I forbindelse med revisjon av Utenriksdepartementets
regnskap for 1998 ble det avdekket flere forhold som ikke var tilfredsstillende.
Blant annet forelå ikke spesifikasjon av midlertidige konti
for ulike lønnsposter, det var ikke foretatt avstemminger
av innberetningspliktige ytelser og rutiner for økonomistyringen
i departementet var ikke ferdigstilt. I tillegg viste revisjonen
av regnskapet at reskontro for reiseforskudd inneholdt flere eldre
poster, at departementet hadde overskredet belastningsfullmakter
ved føring på fremmede kapitler og at man ikke
hadde inngått avtale med Skattefogden i Oslo og Akershus
som er regnskapssentral for lønn.
Riksrevisjonen bemerker:
Utenriksdepartementet har for 1998 ikke vært
i stand til å fremlegge et fullstendig regnskap innen utgangen av
1. halvår 1999. Departementet synes i liten grad å ha forbedret
påpekte svakheter fra regnskapsavleggelsen for 1997. Riksrevisjonen
har merket seg at departementet nå har iverksatt tiltak
for å forbedre regnskapet for 1999.
Utenriksdepartementet har svart:
«Utover de opplysninger som fremkom i brev av 28. juni
og 26. juli 1999 til Riksrevisjonen vil Utenriksdepartementet bemerke
følgende:
[...] Situasjonen
pr. d.d. er at alle interimskonti for 1998 er avstemt og det foreligger
spesifiserte og dokumenterte avstemminger av alle interimskonti
pr. 31. august 1999.
Ved avslutningen av regnskapet
for 1998 forelå de nødvendige saksbehandlings-
og kontrollrutiner for avlegging av årsregnskapet, noe
som beklageligvis ikke var utarbeidet for 1997.
Sluttføringen
av rutinebeskrivelser for økonomistyringen består
i å samle eksisterende skriftlige rutiner i ett dokument
med vedlegg. Departementet tar sikte på at dette skal være
gjennomført ved utgangen av september d.å.
Vi
regner med at de tiltak som er og vil bli iverksatt vil avhjelpe
de forhold som Riksrevisjonen har tatt opp.»
Riksrevisjonen uttaler:
Riksrevisjonen konstaterer at samarbeidet mellom Utenriksdepartementet
og Skattefogden i Oslo og Akershus ikke har fungert tilfredsstillende.
Dette har medført at departementet først ved utgangen
av 1. halvår 1999 avla et fullstendig regnskap for 1998.
Riksrevisjonen forutsetter at departementets
regnskap for 1999 innrettes slik at det sikrer riktig regnskapsavleggelse
innen den fristen som er satt av Finansdepartementet. Riksrevisjonen
foreslår: "Kan passere".
Komiteen forutsetter
at departementets regnskap for 1999 innrettes slik at det sikrer
riktig regnskapsavleggelse innen den fristen som er satt av Finansdepartementet.
Komiteen slutter seg til Riksrevisjonens
forslag til desisjon "Kan passere".
NORAD har utarbeidet en manual for stat-til-stat samarbeid,
"Programme and Project Cycle Management". Denne dekker alle faser
som er relevant for de foretatte undersøkelser. Denne er
brukt som norm ved vurderingen av forvaltningspraksis.
De senere år har NORAD etablert en
praksis med egne forvaltningsgjennomganger ved ambassadene. Disse
gjennomganger har store likhetstrekk med de undersøkelser
Riksrevisjonen har foretatt siden 1992. Rapporter fra relevante
gjennomganger er mottatt av Riksrevisjonen, og har vært
noe av grunnlaget for de nå foretatte revisjonsundersøkelser.
Disse elementer, sammen med prosessen for virksomhetsplanlegging
og landprogramarbeidet danner et tilfredsstillende grunnlag for
kvalitetsmessig god forvaltning av norsk bilateral bistand.
Det generelle inntrykk er at ambassadenes forvaltning
av tiltak under forberedelse, gjennomføring og avslutning
i hovedsak foregår på en tilfredsstillende måte.
Arkivene ved ambassadene og i hjemmeadministrasjonene gir tilfredsstillende
muligheter for etterkontroll av ambassadens oppfølging
av de enkelte tiltak.
Undersøkelsen har likevel avdekket
visse svakheter:
– Forhold
omkring revisjon, synliggjøring av norske midler i mottakerlandets
budsjetter og regnskaper, dokumentasjon av kontaktnett og forvaltningsoppsett
synes noe svakt og bør forbedres.
– Riksrevisjonen ser det som en
svakhet at det kreves rapporter bare for norske midler. I de fleste
tilfelle går midlene inn i, og bør rapporteres
i en større økonomisk sammenheng. Dette bør
etter Riksrevisjonens mening innebære at det kreves totalregnskap,
eventuelt i tillegg til prosjektregnskap fra samarbeidende virksomhet.
– Rapporteringen til Stortinget
synes i vesentlig grad å være en orientering om
ulike tiltak, og gir i liten grad opplysninger om utviklingsresultater
relatert til de målsettinger som angis i budsjettforslagene.
– Undersøkelsene har
vist at både i Sør-Afrika og Etiopia er det svakheter
i kommunikasjonen mellom den nasjonale avtalepart og landets riksrevisjon.
Avtaler som inngås av regjeringen inneholder bestemmelser
om at revisjonen skal utføres av riksrevisjonen, uten at
denne har vært med i avtaleprosessen eller blitt informert
om inngåtte forpliktelser.
I rapporten fra undersøkelsen i Etiopia
ble uttalt at utbetaling av 45 pst. av landprogrambevilgningen på slutten
av 1998 sammen med ompostering fra landprogrammidler til regionalmidler
i 1997-regnskapet foretatt i begynnelsen av 1998, gir signaler om
svak budsjettstyring.
Hva angår bistand til Nicaragua, har
det skjedd visse endringer i samarbeidsforholdet med Nicaragua siden Riksrevisjonens
forrige undersøkelse, i 1993. Kommunikasjonen synes nå å foregå direkte
mellom ambassaden og gjennomførende enhet. Det bør
vurderes om endringen bør formaliseres, og reflekteres
i nye avtaler.
Departementet har i svarbrev av 19. juli 1999
om Nicaragua uttalt at man noterer seg de forhold der det kan være
grunnlag for rutineendringer. Dette gjelder bl.a. forvaltning av
et tiltak finansiert fra forskjellige bevilgninger, og bruk av konsulenter
der de kan oppfattes som ekstra ansatte.
I uttalelse gitt i brev av 5. august 1999 om
bistanden til Sør-Afrika opplyser departementet bl.a. at
spørsmålet om Riksrevisjonens rolle er tatt opp
under årets landprogramforhandlinger. Det opplyses videre
at det i Tildelingsbrev til NORAD for 1999 er gitt skjerpede retningslinjer
for rapportering til departementet, og at denne rapporteringen er
grunnlag for rapportering til Stortinget.
Riksrevisjonen har konkludert med at etablerte
rutiner og intern kontroll bidrar til å sikre tilfredsstillende forvaltning
av bilateral bistand. Undersøkelsene har også vist
at rutinene i stor grad er fulgt, slik at det med rimelig grad av
sikkerhet kan sies at regnskapet på dette området
gir et riktig bilde av virksomheten.
Komiteen sier seg fornøyd
med at Riksrevisjonen har konkludert med at etablerte rutiner og
intern kontroll bidrar til å sikre tilfredsstillende forvaltning
av bilateral bistand.