Komiteen, medlemmene fra Arbeiderpartiet,
Jette F. Christensen, Gunvor Eldegard og Anne Sandum, fra Høyre, Erik
Skutle og Michael Tetzschner, fra Fremskrittspartiet, Kenneth Svendsen og
Helge Thorheim, fra Kristelig Folkeparti, Hans Fredrik Grøvan, fra
Senterpartiet, Per Olaf Lundteigen, fra Venstre, Abid Q. Raja, fra
Sosialistisk Venstreparti, Bård Vegar Solhjell, og fra Miljøpartiet
De Grønne, Une Aina Bastholm, viser til Dokument 3:4 (2014–2015),
Riksrevisjonens undersøkelse av internkontroll på anskaffelsesområdet
i Statens vegvesen.
Målet med undersøkelsen har vært å vurdere om det
er iverksatt effektiv risikostyring og internkontroll på anskaffelsesområdet
for å bidra til måloppnåelse i Statens vegvesen. En effektiv risikostyring
og internkontroll er en forutsetning for å sikre gjennomføring av
anskaffelser i tråd med loven om offentlige anskaffelser og å forhindre
misligheter.
Komiteen viser til at Statens
vegvesen kjøper varer og tjenester for 40 mrd. kroner hvert år. Alle
ansatte har myndighet til å attestere på en anskaffelse, og i løpet
av et år attesterer mer enn 5 000 ansatte på ulike fakturaer. En
slik desentralisert anskaffelsesordning krever at alle ansatte har
tilstrekkelig kjennskap til retningslinjer og prosedyrer på anskaffelsesområdet.
Komiteen viser til at Statens
vegvesen har etablert et omfattende og godt formelt rammeverk på
anskaffelsesområdet. Det er blant annet utviklet en rekke retningslinjer,
rutiner, håndbøker og maler for å planlegge og gjennomføre anskaffelser.
I tillegg er det etablert retningslinjer for å forebygge, avdekke
og håndtere mislighetssaker, egne retningslinjer for varsling av
kritikkverdige forhold, samt etiske retningslinjer tilpasset Statens
vegvesens virksomhet. Det er også etablert anskaffelseskoordinatorer som
gir råd i anskaffelsesprosessen, og nemnder som behandler anskaffelser
på over 500 000 kroner.
Riksrevisjonens undersøkelse viser at selv om det
er etablert et omfattende rammeverk på området, forekommer det en
rekke brudd på lov om offentlige anskaffelser og økonomiregelverket.
I Statens vegvesens regelverk er det blant annet krav
om protokollføring ved anskaffelser over 100 000 kroner. Når undersøkelsen
viser at 17 av 23 anskaffelser (74 prosent) mangler forenklet protokoll,
vitner ikke dette om etterlevelse av etatens eget regelverk. Videre
har 12 av 40 utvalgte anskaffelser over 500 000 kroner ikke vært behandlet
av anskaffelsesnemnda selv om regelverket krever dette. Komiteen finner
dette alvorlig.
Statens vegvesen utarbeidet i 2011 forslag til handlingsplan
for å følge opp retningslinjene, men planen har per 2014 fortsatt
status som utkast. Komiteen kan ikke se at etaten
på denne måten har prioritert arbeidet med å få de ansatte til å
følge opp retningslinjene.
Komiteen viser videre til at
det gjøres svært få systematiske kontroller av etterlevelse av regelverket,
at Statens vegvesen har lite kjennskap til hvor effektiv internkontrollen
er og at det i liten grad gjøres risikovurderinger av etterlevelse
av regelverk og av mislighetsrisiko. Riksrevisjonen har derfor anbefalt
at Statens vegvesen styrker internkontrollen på anskaffelsesområdet.
Blant annet foreslås det at Statens vegvesen foretar systematiske
risikovurderinger av etterlevelse og mislighetsrisiko og sørger
for at etterkontroll og oppfølging av internkontrollen er effektiv.
Ifølge Statens vegvesen har internrevisjonen
en sentral rolle i oppfølgningen på anskaffelsesområdet. Undersøkelsen
viser at internrevisjonen ikke har ferdigstilt noen revisjoner relatert
til anskaffelser for perioden 2010–2013. Komiteen tar
dette som et uttrykk for at internrevisjonen ikke har prioritert
dette området.
