Vedlegg 2: Brev fra Finans- og tolldepartementet v/statsråden til Riksrevisjonen, datert 3. desember 1999
Det vises til Riksrevisjonens brev av 3.9.1999. Videre vises det til møte i Riksrevisjonen 2.11.1999 mellom bl.a. revisjonsråd Bjørg Selås og finansråd Tore Eriksen.
I brevet peker Riksrevisjonen bl.a. på at det i antegnelsene til statsregnskapet for 1998 er tatt opp mange saker som omhandler til dels betydelig svikt i rutiner for regnskapsføring og økonomiforvaltning i departementene og i underliggende virksomheter. De påpekte forholdene er etter Riksrevisjonens oppfatning så alvorlige at de må følges opp generelt på overordnet nivå i forvaltningen.
Riksrevisjonen har sendt et likelydende brev til Statsministerens kontor. I forståelse med Statsministerens kontor besvares brevet av Finansdepartementet.
Finansdepartementet deler Riksrevisjonens vurdering om at det er behov for ytterligere tiltak på de områdene som er påpekt i brevet (jf. også omtale i Gul bok 2000, pkt. 7.1.1). Departementet legger i den forbindelse vekt på å videreutvikle og styrke tiltak som legger til rette for departementenes og underliggende virksomheters oppfølging av kravene i økonomiregelverket (økonomireglementet og funksjonelle krav til økonomiforvaltningen i staten). Ved en slik prioritering av felles tiltak vil staten bl.a. kunne dra nytte av stordriftsfordeler på områder der dette finnes.
Det har vært avholdt møte med departementene for å få deres vurdering av den faktiske situasjonen og få fram forslag til mulige tiltak. Departementene bekrefter behovet for ytterligere fellestiltak. Tiltakene som følger bygger på det som har kommet fram gjennom denne kontakten.
Finansdepartementet legger stor vekt på at de felles tilretteleggingstiltakene som tilbys i staten, ikke skal kunne bidra til å endre ansvarsforholdet mellom Finansdepartementet som ansvarlig for økonomiregelverket og departementenes ansvar for økonomistyringen i departementene selv og i deres underliggende virksomheter. En endring av dette ansvarsforholdet i retning av større ansvar for Finansdepartementet ville bl.a. kunne svekke virksomhetenes og fagdepartementenes incentiver til å sette i verk nødvendige tiltak for å sikre kvaliteten i sin økonomistyring.
Det er etter Finansdepartementets vurdering viktig å understreke at tilfredsstillende økonomistyring primært er et ledelsesansvar i den enkelte virksomhet. Dette ansvaret understrekes også av Riksrevisjonen i brevet av 3.9.1999.
I Gul bok, kap. 7, er det årlig gitt en omtale av statlig økonomistyring, herunder av tilretteleggingstiltakene. Følgende hovedtiltak er til nå gjennomført.
– tilbud om økonomitjenester fra regnskapssentraler (som gir virksomhetene tilgang til økonomisystemer via skattefogdkontorene og Statens forvaltningstjeneste)
– tilbud om rammeavtaler med leverandører av økonomisystemer til bruk for virksomheter som velger å anskaffe slike systemer selv (avtalene forvaltes av Statens forvaltningstjeneste)
– rammeavtaler med banker om å yte kontohold- og betalingstjenester (avtalene forvaltes av Finansdepartementet)
– et kompetanse-/kurstilbud (fra Statskonsult)
Nedenfor omtales konkrete tiltak som nå planlegges iverksatt. Tiltakene er rettet mot bl.a. kompetanse og regnskapssystemer, jf. Riksrevisjonens påpeking av at svakheter på disse områdene er viktige årsaker til problemene som er tatt opp. Parallelt med forberedelse av disse tiltakene, vil Finansdepartementet arbeide med å styrke informasjonsgrunnlaget for å kunne vurdere ytterligere tiltak, jf. omtale i pkt. 4 og 5.
Følgende nye tilretteleggingstiltak vil bli satt i verk:
– Departementet vil ta initiativ til å danne nettverksgrupper med de andre departementene og eventuelt større virksomheter. Slik grupper vil kunne brukes av deltakerne bl.a. til gjensidig erfaringsutveksling. For Finansdepartementet som regelverksforvalter på økonomistyringsområdet, vil de i tillegg kunne brukes både til å spre informasjon og få tilbakemelding fra departementene om aktuelle tema. Det legges opp til en relativt fast organisering av gruppene, der et aktuelt alternativ er å ha egne grupper for ulike arbeidsområder som f.eks. regnskapsfunksjonen, tilskuddsforvaltning m.v. Nettverksgrupper vil bli etablert i løpet av første halvår 2000.
– Hvert departement vil bli tilbudt et kursopplegg for den administrative ledelsen i egen sektor (departementet selv og underliggende virksomheter). Tilstrekkelig kunnskap og oppmerksomhet fra ledelsens side er etter Finansdepartementets vurdering svært viktig for å oppnå gode resultater på økonomistyringsområdet. Finansdepartementet vil utarbeide opplegget for kurset slik at dette kan være klart i løpet av første kvartal 2000. Det er forutsatt at alle departementer skal gjennomføre slike kurs for sine ledere.
