Til Stortinget

1. Innledning

Universitets- og høgskolesektorens kjøp av varer og tjenester i 1998 var på 2,1 mrd. kroner, ca. 25 pst. av virksomhetenes totale driftsutgifter.

Riksrevisjonen har tidligere hatt antegnelser til innkjøpsvirksomheten i universitets- og høgskolesektoren, jf. bl.a. Dokument nr. 1 (1999-2000).

Formålet med undersøkelsen har vært å kartlegge om forutsetningene for en effektiv innkjøpsfunksjon i universitets- og høgskolesektoren er til stede, og om sektoren på denne måten er med på å sikre en effektiv bruk av offentlige ressurser.

2. Oppsummering av undersøkelsen

Undersøkelsen omfatter fire universiteter og trettifire høgskoler.

Mål og strategier for innkjøpsfunksjonen

Undersøkelsen viser at 74 pst. av virksomhetene ikke har utarbeidet mål for innkjøpsfunksjonen. Av de virksomhetene som har satt seg mål, er det kun to virksomheter som kan vise til konkrete mål for besparelser i denne funksjonen.

I hvilken grad det kan forventes at virksomhetene utarbeider og formulerer mål for innkjøpsfunksjonen, vil avhenge både av type virksomhet og innkjøpsvolum. For de større virksomhetene er innkjøpsvolumet så stort at det å fastsette mål vil være et viktig hjelpemiddel for å oppnå kostnadsbesparelser på innkjøpsområdet.

Oversikt, retningslinjer og rutiner

Uten god oversikt over innkjøpsarbeidet og hvor mye ressurser som brukes til innkjøp, vil det være vanskelig å formulere presise mål. Undersøkelsen viser at 42 pst. av virksomhetene ikke har skriftlige rutiner for tildeling av innkjøpsfullmakter. Kun et fåtall av virksomhetene stiller kompetansekrav ved delegering av bestillingsrett.

En effektiv innkjøpsfunksjon kjennetegnes ved at det er utviklet gode retningslinjer og rutiner for innkjøpsarbeidet. Undersøkelsen har avdekket svakheter i virksomhetenes retningslinjer og rutiner. Et flertall av virksomhetene har ikke utarbeidet rutiner for registrering av bestilling og leveransekontroll, mens 48 pst. ikke har skriftlige rutiner for kontroll av faktura mot levering.

Konkurranse

Det er undersøkt om de tre store utgiftspostene elektrisk kraft, reisebyråtjenester og tidsskrifter, som til sammen utgjorde 581 mill. kroner av virksomhetenes utgifter i 1997, blir satt ut på konkurranse. Undersøkelsen viser at over 31 pst. av virksomhetene ikke har utnyttet konkurransen i markedet ved kjøp av disse tjenestene. Flere av virksomhetene har også inngått nye innkjøpsavtaler med leverandører uten at det har vært gjennomført anbudsrunder.

Andre virkemidler

De fleste av de store virksomhetene har etablert et innkjøpssamarbeid, mens bare tre av de små høgskolene har et slikt samarbeid med andre. Innkjøpssamarbeid kan bidra til en reduksjon i administrativ ressursbruk, lavere priser og bedre kvalitet på varer eller tjenester.

Virksomhetene benytter seg i varierende grad av rammeavtaler. Flere virksomheter anvender rammeavtaler som et utgangspunkt for å forhandle fram egne avtaler. Egne avtaler åpner foruten å oppnå bedre pris- eller kvalitetsbetingelser, også for muligheten til å tilpasse omfang og innhold i avtalen til virksomhetens særegenheter og behov. Omfanget av egne avtaler bør balanseres mot kostnaden av egen innsats.

Virksomhetene bør arbeide for at avtalelojaliteten er høyest mulig.

3. Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementets kommentarer

Departementet merker seg Riksrevisjonens funn og er enig i at det vil være et viktig hjelpemiddel for å oppnå bedre effektivitet og kostnadsbesparelser at den enkelte institusjon setter seg konkrete mål.

