Kjellaug Nakkim (H): « I Aftenposten 27. november 1995 påstås at de har en rekke eksempler hvor journalføringen i departementene åpenbart er i strid med offentlighetslovens forskrifter. Det fremkommer at politikerne og byråkratene sensurerer opplysninger i journalene ved å sladde vekk ubehagelige og følsomme opplysninger.

Hvilke tiltak akter statsråden å gjennomføre overfor departementene slik at korrekt journalføring blir gjennomført og i overensstemmelse med offentlighetslovens formål? »

Statsråd Grete Faremo: Aftenpostens oppslag den 27. november i år gir etter min mening ikke en dekkende beskrivelse av de faktiske forhold eller av reglene på området.

Regelverket åpner for en forholdsvis vid adgang til å nøytralisere journalinnførsler og til å sladde ut opplysninger fra den offentlige journalen. Vilkåret etter forskriften til offentlighetsloven er at dette er nødvendig for å unngå

å røpe opplysninger som er undergitt lovbestemt taushetsplikt eller som allmennheten for øvrig ikke kan kreve

For å kunne konstatere brudd på regelverket må man derfor ha tilgang til det underliggende dokumentet som journalinnførselen gjelder. Og det har, slik jeg forstår det, journalisten i dette tilfellet ikke hatt. Det er derfor med undring jeg ser at det i Aftenpostens artikkel den 27. november trekkes konklusjoner om at

10 av 15 statsråder driver ulovlig klussing i sine postjournaler for å hindre åpenhet og innsyn

Det er imidlertid riktig at innføringen skal skje på en slik måte at man kan identifisere dokumentet. En står her overfor en vanskelig balansegang. Journalføringen skal gjøre at man kan identifisere dokumentet, samtidig som dette må skje på en slik måte at innholdet ikke blir kjent. Spesielt viktig er hensynet til personvernet og reglene om taushetsplikt.

Avveininger i forhold til offentlighet er krevende og forutsetter god kunnskap om og innsikt i lovgrunnlaget. Ved disse vanskelige vurderingene gjøres det iblant feil. At det gjøres feil, er likevel noe helt annet enn det som ligger i spørsmålet, at

politikerne og byråkratene sensurerer opplysninger i journalene ved å sladde vekk ubehagelige og følsomme opplysninger

Ønsket om å begrense slike feil var nettopp begrunnelsen for at Administrasjonsdepartementet den 25. oktober i år sendte ut et brev til samtlige departementer. Der ble det påpekt at det enkelte departement og den enkelte etat har ansvaret for at reglene i arkivinstruksen vedrørende registrering, journalføring, avskrivning m.v. følges, slik at både hensynet til forvaltningens behov for en effektiv og rask saksbehandling og offentlighetens krav på innsyn ivaretas.

Administrasjonsdepartementet fremhevet videre at det er et ledelsesansvar å påse at de offentlige journaler gir det innsyn offentlighetsloven berettiger. I brevet ble det også vist til noen av opplæringstilbudene som finnes på arkivområdet.

Som ledd i arbeidet med å styrke kompetansen vedrørende offentlighetsloven og arkivreglene har Administrasjonsdepartementet i brev av den 30. november i år bedt Statskonsult øke sin innsats på området. For øvrig vil jeg fremheve den økte satsingen som skjer vedrørende bruk av informasjonteknologi i oppgaveløsningen i staten. Dette er en prioritert oppgave og vil medføre nye utfordringer, slik at vi kan ivareta hensynet til åpenhet og innsyn i forvaltningen.

Til slutt vil jeg opplyse at jeg vil følge dette området nøye i tiden framover.

Kjellaug Nakkim (H): Jeg takker for så vidt for svaret. Jeg forstår det nå slik at Administrasjonsdepartementet vil forsøke å styrke kompetansen vedrørende offentlighetsloven og arkivreglene, noe som vel også har vært forsøkt gjort tidligere. Men er statsråden enig i at vektlegging av riktig journalføring er viktig, og at dette er selve nøkkelen til innsyn i forvaltningen? Uten at journalføringen er korrekt, blir det umulig å følge med.

I sitt svar sier justisministeren at dokumentet skal kunne identifiseres, men slik at innholdet ikke blir kjent. I Aftenposten i dag skriver ekspedisjonssjef Inge Lorange Backer at lovavdelingen har lagt til grunn at det kan åpnes for en stor grad av nøytralisering ved innføringen, slik at journalen ikke vil røpe innholdet av et dokument.

Da vil jeg spørre justisministeren: Er dette forenlig med lovens intensjon med utgangspunkt i at det skal være mest mulig offentlighet?

Statsråd Grete Faremo: Regjeringen ser det som svært viktig å styrke både kunnskapen om og kompetansen på dette aktuelle området. Det er derfor viktig ikke bare å videreføre det opplæringstilbudet som har eksistert, Regjeringen ønsker også å styrke det opplæringstilbudet som gjennomføres ikke minst i regi av Statskonsult.

Jeg er enig med representanten Nakkim i at riktig journalføring er viktig, og når det likevel er spørsmål om hva som er korrekt journalføring, er det viktig å ha med seg det utgangspunktet som ekspedisjonssjef Lorange Backer har gjort nærmere rede for i dagens kronikk i Aftenposten. Dagens lovverk gir altså adgang til å ta bort de opplysningene som ikke minst kommer i konflikt med de regler som gjelder for personvern og taushetsplikt bl.a.

Kjellaug Nakkim (H): Det er godt vi er enige om at riktig journalføring er viktig. Vi er også enige om at hensynet til personvernet bør ivaretas. Men jeg synes kanskje, ut fra det som nå er lagt til grunn, at tolkningen av nøytralisering av dokumentet kan bli vel vid.

Et annet forhold - som jeg ikke tok opp, for det hadde jeg ikke muligheten til - som også dreier seg om hva som er viktig i journalføringen, er at vi har fått melding om at man i stor grad har unnlatt å føre dokumenter inn i journalene. Det er jo en av de største syndene man kan gjøre å unnta dokumenter fra å bli journalført, og det har også enkelte departementer innrømmet at de har gjort. Blant annet under EU-saken var det dokumenter som ikke ble journalført, og det har også vært andre dokumenter. En annen ting er at det kan ta forferdelig lang tid før dokumenter blir journalført, og det kan da overhodet ikke være forenlig med offentlighetsloven.

Statsråd Grete Faremo: Jeg vil understreke at korrekt journalføring etter mitt syn er svært viktig, og at et av de spørsmål som vel hadde større oppmerksomhet bl.a. under EU-debatten, var hvorvidt et dokument var journalført, men unntatt offentlighet. Dette med tidspunktet for vurdering av hvorvidt et dokument bør være unntatt offentlighet eller ikke, er et av de sentrale tema som ekspedisjonssjef Lorange Backer og lovrådgiver Tor Mehl har tatt opp til drøfting i sin kronikk i Aftenposten i dag, hvor man antar at det foreligger en « grunnleggende misforståelse » hos journalist Johansen når han kritiserer det faktum at et dokument ikke står oppført som unntatt offentlighet før det tidspunkt man ber om innsyn i det. At det først vurderes på det tidspunktet, gir nettopp mulighet for praktisering av meroffentlighetsprinsippet slik det var tenkt da man gav regler om dette i offentlighetsloven.