Arkivverkets omstilling

Forslagsstillerne viser til brev fra Kulturdepartementet til familie- og kulturkomiteen, datert 29. februar 2016. Brevet kom i forbindelse med komiteens behandling av representantforslag fra stortingsrepresentantene Heidi Greni, Per Olaf Lundteigen og Kjersti Toppe om å «oppretthalde og styrkje dei åtte regionale statsarkiva som eigne institusjonar», jf. Dokument 8:16 S (2015–2016). I brevet redegjorde statsråden for regjeringens vurdering av spørsmålet om Arkivverkets videre organisering, og spesielt om statsarkivene. I brevet vises det til at Riksarkivaren i 2015 igangsatte et arbeid med omstilling av Arkivverket og til at Riksarkivaren i brev datert 17. februar 2016 presenterte en skisse som ifølge statsråden

«ivaretar både behovet for omstilling i etaten og representantforslaget om å opprettholde og styrke statsarkivene».

Statsarkivene skulle opprettholdes, og statsarkivar skulle få ansvar for ulike nasjonale oppgaver, blant annet tilsyn med offentlig forvaltning, depot, digitalisering, brukertjenester med mer. Flere oppgaver som i dag ivaretas av Riksarkivet, skulle flyttes til statsarkivene. I tillegg skulle alle statsarkiv fortsatt ivareta stedsavhengige tjenester som blant annet publikumsservice og privatarkiv. En slik omstilling av Arkivverket skulle ifølge statsråden gi bedre og mer effektive tjenester for brukerne, både offentlige virksomheter og befolkningen. Statsråden mente at omorganiseringen kunne gjennomføres uten å endre arkivloven. Ifølge skissen til omorganisering fra Riksarkivaren, som var vedlagt brevet, består forslag til ny omorganisering i endret fullmaktstrukturer og rapporteringslinjer. Organisering og rapporteringslinjer skal ikke som før ta utgangspunkt i geografi. Med ny struktur skulle fagområder ligge til grunn. For de ansatte vil endringene bestå i at medarbeiderne ved et statsarkiv/Riksarkivet kan rapportere til ledere som befinner seg andre steder i landet. De skulle få mulighet til å utvikle kompetanse på moderne arkivfaglige områder, og det skulle tilrettelegges for flere arbeidsplasser i regionene. Ingen ansatte skulle sies opp eller flyttes som følge av omstillingen. I brevet står det videre følgende:

«Riksarkivar ønsker å samle likeartede oppgaver under samme ledelse for å kunne se fagområder under ett. Dermed vil Arkivverket få større og mer robuste miljøer. Dette skal gjøres uten å endre den regionale tilstedeværelsen Arkivverket har i dag. Omorganiseringen er første skritt på veien for å omstille etaten. Riksarkivaren har satt av to år til en omstillingsperiode».

Ifølge Riksarkivaren skulle det altså ikke være noen tvil om statsarkivenes regionale betydning. I brevet til Stortinget står det at Riksarkivaren mener oppfatningen om at omleggingen ville bety en nedleggelse av statsarkiv, skyldes en misforståelse og dårlig informasjon rundt omstillingen.

Svekkelse av statsarkivene og tap av kompetanse

Forslagsstillerne mener at statsrådens og Riksarkivarens lovnader til Stortinget om å styrke det regionale nivået i Arkivverket, ikke er fulgt opp. Bekymringene fra et bredt fagmiljø og brukere av statsarkivene, som advarte mot omstillingen, har vist seg å være sanne. Mange i fagmiljøene roper nå varsku om at omorganiseringen har medført en bevisst nedprioritering av historisk og arkivfaglig kompetanse i statsarkivene. Det har ført til klart dårligere vilkår og tilgang for publikum, både for vanlige brukere og for dem som driver med profesjonell historieskriving, som studenter og faghistorikere.

I praksis er det nå slik i Arkivverket at det ikke lenger er ansatte ved hvert av de åtte statsarkivene som arbeider innen alle arbeidsfelt. Tilsyn, eller seksjon for dokumentasjonsforvaltning som det nå heter, er for eksempel etter omorganiseringen bare lokalisert i Kristiansand, Oslo og Tromsø. Det er ingen ansatte ved de andre statsarkivene som arbeider med tilsyn med offentlig forvaltning i eget statsarkivs distrikt. Det er det samme med avlevering av arkivmateriale. Vil noen på Vestlandet for eksempel avlevere arkiv til statsarkivet i Bergen, må dette avklares med Oslo. Et annet eksempel er at det bare er noen få steder som nå mottar post/epost og telefoner fra hele landet, og publikum må gjennom mange ledd før man når frem til riktig fagperson. Saksbehandlingstiden har økt og misnøyen stiger. Forslagsstillerne viser til at sentralisering av regionale funksjoner fra statsarkivene også fører til mer byråkrati og ineffektivitet. Statsarkivarene er fratatt lederansvaret for statsarkivene. De åtte statsarkivarene får beholde tittelen, men er ikke lenger ledere for de regionale statsarkivene og har ikke budsjett eller personalansvar. Dette til tross for at kulturminister Linda C. Hofstad Helleland i Stortinget i april 2016 forsikret om at statsarkivarene fremdeles skulle lede hvert sitt statsarkiv. Uttalelsen kom i stortingsdebatten om representantforslag om å styrke de åtte regionale statsarkivene som egne institusjoner (Innst. 204 S (2015–2016), jf. Dokument 8:16 S (2015–2016)).

