Til Stortinget

Sammendrag

I St.meld. nr. 22 (1999-2000) Kjelder til kunnskap og oppleving - Om arkiv bibliotek og museum (ABM-meldingen) - tar Riksarkivaren til orde for å flytte Nordlandsdelen av Statsarkivet i Trondheim til Statsarkivet i Tromsø.

Bakgrunnen for dette er rent økonomisk da man med en slik flytting vil, ifølge Riksarkivaren, spare 20 pst. på den planlagte utvidelsen av Statsarkivet i Trondheim.

En eventuell flytting vil dele arkivdelen for Nordland i to, slik at de som bruker Statsarkivet i Trondheim i dag, i fremtiden må forholde seg til to statsarkiv; det i Tromsø og fortsatt det i Trondheim. Dette fordi mange arkiv, som inneholder viktige opplysninger om Nordland, fortsatt vil være å finne i Trondheim.

Nordland har siden tidenes morgen vært underlagt Trondheim administrativt, og mange arkiver kan på bakgrunn av dette ikke deles.

Siden 1997 har en utvidelse av Statsarkivet i Trondheim vært under planlegging. Romprogrammet var ferdig i 1998.

Prosjektet vurderes til å ha en kostnad på 94-116 mill. kroner. På bakgrunn av det høye kostnadsestimatet måtte prosjektet kuttes ned og det ble besluttet å flytte Nordlandsdelen til Tromsø for å få prosjektet inn under 100 mill. kroner.

Brukerne av Statsarkivet er en sammensatt gruppe. Den rommer studenter fra Det historisk-filosofiske fakultet ved NTNU, bygdebokforfattere, gårds- og slektsforskere, og andre forskere med Midt-Norge og Nordland som område.

Felles for brukerne er at de ikke har vært hørt i saken eller fått nødvendig informasjon vedrørende en eventuell flytting.

Forslagsstillerne viser til at det så langt ikke har vært mulig å skaffe tilstrekkelig dokumentasjon på hva den fysiske flyttingen vil innebære. Kostnadene ved en eventuell flytting er heller ikke tatt hensyn til når Riksarkivaren har kommet frem til en besparelse på 20 pst. for utbyggingen av Statsarkivet i Trondheim. De 20 pst. gjelder kun selve prosjektet.

Forslagsstillerne viser til at en flytting av Nordlandsdelen fra Statsarkivet i Trondheim til Statsarkivet i Tromsø er kun økonomisk begrunnet, og at mange mener dette er feil prioritering og feil begrunnelse for en flytting som rammer mange brukere av arkivet i dag. Brukerne har ikke fått uttalt seg i saken og har ikke mottatt tilstrekkelig informasjon om flyttingen.

Den fysiske flyttingen, konsekvenser og gjennomføring har ikke vært belyst eller vært utredet.

Forslagsstillerne fremmer følgende forslag:

"Stortinget ber Regjeringen avvente flyttingen av Nordlandsdelen fra Statsarkivet i Trondheim til Statsarkivet i Tromsø til alle sider av saken er belyst og konsekvensutredet."

Komiteens merknader

Komiteen, medlemmene fra Arbeiderpartiet, Eirin Faldet, Trond Giske og Torny Pedersen, fra Høyre, Afshan Rafiq, lederen Sonja Irene Sjøli og Olemic Thommessen, fra Fremskrittspartiet, Ulf Erik Knudsen og Karin S. Woldseth, fra Sosialistisk Venstreparti, Magnar Lund Bergo og May Hansen, fra Kristelig Folkeparti, Dagrun Eriksen og Ola T. Lånke og fra Senterpartiet, Ola T. Heggem, viser til at de statlige arkivene for Nordland fylke historisk sett alltid har vært en del av Statsarkivet i Trondheim. Da det på 1800-tallet for en stor del ble opprettet egne organer for Nord-Norge, ble Nordlandsarkivene fortsatt oppbevart i Trondheim. Ved Statsarkivet i Trondheim er det i tidens løp bygget opp en betydelig kunnskap og kompetanse i behandlingen og forvaltningen av disse arkivene.

Komiteen er innforstått med at en omlokalisering av Nordlandsarkivene til Tromsø har blitt vurdert bl.a. med tanke på å oppnå en mer balansert oppgavefordeling mellom de ulike statsarkivene. I Riksarkivarens begrunnelse for overflytting til Tromsø er det videre henvist til kapasitetsproblemer ved Statsarkivet i Trondheim som følge at man forvalter arkivene fra fire fylker, samt at man ser for seg en reduksjon på 20 pst. av nettoarealet ved den planlagte utbyggingen av Statsarkivet i Trondheim.

