Vedlegg 1.8.2
- Brev fra Posten Norge AS til Kommunal og regionaldepartementet, datert 23. september 2013
Det vises til møtet mellom representanter for Kommunal og regionaldepartementet 19. september 2013, samt til dialog med Kommunal og regionaldepartementet underveis i perioden med forhåndsstemming.
Nedenfor følger som avtalt en oppsummering av Postens erfaringer med Valg 2013.
I henhold til valgloven kan det avholdes forhåndsstemming frem til siste fredag før valgdagen. Samtidig må forhåndsstemmene være hos valgstyret innen valglokalene stenger påfølgende mandag, valgdagen. Med så knappe tidsfrister er det i praksis ikke rom for avvik; ikke hos avsenderkommunen, ikke hos Posten som distributør og ikke hos mottakerkommunen.
I henhold til Postens konsesjonen, pkt. 3.8.3, skal minst 85 % av innenlandsk prioritert brevpost (Apost) være fremme innen dagen etter innlevering (D+ 1), mens minst 97 % skal være fremme innen D+3. Resultatene for første halvår 2013 ble på henholdsvis 86,5 % (D+ l) og 99,3 % (D+93).
At Apost har et krav på 85 % viser at det ikke kan gis en garanti for at alle sendinger kan komme frem dagen etter innlevering (D+ l). Dette er også bakgrunnen for at vi overfor kommunene har anbefalt å benytte Bedriftspakke Express Over natten (som har tidsgaranti og gir mulighet for sporing).
I forkant av årets valg hadde Posten gjort grundige forberedelser, som etableringen av egen beredskapsgruppe og utsending av brev med en orientering til samtlige kommuner (jf. vedlegg).
Noen steder har det likevel vært utfordringer med å få frem alle forhåndsstemmene i tide og dessverre har noen kommuner opplevd å motta forhåndsstemmene etter fristen. Det er samtidig viktig å få frem at en del sendinger fredag 6.9., lørdag 7.9. og mandag 9.9. (valgdagen) ble håndtert av Posten gjennom ekstraordinære tiltak med det resultat at forhåndsstemmer kom frem innen fristen. Eksempelvis satte Posten inn budbiler, kjøpte plass på rutefly, og i noen tilfeller kjørte Postens egne ansatte ut sendinger med forhåndsstemmer direkte til valgstyrene. Disse tiltakene var direkte resultater av de forberedelser og den beredskap som Posten hadde etablert.
Posten har bevisst vært balansert og ydmyk i sine uttalelser og kommentarer i forbindelse med de presseoppslagene som har kommet opp vedrørende forsinkede forhåndsstemmer. Apost er en uregistrert sending (det er ingen mulighet for å spore sendingene underveis, slik det eksempelvis er for Bedriftspakke Ekspress Over natten og rekommanderte sendinger). I de fleste tilfeller vil det derfor ikke være mulig å avdekke eksakt hvor en Apostsending har blitt forsinket. Men vi vet at noen av forhåndsstemmene ble innlevert for sent av avsenderkommunen, til at de kunne komme frem til opptellingskommunene innen fristen. Vi har også eksempler på at avsenderkommuner innleverte forhåndsstemmer til Posten på valgdagen – mandag 9.9. Dernest vet vi også at noen sendinger har blitt forsinket i Posten. Forhåndsstemmene avgitt i utlandet har Posten Norge liten eller ingen påvirkning på fremsendingstiden.
Mangelfull adressering av sendingene med forhåndsstemmer. Enkelte kommuner har benyttet vinduskonvolutter hvor det i vinduet fremkommer mye annen informasjon enn mottakerkommunene adresse. Det typiske er at valgkortet gjenbrukes som adresselapp. Dette medfører feilsortering og forsinkelser.
Sendinger med forhåndsstemmer innleveres for sent til at de kan nå frem innen fristen.
Forsinkelser i Posten.
Det etableres en (enda) tettere dialog mellom Kommunal og regionaldepartementet og Posten i forberedelsene til neste valg.
I brevet Posten sender ut til kommunene må det komme enda tydeligere frem viktigheten av korrekt adressering og at innleveringsfristene overholdes.
Kommunaldepartementet kan gi tydeligere føringer overfor kommunene for hvordan sendingene skal konvolutteres og sendes.
Posten vil gjennomgå egne rutiner og beredskap i forbindelse med valg for å se om det kan gjøres ytterligere forbedringer.
Vi imøteser fortsatt god dialog mellom departementet og Posten.