4. Prosess og dokumentasjon
Det fremgår av proposisjonen at søknad om tillatelse til tiltak skal gi de opplysninger som er nødvendige for at kommunen skal kunne gi tillatelse, jf. plan- og bygningsloven § 21-2 første ledd. Nærmere krav om dokumentasjon til søknad er gitt i forskrift.
I kommunenes arealplaner kan det stilles materielle krav som kan påvirke behov for, og omfang av, dokumentasjon som skal foreligge i forbindelse med byggesøknader innenfor det aktuelle planområdet. I plan- og bygningsloven og byggesaksforskriften skilles det mellom ulike typer søknader. Dette skillet kan også være gjenstand for tolkning og skjønn.
Kommunen kan be om flere opplysninger hvis de opplysningene som er mottatt ikke er tilfredsstillende for å kunne ta stilling til søknaden. Omfanget av dokumentasjon i byggesaker har vært tema for diskusjon og kritikk.
I ansvarsrettsreformen, som trådte i kraft i 1997, ble dokumentasjonskravene konkretisert og systematisert. Plan- og bygningsloven og byggesaksforskriften inneholder likevel bare i begrenset grad regler om dokumentasjon og omfanget av denne, og kommunene kan ha ulikt syn på hva som er nødvendig dokumentasjon for like typer tiltak.
I forarbeidene til plan- og bygningsloven § 21-2 (Ot.prp. nr. 45 (2007–2008)) ble det vurdert hvorvidt det skulle inntas en oversikt i loven over den viktigste og vanligste dokumentasjonen som skal følge en byggesøknad. Departementet kom den gang til at en generell formulering i loven var mest hensiktsmessig, med nærmere utfylling i forskrift.
Digitalisering skal føre til en bedre og mer effektiv offentlig forvaltning. Det vises i proposisjonen til at i fremtiden vil bruk av IKT og nettbehandling av byggesaker være den klart foretrukne behandlingsformen. Digitalisering må ta hensyn til et visst behov for skjønnsmessige vurderinger i regelverket og hos kommunene, men regelverket bør utvikles til å legge mer til rette for maskinlesbarhet og klarere sortering av hvor det er nødvendig med lokale, skjønnsmessige vurderinger, og hvor det ikke er det. Digitale løsninger vil innebære gjenbruk av informasjon, gi brukeren hjelp til utfylling av søknaden og kunne gi simulering av vedtak (regelsjekk) før søknaden sendes inn. Dette vil lette kommunenes behandling, øke brukerens kunnskap om myndighetskravene, og dermed også sikre bedre oppfyllelse av kravene. Ved slik digital behandling er det helt nødvendig med standardiserte løsninger. Selv om omfanget av dokumentasjon i byggesaker er blitt kraftig redusert, er det fortsatt et stort potensial for å sikre mer forutsigbarhet og likebehandling og for å lette overgang til bruk av IKT i byggesaksbehandlingen.
ByggSøk og standardiseringen av byggeblankettene har etter departementets vurdering bidratt i positiv retning for å standardisere dokumentasjon og prosess. Pilotprosjektet ByggLett har som mål at det utformes en konkret, fremtidsrettet og digital løsning for innsending av søknad og behandling av enkle byggesaker. Hensikten er å få frem lavterskelhjelpemidler for selvbyggere og tilbydere av profesjonelle tjenester ved oppføring av mindre tiltak. Det er også et mål at ByggLett skal forenkle arbeidet for kommunene og at tiltakshaver skal få raskere behandling av sin søknad.
I byggesaksbehandlingen modifiseres utredningsplikten til kommunene noe i og med at plan- og bygningsloven § 21-2 første ledd annet punktum fastsetter at det skal sendes inn en søknad som inneholder de opplysninger som er nødvendige for at kommunen skal kunne gi tillatelse til tiltaket. Nærmere bestemmelser om den dokumentasjonen som skal foreligge i et tiltak, og særlig den dokumentasjon som skal sendes kommunen, er gitt i byggesaksforskriften §§ 5-1, 5-4 og 5-5.
Både lov- og forskriftsbestemmelsene er utformet slik at det er en begrensning i hvilken dokumentasjon som kan kreves ved at den må være nødvendig for kommunens saksbehandling.
