Vedlegg 1: Brev fra Riksrevisjonen til Statsministerens kontor, datert 3. september 1999
Riksrevisjonen vil peke på at i de senere årenes antegnelser er det tatt opp en rekke saker knyttet til regnskapsføringen i departementene og underlagte virksomheter, samt problemer knyttet til innføringen av nye økonomisystemer. I antegnelsene til statsregnskapet for 1998 tas det opp mange saker som omhandler til dels betydelig svikt i rutiner knyttet til regnskapsføring og økonomiforvaltning. I noen tilfeller er manglene så vesentlige at regnskapene ikke kan godkjennes, og i flere tilfeller medfører de mangler som er avdekket at det også kan foreligge betydelige feil i de tall som er innrapportert til det sentrale statsregnskapet.
Riksrevisjonen ser svært alvorlig på de forhold som er tatt opp. Det kan synes som om internkontroll og korrekt regnskapsføring ikke vektlegges tilstrekkelig i forvaltningen og det er i særlig grad manglende forståelse for avstemmingsrutiner som kan avdekke feil og mangler i regnskapet gjennom året. Resultatet kan bli at det oppstår store avstemmingsdifferanser i regnskapene som ikke kan forklares, noe som igjen medfører at det må brukes betydelige ressurser for å finne ut hva som er feil og til å foreta nødvendige opprettinger. For virksomhetene er det ofte nødvendig å bruke eksterne konsulenter med spesialkompetanse for å finne ut av de påpekte forhold. Også for Riksrevisjonen er revisjon av disse regnskapene svært ressurskrevende og i noen tilfeller er manglene så vesentlige at regnskapet faktisk ikke er reviderbart, bl.a. som følge av manglende revisjonsspor i regnskapene. Det forhold at flere regnskap fremlegges for sent og med manglende dokumentasjon skaper også problemer i forhold til Riksrevisjonens rapportering.
De problemer som er påpekt kan ha flere årsaker, men det kan synes som om feil og mangler knyttet til de regnskapssystemene som er valgt og manglende kompetanse hos personalet som har ansvaret for regnskapsføringen er hovedproblemene. I noen tilfeller prioriteres heller ikke tilstrekkelige ressurser til økonomifunksjonen i virksomheten. Flere systemer er også til dels svært kompliserte og primært utviklet for regnskapsføring i private virksomheter. Systemene har til dels ikke håndtert rapportering etter kontantprinsippet på en tilfredsstillende måte slik at det har vært nødvendig å ta i bruk manuelle rutiner.
Det bemerkes i den forbindelse at det også er avdekket svakheter og mangler ved testingen og ved funksjonaliteten til de systemer som er godkjent på statens rammeavtaler, jf. sak 1 under Arbeids- og administrasjonsdepartementet.
På denne bakgrunn har Riksrevisjonen funnet det nødvendig å fokusere på disse problemene overfor Finansdepartementet som overordnet økonomidepartement og Statsministerens kontor, ved oversendelse av de samlede antegnelsene til statsregnskapet for 1998. Riksrevisjonen vil understreke at en tilfredsstillende økonomiforvaltning primært er et ledelsesansvar i den enkelte virksomhet, men Riksrevisjonen er av den oppfatning at de påpekte forhold er så alvorlige at de må følges opp generelt på overordnet nivå i forvaltningen.
Likelydende brev er sendt Finans- og tolldepartementet.