1.1 Hovedfunn

• Mål om elektronisk samhandling i straffesaks-kjeden er ikke realisert, og dette har uheldige følger for straffesaksforvaltningen.

• Det er fortsatt betydelige mangler i Justis- og beredskapsdepartementets styring av ikt-arbeidet i straffesakskjeden.

• Ikt-fora opprettet av Justis- og beredskapsdepartementet har ikke tydelige oppgaver eller ansvar.

• Det er et gevinstpotensial i politiet ved innføring av bedre ikt-systemer.

• Midler til ikt-utvikling i Politidirektoratet og Politiets data- og materielltjeneste går i hovedsak til konsulenter.

• Det er manglende systematiske oppgraderinger av teknisk infrastruktur.

1.2 Riksrevisjonens merknader

1.2.1 Mål om elektronisk samhandling er ikke realisert, og dette har uheldige følger for straffesaksforvaltningen

Justis- og beredskapsdepartementets arbeid med å forbedre ikt-forvaltningen i straffesakskjeden (politiet, domstolene og kriminalomsorgen) i perioden 2009–2011 har ikke realisert målet om elektronisk samhandling. Delsektorene i straffesakskjeden benytter mye av den samme informasjonen, men dagens ikt-systemer begrenser mulighetene for gjenbruk av informasjon. Bedre informasjonsdeling og informasjonsflyt i straffesakskjeden, og bedre samhandling på tvers av delsektorene, kan bidra til mer effektiv saksbehandling.

Det anses likevel som positivt at departementet i 2011 har fått en ny ikt-strategi, og at arbeidet med oppgradering av politiets ikt-infrastruktur og plan-arbeid for å fornye straffesakssystemene i politiet har startet. Departementet er godt informert om dette arbeidet.

Manglende resultater i arbeidet med å forbedre ikt innen straffesakskjeden har flere uheldige konsek-venser. Det er for eksempel lite tilfredsstillende at politiets saksbehandlingssystem, BL, er utformet slik at det ikke kan tilpasses ny straffelov uten større og ressurskrevende tilpasninger. Ikrafttredelse av straffeloven av 2005 og politiregisterlov er derfor utsatt i påvente av nødvendige tilpasninger av politiets ikt-løsninger.

I forbindelse med nytt straffesakssystem i politiet er det viktig å ta hensyn til de andre delsektorenes behov for og krav til ikt-utvikling, spesielt for å utnytte potensialet for informasjonsutveksling på tvers i straffesakskjeden. I dette arbeidet må Justis- og beredskapsdepartementet og Politidirektoratet også sikre at systemene tillater utstrakt gjenbruk av informasjon.

Riksrevisjonen forutsetter at arkitekturprinsippene for nye ikt-løsninger som er obligatoriske for statlige virksomheter, følges for å sikre at politiets ikt-løsninger kan kommunisere med andre ikt-systemer.

1.2.2 Det er fortsatt betydelige mangler i Justis- og beredskapsdepartementets styring av ikt-arbeidet i straffesakskjeden

Etter at Stortinget ved flere anledninger i 2010 la til grunn at arbeidet med forbedringen av ikt-systemene innen straffesakskjeden måtte styrkes, har Justis- og beredskapsdepartementet gjennomført eller satt i gang flere tiltak på området.

Svakhetene i departementets oppfølging, også etter at Stortinget tydeliggjorde sine forventninger, er etter Riksrevisjonens oppfatning så store at styringen ikke kan sies å være i overensstemmelse med Stortingets forutsetning om at departementet skal ha en tett oppfølging av ikt-arbeidet i sektoren. Departementet har heller ikke utviklet en styring som sikrer at mål- og resultatkrav oppnås, slik økonomireglementet krever.

Departementet har i hovedsak ikke stilt konkrete resultatmål i tildelingsbrevene for årene 2009–2011 ut over de overordnede målene i ikt-strategien, som eksempelvis kravet om økt elektronisk samhandling. Justis- og beredskapsdepartementet har opplyst at virksomhetene i tildelingsbrevene for 2012 er bedt om å rapportere om oppnådde mål knyttet til ikt-strategien for justissektoren, ikt-utviklingsprosjekter og ikt-forvaltningen.

