Det vises til forslag fra stortingsrepresentantene Kjersti Toppe, Nils T. Bjørke, Siv Mossleth, Willfred Nordlund og Per Olaf Lundteigen, oversendt 21. juni 2018, med forespørsel om statsrådens uttalelse.

Forslagets ordlyd:

"Stortinget ber regjeringen gjøre en ny vurdering av Helfos kontorstruktur basert på reelle vurderinger av effektiviseringsgevinster, fremdrift av digitalisering, risiko for tap av erfaringskompetanse, statlige retningslinjer for plassering av statlige arbeidsplasser samt Stortingets føringer slik de fremkommer i flertallsmerknad i Innst. 11 S (2017 – 2018), og komme tilbake til Stortinget på egnet måte. Stortinget ber regjeringen opprettholde dagens kontorstruktur i Helfo inntil en slik sak er behandlet av Stortinget."

Statsrådens uttalelse:

Bakgrunn

Helfo er Helsedirektoratets ytre etat. Dagens kontorstruktur i Helfo ble etablert som en del av trygdeforvaltningen/NAV, og fulgte med da ansvaret for helserefusjonsområdet ble overført til Helse- og omsorgsdepartementet/Helsedirektoratet i 2009. IKT-systemene som ble benyttet ved forvaltning av helserefusjonsområdet var integrert i NAV sine øvrige IKT-systemer. Systemene var umoderne og dyre i drift. Helfo er fortsatt avhengig av NAV sine IKT-systemer på helt sentrale områder. Kombinasjonen av en uhensiktsmessig kontorstruktur, og umoderne IKT-systemer, har gjort det nødvendig for Helsedirektoratet/Helfo å utrede både ny kontorstruktur og investeringer i en større satsing for digitalisering av virksomheten og enklere digitale tjenester til brukerne.

Gjennomførte utredninger

Departementet mener at Helfo har foretatt grundige vurderinger av både fremtidig kontorstruktur, og behovet for investeringer og videreutvikling av digitale tjenester. Til grunn for hovedrapporten ligger prosesser i flere arbeidsgrupper. Det er utarbeidet delrapporter for kunnskapsgrunnlag, fremtidig kompetansebehov og kompetansesammensetning, kriterier for ny sammensetning og fordeling av oppgaver i Helfo, ressursvurderinger og økonomiske konsekvenser. Tilsvarende har Helsedirektoratet i en omfattende prosess med Helfo utarbeidet en konseptrapport for Enklere digitale tjenester hvor ulike tilnærminger og løsninger beskrives og drøftes. Det vises til vedlegg for nærmere redegjørelse.

Om behovet for digitalisering og ny kontorstruktur

Av Digital agenda Norge (Meld. St. 27 (2015 – 2016)) fremgår det at digitalisering kan gi store produktivitetsgevinster, og at regjeringen vil legge til rette for at det offentlige er i stand til å realisere disse gevinstene. Samtidig blir det gitt klare føringer om at brukernes behov skal settes i sentrum, og at tjenester skal oppleves som helhetlige og sammenhengende. De aller fleste av tjenestene til Helfo er egnet for digitalisering.

Det er gode erfaringer med digitalisering av tjenester på helserefusjonsområdet. Innføringen av automatisk frikort for egenandelstak 1 i 2010 medførte en omfattende årsverksgevinst i NAV, samt at flere brukere fikk oppfylt sine rettigheter. Automatiseringen av egenandelsområdet er nylig videreført med en automatisering av frikort egenandelstak 2 i 2017, også her med gode brukerrettede tjenester og gevinst i forvaltningen som resultat.

Det gjenstår et betydelig potensiale for digitalisering. Strategien for ytterligere digitalisering i Helfo bygger på følgende prinsipper og føringer:

• Veiledningstjenestene skal leveres til både brukere og helseaktører gjennom mer effektive kanaler enn i dag. Ressurskrevende telefon- og epost-tjenester skal erstattes med tjenester som er mer automatisert, men de gode brukeropplevelsene skal samtidig ivaretas.

• Fulldigital søknadsprosess på legemiddelområdet for 100 000 refusjonssøknader per år som i dag er papirbaserte.

