Komiteen, medlemmene fra Arbeiderpartiet, Åsunn Lyngedal, Cecilie Myrseth, Nils Kristen Sandtrøen og Terje Aasland, fra Høyre, Margunn Ebbesen, Guro Angell Gimse, Kårstein Eidem Løvaas og Tom-Christer Nilsen, fra Fremskrittspartiet, Sivert Bjørnstad og Bengt Rune Strifeldt, fra Senterpartiet, Geir Adelsten Iversen og lederen Geir Pollestad, fra Sosialistisk Venstreparti, Torgeir Knag Fylkesnes, fra Venstre, André N. Skjelstad, og fra Kristelig Folkeparti, Steinar Reiten, viser til Prop. 140 L (2020–2021) Endringer i foretakslovgivningen (gjennomføring av møter og geografiske tilknytningskrav).

Komiteen viser til at det i Prop. 140 L (2020–2021) foreslås endringer i foretakslovgivningen som skal legge til rette for økt bruk av elektroniske møter i foretak. Det blir blant annet foreslått å likestille fysiske og elektroniske møter. Komiteen viser til midlertidig lov 26. mai 2020 nr. 54 om unntak fra krav til fysisk møte mv. i foretakslovgivningen for å avhjelpe konsekvenser av utbrudd av covid-19 og merker seg at regjeringen nå foreslår å gjøre noen av disse reglene permanente. Komiteen mener det er viktig å gi foretak frihet til å velge den møteformen som er mest hensiktsmessig for det enkelte selskap.

Komiteen viser til at det også foreslås endringer i aksjeloven, allmennaksjeloven, samvirkeloven og stiftelsesloven som følge av brexit. Dette innebærer at også britiske statsborgere bosatt i EØS eller Det forente kongerike Storbritannia og Nord-Irland («Storbritannia»), og EØS-statsborgere bosatt i Storbritannia, omfattes av tilknytningskravet og kan velges inn i tillitsverv i norske foretak. Komiteen merker seg at det vil føre til mindre arbeid for foretakene ved at de slipper å bytte ut eller søke om unntak for sine tillitspersoner.

Komiteens medlemmer fra Arbeiderpartiet, Senterpartiet og Sosialistisk Venstreparti viser til at regjeringen i sine forslag legger til grunn at styreleder skal avgjøre om møter skal avholdes fysisk eller digitalt. Flere av høringsinstansene har uttrykt skepsis til dette. I enkelte saker vil fysisk møte gi en bedre behandling av sakene. Med tanke på ansvaret hvert enkelt styremedlem har, vil det være naturlig at et flertall i styret kan kreve fysisk møtebehandling.

Disse medlemmer foreslår derfor følgende endringer i lovteksten:

«I lov 21. juni 1985 nr. 83 om ansvarlige selskaper og kommandittselskaper skal § 2-15 nye andre og tredje ledd lyde:

(2) Styret skal behandle saker i fysisk eller elektronisk møte, med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen måte. Behandlingsmåten skal være betryggende. Første punktum kan fravikes i selskapsavtalen.

(3) Styrets leder skal sørge for at styremedlemmene så vidt mulig kan delta i en samlet behandling av de saker som blir behandlet. Hvert styremedlem og daglig leder kan kreve at saken blir behandlet i møte. Dersom en sak skal behandles i møte, bestemmer styrets leder møteformen. Mer enn halvdelen av styrets medlemmer kan likevel kreve at møtet blir holdt som fysisk eller elektronisk møte.

Nåværende andre ledd blir nytt fjerde ledd.

I lov 13. juni 1997 nr. 44 om aksjeselskaper skal § 6-19 første og andre ledd skal lyde:

(1) Styret skal behandle saker i møte, med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen måte. Behandlingsmåten skal være betryggende.

(2) Styrets leder skal sørge for at styremedlemmene så vidt mulig kan delta i en samlet behandling av de saker som blir behandlet. Hvert styremedlem og daglig leder kan kreve at saken blir behandlet i møte. Dersom en sak skal behandles i møte, bestemmer styrets leder møteformen. Mer enn halvdelen av styrets medlemmer kan likevel kreve at møtet blir holdt som fysisk eller elektronisk møte.

I lov 13. juni 1997 nr. 45 om allmennaksjeselskaper skal § 6-19 første og andre ledd lyde:

(1) Styret skal behandle saker i møte, med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen måte. Behandlingsmåten skal være betryggende.

(2) Styrets leder skal sørge for at styremedlemmene så vidt mulig kan delta i en samlet behandling av de saker som blir behandlet. Hvert styremedlem og daglig leder kan kreve at saken blir behandlet i møte. Dersom en sak skal behandles i møte, bestemmer styrets leder møteformen. Mer enn halvdelen av styrets medlemmer kan likevel kreve at møtet blir holdt som fysisk eller elektronisk møte.

