Personopplysninger er alle opplysninger som direkte eller indirekte kan knyttes til deg som enkeltperson. Behandling av personopplysninger innebærer enhver bruk av personopplysninger, eksempelvis innhenting, registrering, sammenstilling, lagring eller utlevering.

1. Behandlingsansvarlig

Stortinget, ved Stortingets direktør, er behandlingsansvarlig for Stortingets behandling av dine personopplysninger.

Stortinget benytter Webcruiter som rekrutteringsverktøy. Webcruiter er behandlingsansvarlig for personopplysningene du registrerer i din brukerprofil. Webcruiter er ansvarlig for at opplysningene i din brukerprofil blir behandlet i henhold til personvernlovgivningen.

Stortinget har inngått databehandleravtale med Webcruiter som skal sikre at personopplysningene blir behandlet i henhold til avtale og gjeldende regelverk.

2. Personvernombud

Stortinget har et personvernombud som skal være en faglig ressurs innen personvern. Personvernombudet er ikke underlagt ledelsens instruksjonsmyndighet ved utøvelsen av sin rolle.

Du kan kontakte personvernombudet dersom du har spørsmål om Stortingets behandling av dine personopplysninger. Du finner kontaktinformasjon til slutt i denne personvernerklæringen.

3. Formål og rettslig grunnlag for behandlingen

All behandling av personopplysninger gjøres for å administrere rekrutteringsprosesser og behandle jobbsøknader. Stortinget benytter ikke dine opplysninger til andre formål.

For å vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Denne bestemmelsen tillater oss å behandle personopplysninger når det er nødvendig for å gjennomføre tiltak på jobbsøkers anmodning før en avtale inngås. Ved å søke på stillingen og laste opp dokumenter anser vi at jobbsøkeren ber oss vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser med sikte på å inngå en arbeidsavtale.

Dersom vi gjør egne undersøkelser ut over dette, for eksempel å kontakte noen som har utstedt en attest, men som ikke er oppgitt som referanse, er behandlingsgrunnlaget for slike undersøkelser personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter. Den berettigete interessen er å finne rett kandidat til stillingen.

4. Innhenting og registrering av personopplysninger

Stortinget behandler personopplysninger som er nødvendig for å administrere rekrutteringsprosesser. Dette innebærer behandling av jobbsøknader, informere jobbsøkere om prosessen og avholde intervjuer.

Når du søker jobb hos oss registrerer du dine personopplysninger i vårt rekrutteringssystem, Webcruiter. Dersom du sender søknad på papir må vi ha ditt samtykke før søknaden registreres elektronisk i Webcruiter.

Vi behandler følgende personopplysninger:

• Navn, kjønn, fødselsdato, adresse, telefon, e-post og statsborgerskap
• Eventuelt innvandrerbakgrunn og/eller nedsatt funksjonsevne
• Eventuell nåværende stilling
• Opplysninger fra din jobbsøknad, for eksempel CV, kvalifikasjoner, tidligere arbeidserfaring og referanser
• Vurderinger i forbindelse med rekrutteringsprosessen, for eksempel av din søknad og notater fra eventuelt intervju

5. Behandling av personopplysninger

Når du har sendt inn søknad, behandles dine personopplysninger av ansatte i HR-seksjonen, og av ansatte som er en del av den aktuelle rekrutteringsprosessen. Dette kan for eksempel være leder for prosessen, øvrige deltakere i intervjupanel og tillitsvalgte.

Dersom Stortinget vil benytte seg av eksterne konsulenter i ansettelsesprosessen og disse skal behandle personopplysninger, så vil søkerne få beskjed om dette.

Ansatte som er en del av rekrutteringsprosessen vil gjennom sitt arbeid få tilgang til opplysninger som er registrert om deg. De ansatte skal kun behandle personopplysningene når det er nødvendig for å utføre arbeidsoppgavene deres.

Tilgang til behandling av personopplysninger i rekrutteringssystemet vil være begrenset ut fra en nødvendighetsvurdering.

Stortinget er forpliktet til å sette opp offentlig og utvidet søkerliste. Offentlig søkerliste inneholder navn, alder, stilling eller yrkestittel og bosteds- eller arbeidskommune for hver søker. Utvidet søkerliste inneholder navn, alder, og fullstendig informasjon om utdanning og praksis. Det er ikke adgang til å reservere seg mot utvidet søkerliste.

6. Oppbevaring og lagring av personopplysninger

Stortinget oppbevarer personopplysningene dine så lenge det er nødvendig for å oppnå formålet med behandlingen, eller er pålagt oppbevaring i henhold til annen lovgivning.

Stortinget arkiverer dokumenter tilknyttet rekrutteringsprosessen i Stortingets arkivsystem i henhold til riksarkivarens forskrift § 7-11 (1) bokstav b.

Etter 12 måneder har Stortinget ikke lenger tilgang til søknad og CV du har registrert til stillingsutlysningen i Webcruiter.

Der Webcruiter behandler personopplysninger på Stortingets vegne, vil oppbevaring og sletting skje i henhold til gjeldende regelverk og databehandleravtale.

Det vil i enkelte tilfeller være aktuelt å lagre personopplysninger i papirform. Slik oppbevaring skal skje på forsvarlig måte. Innkomne søknader i papirform makuleres etter elektronisk registrering.

7. Deling av personopplysninger

Dine personopplysninger vil kun bli utlevert til tredjepart der dette er nødvendig for å utføre de arbeidsoppgavene Stortinget skal ivareta i forbindelse med rekrutteringsprosessen.

Søkerlister utleveres kun på forespørsel.

8. Dine rettigheter

8.1. Rett til innsyn

Du har rett til å få informasjon om hvilke konkrete personopplysninger Stortinget behandler om deg og til hvilket formål de blir benyttet. Du har rett til å vite hvor egne personopplysninger er hentet fra, om de har blitt utlevert til andre og eventuelt mottaker av disse.

8.2. Rett til å trekke samtykke

Dersom grunnlaget for behandlingen av dine personopplysninger er samtykke, har du rett til å trekke samtykket tilbake.

8.3. Retting og sletting

Hvis du oppdager at Stortinget har registrert unødvendige, uriktige, utdaterte eller ufullstendige personopplysninger om deg, har du rett til å få disse rettet eller oppdatert.

8.4. Rett til å klage på behandling av personopplysninger

Personvernregelverket skal verne enkeltpersoner mot at personopplysninger blir behandlet på en måte som krenker personvernet. Datatilsynet kontrollerer at personvernregelverket blir fulgt.

Dersom du har opplevd noe du mener er et brudd på regelverket, kan du klage ved å sende en skriftlig henvendelse til Datatilsynet. Datatilsynet vil så vurdere om saken skal følges videre.

9. Sikring av opplysninger

Dine personopplysninger blir ivaretatt gjennom sikring av Stortingets IT-system. Systemer og programvare som behandler personopplysninger sikres med tilgangsstyring (brukernavn og passord). Tilgang til slike systemer er begrenset til de som har tjenstlig behov.

10. Kontaktinformasjon

Spørsmål om personvern på Stortinget kan rettes til Stortingets personvernombud.

E-post: personvern@stortinget.no
Telefon: 23 31 30 50