• Etablering av en portal for status for behandlere knyttet til refusjon av over 100 millioner årlige enkeltregninger/krav. En slik selvbetjeningsportal vil føre til langt færre henvendelser til Helfo.

• Tiltaket medfører også at betalingsstrømmene flyttes ut av NAV og samles i ett regnskapsfirma, og oppfyller økonomiregelverket.

Helfo forvalter årlig om lag 35 mrd. kroner gjennom behandling av refusjonskrav og utbetaling til helseaktører og brukere. Etaten mottar årlig over 700 000 refusjonskrav fra behandlere, mens det blir registrert nærmere 72 millioner egenandeler. Servicetjenester og veiledning har godt over 700 000 telefonhenvendelser årlig. Helfos oppgaver og servicetjenester har hele tiden vært i utvikling. De senere årene har Helfo fått ansvar for ulike oppgaver innen blant annet Helsetjenestens veiledningstjeneste, oppgjørsordningen h-resept, EUs pasientrettighetsdirektiv og Fritt behandlingsvalg.

Digitalisering og automatisering av tidligere oppgaver og tilførsel av nye oppgaver stiller nye krav. Manuelle og enkle oppgaver automatiseres, mens tilfanget av oppgaver som krever mer sammensatt kompetanse øker. Det følger av ovennevnte at Helfo må besitte god kompetanse innenfor alle helsefagområder, samt økonomisk, juridisk, IT-faglig og administrativ kompetanse. Helfo må være lokalisert på steder som sikrer tilgang på all relevant kompetanse. Departementet deler Helsedirektoratets og Helfo sin vurdering om at store kompetansemiljøer er avgjørende for å lykkes med å utvikle digitale tjenester fremover.

Ny sammensatt kompetanse med stor andel digital kompetanse forventes å bli særlig etterspurt arbeidskraft fremover, noe som betyr at kvalitetene til omgivelsene vil bli avgjørende. For Helfo innebærer det at kontorene må ligge på steder med et tilstrekkelig stort og attraktivt arbeidsmarked som gir grunnlag for å rekruttere høyt utdannet arbeidskraft innen en rekke fagområder, gi gode vilkår for relevant etter- og videreutdanning, særlig på høgskole og universitetsnivå. Stedene bør videre ha kvaliteter knyttet til arbeids- og næringsliv som skaper vilkår for relevante samarbeid for læring, innovasjon og utvikling. Tilgjengelighet i form av offentlig transport, flyplass, jernbane mv. er også viktige forhold som vil bidra til mer effektiv bruk av kompetanse på tvers av organisasjonen. En attraktiv arbeidsplass kan utvikles gjennom store og sammensatte kompetansemiljøer med varierte oppgaver, interne karrieremuligheter og konkurransedyktige lønns- og arbeidsvilkår. Helfo har oppgaver av ulik kompleksitet. Oppgavene som er mest komplekse og som trenger flere ulike kompetanser for å løses er lagt til de stedene der det er flest ansatte for å få størst mulig effekt av de ansattes ulike kompetanse. De siste 6 årene har Helfo kun foretatt nyrekruttering på 5 av etatens 22 kontorsteder.

For å effektivisere driften har Helfo i de siste 6 årene hatt en styrt reduksjon av sin bemanning. Antall ansatte er redusert fra 650 i 2009 til dagens 550 personer. I perioden fra 1. januar 2014 til 1. januar 2018 har samtlige av kontorene enten hatt en nedgang eller uendret antall ansatte. Unntatt fra dette er Tønsberg og Ørsta, som har hatt en positiv utvikling på hhv 11 og 1 personer. Effektiviseringskravene vil videreføres og forsterkes fremover. Ny kontorstruktur må derfor bidra til at Helfo får nye vilkår for å sette sammen, videreutvikle og rekruttere riktig kompetanse. Helfo vil i en spredt kontorstruktur ha betydelige kostnader knyttet til å lære opp medarbeidere til nye arbeidsoppgaver. Organisasjonen kan få utfordringer med å ikke ha oppgaver til medarbeidere ift. den kompetansen de besitter.

Dagens fagkompetanse i Helfo er sammensatt som følger:

Tabellen gir et øyeblikksbilde. Bildet endrer seg som følge av bl.a. turnover. Helfo har en stor andel medarbeidere over 62 år. Tabellen viser antall medarbeidere i ulike alderstrinn.