I lov 15. juni 2001 nr. 59 om stiftelser skal § 31 andre og tredje ledd lyde:

Styret skal behandle saker i fysisk eller elektronisk møte, med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen måte. Behandlingsmåten skal være betryggende.

Styrets leder skal sørge for at styremedlemmene så vidt mulig kan delta i en samlet behandling av de saker som blir behandlet.Hvert styremedlem og daglig leder kan kreve at saken blir behandlet i møte. Dersom en sak skal behandles i møte, bestemmer styrets leder møteformen. Mer enn halvdelen av styrets medlemmer kan likevel kreve at møtet blir holdt som fysisk eller elektronisk møte.

I lov 29. juni 2007 nr. 81 om samvirkeforetak skal § 82 første og andre ledd lyde:

(1) Styret skal behandle sakene i møte om ikkje styreleiaren meiner at saka kan leggjast fram skriftleg eller takast opp på annan måte. Behandlingsmåten skal vere forsvarleg.

(2) Styreleiaren skal syte for at styremedlemmane lengst råd kan vere med på ei samla behandling av dei saker som blir behandla. Kvart styremedlem og dagleg leiar kan krevje at saka blir behandla i møte. Skal saka bli behandla i møte, bestemmer styreleiaren møteforma. Meir enn halvparten av styremedlemmane kan likevel krevje at møtet blir halde som fysisk eller elektronisk møte.»

Komiteens flertall, medlemmene fra Høyre, Fremskrittspartiet, Venstre og Kristelig Folkeparti, viser til forslaget i proposisjonen, hvor det er styreleder som bestemmer hvordan saker skal behandles, på samme måte som etter dagens regler. Dersom saker behandles uten fysisk møte, kan hvert styremedlem og daglig leder kreve møtebehandling. Dette er i tråd med dagens regulering for de foretakene som kan ha styremøter uten fysisk møte. Nytt med proposisjonen er imidlertid at fysiske og digitale møter likestilles. Styremedlemmene og daglig leder er ikke gitt rett til å kreve at et enkelt møte avholdes ved den ene eller andre møteformen, altså enten fysisk eller elektronisk.

Flertallet viser til at etter nåværende regler kan styret fastsette retningslinjer for saksbehandlingen i en instruks. Dette foreslås ikke endret i lovproposisjonen. Instruksen vedtas med alminnelig flertall. Instruksen kan være generell for alle styremøter, eller den kan være mer detaljert. Styret kan f.eks. fastsette at alle møter om gitte saker skal avholdes fysisk, eller at saker av en viss viktighet skal avholdes elektronisk.

Flertallet viser til at en regulering i samsvar med forslaget fra medlemmene fra Arbeiderpartiet, Senterpartiet og Sosialistisk Venstreparti vil innebære at et flertall av styrets medlemmer skal kunne kreve en bestemt møteform for et enkelt styremøte og ikke bare fastsette retningslinjer ved en instruks.

Flertallet viser til at det ble vurdert om et flertall av styremedlemmene bør ha rett til å kreve en bestemt møteform, i forarbeidet til proposisjonen. Flertallet viser til at regjeringen likevel valgte å foreslå en løsning der styrets leder alene bestemmer møteformen. Bakgrunnen for dette var blant annet at styrets leder har en spesiell rolle i forberedelsen av møter, blant annet skal han/hun være involvert i forberedelsen av saker. Flertallet mener dette kan være viktig i vurderingen av hvilken møteform som er best egnet, for eksempel der det er behov for konfidensialitet. Styret har videre mulighet til å påvirke styrets leder gjennom instruks, og alle styremedlemmer har rett til å få protokollført om de er uenige i valg av møteform.

Flertallet viser til at styrets leder også må legge vekt på innspill fra alle styremedlemmer i vurderingen av behandlingsmåten. Det må ikke styremedlemmene som krever en bestemt møteform. En risiko ved forslaget om at et flertall av styremedlemmene bør ha rett til å kreve et bestemt møteformat, er at flertallet ikke nødvendigvis tar hensyn til andre enkeltmedlemmer. En slik risiko er imidlertid ikke så stor at forslaget ikke bør vedtas. Et flertall av styremedlemmene må uansett delta i styrebehandlingen for at styret skal være beslutningsdyktig. Disse forholdene kan derfor tilsi at et flertall i styret også bør kunne bestemme møteform.

Flertallet er opptatt av at behandlingsmåten for styret uansett må være betryggende. I dette ligger blant annet at styremedlemmene må ha praktisk mulighet til å delta. I tillegg vil regler om styrets ansvar og myndighetsmisbruk gjelde også for flertallets beslutning om å kreve en bestemt møteform.