Statsarkiv uten arkivmagasin

I Arkivverkets budsjettinnspill for 2018 som er oversendt til Kulturdepartementet, går det fram at Arkivverket for å spare driftsutgifter foreslår å kutte i leiekostnader og vil bygge ned statsarkiv etter hvert som leiekontrakter går ut. For å spare kostnader til leie av arkivmagasin vil man flytte ut 15 000 hyllemeter arkiv, som utgjør bestanden ved «et av Arkivverkets mindre arbeidssteder», dvs. ett av de åtte regionale statsarkivene. Arkivmateriale skal flyttes, eventuelt digitaliseres og destrueres. Budsjettframlegget har vakt sterke reaksjoner både mellom de ansatte i Arkivverket og organisasjonene deres og fra brukere og tidligere riksarkivarer.

Forslagsstillerne viser blant annet til kronikk i Dagbladet 6. april 2017 av tidligere riksarkivarer Ivar Fonnes og John Herstad, som skriver om Arkivverkets budsjettinnspill og forslaget om å fjerne magasin og si opp leiekontrakter. De mener at statsarkivene på grunn av omstillingen er utradert som organisatoriske enheter:

«Et statsarkiv har ingen oppgaver, intet budsjett, ingen leder, intet personale. Navnet er beholdt for å eliminere kritiske røster, men i praksis er dette bare et arbeidssted».

De er bekymret for at solide fagmiljøer, med unik erfaringsbasert kompetanse nå separeres fra det materialet de er eksperter på å betjene. De viser også til at veldig mye av materialet ikke kan ivaretas gjennom digitale kopier, og at planen om å flytte ut statsarkivenes materiale betyr sentralisering.

Forslagsstillerne mener det er oppsiktsvekkende at det kan foreslås fra arkivfaglig hold at statsarkiv ikke skal ha arkivmagasin. Forslaget innebærer en klar nedbygging og avvikling av statsarkivene slik man kjenner dem.

Digitalisering og modernisering

Arkivverket satser nå på digitalisering og modernisering, noe som er i tiden og som det er behov for. Det er imidlertid slik at dette nå skjer på bekostning av kompetanse innenfor tradisjonelt arkivarbeid. På flere av statsarkivene er det et generasjonsskifte blant personalet, og i stedet for å ansette nye som kan læres opp i tradisjonelt arkivarbeid, ansettes det nå bare personer med ny, digital kompetanse. Forsknings- og fagmiljøer har uttrykt bekymring for denne tendensen, og også ansatte i Arkivverket er bekymret for fremtiden ved at kompetansen forsvinner.

Arkivmateriale er unikt. I motsetning til Nasjonalbiblioteket som oppbevarer bøker der det finnes flere utgaver av hver bok, oppbevarer Arkivverket unike bøker og protokoller som det bare finnes ett eneste eksemplar av. Det å digitalisere slike arkivstykker for å gjøre dem bedre tilgjengelig for allmennheten er en positiv ting. Når man kombinerer tanken om å digitalisere med at dette også skal spare plass i arkivmagasinene og også kunne gi besparelser når det gjelder husleie for etaten, er det en helt annen sak. Norge som samfunn må ha råd til å oppbevare nasjonens kollektive minne. I Arkivverket finnes det arkiv på papir fra flere hundre år tilbake i tid. Dette har Arkivverket både tradisjon for og kunnskap om å ta vare på og tilgjengeliggjøre. En digital kopi av samme materiale har man derimot ikke sikkerhet for vil eksistere om 100 år. Statsarkivene er selvsagt ikke bare oppbevaringsplasser for gamle protokoller. Statsarkivene har og skal ha en veiledningsfunksjon overfor publikum og offentlig myndighet. De skal hjelpe til på svært mange felt innenfor forvaltningen når ulike instanser skal forstå historisk materiale. For eksempel ved kjøp og salg av eiendommer eller ved tvister kan mange ha bruk for spesialkompetansen hos Statsarkivet. Få andre enn Statsarkivet/Riksarkivet kan forstå gotisk skrift. Det hjelper ikke med digitale dokumenter om man ikke har medarbeidere som arbeider med fortolkningen av dem, og som legger til rette for publikum. Forslagsstillerne mener at departementet og Arkivverket må innse at det er helt nødvendig at en stor del av Arkivverkets tildelinger må gå til nettopp å betale husleie for arkivmagasiner og publikumsarealer.

Omstilling må endres

Forslagsstillerne viser til bekymring for situasjonen i Arkivverket både blant ansatte og blant dem som bruker Arkivverkets tjenester. I tillegg er ledelsens planer for å kutte leiekostnader, ved digitalisering av innhold og destruering av materiale, ikke forenlig med arkivfaglige tilrådinger. Organisasjonsendringene som nå gjøres i Arkivverket, er etter forslagsstillernes syn ikke i tråd med Stortingets intensjoner for utvikling av statsarkivene og styrking av det regionale nivået, slik det er redegjort for i arkivmeldingen. Omstillingen må endres, og statsarkivene må styrkes i tråd med de politiske føringene og statsrådens brev til Stortinget datert 17. februar 2016. Statsarkivar må igjen bli faglig leder med stedlig ansvar for fag, personal og budsjett, og det må ikke tillates nedbygging av arkivmagasin i regionene for å spare penger. Statsarkivets kompetanse og tilbud må styrkes. Derfor trengs reell styrking av statsarkivene og regionale funksjoner. Arkivverkets omstilling har ført til det motsatte.