Komiteen har merket seg at statsråden
på bakgrunn av rapportens konklusjoner ser det som naturlig at det
iverksettes ytterligere tiltak for å sikre etterlevelse samt styrke
kontroll og oppfølging. Statsråden viser til at Statens vegvesen
skal forbedre og innføre systemer som skal sikre ensartet og dokumentert
gjennomføring av arbeidsprosesser på anskaffelsesområdet. Videre viser
statsråden til at Statens vegvesen høsten 2014 har utarbeidet et
kravdokument for internkontroll. Formålet med kravdokumentet er
å gi overordnede føringer og prinsipper for arbeidet med å gjennomføre,
forbedre, dokumentere og følge opp internkontrollen, samt å tydeliggjøre
roller og ansvar knyttet til arbeidet med internkontroll.
Komiteen har videre merket seg
at Riksrevisjonen anbefaler at Samferdselsdepartementet i samarbeid
med Vegdirektoratet vurderer fordeler og ulemper ved en noe mer
sentralisert anskaffelsesvirksomhet i Statens vegvesen. En desentralisert
anskaffelsesfunksjon krever blant annet at alle ansatte har god
kjennskap til retningslinjer og prosedyrer for anskaffelser. Undersøkelsen
viser imidlertid at det er utfordrende å sikre at alle har tilstrekkelig
kjennskap til anskaffelsesregelverk.
Komiteen har merket seg at statsråden
vurderer dagens desentrale anskaffelsesvirksomhet som en viktig
forutsetning for å kunne nå virksomhetens mål på en mest mulig effektiv
og hensiktsmessig måte. Statsråden påpeker at det er flere hensyn
som taler til fordel for å beholde en desentral anskaffelsesvirksomhet. Komiteen har
forståelse for statsrådens syn på dette. Komiteen har
videre merket seg at statsråden likevel vil be Statens vegvesen
vurdere om det er områder hvor det kan være hensiktsmessig å vurdere
en mer sentralisert anskaffelsesvirksomhet.
Komiteen viser videre til at
dagens ordning for intern varsling om mulige misligheter ikke har den
nødvendige tilliten blant de ansatte. Flere medarbeidere har opplevd
eller observert kritikkverdige forhold, men ikke varslet om forholdet. Dette
begrunnes blant annet med at de var usikre på om varselet ville
bli godt håndtert, og at de var bekymret for at det kunne få personlige
konsekvenser.
Undersøkelsen viser at hele 40 pst. av de ansatte opplyser
at de ikke vet hvordan de skal gå frem for å varsle. Dette tyder
på at ordningen med varsling om kritikkverdige forhold ikke er gjort godt
nok kjent for de ansatte. Komiteen mener at varslingsinstituttet
bør gjøres bedre kjent blant de ansatte, herunder hvordan varslere
blir ivaretatt med hensyn til anonymitet og trygghet for videre
karriere. Komiteen forventer at Samferdselsdepartementet
tar initiativ overfor Statens vegvesen til å forbedre etatens varslingsordning
for å sikre at ordningen har tillit blant de ansatte.
Komiteen mener for øvrig at varsling
er et tema som også med fordel kunne ha vært gjennomgått innenfor
alle offentlige virksomheter på generelt grunnlag.
Komiteen har videre merket seg
at Riksrevisjonen mener det er svakheter i Samferdselsdepartementets
styring og oppfølging av Statens vegvesen fordi departementet ikke
i tilstrekkelig grad har forvisset seg om at Statens vegvesen har hatt
en god nok internkontroll på anskaffelsesområdet og for å kunne
forebygge og eventuelt avdekke misligheter.
Komiteen viser til at Riksrevisjonen
anbefaler at Samferdselsdepartementet
i samarbeid med Statens
vegvesen styrker internkontrollen på anskaffelsesområdet ved både å
foreta systematiske risikovurderinger av etterlevelse og mislighetsrisiko,
og etterkontroll og oppfølging av om internkontrollen i etaten er
effektiv
tar initiativ overfor Statens vegvesen
til å styrke kompetansen om anskaffelsesregelverk og rutiner hos
alle som er involvert i anskaffelser
tar initiativ overfor Statens vegvesen
til å forbedre etatens varslingsordning, for å sikre at ordningen
har tillit blant de ansatte
i samarbeid med Vegdirektoratet vurderer fordeler
og ulemper ved en noe mer sentralisert anskaffelsesvirksomhet i
Statens vegvesen
Komiteen slutter seg til disse
anbefalingene. Komiteen har for øvrig merket seg
at Samferdselsdepartementet vil følge opp Riksrevisjonens anbefalinger
i brev og i de kommende etatsstyringsmøter.