Vedlegg 1: Brev fra Kultur- og kirkedepartementet til familie-,kultur- og administrasjonskomiteen, datert 31. oktober 2002
Vi viser til brev av 23. oktober d.å. der Kultur- og kirkedepartementet bes vurdere det foreliggende Dok. nr. 8-forslag om å avvente flytting av Nordlandsdelen fra Statsarkivet i Trondheim til Statsarkivet i Tromsø.
Departementet la frem Riksarkivarens forslag om å legge Nordland inn under Statsarkivet i Tromsø første gang i St.meld. nr. 22 (1999-2000) Kjelder til kunnskap og oppleving. Ved Stortingets behandling av meldingen ble dette ikke kommentert. Stortinget hadde heller ingen merknader til forslaget da departementet gav klarsignal til overføringen i St.prp. nr. 1 (2001-2002). Kulturministeren har også besvart spørsmål om saken i den ordinære spørretime 13. mars d.å.
Bakgrunnen for den planlagte overføringen av ansvaret for arkiver fra Nordland fra Statsarkivet i Trondheim til Statsarkivet i Tromsø knytter seg til flere forhold. For det første er Statsarkivet i Trondheim i dag det tyngst belastede statsarkivet, da embetsdistriktet i tillegg til Nordland omfatter de to Trøndelagsfylkene og Møre og Romsdal. Overføring av ansvaret for Nordland til Statsarkivet i Tromsø vil skape en bedre balanse med hensyn til oppgaver og en bedre utnyttelse av etatens ressurser i Nord- og Midt-Norge. Ansvarsoverføringen vil blant annet innebære at det er Statsarkivet i Tromsø som i fremtiden vil utføre de viktige oppgavene med å føre tilsyn med statsforvaltningen i Nordlands løpende arkivdanning og gi råd og veiledning i forhold til gjeldende lovgivning. Kapasitetsproblemer ved Statsarkivet i Trondheim har gjort at dette arbeidet tidligere ikke har vært tilfredsstillende gjennomført for Nordland.
Overføringen vil dessuten vesentlig lette arbeidet med å redusere det store avleveringsetterslepet ved Statsarkivet i Trondheim og sikre at arkivene fra Nordland på en best mulig måte blir bevart og gjort tilgjengelig for ettertiden.
En annen viktig grunn er at man med ansvarsoverføringen oppnår en reduksjon på 20 prosent av nettoarealet i forbindelse med den planlagte utbyggingen av Statsarkivet i Trondheim. Dette henger sammen med at man reduserer magasinbehovet når denne enheten ikke lenger skal omfatte de tidligere avleverte og fremtidige avleveringene av arkivmateriale fra Nordland. I Tromsø derimot står et utvidet magasinbygg klart som har kapasitet til å dekke avleveringsbehovet for de tre nordligste fylker de neste 20-25 år fremover.
Når det gjelder konsekvensene for brukerne av Nordlandsarkivene føler Riksarkivaren seg trygg på at deres behov vil tas godt vare på, både ved innlån av originaldokumenter fra Statsarkivet i Tromsø og ved mikrofilmede og digitaliserte dokumenter. De viktigste arkivene som blant annet har materiale fra Nordland, og som blir igjen i Trondheim vil bli prioritert til mikrofilming. Dette gjelder først og fremst biskopens arkiver frem til 1800 og arkivene etter stiftsamtet frem til midt på 1800-tallet. Likeledes vil en fortsette programmet med mikrofilming av blant annet tinglysningsmateriale og kirkebøker som vil befinne seg i Tromsø. Mikrofilming og digitalisering av arkivmateriale vil i fremtiden være en prioritert oppgave for å lette tilgjengeligheten ytterligere, slik at oppbevaringssted for originaldokumentene etter hvert blir av mindre betydning. Riksarkivaren understreker at mikrofilmede arkivserier omfatter hele materialet og ikke bare registrene og oversikter, som oppgitt i Dok. nr. 8-forslaget.
En skal heller ikke underslå den forskningsmessig positive betydningen av overføringen av Nordlandsarkivene til Tromsø, ved at ny viktig forskning vil utløses og forskningspotensialet i tilknytning til arkivene bedre vil kunne utnyttes. Også ved Universitetet i Tromsø finnes det et meget kompetent miljø, ikke minst når det gjelder nordnorsk historie og lokalhistorie i Nordland.
Nordland fylke har riktignok, sammen med resten av Nord-Norge, administrativt lenge vært underlagt overordnete instanser med tilhold i Trondheim, men allerede på 1800-tallet ble det for en stor del opprettet egne organer for Nord-Norge. På denne bakgrunn har det lenge vært naturlig å overføre også arkivansvaret til Nord-Norge.
Når det gjelder den fysiske flyttingen av ca. 4000 hyllemeter arkivmateriale fra Trondheim til Tromsø, har Arkivverket både god erfaring fra tilsvarende arkivflyttinger og kompetanse til å gjennomføre dette på en forsvarlig måte. Flyttingen skal gjennomføres i løpet av høsten 2003 og vil bli grundig planlagt.