Komiteen mener imidlertid forslagsstillerne på sin side har pekt på svært viktige hensyn som må veies opp mot disse argumentene, så som hensynet til tilgjengelighet for brukerne, omkostningene ved en fremtidig deling av arkivmaterialene mellom de to aktuelle statsarkivene, og kostnadene i forbindelse med en overflytting av Nordlandsarkivene fra Trondheim til Tromsø.

Komiteen viser i denne forbindelse til brev av 18. november 2002 (vedlegg) fra den fylkeskommunale arkivinstitusjonen Arkiv i Nordland, der komiteen tilrås å gå inn for å beholde arkivdelen for Nordland ved Statsarkivet i Trondheim og at Nordland forblir en del av tjenestedistriktet til nevnte statsarkiv. Arkiv i Nordland viser til at fra et kommunikasjonssynspunkt vil flytting heller føre til dårligere tilgjengelighet til arkivmaterialet for Nordlands befolkning. Dette vil ikke minst ramme forskere tilknyttet institusjoner som Arkiv i Nordland og Høgskolen i Bodø som i dag har et aktivt historiefaglig miljø og er brukere av statlig arkivmateriale i forskningsøyemed. For disse vil arkivmateriale oppbevart i Trondheim "være mye mer tilgjengelig enn Tromsø-alternativet". Særlig uheldig ville det ifølge Arkiv i Nordland være om statlig arkivmateriale fra fylket skulle bli oppbevart både i Trondheim og Tromsø. Arkiv i Nordland gir også uttrykk for at institusjonen gjennom alle år har hatt et usedvanlig godt og fruktbart samarbeid med Statsarkivet i Trondheim om arkivfaglige spørsmål.

Komiteen har merket seg at det ikke vil bli noen direkte forskjell i betjeningskostnader enten arkivene fra Nordland betjenes fra Tromsø eller Trondheim, men at det først og fremst kreves økt samlet bemanning i Arkivverket, særlig knyttet til elektroniske arkiver og nedbygging av etterslepet når det gjelder papirbasert arkivmateriale, jf. brev fra Kirke- og kulturdepartementet datert 13. november 2002 (vedlegg). Hva angår det generelle behovet for styrking av Arkivverkets bemanning, viser komiteen til behandlingen av ABM-meldingen og forutsetter at dette følges opp etter vedtatt plan i de årlige budsjetter.

Komiteen viser til at det i Tromsø oppføres et nytt magasinbygg med kapasitet til å ta imot de fremtidige arkivene fra Nordland. Komiteen mener en avgjørelse om flytting av Nordlandsarkivene må bygge på andre argumenter. Ettersom det nye magasinbygget oppføres som integrert del av Universitet i Tromsø, vil det etter komiteens mening og utfra et overordnet statlig synspunkt og oppfatning i en ekspansjonstid for universitetet, finnes andre anvendelsesmuligheter for de overflødige magasinlokalene.

Komiteen viser til at man ved ansvarsoverføringen regner med å oppnå en reduksjon på 20 pst. av netto­arealet i forbindelse den planlagte utbyggingen av Statsarkivet i Trondheim, jf . brev fra departementet datert 31. oktober 2002 (vedlegg). Denne innsparingen er i første rekke beregnet med utgangspunkt i utbyggingsalternativet i Høgskoleveien.

Komiteens flertall, alle unntatt medlemmene fra Sosialistisk Venstreparti og Senterpartiet, finner det imidlertid riktig å peke på at Riksarkivaren ved to anledninger har vurdert en lokalisering av Statsarkivet i Trondheim til Dora, der også deler av Statsarkivet i dag er oppbevart. Flertallet konstaterer at en tilpasning av lokalene i Dora-bunkeren kombinert med etablering av en ny bygning for administrative formål og publikumsformål utenfor selve bunkeren, kan fremstå som et fullgodt alternativ til en utbygging i Høgskoleveien. Flertallet mener dette alternativet nå også åpner svært interessante perspektiver med tanke på eventuelle synergieffekter som følge av etableringen av et fremtidig ABM-senter i komplekset. Disse forholdene samt det unyttede potensiale som ligger i de svære arealene i betongbunkeren, tilsier etter flertallets mening en fornyet vurdering av Dora-alternativet. I denne sammenheng viser flertallets til brev datert 7. november 2002 fra Trondheim kommune v/ordføreren, hvor dette alternativet er nærmere omtalt (vedlegg).

På denne bakgrunn finner flertallet i forståelse med departementet ikke å tilrå overflytting av Nordlandsarkivene til Tromsø.