Tabell: Antall medarbeidere fordelt etter alder

Tabellen viser at i 2022 vil 128 personer være 62 år, eller eldre. Herav vil 88 personer være over 65 år.

Om vurdering av fremtidige kontorsteder

Staten har fastsatt egne retningslinjer for lokalisering av statlige arbeidsplasser og statlig tjenesteproduksjon. Ved vurdering av fremtidig kontorstruktur i Helfo har departementet tatt utgangspunkt i følgende:

• Helfo er i dag en etablert virksomhet. Vi står ikke overfor et valg om etablering og lokalisering av en ny virksomhet, eller av etablering av nye statlige tjenester

• utarbeide en kostnadseffektiv kontorstruktur for Helfo

• utflytting av arbeidsplasser fra Oslo

• bygge opp under målet om regional fordeling av arbeidsplassene

• størrelsen på dagens kontorer

• folketall i kommunen

• mulighetene for tilgang på kompetent arbeidskraft – bygge gode tjenester for brukerne

• mulighetene for nytt arbeid/pendling.

Rapporten fra Helfo viser folketall og arbeidsmarked (tabellene 5.4 – 3 Arbeidsmarked og rekrutteringsgrunnlag og 5.4 – 4 Utdanning). Dagens kontorstruktur kan klassifiseres som følger:

• Dagens fem kontorer i regionale sentra: Tønsberg, Fredrikstad, Sola, Ørsta og Mo i Rana med fra 195 til 19 ansatte.

• Oslo med 68 ansatte.

• Kontorer med antall ansatte i intervallet 6 – 14 ansatte.

• Kontorer med 5 eller færre ansatte.

Departementet mener at det ikke er formålstjenlig at dagens mellomstore kontorer og gruppen av de minste kontorer for fremtiden skal kunne utgjøre basis for ny kontorstruktur. En slik beslutning ville krevet en kraftig oppbemanning på disse stedene gjennom en tilsvarende nedbemanning og overføring av ansatte fra dagens kontorer i regionale sentra. Videre anser departementet det som lite hensiktsmessig å nedlegge store enheter som fungerer godt. Det er ikke rasjonelt å bygge opp nye større enheter på steder der det i dag er svært få medarbeidere, og med potensielle rekrutteringsutfordringer. Det er viktig å unngå at for mange ansatte skal bli berørt ved omleggingen, samt begrense omstillingskostnadene for Helfo og for deres ansatte. I tillegg kommer hensynet til opprettholdelse av effektiv saksavvikling.

Disse hensyn må vektlegges selv om flere av kontorer i de to minste kontorgruppene har gode forutsetninger for å være et fremtidig kontor. De største økonomiske gevinster oppnås ved en konsentrering på 3 steder (Tønsberg, Fredrikstad og Sola), men departementet har valgt å ikke følge opp dette alternativet i Helfos utredning.

Ansatte i kontorgruppen med mellom 7 og 14 ansatte holder til på steder hvor departementet mener at de ansatte har gode muligheter for å finne nytt arbeid, enten i kommunen, eller gjennom pendling til nabokommuner. Kontorene med 5 personer eller mindre (9 kontorer) ligger dels i byer, eller kommuner med flere enn 5 000 innbyggere. Unntaket fra dette er kontorene i Vågå og Beiarn. Departementet mener at det ikke er aktuelt med særskilte tiltak overfor kommuner i denne gruppen.

For regjeringen er det også viktig med utflytting av statlige arbeidsplasser fra Oslo. Departementet mener det er nødvendig å legge ned kontoret for å sikre en bedre regional fordeling av arbeidsplassene i Helfo. Oslo har landets største arbeidsmarked med de beste mulighetene for de ansatte til å skaffe seg nytt arbeid. Samtidig ligger både Fredrikstad og Tønsberg i akseptabel pendleravstand fra Oslo. Isolert sett vil en nedleggelse av Oslo-kontoret innebære en brutto utflytting av arbeidsplasser fra Oslo på 68 ansatte.