Det er heller ikke stilt krav til rapportering om resultater på ikt-samhandling i tildelingsbrevene til Politidirektoratet for årene 2009–2011, eller i de generelle retningslinjene til Domstoladministrasjonen. Etter Riksrevisjonens vurdering vil tydeligere styring fra departementet på dette området gjøre det lettere for straffesaksforvaltningen å prioritere ikt-arbeidet.

Justis- og beredskapsdepartementets styring av ikt-arbeidet kan heller ikke sies å være i overensstemmelse med god praksis for ikt-styring. Riksrevisjonen viser her til at departementet ikke har utarbeidet en samlet plan for dette arbeidet for alle delsektorene. En samlet plan som konkretiserer ikt-strate-gien, vil i større grad sikre framdrift i utvikling og drift innen ikt-forvaltningen for både politiet, domstolene og kriminalomsorgen. Det er viktig at en slik samlet plan regelmessig følges opp i tildelingsbrev-ene gjennom klare og konkrete resultatmål i departementets styring av delsektorene.

Den nye ikt-strategien fra 2011 er mer generell enn strategien fra 2004 som la spesiell vekt på straffesakskjeden. Ansvaret for å nå målene i strategien er lagt til delsektorene, som må finansiere samhandlingsprosjekter i justissektoren. Etter Riksrevisjonens vurdering kan det derfor bli vanskelig å prioritere disse prosjektene.

1.2.3 Ikt-fora opprettet av Justis- og beredskapsdepartementet har ikke tydelige oppgaver eller ansvar

Justis- og beredskapsdepartementet har opprettet flere fora knyttet til ikt-samarbeid i justissektoren – et overordnet ikt-styre og et mer operativt programstyre som har rapportert til ikt-styret. Det overordnede ikt-styret, som ble opprettet i 2000, har ikke hatt et mandat for sitt arbeid. Medlemmer av Programstyret har karakterisert styret som et møteforum og et koordineringsorgan uten klare mål for hvordan straffesakskjeden skal fornye sine ikt-systemer. Verken Ikt-styret eller Programstyret har gjennomført tiltak for å nå målet om elektronisk samhandling i straffesakskjeden.

Disse foraene har derfor bare fungert som møteplasser for informasjonsutveksling mellom delsektorene, og har ikke bidratt vesentlig til å realisere Stortingets forutsetninger om forbedret ikt-forvaltning i justissektoren. En viktig forutsetning for å oppnå resultater er at ansvaret og oppgavene er klart definert, gjerne i et mandat. Det vurderes derfor som kritikkverdig at det ikke har vært utarbeidet noe mandat for Ikt-styret, og at det ser ut som om et mandat først vil komme i 2012.

I forbindelse med ny ikt-strategi i 2011 ble for øvrig Ikt-styret utvidet til å omfatte de største virksomhetene i justissektoren. Direktoratet for nødkommunikasjon, som er ansvarlig for nytt digitalt nødnett i Norge, er ikke representert i dette styret. Det nye digitale nødnettet er et stort ikt-utviklingsprosjekt i justissektoren, selv om dette systemet først og fremst er en telekommunikasjonsløsning. Riksrevisjonen er derfor spørrende til hvorfor Direktoratet for nødkommunikasjon ikke er representert i det overordnede Ikt-styret.

1.2.4 Det er et gevinstpotensial i politiet ved innføring av bedre ikt-systemer

Riksrevisjonen har gjennomført en tidsregistreringsundersøkelse som viser hvor lang tid politiet bruker på å registrere en anmeldelse i BL, både ved personlig oppmøte i politivakten og ved anmeldelse på Internett og henleggelse. Undersøkelsen viser at det er et innsparingspotensial i størrelsesorden 13 til 16 årsverk på disse handlingene.