Kommunen kan frafalle dokumentasjonskrav som de ut fra en konkret vurdering finner det ubetenkelig å sløyfe. Den har en plikt til å informere om eventuelle mangler. Kommunen kan ikke avslå søknaden med den begrunnelse at den er mangelfull i stedet for å be om mer dokumentasjon. Kommunen må imidlertid, etter å ha etterlyst nødvendig dokumentasjon, kunne avvise søknaden dersom slik dokumentasjon ikke mottas. Når søknaden er fullstendig, skal kommunen snarest mulig og senest innen den frist som fremgår av § 21-7, gi tillatelse dersom tiltaket ikke er i strid med bestemmelser gitt i eller i medhold av denne loven.
Informasjonen må også være relevant for det aktuelle tiltaket, jf. byggesaksforskriften § 5-4 første og tredje ledd.
Det fremgår av proposisjonen at etter det departementet har blitt kjent med er det ikke uvanlig at planbestemmelser gitt med hjemmel i plan- og bygningsloven §§ 11-9 til 11-11 og § 12-7, inneholder krav til byggetiltak som må dokumenteres nærmere i forbindelse med søknad om tiltak innenfor det aktuelle planområdet. Slike planbestemmelser kan i realiteten innebære at det stilles strengere krav til dokumentasjon enn det som fremgår av forskriften. Byggesaksforskriften regulerer ikke eventuelle krav til dokumentasjon som er nødvendig for å vise oppfyllelsen av kravet.
Det vises i proposisjonen til at det er ansvarlig søker eller tiltakshaver som har ansvaret for at søknaden inneholder alle nødvendige opplysninger for at kommunen i den konkrete saken skal kunne vurdere om tillatelse kan gis, slik som tiltakets «ytre rammer», opplysninger om foretak og behov for kontroll med videre. I saker belagt med ansvar skal ansvarlig søker gjennom sitt system, og bruk av det, ha rutiner for å sikre at søknadsdokumentasjonen er fullstendig.
Det fremmes ikke forslag til lovendringer vedrørende dokumentasjonskrav utover det som følger av de endringer som gjøres i forbindelse med opphør av den lokale godkjenningsordningen, se kapittel 10. Dette er imidlertid lovendringer som vil innebære forenklinger i søknadsprosessen og kravet til dokumentasjon ved at det kun skal erklæres ansvar i byggesaken.
Departementet mener det er viktig å opprettholde muligheten for kommunen til å vurdere hva som er nødvendig i den aktuelle saken. Hensynet til riktige avgjørelser og rettssikkerhet for partene i byggesaken veier tungt. Denne adgangen kan likevel ikke være så vid at den kan misbrukes og dermed påføre tiltakshaver urimelige kostnader og forsinkelser i søknadsprosessen. Departementet ser at det kan være hensiktsmessig å gjennomgå kravene til dokumentasjon nærmere og vil vurdere om dette er et forhold som på sikt kan avklares i forskrift.
Det fremgår av proposisjonen at departementet ser at økt dokumentasjonskrav som følge av materielle bestemmelser stilt i reguleringsplan kan ivareta lokale ulikheter på en god måte. Departementet mener imidlertid at dersom det er behov for særskilte vurderinger eller analyser for å kunne ta stilling til hvordan et område kan utbygges, er dette noe som kan belyses og avklares som en del av reguleringsplanprosessen. Departementet vil vurdere å se nærmere på mulighetene for å avgrense og klargjøre planmyndighetens muligheter til å vedta bestemmelser som utløser økte dokumentasjonskrav til byggesøknadene.
Det vil i forbindelse med forskriftsarbeidet bli sett nærmere på behovet for å definere hva som ligger i begrepet fullstendig søknad. De fleste høringsinstanser som uttalte seg om dette temaet var enige i dette.
Derimot er det få av høringsinstansene som mente det burde innføres en frist for kommunene til å be om ytterligere dokumentasjon. Det fremgår av proposisjonen at departementet på bakgrunn av høringsuttalelsene ikke på nåværende tidspunkt vil gå videre med forslag om frist for kommunene til å be om ytterligere dokumentasjon.
Komiteen tar innholdet i kapittel 4 i proposisjonen til etterretning. Komiteen er opptatt av at IKT integreres i byggesaksaksbehandlingen. Det er et avgjørende verktøy for å få ned saksbehandlingstid og dokumentasjonskrav.
Komiteen imøteser regjeringens varslede arbeid med å gjennomgå kravene til dokumentasjon.
Komiteen støtter regjeringens forslag og har ingen ytterligere merknader.