Komiteens medlemmer fra Sosialistisk Venstreparti og Senterpartiet mener flytting av Nordlandsarkivene ikke bør skje før saken er konsekvensutredet. Disse medlemmer mener en slik utredning bør skje før eventuell flytting av arkivene til nye lokaliteter finner sted.

Komiteens tilråding

Komiteen har for øvrig ingen merknader, viser til dokumentet og rår Stortinget til å gjøre slikt

vedtak:

Dokument nr. 8:149 (2001-2002) - forslag fra stortingsrepresentantene Christopher Stensaker, Øyvind Korsberg og Karin S. Woldseth om å avvente en eventuell flytting av Nordlandsdelen fra Statsarkivet i Trondheim til Statsarkivet i Tromsø - vedlegges protokollen.

Vedlegg 1: Brev fra Kultur- og kirkedepartementet til familie-,kultur- og administrasjonskomiteen, datert 31. oktober 2002

Dokument nr. 8:149 (2001-2002) - overføring av ansvar for arkivene i Nordland til statsarkivet i Tromsø

Vi viser til brev av 23. oktober d.å. der Kultur- og kirkedepartementet bes vurdere det foreliggende Dok. nr. 8-forslag om å avvente flytting av Nordlandsdelen fra Statsarkivet i Trondheim til Statsarkivet i Tromsø.

Departementet la frem Riksarkivarens forslag om å legge Nordland inn under Statsarkivet i Tromsø første gang i St.meld. nr. 22 (1999-2000) Kjelder til kunnskap og oppleving. Ved Stortingets behandling av meldingen ble dette ikke kommentert. Stortinget hadde heller ingen merknader til forslaget da departementet gav klarsignal til overføringen i St.prp. nr. 1 (2001-2002). Kulturministeren har også besvart spørsmål om saken i den ordinære spørretime 13. mars d.å.

Bakgrunnen for den planlagte overføringen av ansvaret for arkiver fra Nordland fra Statsarkivet i Trondheim til Statsarkivet i Tromsø knytter seg til flere forhold. For det første er Statsarkivet i Trondheim i dag det tyngst belastede statsarkivet, da embetsdistriktet i tillegg til Nordland omfatter de to Trøndelagsfylkene og Møre og Romsdal. Overføring av ansvaret for Nordland til Statsarkivet i Tromsø vil skape en bedre balanse med hensyn til oppgaver og en bedre utnyttelse av etatens ressurser i Nord- og Midt-Norge. Ansvarsoverføringen vil blant annet innebære at det er Statsarkivet i Tromsø som i fremtiden vil utføre de viktige oppgavene med å føre tilsyn med statsforvaltningen i Nordlands løpende arkivdanning og gi råd og veiledning i forhold til gjeldende lovgivning. Kapasitetsproblemer ved Statsarkivet i Trondheim har gjort at dette arbeidet tidligere ikke har vært tilfredsstillende gjennomført for Nordland.

Overføringen vil dessuten vesentlig lette arbeidet med å redusere det store avleveringsetterslepet ved Statsarkivet i Trondheim og sikre at arkivene fra Nordland på en best mulig måte blir bevart og gjort tilgjengelig for ettertiden.

En annen viktig grunn er at man med ansvarsoverføringen oppnår en reduksjon på 20 prosent av nettoarealet i forbindelse med den planlagte utbyggingen av Statsarkivet i Trondheim. Dette henger sammen med at man reduserer magasinbehovet når denne enheten ikke lenger skal omfatte de tidligere avleverte og fremtidige avleveringene av arkivmateriale fra Nordland. I Tromsø derimot står et utvidet magasinbygg klart som har kapasitet til å dekke avleveringsbehovet for de tre nordligste fylker de neste 20-25 år fremover.

Når det gjelder konsekvensene for brukerne av Nordlandsarkivene føler Riksarkivaren seg trygg på at deres behov vil tas godt vare på, både ved innlån av originaldokumenter fra Statsarkivet i Tromsø og ved mikrofilmede og digitaliserte dokumenter. De viktigste arkivene som blant annet har materiale fra Nordland, og som blir igjen i Trondheim vil bli prioritert til mikrofilming. Dette gjelder først og fremst biskopens arkiver frem til 1800 og arkivene etter stiftsamtet frem til midt på 1800-tallet. Likeledes vil en fortsette programmet med mikrofilming av blant annet tinglysningsmateriale og kirkebøker som vil befinne seg i Tromsø. Mikrofilming og digitalisering av arkivmateriale vil i fremtiden være en prioritert oppgave for å lette tilgjengeligheten ytterligere, slik at oppbevaringssted for originaldokumentene etter hvert blir av mindre betydning. Riksarkivaren understreker at mikrofilmede arkivserier omfatter hele materialet og ikke bare registrene og oversikter, som oppgitt i Dok. nr. 8-forslaget.