Dårlig utredning – høy risiko

Representantene viser til følgende sitat fra Helfo sin utredning (side 24):

"Det sentrale er å sikre en kontorstruktur som gir tilstrekkelig økonomisk handlingsrom for investeringer i ny teknologi, og som gir godt rom for å rekruttere ny kompetanse og har kvaliteter i omgivelser som strategisk partnerskap, særlig knyttet til innovasjon og utvikling. I tillegg er en ensartet organisasjon med et begrenset antall lokasjoner av en viss størrelse, avgjørende."

Representantene mener bl.a. at begrunnelsen for ny kontorstruktur er meget svak, og at det ikke er dokumentert at nedleggelsene vil sikre økonomisk handlingsrom, og at man risikerer et stort tap av kompetanse. Utenlandsområdet og nedleggelsen av Oslo kontoret trekkes særskilt frem.

Departementet gjør oppmerksom på at det er fire kriteriene som ble brukt i utredningen:

• Sikre rett kompetanse

• Effektiv ressursutnyttelse

• Sikre omstillings- og utviklingsdyktighet

• Ivareta formålet om regional fordeling av statlige arbeidsplasser

Sitatet i representantforslaget er i Helfos rapport en oppsummering av ett av de fire kriteriene som brukes for vurdering av ny kontorstruktur; kriteriet Sikre omstillings- og utviklingsdyktighet. De øvrige kriterier er ikke kommentert.

Når det gjelder risikoen på utlandsområdet vil Helfo håndtere det gjennom ulike tiltak. Hoveddelen av oppgaveporteføljen legges til Tønsberg, som er i rimelig nærhet til Oslo med mulighet for dagpendling, og hvor det også finnes kompetanse på utlandsområdet. Videre har Helfo og Helsedirektoratet iverksatt flere tiltak for å sikre at kritisk kompetanse blir med i omstillingsperioden.

Rekruttering av kompetanse – spredning av statlige arbeidsplasser

Representantene uttaler:

"Helfo skriver i sin utredning at det er svært vanskelig å rekruttere kompetanse på kontorsteder som ikke er i nærhet til et stort og attraktivt arbeidsmarked, (s. 7)".

Representantene finner dette oppsiktsvekkende, og at Helfos eventuelle problem med rekruttering må tilskrives Helfo selv.

Dette utsagnet er ikke noe Helfo kjenner igjen fra utredningen, og viser til side 7 i utredningen hvor mulighetene for rekruttering beskrives som følger:

"For Helfo innebærer det at kontorene må ligge på steder med et stort og attraktivt arbeidsmarked som gir grunnlag for å rekruttere høyt utdannet arbeidskraft innen en rekke arbeidsområder." Videre beskrives relevant infrastruktur som må være på plass, samt at "med dagens kontorstruktur vil muligheten for å rekruttere riktig kompetanse fremover være utilstrekkelig. Det samme er muligheten for å bygge sterke og robuste kompetansemiljøer."

Representantene trekker frem Voss og Brønnøysund som eksempler på steder som har klart å rekruttere høyt utdannet kompetanse til hhv Vegtilsynet og Brønnøysundregistrene. Departementet er enig i at disse stedene, men at også flere av de andre kontorene som er foreslått nedlagt, hver for seg vil kunne tiltrekke seg riktig kompetanse. Bl.a. foreslår departementet å legge ned kontorene i Oslo, Bergen og Kristiansand. Ved valg av fremtidig kontorstruktur må det legges vekt på flere hensyn. Sentrale elementer i endringen er:

• I løpet av fem års perioden vil antall ansatte bli redusert med 90 – 100 medarbeidere. En slik utvikling vil alene føre til at bemanning ved hovedtyngden av dagens små kontorer vil bli redusert til et nivå som er uhensiktsmessig. 9 av dagens kontorer har i dag 5 ansatte eller færre.

• Helfo har en omfattende og variert oppgaveportefølje. Fremtidig løsning av oppgavene med vekt på digitale løsninger krever både ny og sammensatt kompetanse. Medarbeidere må i større grad løse sakene i fellesskap. For å sikre god oppgaveløsning innen de ulike tjenesteområdene må de fremtidige kontorene i Helfo ha flere ansatte, med bred kompetanse.