– Ett oppdatert veiledningsmateriale i statlig regnskapsføring vil bli distribuert til virksomhetene. Veiledningen vil ta utgangspunkt i en veiledning som Finansdepartementet utarbeidet i 1982 og i økonomiregelverket for staten. En oppdatert veiledning kan bli brukt i opplæring/undervisning, i tillegg til ved regnskapsarbeidet i den enkelte virksomhet. Veiledningen skal være ferdig utarbeidet i løpet av første halvår 2001.
– Rutinebeskrivelser for avstemming vil bli distribuert til virksomhetene. Riksrevisjonen peker i sitt brev på betydningen av avstemmingsrutiner som kan avdekke feil og mangler i regnskapet gjennom året. Finansdepartementet vil gjennomgå rutinebeskrivelser for avstemming som regnskapssentralene har utarbeidet for sine kunder og distribuere slike beskrivelser til alle virksomheter. Materialet vil bli distribuert i løpet av første halvår 2000.
Oppfølgingen av rammeavtalene for økonomisystemer vil også bli styrket. Riksrevisjonen omtaler i brevet svakheter og mangler ved funksjonaliteten i systemer som omfattes av rammeavtalene inngått av Statens forvaltningstjeneste. De påpekte forholdene tilsier etter Finansdepartementets vurdering at det er behov for å stille strengere krav overfor leverandørene av disse systemene, spesielt i forhold til å videreutvikle systemene i tråd med forpliktelser i avtalene. Det er også behov for mer løpende kontakt med leverandørene. Arbeids- og administrasjonsdepartementet og Statens forvaltningstjeneste vil i samråd med Finansdepartementet vurdere nærmere de konkrete tiltakene for en slik styrking av oppfølgingen av rammeavtalene. Det vises for øvrig til omtalen nedenfor av nye rammeavtaler.
Finansdepartementet forbereder en erfaringsinnhenting om økonomiregelverket for staten, jf. omtale i Gul bok 2000 (pkt. 7.1.1). Siktemålet med økonomiregelverket er en mer effektiv styring og utnyttelse av statlige midler og en bedre mål- og resultatoppnåelse. Det legges i erfaringsinnhentingen vekt på å få konkrete tilbakemeldinger fra departementene og underliggende virksomheter om de tjenestetilbudene som er tilrettelagt, og om hvor disse er tilpasset brukernes behov. Dette gjelder både for økonomitjenestene fra regnskapssentralene, rammeavtalene for økonomisystemer og kompetanse-/kurstilbudet (jf. pkt. 2 ovenfor). Kontakten mot brukerne på disse senetrale punktene i erfaringsinnhentingen vil etter planen skje i løpet av første halvår 2000.
Et viktig formål med erfaringsinnhentingen er å gi et bedre grunnlag for å vurdere mulige forbedringer eller utvidelser av de tjenestene som er tilrettelagt for virksomhetene. Videre skal erfaringsinnhentingen gi et bedre grunnlag for å vurdere eventuelle justeringer av selve regelverket. Herunder vil mulige forbedringer og forenklinger av bestemmelser i regelverket bli vurdert i forhold til siktemålet med regelverket (jf. omtalen ovenfor). Finansdepartementet vil raskt følge opp resultatene av erfaringsinnhentingen etter hvert som disse foreligger.
Ett eksempel på områder hvor erfaringsinnhentingen relativt raskt bør kunne gi informasjon om forbedringspunkter, er i forhold til rammeavtalen for økonomisystemer. Slike forbedringer kan både gjelde opplegget for nye rammeavtaler (jf. at de gjeldende avtalene løper ut ved utgangen av 2000), og kravene som skal stilles overfor leverandører til funksjonalitet i systemene som de tilbyr. Finansdepartementet legger opp til å revidere den funksjonelle kravspesifikasjonen som gjeldende rammeavtaler er inngått på grunnlag av. Det arbeidet planlegges startet opp i løpet av våren 2000.
Finansdepartementet vil videre starte et utredningsarbeid om behovet for og organiseringen av ytterligere felles tilretteleggingstiltak for å heve kvaliteten av økonomiforvaltningen i staten. Herunder vil mulige måter å få styrket arbeidet med både oppfølging, kontroll og veiledning internt i statsforvaltningen bli vurdert, jf. også Riksrevisjonens understreking i brevet av behovet for tilstrekkelig vektlegging av internkontroll og kompetanse. Utredningen gjøres i samråd med Arbeids- og administrasjonsdepartementet, og det legges opp til å gi en omtale av arbeidet med utredningen i Gul bok 2001.
Iverksettingen av tiltakene i pkt. 3 kan i stor grad skje i løpet av første halvår 2000, jf. omtalen ovenfor. Ytterligere tiltak vil kunne settes i verk på grunnlag av erfaringsinnhentingen om økonomiregelverket og av den omtalte videre utredningen. Noen av tiltakene vil kunne gi positive effekter i form av bedre økonomistyring i virksomhetene i løpet av 2000, mens effekten av enkelte andre tiltak først kan forventes på et noe senere tidspunkt.
Finansdepartementet vil holde Riksrevisjonen orientert om fremdriften av de tiltakene som er omtalt i dette brevet, herunder om resultatene av erfaringsinnhentingen om økonomiregelverket.