En skal heller ikke underslå den forskningsmessig positive betydningen av overføringen av Nordlandsarkivene til Tromsø, ved at ny viktig forskning vil utløses og forskningspotensialet i tilknytning til arkivene bedre vil kunne utnyttes. Også ved Universitetet i Tromsø finnes det et meget kompetent miljø, ikke minst når det gjelder nordnorsk historie og lokalhistorie i Nordland.

Nordland fylke har riktignok, sammen med resten av Nord-Norge, administrativt lenge vært underlagt overordnete instanser med tilhold i Trondheim, men allerede på 1800-tallet ble det for en stor del opprettet egne organer for Nord-Norge. På denne bakgrunn har det lenge vært naturlig å overføre også arkivansvaret til Nord-Norge.

Når det gjelder den fysiske flyttingen av ca. 4000 hyllemeter arkivmateriale fra Trondheim til Tromsø, har Arkivverket både god erfaring fra tilsvarende arkivflyttinger og kompetanse til å gjennomføre dette på en forsvarlig måte. Flyttingen skal gjennomføres i løpet av høsten 2003 og vil bli grundig planlagt.

Vedlegg 2: Brev fra Trondheim kommune v/ordførerAnne Kathrine Slungård til familie-, kultur- og administrasjonskomiteen, datert 7. november 2002

Arkivsenter Trondheim

Stortingets kulturkomite behandler i høst i to sammenhenger spørsmål som berører Statsarkivet i Trondheim, og som samtidig har betydning for byutviklingen i Trondheim:

• 1. Forslaget til statsbudsjett for 2003.

• 2. Dokument nr. 8:149 (2201-2002), forslag fra stortingsrepresentantene Christopher Stensaker, Øyvind Korsberg og Karin S. Woldseth om å avvente en eventuell flytting av nordlandsdelen fra statsarkivet i Trondheim til statsarkivet i Tromsø.

Det fremgår av budsjettproposisjonen at planleggingen av renovering og utvidelse av Statsarkivet i Trondheim er igangsatt. Det fremgår ikke hva denne "renovering og utvidelse" går ut på. I dag er nemlig Statsarkivet i Trondheim fordelt på to steder, Høyskoleveien og Dora. Siste gang Stortinget behandlet dette spørsmål, i Innst. S. nr. 46 (for 2000-2001), uttalte en enstemmig kulturkomite:

"Dora ligger etter den senere byutvikling også svært sentralt i byen og bør fortsatt kunne vurderes som aktuell i en fremtidig arkivsammenheng ".

Etter at denne innstilling ble avgitt og behandlet i Stortinget fremstår Dora som enda mer attraktiv for et samlet statsarkiv for Midt-Norge. Det skyldes en rekke forhold:

• – Dette bevaringsverdige krigsminne fremstår i stigende grad som ideelt for arkivformål, med mulighet for videre utvikling av beslektet museums- og bibliotekaktivitet (ABM). Det er ellers bare kostbare fjellanlegg som kan fremvise tilsvarende klimatisering og sikkerhet.

• – Stadig flere arkiver flyttes nå inn i Dora, senest Byarkivet for Trondheim, og arkivene gjøres samtidig enklere tilgjengelig for publikum. Dora er allerede langt på vei det regionale arkivsenter, som også kan utvides til å håndtere nasjonale oppgaver. Denne samling av ulike arkiver og kulturklenodier gir også en god samordningseffekt.

• – Byutviklingen i Trondheim har medført at Dora nå har en mer sentrumsnær plassering enn den gamle statsarkivbygningen. En samling av statsarkivet her vil være bedre tilpasset byplanleggingen enn en utvidelse i Høyskoleveien, hvor annen anvendelse kan være mer aktuell.

• – Reguleringsplanen gir muligheter for å supplere med et kostnadseffektivt nybygg i tilknytning til Dora, med kontorer, lesesaler og andre publikumsarealer.

På denne bakgrunn er Trondheim kommune enig med forslagsstillerne i at det er riktig å avvente eventuell flytting av nordlandsdelen fra Statsarkivet i Trondheim til Tromsø til alle sider av saken er belyst og konsekvensutredet. Samtidig er det på tide å gi arbeidet med samling av Statsarkivet i Trondheim høy prioritet, slik at også Trondheim kommune får avklart dette spørsmålet som påvirker den videre byplanleggingen. En samling av statsarkivet på Dora vil etter hva vi forstår neppe medføre høyere kostnader enn den reelle pris ved dagens delte løsning.