• For å sikre god oppgaveløsning må man redusere risiko og sårbarhet ved drift av små enheter lokalisert på steder hvor det er krevende å sikre tilgang på riktig kompetanse.

• Regional fordeling av arbeidsplassene.

• Effektiv drift av virksomheten, som bl.a. omfatter redusert reisevirksomhet og redusert administrasjon av drift og leie av lokasjoner.

• Begrense omfanget på antall medarbeidere som blir berørt ved avvikling av kontorene.

Videre mener representantene at digitalisering i seg selv taler for en desentralisert kontorstruktur og for spredning av statlige arbeidsplasser. Departementet mener at denne tilnærming har sterke begrensninger sett i forhold til Helfo sin situasjon:

• Digitalisering reduserer manuelle prosesser og fører til en reduksjon i antall ansatte.

• En rekke av dagens kontorer er allerede svært små. Kontorene vil bli ytterligere svekket gjennom digitalisering, og hensynet til effektivisering av driften.

• Digitalisering fører også til behov for ny kompetanse, for at digitaliseringen skal gi optimal effekt. Denne kompetansen er nødvendigvis ikke til stede ved kontoret i utgangspunktet, og må rekrutteres.

• Digitalisering av tjenestene medfører også at de ansatte må arbeide på en ny måte, der man i fellesskap løser saker med ulik kompetanse. Slik kompetanse bør være samlet, for å gi rask og god saksbehandling.

• Svært små kontorer gir sårbare miljøer. På små steder kan det være krevende å rekruttere relevant kompetanse og stedlig ledelse.

• For å rekruttere riktig kompetanse må kontoret være lokalisert på et sted med et godt arbeidsmarked og som kan tiltrekke og tilby ansatte med variert kompetanse. I dagens samfunn vil det også innebære at begge parter i en familie kan få seg jobb.

• Hensynet til et variert og godt/trivelig arbeidsmiljø vil normalt tilsi at det bør være et visst antall medarbeidere på kontoret.

Fra overtakelsen av helserefusjonsområdet i 2009 har Helsedirektoratet og Helfo arbeidet aktivt med å utvikle og forbedre IKT-systemene og effektivisere driften. Etableringen av automatisk frikort tak 1 har alene frigjort om lag 130 årsverk i NAV og Helfo.

Representantene viser til SINTEF-rapporten "Samlokaliseringseffekter – hva sier litteraturen?" og uttaler at Helfo bruker denne på feil måte i sin utredning.

SINTEF rapporten sier noe om potensialet for å få faglige og økonomiske effekter. Helfo har hele tiden vært meget tydelige på at disse effektene ikke kommer av seg selv, og at det kreves strategier og tiltak for å få effekter. Først og fremst påpeker SINTEF-rapporten at det er gjort lite forskning på å måle effektene i ettertid.

Gevinster fra digitalisering og IKT-investeringer – reduksjon av antall ansatte.

Representantene uttaler:

"Forslagsstillerne er kjent med at Helfo ved utgangen av 2020 skulle behandle inntil 80 pst. av henvendelsene automatisk, men at det per nå ser ut til at automatiseringen vil øke fra dagens om lag 12 pst. til om lag 30 pst. Flesteparten og så mye som 90 pst. av henvendelsene til Helfo behandles fortsatt manuelt. Forslagsstillerne mener at målet om at Helfo kan redusere antallet ansatte med 100 de neste fem årene, er urealistisk fordi forutsetningene ikke er til stede."

Departementet mener at forslagsstillerne utelukkende har sett hen til nåværende situasjon på legemiddelområdet. Ambisjonene om økt automatisering omfatter flere av Helfos tjenesteområder. Automatisering av saksbehandlingen av legemiddelsøknader er igangsatt og vil fortsette, men er kun en del av Helfos virksomhet. Innenfor behandlingsrefusjon er det per i dag 85 pst. av behandlerne som sender sine krav elektronisk over linje og som følgelig er automatisert. Innenfor brukerrettede tjenester er det også flere selvbetjeningsløsninger med høy brukerandel og som de neste årene vil utvikles videre i form av informasjonstilgang på MinSide osv.

