Undersøkelsen har avdekket flere svakheter og kritikkverdige forhold ved departementets praktisering av offentlighetsloven.

       Når det gjelder forhold ved saksbehandlingen og journalføringen, viser Sivilombudsmannen til at det er lang saksbehandlingstid for en del innsynsbegjæringer, manglende eller mangelfulle hjemmelshenvisninger i mange tilfeller, manglende opplysning om klagerett og klagefrist ved samtlige av de undersøkte innsynsavslagene og mangelfulle forhold ved journalføringen.

       Når det gjelder de konkrete innsynsavslagene, gir de undersøkte sakene grunnlag for noen generelle bemerkninger. Av de 35 sakene som ble undersøkt, har Sivilombudsmannen funnet grunn til å rette kritikk mot innsynsnektelsene i 32 av dem. I to tilfeller har Sivilombudsmannen ikke funnet grunnlag for kritikk, og i ett tilfelle hadde departementet gitt innsyn. I de sakene Sivilombudsmannen har rettet kritikk mot innsynsnektelsene, har Sivilombudsmannen i 22 tilfeller lagt til grunn at det ikke var hjemmel i offentlighetsloven for å unnta dokumentet fra offentlighet (i noen av sakene var flere bestemmelser påberopt). I disse tilfellene skulle det altså vært gitt innsyn. I 13 av sakene har Sivilombudsmannen dessuten funnet grunn til å kritisere at det ikke er praktisert meroffentlighet.

       Sivilombudsmannens generelle inntrykk gjennom undersøkelsen av disse sakene, er at departementets praktisering av loven ikke har vært tilfredsstillende.

       For mange av avslagene er det helt klart at det ikke fantes hjemmel for å unnta dokumentet fra offentlighet. Sivilombudsmannen nevner i denne sammenheng at det i flere tilfeller har vært nektet innsyn i høringsbrev m.v., som åpenbart ikke skulle vært hemmeligholdt. I flere tilfeller er også oversendelsesbrev som ikke inneholder noen opplysninger som det kan være grunnlag for å unnta fra offentlighet, hemmeligholdt. Det er også avdekket mange tilfeller av uriktige hjemmelshenvisninger, noe som har medført at avslag er truffet på sviktende grunnlag. I flere tilfeller er avslag feilaktig begrunnet med lovbestemt taushetsplikt, noe som også har forhindret at spørsmålet om meroffentlighet har blitt vurdert slik loven krever. De undersøkte avslagene gir også grunnlag for å kritisere departementet for å ha brukt for generelle og standardiserte vurderinger av hva som er omfattet av lovbestemt taushetsplikt. Det er nødvendig at det for hvert enkelt dokument foretas en konkret vurdering av om det foreligger opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Dersom taushetsbelagte opplysninger foreligger, skal disse opplysningene unntas offentlighet, mens resten av dokumentet som hovedregel skal offentliggjøres, jf. offentlighetsloven §5 a annet ledd. I strid med offentlighetsloven er slik delvis offentlighet i flere tilfeller nektet. Sivilombudsmannen finner også grunn til å påpeke at i flere av de undersøkte avslagene har departementet uten videre lagt til grunn anmerkninger på dokumentet om unntak fra offentlighet (forhåndsklassifiseringer), uten selv å foreta en ny konkret og selvstendig vurdering av innsynsspørsmålet.

       Undersøkelsen gir videre, etter Sivilombudsmannens vurdering, grunnlag for å uttrykke bekymring for at viljen til å praktisere meroffentlighet ikke synes å ha vært sterk nok. I mange tilfelle har departementet ikke kunnet påvise noen tungtveiende grunner for ikke å praktisere meroffentlighet. Mange av dokumentene det er nektet innsyn i synes nokså « trivielle » og uproblematiske å offentliggjøre, selv om de formelt var omfattet av lovens unntaksbestemmelser. De undersøkte sakene gir et bestemt inntrykk av at departementet har et betydelig forbedringpotensiale når det gjelder praktiseringen av meroffentlighet. Lovgivers intensjon om at meroffentlighet skal praktiseres i størst mulig grad kan ikke sies å være fulgt opp i praksis i tilstrekkelig grad, iallfall gjelder det de sakene som er omfattet av denne undersøkelsen.