets presidentskap
sammen med forslag til styrings- og kostnadsramme.
4.4.1 Ordinære
byggeprosjekter
Stortingets presidentskap
skal legge frem forslag om startbevilgning til byggeprosjekter for
Stortinget i plenum sammen med forslag til kostnadsramme. Forslag om
kostnadsrammer for henholdsvis bygg og brukerutstyr legges frem
for Stortinget i plenum når det fremmes forslag om oppstartbevilgning.
Kostnadsrammer
og styringsunderlag for prosjekter som har vært gjenstand for ekstern
kvalitetssikring (KS2), behandles i Stortingets presidentskap etter
at kvalitetssikringen er avsluttet, og normalt i forbindelse med
at det fremmes forslag om oppstartbevilgning i den ordinære budsjettprosessen.
Kostnads- og
styringsrammen for byggeprosjekter som ikke har vært kvalitetssikret
gjennom KS-ordningen, skal godkjennes av Stortingets presidentskap
før forslag om startbevilgning fremmes for Stortinget i plenum.
Kostnadsrammen skal settes til P85 fratrukket kutt. Midler til kunstnerisk
utsmykning skal innarbeides i kostnadsrammen.
I tillegg til
kostnadsrammen for selve byggeprosjektet skal nødvendige tilleggsutgifter
(tomgangsleie- og flyttekostnader, samt kostnadsramme for brukerutstyr og
inventar mv.) og fremtidig behov for husleiekompensasjon etter ferdigstillelse
legges frem for Stortingets presidentskap for godkjenning før saken
legges frem for Stortinget i plenum i en budsjettproposisjon eller
som en egen sak.
Ved fremleggelse
av forslag om startbevilgning skal det i tillegg redegjøres for
årlige utgifter til verdibevarende vedlikehold og tilfredsstillende
drift.
4.5 Oppstart
og gjennomføring av byggeprosjekter
For at Statsbygg
skal starte opp arbeidene med gjennomføring av et byggeprosjekt,
skal det foreligge en skriftlig bekreftelse (oppdragsbrev) fra Stortingets
direktør til Statsbygg. Videre skal det utarbeides et dokument som
beskriver prosjektets mål, rammer og strategier (styringsdokumentet),
som skal legges til grunn for det videre arbeidet med prosjektet.
Disse kravene gjelder også prosjekter der Statsbygg er gitt oppdrag
med å bistå ved anskaffelse av brukerutstyr til prosjektet. Nærmere
retningslinjer for budsjettbehandling av byggeprosjekter som er
aktuelle for startbevilgning, vil bli gitt i de årlige budsjettrundskriv
fra Finansdepartementet.
I de tilfeller
hvor Stortinget selv er byggherre, skal det utarbeides tilsvarende
styringsdokumenter i Stortingets administrasjon.
Byggeprosjekter
skal gjennomføres iht. til vedtatte planer for kvalitet, fremdrift
og økonomi. Det skal normalt ikke fremmes forslag om endringer i
kvalitet, areal eller funksjon som medfører økte kostnader etter
at startbevilgning er gitt. Dersom endringer likevel vurderes som
aktuelle, skal saken forelegges Stortingets presidentskap, med mindre
det er snakk om mindre justeringer, bl.a. som følge av avklaringer
i forbindelse med detaljprosjekteringen og avklaringer med leverandører mv.
4.5.1 Kutt i
prosjektet
Dersom det oppstår
uforutsette kostnader som innebærer at prosjektets styringsramme
kan bli overskredet, skal det først vurderes om det er mulig å foreta forenklinger
og reduksjoner i andre deler av prosjektet, iht. en kuttliste som
skal foreligge før prosjektet settes i gang. Så lenge kostnadsrammen
overholdes, kan kutt i vedtatt funksjonalitet bare skje etter en
vurdering av Stortingets direktør. Større endringer i vedtatt funksjonalitet
skal godkjennes av Stortingets presidentskap.
4.5.2 Bruk av
usikkerhetsavsetningen i
ordinære byggeprosjekter
Dersom de uforutsette
kostnadene ikke kan dekkes ved kutt i andre deler av prosjektet,
jf. kuttlisten, skal det tas stilling til bruk av usikkerhetsavsetningen
i prosjektet (differansen mellom kostnadsrammen og styringsrammen).
Usikkerhetsavsetningen kan kun benyttes til å dekke kostnader som
følger av uforutsette hendelser og markedssvingninger. Den kan ikke
benyttes til å dekke utgifter til standardheving eller utvidelse
av prosjektet.
Usikkerhetsavsetningen
disponeres iht. pkt. 4.1 av Stortingets presidentskap, som kan delegere
disponeringen av deler av avsetningen i det enkelte prosjekt til Stortingets
direktør. Statsbygg kan anmode Stortingets direktør om utløsning
av midler fra usikkerhetsavsetningen.
4.5.3 Kostnader
ut over usikkerhetsavsetningen
i ordinære byggeprosjekter
Dersom usikkerhetsavsetningen
for ordinære byggeprosjekter heller ikke forventes å strekke til,
skal saken forelegges det organ som godkjente kostnadsrammen, før
forpliktelser ut over kostnadsrammen pådras. Dette innebærer at
Stortingets presidentskap skal legge forslag til justert kostnadsramme
frem for Stortinget i plenum.
5. Endringer
i reglementet
Stortingets presidentskap
delegeres myndighet til å gjøre endringer i reglementet. Endringer
som gjelder forholdet mellom Stortingets plenum og Stortingets presidentskap,
skal godkjennes av Stortinget i plenum.