Kopi: Kulturdepartementet og sør-trøndelagsbenken på Stortinget

Vedlegg 3: Brev fra Kultur- og kirkedepartementet til familie-,kultur- og administrasjonskomiteen, datert 13. november 2002

Spørsmål i forbindelse med dokument nr. 8 (2001-2002) om eventuell flytting av nordlandsdelen fra statsarkivet i Trondheim til statsarkivet i Tromsø

Vi viser til brev av 5. november 2002 med fem spørsmål med utgangspunkt i ovennevnte sak.

Spørsmål 1

Det vises til arbeidet med å samle virksomheten til statsarkivet i Trondheim i et modernisert bygg, og komiteens merknader om alternativer som forutsettes vurdert, jfr. Innst. S. nr. 46 (20012002). Hvor langt har departementet kommet i disse vurderingene, og kan det antydes en tidsplan for det videre arbeid ?

Svar

Komiteens merknad i Innst. S. nr. 46 (2001-2002) om u-båtbunkeren Dora som mulig utbyggingsalternativ for Statsarkivet i Trondheim tok departementet opp med Riksarkivaren i brev av 5. januar 2001. Vi bad Riksarkivaren vurdere komitemerknaden, herunder om den burde føre til endringer eller justeringer i foreliggende utbyggingsplaner, eventuelt om det var andre forhold som var relevante å trekke fram når det gjaldt komiteens påpekning av de "unike muligheter for oppbevaring av sårbart materiale som i dag finnes i Dora-bunkeren".

Riksarkivaren svarte 26. januar 2001 at det viktigste var at Statsarkivet i Trondheim snarest mulig ble samlet på ett sted, og at institusjonen fikk tilhold i en tidsmessig og fremtidsrettet bygning. Det hadde etter Riksarkivarens vurdering ikke skjedd noen endringer som tilsa at de foreliggende utbyggingsplaner ble endret. Riksarkivaren uttalte videre bl.a.:

"Komiteen har i sin merknad fokusert på oppbevaring av arkivmateriale. Et statsarkiv skal imidlertid også huse en god del andre funksjoner, bl.a. kontorer for ansatte, lesesal for publikum etc. For en institusjon av statsarkivets størrelse er det verken ønskelig eller praktisk mulig å etablere disse inne i bunkeren. En etablering på Dora forutsetter derfor at det bygges en ny bygning for administrative formål og publikumsformål utenfor selve bunkeren."

Når det gjaldt Doras egenskaper som arkivmagasin, uttalte Riksarkivaren:

"Statsarkivet i Trondheim har [...] gode erfaringer med [Dora-bunkeren som arkivmagasin], men vil samtidig påpeke at lokalene slik de er nå, for eksempel ikke tilfredsstiller arkivforskriftens krav til inneklima. Departementet vil være kjent med at vi ved bygging av nye magasinbygg har lagt vekt på alminnelig bygningssikkerhet, god brannsikkerhet samt sikkerhet mot innbrudd og vannskader. Vi prioriterer også å skape gode klimatiske forhold for arkivmaterialet Det spesielle ved Dora er de muligheter den gir for fysisk sikring av arkivmateriale i forhold til ytre trusler. For alle de andre aspektene kan det oppnås tilfredsstillende forhold i Dora, men i den sammenheng er den på ingen måte unik. Vi vil også påpeke at Dora-bunkeren er meget stor og at en som leietaker der ikke har full kontroll med hva slags virksomhet andre leietakere har i sine lokaler. Det kan ha negative konsekvenser for den totale brannsikkerheten, (...)."

Riksarkivaren nevnte også ulike ulemper ved Dora-alternativets beliggenhet, og konkluderte med å fastholde utbyggingsalternativet i Høgskoleveien.

Etter dette trakk departementet på nytt den konklusjon at utbyggingen i Trondheim bør gjennomføres ved utvidelse og rehabilitering av statsarkivets nåværende anlegg i Høgskoleveien. I forslaget til statsbudsjett for 2002, jf. St.prp. nr. 1 (2001-2002) s. 126, gav departementet også Riksarkivaren klarsignal til å forberede en overføring av ansvaret for arkivene etter statlig forvaltning i Nordland fylke fra Statsarkivet i Trondheim til Statsarkivet i Trondheim, for øvrig i samsvar med det som var varslet i St.meld. nr. 22 (19002000), den såkalte abm-meldingen.

Etter dette har departementet ikke arbeidet videre med å vurdere andre utbyggingsalternativer for Statsarkivet i Tronheim enn prosjektet i Høgskoleveien.

På bakgrunn av de spørsmål vi nå har mottatt fra komiteen, har vi på nytt forelagt saken for Riksarkivaren. Med utgangspunkt bl.a. i Riksarkivarens vurderinger i notat av 11. november 2002, vil vi nedenfor besvare komiteens øvrige spørsmål.