Siden dette bare utgjør en mindre andel av ikt-relaterte arbeidsprosesser, kan det antas at politiet kan frigjøre ytterligere årsverk i straffesaksprosessen med nye ikt-systemer som samhandler bedre enn dagens. Det er gjort et grovt estimat for å antyde gevinstpotensialet. Med forutsetninger om tidsbruk på henholdsvis 3 og 5 minutter i 50 arbeidsprosesser for 150 000 saker anslås det at politiet her kan ha et effektiviseringspotensial på 280 til 460 årsverk. Antall saker som behandles i de enkelte arbeidsprosessene, vil være ulikt, og de forskjellige arbeidsprosessene vil ikke ta like lang tid. Det er derfor stor usikkerhet knyttet til dette estimatet. Det viser likevel at bedre ikt-systemer i straffesakskjeden kan gi betydelige gevinster. Ikt-systemene til domstolene og kriminalomsorgen er også mangelfulle, og det er grunn til å anta at gevinstpotensialet kan være stort også i disse delsektorene.

I 2009 ble det mulig å foreta anmeldelser på Internett, for at det skulle bli lettere for publikum å anmelde enkelte typer mindre alvorlig kriminalitet. Dette er en begrenset løsning som forutsetter at dataene blir lagt inn manuelt ved videre behandling. En bedre internettløsning, der politiet kan gjenbruke informasjonen som anmelderen har registrert elektronisk, vil gi besparelser også hos politiet. Bruken av portalløsninger mot publikum øker på mange områder i samfunnet. Nasjonale mål om elektronisk forvaltning tilsier at publikum også på dette området bør kunne forvente at politiet mottar anmeldelser for flere kriminalitetstyper på Internett, og kan gi rask elekt-ronisk bekreftelse på at disse er mottatt.

1.2.5 Midler til ikt-utvikling i Politidirektoratet og Politiets data- og materielltjeneste går i hovedsak til konsulenter

Regnskapene til Politidirektoratet og Politiets data- og materielltjeneste viser at store deler av midlene til ikt-utvikling i perioden 2009 til og med september 2011 er brukt til konsulenttjenester. Eksempelvis har Politidirektoratet i perioden brukt 95 prosent av disse midlene til kjøp av konsulenttjenester.

Når en så stor del av midlene går til konsulenter, mener Riksrevisjonen at det er usikkert om Justis- og beredskapsdepartementet, Politidirektoratet og Politiets data- og materielltjeneste har tilstrekkelig styring med utviklingen av ikt-prosjekter til å kunne nå de langsiktige målene som er satt for samhandling, og for å få god framdrift i ikt-utviklingen. Utstrakt bruk av konsulenter kan også føre til at nødvendig ikt-kompetanse ikke blir overført til Politidirektoratet og Politiets data- og materielltjeneste etter hvert som nye ikt-systemer blir ferdigstilt.

1.2.6 Det er manglende systematiske opp-graderinger av teknisk infrastruktur

Manglende systematiske oppgraderinger av teknisk infrastruktur fører til omfattende driftsforstyrrelser og nedetid og skaper problemer for delsektorene. Dette forsinker saksbehandlingen og skaper frust-rasjon hos brukerne av ikt-systemene i alle delsektorene.

Politiet er den største aktøren i straffesakskjeden, og det er forståelig at Justis- og beredskapsdepartementet prioriterer ikt-systemene i politiet først. Politiet er hovedleverandør av informasjon i straffesaks-kjeden, og et nytt straffesakssystem i politiet vil gi gevinster også for domstolene og kriminalomsorgen. Justis- og beredskapsdepartementet opplyser at det ikke er mulig å angi noe starttidspunkt for når nytt straffesakssystem i politiet kan innføres. Etter Riksrevisjonens vurdering er det avgjørende at departementet prioriterer arbeidet med å få fastsatt et slikt starttidspunkt.

1.3 Riksrevisjonens anbefalinger

• 1. Justis- og beredskapsdepartementet bør styre ikt-arbeidet i justissektoren tydeligere. Det er i tråd med Stortingets forventninger, og er viktig fordi undersøkelsen viser at samordning av ikt-arbeidet lett kan bli nedprioritert i forhold til driftsoppgaver og delsektorenes egne behov. Delsektorene har opplevd styringssignalene fra Justis- og beredskapsdepartementet som utydelige.

Riksrevisjonen anbefaler at Justis- og beredskapsdepartementet vurderer følgende tiltak:

• Utvikle en felles overordnet rullerende handlingsplan basert på ikt-strategien for justissektoren. Dette vil i større grad sikre framdrift i delsektorenes arbeid med å forbedre ikt-systemene, og gi bedre mulighet for å nå målet om elektronisk samhandling. Dette er også i tråd med faglige standarder for styring av utvikling av ikt-systemer, og målet i økonomireglementet om å sikre at fastsatte mål og resultatkrav oppnås.