Investeringene i IKT i Helfo er anslått å koste 140 – 150 mill. kroner. Prosjektet har startet opp i inneværende år, og er planlagt gjennomført over en fem års periode. Full effekt av investeringene oppnås når prosjektet er gjennomført, men prosjektet består av flere delprosjekter, og hvor disse vil gi gevinster og påvirke bemanningen gjennom investeringsperioden. IKT-utredningene er gjennomført som en selvstendig studie. Innholdet i IKT-investeringene (budsjettforslag, konseptrapport, systemlandskap med verdikjeder, brukerkartlegging, leveranser, styringsdokumenter m.m.) fremgår således ikke av utredningen knyttet til fremtidig kontorstruktur i Helfo, men digitaliseringen av Helfo har vært en helt sentral premiss for planleggingen av ny kontorstruktur. Helsedirektoratet og Helfo har vurdert det som mest hensiktsmessig å gjennomføre IKT-investeringene og etablering av ny kontorstruktur i ett felles strukturtiltak over fem år. Departementet har sluttet seg til denne vurderingen.

Både Helsedirektoratet og Helfo ser det som realistisk med en nedgang i antall ansatte med 90-100 årsverk samlet sett for begge tiltakene. Hovedformålet med IKT-investeringen er bedre tjenester for brukerne, men skal også bidra til en mer effektiv drift i Helfo. Reduksjonen i antall årsverk er en del av gevinstene, som skal bidra til "nedbetaling" av investeringene.

Representantene trekker frem manglende utredninger om lokalisering av statlige arbeidsplasser, konsekvenser for kommunene og hensynet til erfaringskompetanse i Helfo.

Departementet vil presisere at ivaretagelse av ansatte gjennom omstillingen er svært viktig. Helfo vil fortløpende vurdere behov for å justere virkemiddelbruk med utgangspunkt i Helfos og den enkeltes behov. Helfos personalløp er utarbeidet i tråd med Kommunal- og moderniseringsdepartementets retningslinjer for personalpolitikk ved omstillingsprosesser, og innenfor gjeldende lov og avtaleverk.

Ny kontorstruktur i Helfo ble besluttet i april 2018. I tråd med denne beslutningen vil nedleggelse av kontorer skje i perioden fra 31.01.2020-31.08.2021. I tillegg kommer individuelle virkemidler som løper fra tidspunktet kontoret legges ned og som hovedregel i to år. Den lange omstillingsperioden gir ansatte tid og mulighet til å innrette seg.

Alle ansatte som er berørt av omstillingen, har rett til å følge oppgaven sin til nytt arbeidssted. Helfo har ulike virkemidler for å legge til rette for dette, herunder dekning av reiseutgifter og arbeidstid på reise m.m..

For ansatte som ikke vil følge oppgave til nytt arbeidssted, kan Helfo tilby:

• Individuell karriereveiledning med bistand fra både privat og offentlige aktører.

  • Karrierehuset er en privat aktør med lang erfaring i å bistå bedrifter og medarbeidere i nedbemannings- og omstillingsprosesser, herunder statlige virksomheter.

  • Karrieresenterne i fylkene er et samarbeid mellom NAV og fylkeskommunen som tilbyr karriereveiledning til voksne.

• Utvidet permisjonspraksis for å gi ansatte mulighet til å prøve seg i annet arbeid utenfor Helfo.

• Individuelle ordninger, hvor formålet er å finne løsninger tilpasset individuelle behov for ansatte som opplever særlig ulemper ved at kontoret legges ned. Eksempel på dette kan være ansatte som står i fare for å miste AFP-rettigheter.

Departementet vet ikke i dag hvor mange eller hvem som faktisk vil kunne bli arbeidsledig ved omleggingen. Det beror bl.a. på mulighetene for å skaffe alternativt arbeid på stedet eller innenfor en rimelig pendleravstand til større sentra og arbeidsmarked. Videre vil en rekke medarbeidere nå pensjonsalder i løpet av fem års perioden. Det er nødvendig å få på plass hovedstruktur, før man utarbeider mer detaljerte individuelle planer.