Spørsmål 2

Som kjent oppbevarer Statsarkivet i Trondheim i dag betydelige materialer i Dora I. Hvilke muligheter foreligger i dag, bl.a. regulerings- og kapasitetsmessig for å samle Statsarkivet i Dora?

Svar

Departementet vil først gjøre oppmerksom på at Riksarkivaren allerede i 197 henvendte seg til departementet og bad om tillatelse til å arbeide videre med å utrede Dora-alternativet, "med sikte på å etablere Statsarkivet i Trondheim i tilknytning til Dora". Riksarkivaren konkluderte den gang med at denne løsningen ville være å foretrekke. Det er de grundigere utredninger som senere er gjennomført, som har ledet til en annen konklusjon, en konklusjon som ble meddelt departementet i oktober 1998, sammen med en omfattende sammenlignende vurdering av de to aktuelle alternativene.

Dette understreker etter departementets vurdering at det er rent saklige grunner som gjør at Riksarkivaren har valgt å anbefale utbygging i Høgskoleveien - framfor et alternativ som han opprinnelig var svært tiltrukket av.

Da Riksarkivaren i 1998 konkluderte med å velge alternativet i Høgskoleveien, ble det lagt vekt på følgende forhold:

• – at tomta har plass til nødvendige bygningsmessige utvidelser

• – at gjennomført skisseprosjekt viste at det er fullt mulig å få til en god og framtidsrettet løsning i kombinasjon mellom eksisterende renovert bygg og nybygg, noe seinere prosjektering har underbygd

• – at Statsarkivet i Høgskoleveien har en kjent og sentral plassering i et etablert distrikt

• – at de årlige leiekostnadene ved utvidelse og rehabilitering av eksisterende anlegg ble estimert til å være på samme nivå som ved en etablering i tilknytning til Dora.

Utredningen som Riksarkivaren bygde sin konklusjon på, viste samtidig at det teknisk og praktisk ville være mulig å etablere statsarkivet i tilknytning til Dora. Riksarkivaren kjenner heller ikke i dag til at det reguleringsmessig skulle være noe som er til hinder for en slik etablering, men nevner at NSBs godsterminal visstnok vil være i området fremdeles.

Riksarkivaren skriver videre i sitt notat av 11. novem­ber 2002:

"Isolert sett er det i det eksisterende Dora arealer nok til å dekke statsarkivets magasinbehov. Men det er ikke dekning for å hevde at lokalene er ideelle for arkivformål. For at statsarkivet i sin helhet med alle dets funksjoner skal kunne samles på Dora, må det bygges en ny, egen administrasjons- og publikumsbygning i tilknytning til bunkeren. Statsarkivets nåværende magasiner i bunkeren må flyttes og lokaliseres inntil administrasjons- og publikumsdelen. Det vil sannsynligvis innebære at andre leietakere må flyttes internt eller eventuelt flytte ut av Dora.

Dora er i dag ikke utstyrt med et tilfredsstillende ventilasjons- og klimaanlegg, og magasinhallene tilfredsstiller bl.a. ikke de klimakrav som stilles til langtidsoppbevaring av arkiver i slike rom. Det er i perioder for høy luftfuktighet der, og variasjonene i temperatur og fuktighet gjennom året er for store. Dora kan således ikke tas i bruk som permanent arkivmagasin for statsarkivet uten at det blir installert et fullverdig ventilasjons- og klimaanlegg som sikrer stabilt klima i disse rommene. Det er også problemer med støv og rustpartikler i de rommene som statsarkivet nå leier. Annen bygningsmessig rehabilitering av rommene vil derfor også være nødvendig.

Statsarkivet oppbevarer i dag ca. 13 000 hyllemeter arkivsaker i Dora. Ettersom arkivlokalene ikke tilfredsstiller arkivforskriftens krav til bl.a. stabilt klima, har dette i lang tid vært en kilde til bekymring for Riksarkivaren. Heller ikke magasinlokalene i Høgskoleveien er forskriftsmessig i henhold til de krav som arkivforskriften stiller. Høgskoleveien som sådan drives i dag på dispensasjon også i forhold til brannforskriftene. Det er derfor tvingende nødvendig raskt å komme i gang med en utbygging av fullverdige arkivmagasiner for statsarkivet i Høgskoleveien."

Spørsmål 3

Det er kommet signaler om at det foreligger ønsker/planer om etablering av et abm-senter forankret på Dora, eller eventuelt annen lokalisering i Trondheim? I hvilken grad vil lokalisering av statsarkivet i sammenhengen kunne ha betydning for utviklingen av et slikt senter?

