Vedlegg 7
Kunnskapsdepartementet viser til Stortingets brev av 31. januar 2013 der det stilles et par spørsmål om den årlige revisjon og kontroll for budsjettåret 2011.
Riksrevisjonen har påpekt manglende etterlevelse av regelverket for lønn til vitenskapelig ansatte i universitets- og høgskolesektoren slik det er nedfelt i arbeidsmiljøloven og Statens personalhåndbok. Mange virksomheter mangler tilstrekkelig dokumentasjon for når den enkelte har arbeidet, spesielt i forbindelse med utbetaling av overtidsgodtgjørelse. Det er også påpekt svakheter ved - og manglende dokumentasjon for praktiseringen av regelverket om når vitenskapelig ansatte skal anses å ha en særlig uavhengig stilling. Riksrevisjonen har merket seg at flere virksomheter viser liten vilje og evne til å følge det regelverket de er underlagt og har stilt spørsmål ved om Kunnskapsdepartementets tiltak er tilstrekkelige for å sikre at virksomhetene følger regelverket. Hva har departementet gjort for å sikre at regelverket blir fulgt?
Styringsdialogen er den naturlige arenaen for kommunikasjon mellom departementet og styret ved institusjonene. Kunnskapsdepartementet har i styringsdialogen i 2012 med institusjonene vist til Riksrevisjonens undersøkelser og understreket styrets ansvar for at institusjonene innretter seg slik at man unngår brudd på regelverket. Styringsmodellen, og departementets praktisering av den, er basert på at universitets- og høyskoleloven fastsetter at styret er det øverste styringsorgan ved institusjonen med ansvar for at lover og regler etterleves på alle nivåer ved institusjonen.
Departementet har iverksatt flere tiltak for å styrke og tydeliggjøre styrets rolle og forpliktelser, både når det gjelder den enkelte institusjons interne organisering og avklaring av ansvars- og myndighetsforhold på de ulike organisatoriske nivåer. I tillegg er styrets ansvar for regelverk og krav fastsatt av departementet tatt inn i tildelingsbrev for 2012 og tatt opp på etatsstyringsmøter med de institusjoner som har fått merknader fra Riksrevisjonen. Saken blir satt på dagsorden på personallederseminarene og på andre arenaer der ledere og saksbehandlere med ansvar for personal- og lønnsområdene møtes. Det er videre igangsatt oppfølging av de institusjoner som er omtalt av Riksrevisjonen.
Det stilles spørsmål om manglende dokumentasjon i forbindelse med når den enkelte har arbeidet, spesielt i forbindelse med utbetaling av overtidsgodtgjøring. Ved enkelte institusjoner er det utbetalt overtidsgodgjøring uten at det kan dokumenteres at vilkårene for utbetaling er oppfylt. Departementet vil følge opp dette i styringsdialogen med sektoren i 2013.
Regelverket gir et handlingsrom for ulike måter å skaffe seg oversikt over hvor mye arbeidstakerne har arbeidet. En innføring av strengere krav, enn det som følger av lov og tariffavtale, vil kunne gi negative effekter i form av svekket motivasjon og manglende fleksibilitet i hvordan oppgavene løses. Departementet ser det som svært lite ønskelig og hensiktsmessig å fastsette andre krav enn det som direkte følger av lov og avtaleverk. Det at det har forekommet utbetalinger i strid med regelverket enkelte steder, bør ikke føre til at det generelt blir pålagt rigid arbeidstidsregistrering utover de krav som følger av arbeidsmiljøloven. Det er for øvrig så stor variasjon mellom de ulike institusjonene, både med hensyn til hvilke arbeidsoppgaver som skal løses og hvordan undervisnings- og forskerpersonalet er satt sammen, at regler om hvordan arbeidstid skal registreres må finne sin løsning lokalt.
Arbeidstilsynet har i brev av 24. september 2012 til universiteter og høyskoler tatt opp forhold vedrørende ansattes arbeidsforhold. Det er arbeidsgivers ansvar å sørge for utvikling og iverksettelse av rutiner som gjør det mulig å ha en oversikt over hvor mye de enkelte faktisk har arbeidet og sørge for at arbeidsmiljøet er forsvarlig. Arbeidstilsynet forventer at arbeidsgiverne og arbeidstakerne selv griper fatt i de utfordringer som foreligger, og at de i samarbeid kommer frem til både hensiktsmessige og lovlige løsninger. Arbeidstilsynet har vist til at noen arbeidstakere kan ha særlig uavhengig stilling og i disse tilfellene vil i hovedsak arbeidsmiljølovens bestemmelser om arbeidstid ikke gjelde. Arbeidsgiver har imidlertid også her et ansvar for å sikre at disse arbeidstakerne har arbeidstidsordninger slik at de ikke utsettes for uheldige fysiske eller psykiske belastninger, og sikkerhetshensyn blir ivaretatt. Der det lokalt utvikles retningslinjer for og iverksettes rutiner for registrering av arbeidstid ser KD det som avgjørende at dette skjer innenfor de avtaler og systemer for arbeidstakeres medbestemmelse som gjelder i staten.
Det er videre stilt spørsmål ved, hvordan regelverket om når vitenskapelige ansatte kan sies å ha en særlig uavhengig stilling, blir praktisert ved universiteter og høyskoler.