Kommunene som berøres av tiltakene vil miste arbeidsplasser i Helfo, mens kommuner med de foreslåtte fremtidige kontorene vil få opprettholdt sine arbeidsplasser. Enkelte av kommunene kan få en moderat økning i antall arbeidsplasser. Dersom de ansatte i kontorer som nedlegges ikke får ny jobb eller flytter fra kommunen, vil kommunen få en marginal nedgang i sine skatteinntektene fra privatpersoner. En flytting fra kommunen vil gi en mindre reduksjon i rammetilskuddet fra staten (basert på folketall). Kommunene som mottar nye innbyggere og arbeidstakere vil få en tilsvarende marginal økning i skatteinntekter og rammetilskudd.

For de kontorene som skal opprettholdes er 8 prosent av de ansatte 62 år eller eldre. For kontorene som skal avvikles er andelen 24,5 prosent. I løpet av fem års perioden vil derfor en rekke medarbeidere ha gått av med pensjon.

Det er relativt få personer i den enkelte kommune som vil bli berørt av tiltakene. Videre fordeles tiltakene på mange kommuner, en rekke medarbeidere vil gå av med pensjon, og det er usikkerhet knyttet til fremtidig arbeidssituasjon til de øvrige ansatte som blir berørt. Departementet anser det derfor ikke som hensiktsmessig å forsøke å tallfeste de økonomiske effekt for de berørte kommunene, herunder de kommuner som vil kunne få vekst i antall arbeidsplasser, og benytte det som et selvstendig delgrunnlag for beslutningen om endret kontorstruktur. Uansett vil den økonomiske virkning for den enkelte kommune bli svært begrenset, selv om arbeidsplassene i Helfo er viktige.

I 2011 hadde Helfo 650 ansatte, mens antallet i 2017 var redusert til 550 ansatte. Helfo og Helsedirektoratet står fast ved at der er realistisk med en reduksjon på 90 – 100 årsverk innen utgangen av 2023. Ny kontorstruktur berører hele organisasjonen, og nær 40 prosent er direkte berørt. Helfo har opplyst at 160 ansatte er berørt av nedleggelse av kontorer, mens 50 ansatte er berørt av endring av arbeidsoppgaver. Departementet mener det vil være svært uheldig om det skapes usikkerhet omkring beslutningen. I enhver omstillingsprosess er det svært viktig med god informasjon, og det blir ofte uttalt at "det å vite" er bedre enn å leve i usikkerhet. En stopp i gjennomføring eller ny utredning vil prege organisasjonen, gi energilekkasje og i neste omgang kunne påvirke tjenesteproduksjonen.

Helfo er godt i gang med å gjennomføre den beslutningen som regjeringen tok i april 2018:

• Prosess for anskaffelse av nye lokaler i Mo i Rana basert på det antall ansatte som skal bemanne kontoret i fremtiden er igangsatt.

• En rekke medarbeidere, særlig på kontorer som er besluttet nedlagt, har sagt opp. Helfo har rekruttert og rekrutterer nye medarbeidere på de kontorer som skal bestå videre og hvor oppgavene skal løses for fremtiden.

• Helfo har inngått forpliktende avtaler med medarbeidere som er direkte berørt av endringene ift. kontorstruktur bl.a. knyttet til hjemmekontor.

• Hvis en beslutning om utsettelse/stans handler om å bringe Helfo tilbake til hvordan det bemanningsmessig så ut på et tidligere tidspunkt, så vil kostnadene ved dette være betydelige.

• Tilliten til lederskapet i Helfo vil svekkes. Svært mange ledere og medarbeidere har innstilt seg på at beslutningen er tatt, og ønsker nå å se fremover og bidra til å utvikle Helfo i retning av «det nye». Hvordan en utsettelsesbeslutning vil påvirke motivasjonen og troen på at Helfo er et arbeidssted for fremtiden er vanskelig å vurdere.

Dagens kontorstruktur i Helfo er primært et resultat av historien som en del av trygdeetaten. Helfo sin vurdering er at strukturen ikke er egnet for å utvikle gode og effektive tjenester for fremtiden. Helsedirektoratets vurdering er at størst risiko er knyttet til 0-alternativet. Fortsatt drift på 22 kontorsteder og 25 lokasjoner er ikke en fremtidsrettet struktur som legger til rette for effektiv drift og kvalitativt gode tjenester.