Svar

Departementet har erfart at det skal foreligge visse planer i den retning som nevnes i spørsmålet, men vi har ikke fått noen annen skriftlig henvendelse om dette enn den nettopp mottatte kopi av Trondheims kommunes brev av 7. november 2002 stilet til Stortingets kulturkomite. Heller ikke Riksarkivaren skal tidligere ha mottatt nærmere informasjon om dette.

Som direkte svar på komiteen spørsmål gjengir vi følgende fra Riksarkivarens notat av 11. november 2002:

"Forutsatt at magasinarealet i Dora bygges om slik at de imøtekommer gjeldende krav om stabil luftfuktighet og temperatur, vil det selvsagt kunne tenkes at det er teknisk grunnlag for å utvikle en etablering av abm-relaterte institusjoner - et abm-senter - på Dora. Om dette vil vise seg å være interessant for kommunale/fylkeskommunale og private arkiveiere og for museer og bibliotek, gjenstår å se. Et abm-senter kan utvikles uavhengig av om statsarkivet lokaliseres til det samme stedet. Riksarkivaren er ikke kjent med at det er planer om å flytte større museer og bibliotek i Trondheim til ett sted, for eksempel Dora. Bortsett fra Trondheim byarkiv bruker museer og biblioteker Dora bare som fjernmagasin, uten betjening av publikum."

Spørsmål 4

Hva vil forflytning av 4000 hyllemeter arkivmateriale fra Trondheim til Tromsø anslagsvis koste?

Svar

Flyttingen av 4 000 hyllemeter arkivmateriale innebærer en engangskostnad på anslagsvis 1 mill. kroner. Kostnaden vil etter forutsetningen bli fordelt på budsjettårene 2003 og 2004.

Departementet mener at denne engangskostnaden er beskjeden sammenliknet med de muligheter til bedre samlet ressursutnyttelse som flytteoperasjonen vil gi, jf. i den sammenheng også svaret på spørsmål 5. Uten en slik flytting vil behovet for ytterligere utbygging av magasinkapasiteten i Trondheim komme tidligere enn det som ellers blir nødvendig.

I denne sammenhengen og for fullstendighetens skyld må vi nevne at de nye kostnadsberegninger som nylig er gjort i forbindelse med bearbeidelse av byggeprogrammet, er høyere enn det som ble lagt til grunn i skisseprosjektet. Man har derfor valgt å redusere arealet ytterligere i tillegg til den reduksjon som er muliggjort gjennom overføringen av Nordlands-arkivene til Tromsø, og som det tidligere er opplyst om. Den ytterligere reduksjon er gjort for å holde prosjektet innenfor en kostnadsramme som gjør det mulig å realisere utbyggingen uten ytterligere utsettelser. Det magasinareal som nå ligger inne i prosjektet, vil derfor dekke beregnet behov for en periode på ca. 10 år. Hvis Statsarkivet i Trondheim fortsatt skulle huse arkivene fra Nordland, ville denne perioden bli ytterligere forkortet.

Uten den forutsatte overføringen vil dessuten store magasinarealer i Tromsø bli stående tomme lenger enn nødvendig. På bakgrunn av de forutsetninger som tidligere er lagt til grunn, herunder omtale i tidligere stortingsdokumenter, er man allerede godt i gang med å planlegge overføringen til Tromsø.

Spørsmål 5

1 brev av 31.10.2002 fra kulturministeren er det opplyst at det i Tromsø står et utvidet magasinbygg klart som kan dekke avleveringsbehovet for de tre nordligste fylker de neste 20-25 år fremover. Hva vil en ekstra bemanning i Tromsø for å betjene det utvidede materialet koste i forhold til tilsvarende utvidelse om Nordlandsarkivet skulle forbli i Trondheim.

Svar

Det vil ikke bli noen direkte forskjell i betjeningskostnader enten arkivene fra Nordland betjenes fra Tromsø eller Trondheim. Men det er i abm-meldingen gjort rede for at det kreves økt samlet bemanning i Arkivverket, særlig knyttet til elektroniske arkiver og for å nedbygge etterslepet av avleveringsmodent papirbasert arkivmateriale. Overføringen av Nordlands-arkivene fra Trondheim til Tromsø vil først og fremst ha betydning for fordelingen av den fremtidige bemanningen de to statsarkivene imellom.