Departementet er enig i at en effektiv innkjøpsfunksjon må bygge på gode retningslinjer og rutiner for innkjøpsarbeidet. Departementet refererer til departementets hovedinstruks om økonomiforvaltning ved institusjonene i universitets- og høgskolesektoren, der det går fram at det skal utarbeides egne retningslinjer og kontrollfunksjoner for kjøp av varer og tjenester. Departementet forutsetter at institusjonene utformer regler for behandling og kontroll av utbetalingsdokumenter og opplyser at retningslinjer og kontrollfunksjoner for kjøp av varer og tjenester er et punkt i en undersøkelse departementet nå gjennomfører ved et utvalg institusjoner i sektoren.

Departementet tar sikte på å drøfte resultatene fra Riksrevisjonens undersøkelse med institusjonene i de årlige etatsstyringsmøtene. Departementet vil da spesielt ta opp fordelene ved innkjøpssamarbeid og rammeavtaler med de små institusjonene. I lys av de resultatene som nå foreligger, finner departementet det riktig å vurdere en ytterligere vektlegging av innkjøpsfunksjonen i det ordinære ettersynsprogrammet i sektoren. Departementet sier seg enig i at en effektiv og vel fungerende innkjøpsfunksjon vil være viktig for å utnytte resurssene i sektoren best mulig.

4. Riksrevisjonens bemerkninger

Det synes å være enighet mellom departementet og Riksrevisjonen om at det er svakheter i innkjøpsvirksomheten i universitets- og høgskolesektoren, og at en effektiv og velfungerende innkjøpsfunksjon er viktig for å utnytte ressursene i sektoren best mulig. Departementet sier seg enig i at konkrete målsettinger vil være et viktig hjelpemiddel for å oppnå bedre effektivitet og kostnadsbesparelser.

Riksrevisjonen ser positivt på at departementet vil drøfte resultatene fra undersøkelsen med institusjonene i de årlige etatsstyringsmøtene, og spesielt ta opp fordelene ved innkjøpssamarbeid og rammeavtaler med de små institusjonene.

Riksrevisjonen understreker at det krever en betydelig innsats å følge opp de svakhetene som er avdekket, og stiller spørsmål ved om de tiltakene departementet varsler vil være tilstrekkelige.

5. Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementets svar

"Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet vil innledningsvis bemerke at Riksrevisjonen gjennom denne undersøkelsen har gitt departementet en nyttig innsikt i innkjøpsfunksjonen ved institusjonene i universitets- og høgskolesektoren. Undersøkelsen avdekker områder hvor det er behov for tiltak og økt oppmerksomhet. Departementet har merket seg at undersøkelsen viser betydelige variasjoner mellom institusjonene i sektoren med hensyn til hvordan innkjøpsfunksjonen er innrettet og fungerer, og den indikerer etter departementets syn at de store institusjonene gjennomgående har høyere oppmerksomhet og kvalitet på innkjøpsfunksjonen vurdert ut fra de kriterier Riksrevisjonen har brukt i undersøkelsen. Departementet mener at materialet i undersøkelsen også gir bud om at også mindre institusjoner er klar over betydningen av en effektiv innkjøpsfunksjon, og at flere institusjoner nå utnytter konkurransen i markedet og inngår rammeavtaler for å oppnå kostnadsbesparelser.

Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet må si seg enig i at undersøkelsen viser at det i universitets- og høgskolesektoren som sådan rettes for liten oppmerksomhet mot effektivisering av innkjøpsarbeidet, men den gir etter departementets mening et mer nyansert bilde av innkjøpsfunksjonen i universitets- og høgskolesektoren når man alternativt velger å vekte tallmaterialet i undersøkelsen etter vesentlighet og størrelsen på institusjonene enn hovedkonklusjonene gir inntrykk av.