Forskere, samt ansatte i vitenskapelige stillinger ved universiteter og høyskoler som har en stor andel av arbeidstiden avsatt til forsknings- og utviklingsarbeid, herunder kunstnerisk utviklingsarbeid mv., kommer som regel inn under betegnelsen ”særlig uavhengig stilling”. En stor del av arbeidet i slike stillinger er skapende egenaktivitet som skjer på personlig initiativ og av egen interesse. Tidsbruken og organisering av arbeidsprosessene når det gjelder forskning kan vanskelig kontrolleres av overordnede eller innpasses i arbeidsplaner. Det samme vil for øvrig gjelde forberedelsesarbeid knyttet til undervisning.
Universiteter og høyskoler fastsetter selv eventuelle retningslinjer om fordeling av arbeidsoppgaver innenfor arbeidstiden. Der institusjonene har fastsatt slike retningslinjer for grupper av arbeidstakere, legger vi til grunn at man kan ta utgangspunkt i disse når det vurderes om en gruppe arbeidstakere kommer inn under begrepet ”særlig uavhengig stilling”. For arbeidstakere som ikke kommer inn under slike retningslinjer må det foretas en konkret vurdering. Etter departementets mening må det også være opp til den enkelte institusjon selv å vurdere hvilket nivå i organisasjonen som har kompetanse til å foreta en slik vurdering. Dersom det allikevel skulle være tvil om en tilsatt har en særlig uavhengig stilling, må spørsmålet avgjøres i det enkelte tilfellet.
Etter det vi er kjent med, er det ikke grunnlag for å hevde at arbeidstakere som ikke har særlig uavhengig stilling, blir behandlet som om de skulle ha det.
Flere virksomheter har fått vesentlige merknader ved regnskapsavleggelsen for 2011. Et gjennomgående problem er offentlige anskaffelser. Departementet har opplyst til Riksrevisjonen at de vil ta opp forholdene gjennom etatsstyringen med virksomhetene og følge særskilt opp de områder hvor det er avdekket avvik. Hva er resultatet av denne oppfølgningen så langt?
Kunnskapsdepartementet ser alvorlig på at Riksrevisjonen avdekker svakheter både når det gjelder etterlevelse av regelverket på anskaffelsesområdet, bevilgnings- og oppdragsfinansiert aktivitet, inntektsområdet og årsregnskapet for 2011. De institusjoner som ble omtalt i Dokument 1 er Universitetet i Oslo, Arkitektur- og designhøgskolen, Norges musikkhøgskole, Norges idrettshøgskole, Høgskolen i Volda og Senter for internasjonalisering av utdanning.
Departementet har fulgt opp alle institusjonene som fikk vesentlige merknader til årsregnskapet 2011, både gjennom korte møter på våren 2012 og dialogmøter på høsten. Rapporter etter dialogmøtene skal legges fram for styret ved den enkelte virksomhet til orientering. Institusjonene er pålagt ulike oppfølgingstiltak. Nedenfor følger en kort oppsummering av tiltak iverksatt overfor de enkelte institusjoner og en vurdering av behovet for videre oppfølgingstiltak fra departementets side:
Universitetet i Oslo har iverksatt tiltak og lagt fram en orientering til styret om status for oppfølging av revisjonens merknader. Departementet har også bedt universitetet følge opp og lage en statusrapport som oppsummerer hvilke aktiviteter som er gjennomført og hvilke videre planer som foreligger for å etablere hensiktsmessige retningslinjer, rutiner og prosedyrer for økonomiforvaltningen. Departementet vil følge arbeidet ved Universitetet i Oslo videre.
Arkitektur- og designhøgskolen er også fulgt opp gjennom dialogmøte. Høyskolen har iverksatt tiltak for å lukke de avvik som Riksrevisjonen har avdekket. Departementet vil følge det videre arbeidet ved AHO og har bedt om styrebehandlet statusrapport som skal omhandle revisjonens merknader til årsregnskapet 2011.
Norges idrettshøgskole var i gang med tiltak på anskaffelsesområdet på høsten 2011 før Riksrevisjonens merknader ble kjent. Høyskolen har laget handlingsplaner for det pågående oppfølgingsarbeidet med å lukke avvik og etablere rutiner for anskaffelsesområdet og BOA. Departementet har hatt dialogmøte med høyskolen og vurderer at de planlagte tiltak vil bli fulgt opp uten ytterligere oppfølging.
Norges musikkhøgskole har i flere år hatt et etterlevelsesproblem i forhold til å følge etablerte retningslinjer og rutiner på anskaffelsesområdet og BOA. I dialogmøte med Kunnskapsdepartementet bekrefter høyskolen at de har oppfølgingstiltak for å rydde opp og klargjøre rutiner innenfor både anskaffelser og BOA. Departementet vurderer at det fortsatt er nødvendig å følge opp Norges musikkhøgskole gjennom styringsdialogen og statusrapportering på tiltaksplanene.
Senter for internasjonalisering i utdanning følger opp Riksrevisjonens merknader og arbeider med å oppdatere retningslinjer og rutiner på hele økonomiområdet. Det er gjennomført dialogmøte og SIU er bedt om å lage tiltaksplaner for videre arbeid. Arbeidet som pågår ved SIU vil bli fulgt opp av departementet gjennom rapportering og nytt dialogmøte.
Høgskolen i Volda har vesentlige merknader til mangelfulle rutiner og etterlevelse av regelverket for oppdragsfinansiert aktivitet. Departementet har hatt en oppfølging gjennom dialogmøte og har bedt høyskolen oppdatere tiltaksplaner for ferdigstilling av intern økonomihåndbok. Høyskolen vil bli bedt om å rapportere status i forhold til oppfølging av planen.
Departementet skal i 2013 ha etatsstyringsmøter med de virksomheter som har hatt vesentlige merknader til årsregnskapet 2011.