Riksarkivaren legger til grunn at selve publikumsbetjeningen knyttet til de 4 000 hyllemeter arkiver som sendes til Tromsø, ikke vil kreve ekstern tilførsel av bemanning der. Riksarkivaren legger også til grunn at Statsarkivet i Tromsø har nok ressurser i 2003 til å gjennomføre arkivflyttingen i samarbeid med den ekspertise som finnes i Riksarkivet og i Statsarkivet i Trondheim. Riksarkivaren understreker at den økte bemanningen som på sikt likevel er planlagt å komme i Tromsø, hovedsakelig skal arbeide direkte overfor statsforvaltningen i Nordland, med inspeksjon, veiledning, kassasjonsbehandling og mottak av avleveringsmodne arkiver. Det er hensynet til å mestre denne situasjonen som for Riksarkivaren framstår som den viktigste grunnen til flyttingen.

Når Statsarkivet i Trondheim får redusert sin omfattende ansvarsbyrde, vil noe ressurser kunne frigjøres og i stedet settes inn i kvalitetsforbedring av de arkivtjenestene som både publikum og forvaltningen er avhengig av i Trøndelag og Møre og Romsdal. Det gjelder også arbeidet med avleveringsetterslepet for de tre gjenværende fylkene, som ved siste årsskifte var på mellom 4 000 og 4 500 hyllemeter.

Riksarkivaren understreker at flyttingen av de statlige arkivene for Nordland fra Trondheim til Tromsø, først og fremst har som siktemål å oppnå en bedre arbeids- og ansvarsdeling mellom de to statsarkivarene. En ny ansvarsfordeling vil gi bedre tjenester fra Arkivverkets side til forvaltningen i Nordland både når det gjelder eldre arkiver, og når det gjelder moderne elektroniske arkiv. Statsarkivet i Trondheim er det statsarkivet i landet som er mest på etterskudd med å ta imot arkivene fra statlige organer i fylkene. I Nordland befinner det seg mellom 1 500 og 2 000 hyllemeter arkiver som skulle vært overført til statsarkivet, i tillegg til de 4 000 som alt er der.

Konklusjon

På bakgrunn av både tidligere vurderinger og den nye gjennomgang som komiteens spørsmål har foranlediget, finner departementet all grunn til å fastholde tidligere konklusjoner, både med hensyn til ansvarsoverføringen mellom de to statsarkivene og valget av utbyggingsalternativ for Statsarkivet i Trondheim.

Vedlegg 4: E-post fra Arkiv i Nordland v/leder SveinFygle til familie-, kultur- og administrasjonskomiteen, datert 18. november 2002

Ad overføring av statlige arkivsaker for Nordland til Statsarkivet i Tromsø

Arkiv i Nordland er kjent med formuleringen i St.meld. nr. 22 - Kjelder til kunnskap og oppleving: "Heilt nyleg har Riksarkivaren teke til orde for å redusere tenestedistriktet til Statsarkivet i Trondheim ved å leggja Nordland under Statsarkivet i Tromsø" (s. 131). Vi er videre kjent med at denne saken skal behandles politisk i Familie-, kultur- og administrasjonskomiteen. Arkiv i Nordland tilrår i den forbindelse at de statlige arkivsakene for Nordland blir værende på Statsarkivet i Trondheim, og at altså Nordland forblir en del av tjenestedistriktet til nevnte statsarkiv. Vi begrunner denne tilrådingen med følgende momenter:

• 1. Nordland er ikke tjent med å bli overført fra Trondheim til Tromsø statsarkivdistrikt. Sett ut fra et kommunikasjonssynspunkt vil tilgjengeligheten til arkivmaterialet for Nordlands befolkning ikke bli bedre, snarere tvert imot.

• 2. Det verste som kan skje er at noe statlig arkivmateriale blir liggende i Trondheim og noe blir overført til Tromsø. Oppbevaring av arkivmateriale på to steder vil påføre brukerne av arkivmateriale store og unødvendige kostnader i forbindelse med reise og opphold.

• 3. Høgskolen i Bodø (HiB) har i dag et aktivt historiefaglig miljø (grunnfag og mellomfagstillegg i historie). I tillegg huser HiB den fylkeskommunale arkivinstitusjonen Arkiv i Nordland som har flere ansatte med høy historiefaglig kompetanse. Trolig vil HiB i løpet av få år få status som universitet og dermed også tillatelse til å gi utdannelse på bachelor- og mastergradsnivå, også innen historiefaget. Bruk av statlig arkivmateriale i forskningsøyemed vil da være særdeles aktuelt. Og igjen: Arkivmateriale oppbevart i Trondheim vil være mye mer tilgjengelig enn Tromsø-alternativet.

• 4. Til sist vil vi gi uttrykk for at Arkiv i Nordland (tidligere Nordlandsarkivet) gjennom alle år har hatt et usedvanlig godt og fruktbart samarbeid med Statsarkivet i Trondheim om arkivfaglige spørsmål.

Oslo, i familie-, kultur- og administrasjonskomiteen, den 21. november 2002