• Følge opp handlingsplanen i de årlige tildelingsbrevene med konkrete resultatmål og krav om mer resultatrettet rapportering fra delsektorene. Krav til elektronisk samhandling og deling av informasjon, blant annet utstrakt gjenbruk av data, bør være viktige resultatkrav.

• Vurdere å utvikle insentiver som kan få delsektorene til å prioritere elektronisk samhandling høyere. Dette er særlig aktuelt etter at delsektorene i den nye ikt-strategien fra 2011 må finansiere samhandlingsprosjekter selv.

• Vurdere tiltak som sikrer kompetanseoverføring på ikt-området til Politidirektoratet.

• Sørge for at det ved utviklingen av nytt straffesakssystem i politiet blir stilt krav om å ta hensyn til andre delsektorers behov for elektronisk samhandling, blant annet utstrakt gjenbruk av informasjon. Departementet bør også få fastsatt starttidspunkt for å innføre det nye straffesakssystemet.

En bedre overordnet styring av ikt-utviklingsarbeidet i justissektoren er tidskritisk. Det er derfor positivt at tydeligere krav til resultater og resultatrapportering er lagt inn i tildelingsbrevene for 2012. Departementet bør prioritere arbeidet med en konkret handlingsplan.

• 2 Det anbefales at ikt-styrene som Justis- og beredskapsdepartementet har opprettet i ikt-arbeidet, som Ikt-styret og Ikt-lederforum, får avklart sitt ansvar og sine fullmakter. I denne sammenhengen anbefaler Riksrevisjonen følgende tiltak:

• Departementet sluttfører arbeidet med å få etab-lert et mandat for arbeidet i foraene. I den forbindelse kan departementet også vurdere å gi fora-ene større grad av formell beslutningsmyndighet som et supplement til den ordinære styringslinjen gjennom tildelings- og oppdragsbrev.

• Departementet vurderer om det er hensiktsmessig å inkludere Direktoratet for nødkommunikasjon i Ikt-styret.

1.4 Departementets oppfølging

Statsråden framholder i sitt svarbrev at hun ser med alvor på merknadene som Riksrevisjonen har til ikt-forvaltningen i straffesakskjeden. Statsråden er opptatt av at justissektoren skal oppnå målsettingen om mer elektronisk samhandling. Ikt har stor betydning for virksomhetenes mulighet til å kunne løse oppgavene sikkert og effektivt.

I arbeidet med å realisere målene i ikt-strategien har departementet gjennom tildelingsbrevene for 2012 gitt virksomhetene i oppdrag å rapportere om status på strategiområdene. Denne rapporteringen vil danne grunnlaget for utarbeidelse av ikt-handlingsplaner. Virksomhetene skal videre rapportere om ikt-drift og forvaltning samt utviklingsprosjekter.

Mandatene til flere ikt-fora er under sluttføring. Ikt-styrets sammensetning vil være gjenstand for vurdering slik at det består av relevante aktører fra justissektoren.

Statsråden mener at prioriteringen av ikt ikke kan ses uavhengig av øvrige behov og utfordringer, og at departementets styring av underliggende virksomheter derfor skal skje i den ordinære styringslinjen gjennom tildelings- og oppdragsbrev. Dette er dermed ikke en oppgave for Ikt-styret. Derimot mener statsråden at Ikt-styret er viktig for å sikre forståelse og forankring av virksomhetenes ikt-utfordringer både i departementets og etatenes toppledelse.

Fra 2010 har deler av bevilgningene til politi- og lensmannsetaten vært avsatt til utskifting av ikt-inf-rastruktur. Også domstolene og kriminalomsorgen har gjennomført oppgradering av teknisk infrastruktur.

Når det gjelder overføring av kompetanse fra konsulenter til virksomhetene er statsråden enig med Riksrevisjonen i at dette kan være en utfordring, og at bruken av konsulenter er høy i straffesaksprosjektet. Et bevisst forhold til balansert bruk av konsulenter og intern kompetanse og kapasitet er viktig. Statsrådens mål er å redusere konsulentbruken på ikt-området.