Institusjonene i universitets- og høgskolesektoren har ulike utgangspunkt og forutsetninger for selv å kunne gjennomføre forbedringer av innkjøpsfunksjonen, og det vil derfor som nevnt være behov for ulike typer tiltak i sektoren. Departementet har tidligere gjort rede for de initiativ som vil bli tatt for å tilskynde en forbedring av innkjøpsfunksjonen i sektoren, og er enig i at det kreves en betydelig innsats for å rette opp de svakheter som undersøkelsen har avdekket. Departementet vil derfor vurdere hvilke ytterligere tiltak som kan være aktuelle når materialet i undersøkelsen sammenholdes med resultatene fra gjennomgangen med institusjonene."

6. Riksrevisjonens uttalelse

Resultatene fra undersøkelsen viser at det i universitets- og høgskolesektoren som sådan rettes for liten oppmerksomhet mot effektivisering av innkjøpsarbeidet. De virksomheter som har viet innkjøpsfunksjonen størst oppmerksomhet, opplyser at de har oppnådd besparelser.

Riksrevisjonen har merket seg at departementet mener undersøkelsen har gitt nyttig innsikt i innkjøpsfunksjonen ved institusjonene i universitets- og høgskolesektoren, og at undersøkelsen har avdekket områder hvor det er behov for tiltak og økt oppmerksomhet. Riksrevisjonen ser det som positivt at departementet følger opp med tiltak som kan sikre en mer effektiv innkjøpsfunksjon, og dermed bidrar til en best mulig utnyttelse av sektorens ressurser.

Saken sendes Stortinget.

7. Komiteens merknader

Komiteen, medlemmene fra Arbeiderpartiet, Sigurd Grytten, Inger Lise Husøy, Laila Kaland og lederen Gunnar Skaug, fra Kristelig Folkeparti, Odd Holten og Kari Økland, fra Fremskrittspartiet, Carl I. Hagen og Vidar Kleppe, fra Høyre, Svein Ludvigsen, og fra Sosialistisk Venstreparti, Kristin Halvorsen, viser til Riksrevisjonens undersøkelse av innkjøpsvirksomheten i universitets- og høgskolesektoren, og Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet sine kommentarer og svar. Komiteen viser til at undersøkelsen har avdekket svakheter i virksomhetenes retningslinjer og rutiner knyttet til innkjøpsvirksomheten, og at virksomhetene kunne ha spart betydelige beløp dersom rutinene hadde vært bedre.

Komiteen har merket seg at departementet er enig i at det kreves en betydelig innsats for å rette opp de svakheter som undersøkelsen har avdekket, og at departementet derfor vil vurdere hvilke ytterligere tiltak som kan være aktuelle når materialet i undersøkelsen sammenholdes med resultatene fra gjennomgangen med institusjonene.

Komiteen viser til at det er enighet mellom departementet og Riksrevisjonen om at det er svakheter i innkjøpsvirksomheten i universitets- og høgskolesektoren, og at en effektiv og velfungerende innkjøpsfunksjon er viktig for å utnytte ressursene i sektoren best mulig. Komiteen viser videre til at departementet sier seg også enig i at konkrete målsettinger vil være et viktig hjelpemiddel for å oppnå bedre effektivitet og kostnadsbesparelser.

Komiteen merker seg at Riksrevisjonen ser positivt på at departementet vil drøfte resultatene fra undersøkelsen med institusjonene i de årlige etatsstyringsmøtene, og spesielt ta opp fordelene ved innkjøpssamarbeid og rammeavtaler med de små institusjonene.

Komiteen forutsetter at departementet følger opp de svakheter Riksrevisjonen har avdekket i sin undersøkelse av innkjøpsvirksomheten i universitets- og høgskolesektoren, og ser til at innkjøpsrutinene nå bedres.

8. Komiteens tilråding

Komiteen viser til dokumentet og det som står foran og rår Stortinget til å gjøre slikt

vedtak:

Dokument nr. 3:3 (2000-2001) - Innstilling fra kontroll- og konstitusjonskomiteen om Riksrevisjonens undersøkelse av innkjøpsvirksomheten i universitets- og høgskolesektoren - vedlegges protokollen.

Oslo, i kontroll- og konstitusjonskomiteen, den 13. februar 2001