Departementet slutter seg til Helfo sin metodikk og vurderinger av fremtidige løsningsalternativer. Departementet mener utredningene fra Helfo er grundige og gode. Departementet har ikke funnet det nødvendig å innhente mer supplerende data om kontorstedene enn de opplysninger som fremgår av rapporten fra Helfo og Helsedirektoratet. Departementet har vurdert lokalisering av kontorene opp mot retningslinjene for lokalisering av statlige arbeidsplasser.

Det fremgår av Helfo sine vurderinger at den mest kostnadseffektive løsningen for utføring av etatens oppgaver ville vært en samling i ett kontor. Dette anses imidlertid som et urealistisk alternativ med høy risiko både med tanke på alle ansatte som måtte flytte, kostnader relatert til en slik omstilling, og hensynet til riktig og effektiv oppgaveutføring i omstillingsperioden.

Regjeringen har besluttet at fremtidig kontorstruktur skal basere seg på følgende:

• 1. Kontorstrukturen består av kontorene i Fredrikstad, Tønsberg, Sola, Ørsta og Mo i Rana. Kontoret i Kirkenes skal videreføres.

• 2. Kontorene i Brumunddal og Orkdal videreføres i en omstillingsperiode på inntil 4 år, kontoret i Vågå videreføres i inntil 2 år.

• 3. Iverksetting av strukturtiltakene i Helfo – omorganisering gjennom endret kontorstruktur og investeringer i IKT – starter så raskt som praktisk mulig.

• 4. Ansatte som blir berørt av omorganiseringen skal ivaretas innenfor gjeldende lov og avtaleverk og i samsvar med Kommunal- og moderniseringsdepartementets retningslinjer for personalpolitikk ved omstillingsprosesser.

Regjeringen har lagt vekt på de samme kriterier for vurdering av fremtidige lokasjoner som Helfo har benyttet i sin utredning: sikre rett kompetanse, effektiv ressursutnyttelse, sikre omstillings- og utviklingsdyktighet og ivareta formålet om regional fordeling av statlige arbeidsplasser.

Selv om det nå er fattet vedtak om strukturtiltakene må Helsedirektoratet/Helfo utarbeide detaljerte gjennomføringsløp for både IKT-investeringene og etablering av kontorstrukturen.

Dagens kontorstruktur med 25 lokasjoner (22 kontorer) gjør det krevende å skaffe rett kompetanse, dels som premiss for å kunne digitalisere, men også som konsekvens av digitalisering ved at arbeidsprosessene på kontorene endres. De manuelle prosessene reduseres. Det skal investeres for 140-150 mill. kroner i nye IKT-tjenester. I kombinasjon med digitalisering, generell effektivisering og økt overgang til elektronisk kommunikasjon med brukerne, er det et klart mål at antall ansatte reduseres med 90-100 over en fem års periode.

De fremtidige kontorene vil gi større kompetansemiljøer som kan bidra i håndtering av saker som krever ny og sammensatt kompetanse til behandling av mer komplekse problemstillinger/saker som blir igjen i virksomheten ved automatisering av manuelle oppgaver. I tillegg kommer behovet for kompetanse for å ta i bruk og utvikle digitaliseringen på en god måte. Større kompetansemiljøer gir også mer attraktive arbeidsplasser, som tiltrekker rett kompetanse. Bred oppgaveportefølje kombinert med kontorets størrelse gir interne karriereveier, vilkår for etterutdanning/videreutdanning og konkurransedyktige lønnsvilkår. Kontorene blir mindre sårbare, og det blir enklere å omstille og å etablere nye tjenester.

Få av dagens små kontorer anses som levedyktige mht. rekruttering og solide fagmiljøer. Det er heller ikke hensiktsmessig, verken for de ansatte eller driftsøkonomisk, å bygge opp nye store miljøer i de av dagens små kontorer som ligger i nærheten av større byområder, og som sådan kunne klart å rekruttere riktig fagkompetanse. Det er mer formålstjenlig å bygge videre på kontorene med en viss størrelse som ligger i dagens regionale sentere. Departementet mener en slik tilnærming gir en god regional fordeling av statlige arbeidsplasser.

Vedlegg: Gjennomførte utredninger

Dokumenter kontorstruktur Helfo

IKT-utredninger