Del I

Komiteen ber om at departementet informerer om praktisering av økonomireglementet, bevilgningsreglementet og forvaltningsloven ved håndtering av tilskuddsordningen.

Generelt

Departementet har valgt å avgrense svaret til å omfatte departementets egne tilskudd, og ikke tilskudd som gis direkte fra underlagte etater. Det kan imidlertid informeres om at tilskudd fra Forsvarsdepartementet, der det er naturlig, koordineres med Forsvaret, for å sikre en enhetlig behandling av søknader som støttes over forsvarsbudsjettet.

Departementet viser for øvrig til brev fra Finansdepartementet til komiteen av 21. mars 2012, der Finansdepartementet blant annet har gjort rede for forholdet til økonomireglementet, bevilgningsreglementet og forvaltningsloven. Departementet vil derfor her kun omtale bruk av budsjettposter og habilitetsbestemmelsene.

Forsvarsdepartementets forvaltning av tilskuddsordninger bygger på økonomireglementet og veilederen «Om etablering og forvaltning av tilskuddsordninger i staten». Departementet har på dette grunnlag etablert egne retningslinjer, som fastlegger nærmere hvordan forvaltningen skal utøves for de ulike ordningene. Retningslinjene er sist gang oppdatert i 2011.

Bruk av budsjettposter

Bestemmelsene om tilskuddsforvaltning i økonomiregelverket er utformet slik at de skal sikre at også annet sentralt regelverk etterleves, herunder bestemmelser i Stortingets bevilgningsreglement. Hjemmelen for utbetalinger over statsbudsjettet er Stortingets bevilgningsvedtak. I medhold av Stortingets bevilgningsreglement har Finansdepartementet i rundskriv R-101 gitt bestemmelser om postinndelingen i statsbudsjettet, som fastsetter at tilskudd skal budsjetteres på postene 60-85.

I tråd med dette har Forsvarsdepartementet lagt til grunn at tilskuddsutbetalinger skal ha hjemmel i bevilgninger på en tilskuddspost. Noen enkelttilskudd er imidlertid gitt på 01-post og 43-post med samlet sett små beløp. Finansdepartementet har klargjort at reglene for tilskuddsforvaltning også gjelder for tilskudd utbetalt over slike poster. De fleste av disse tilskuddene er utbetalt over kapittel 1719, post 01, hvor om lag 1 pst. (2 mill. kroner av ca. 229 mill. kroner) er benyttet av departementet til mindre tilskudd til private organisasjoner og kommuner.

For oversikt over departementets tilskuddsutbetalinger i 2011, og hvilke poster disse er utbetalt over, vises det til vedlegg 2.

Habilitet

All forvaltningsutøvelse i Forsvarsdepartementet skal skje under ivaretakelse av forvaltningslovens bestemmelser om habilitet. Håndteringen av habilitet knyttet til politisk ledelse blir også ivaretatt med grunnlag i «Håndbok for politisk ledelse»/«Om statsråd», og sektorens egne etiske retningslinjer.

Statsråden og øvrig politisk ledelse har et selvstendig ansvar for å opplyse om det foreligger forhold som gjør at det kan reises tvil om deres habilitet.

Dersom politisk ledelse anser seg som inhabil, eller er i tvil om dette, tas spørsmålet opp med embetsverket, som gir råd om vurdering i den konkrete saken. Dersom departementet er i tvil, forelegges saken for Justisdepartementets lovavdeling til uttalelse.

I de tilfeller der statsråden vurderes å være inhabil, vil det bli oppnevnt settestatsråd.

Departementet har ikke funnet at det i 2011 har vært grunn til å stille spørsmål om habilitet for tilskuddstildelingene. Grunnet nåværende forsvarsministers tidligere tilknytning til NUPI, vil Forsvarsdepartementet be Justisdepartementets lovavdeling om en nærmere vurdering av habilitetsspørsmålet. Inntil en slik vurdering foreligger, vil departementet ikke foreta noen tildelinger til NUPI.

Del II

Komiteen ber videre om at departementet foretar en gjennomgang av alle tilskudd som er gitt i 2011, med sikte på å undersøke om relevant regelverk er fulgt, og rapportere dette til komiteen.

Forsvarsdepartementet har ikke, sammenliknet med en del andre departementer, en omfattende tilskuddsportefølje. På seks poster ble det i 2011 utbetalt totalt ca. 78 mill. kroner.

Hoveddelen av tilskuddene er kunngjort på departementets hjemmeside, og ordningene er omtalt i budsjettproposisjonen. De største mottakerne er forsvarsrelaterte organisasjoner og forskningsinstitusjoner.

Tilskuddene som er postert på kapittel 1719, post 01 er ikke spesifikt kunngjort på internett eller i lysningsblad/tilsvarende, men den begrensede mottakergruppen anses å være godt kjent med muligheten for å søke om midler. Det dreier seg her i hovedsak om støtte til prosjekter, arrangementer mv. knyttet til 2. verdenskrig. Disse midlene har ingen søknadsfrist, men tildeles forløpende gjennom året basert på vurderinger av innkomne søknader.

Det er i ett tilfelle utbetalt tilskudd som er postert på kapittel 1719, post 43 Til disposisjon for departementet. Tilskuddet er tildelt etter en nøye vurdering av innkommet søknad, og postert på denne posten grunnet manglende budsjettmessig dekning på tilskuddspostene.

Noen av tilskuddene er spesifikt angitt med navn og beløp i budsjettproposisjonen på en slik måte at tilskuddsbevilgningen må anses øremerket for vedkommende.

En liten andel av departementets tilskudd tildeles kommuner og fylkeskommuner, og omfattes ikke av kravet til kunngjøring i økonomireglementet. Disse tilskuddene er likevel listet i vedlagte oversikt for 2011.

Forsvarsdepartementet mener at de rutiner og retningslinjer som departementet har etablert for tilskuddsforvaltningen i hovedsak ivaretar kravene i økonomiregelverket og bevilgningsreglementet. Rutinene er først og fremst tilpasset våre største tilskuddsordninger. Risiko- og vesentlighetsvurderinger tilsier at departementet bør ha størst oppmerksomhet om disse tilskuddene. Departementet ser likevel behov for forbedringer av forvaltningen, samt en større oppmerksomhet rundt de mindre ordningene, jf. svar på del III nedenfor.

Vi viser for øvrig igjen til vedlegg 2, som inneholder en oversikt over alle tilskudd utbetalt fra departementet i 2011.

Del III

Departementet bes videre om å redegjøre for hva man vil gjøre for å sikre en tilskuddsforvaltning som er i tråd med økonomiregelverket fremover, herunder om rutiner, kontrollordninger mv, dersom undersøkelsene avdekker feil og mangler.

Forsvarsdepartementet har i 2012 foretatt en nøye gjennomgang av tilskuddsforvaltningen. Blant annet har departementets egen internrevisjon vurdert dagens rutiner og praksis. Basert på denne gjennomgangen har vi sett at enkelte av våre tilskudd kan kunngjøres på en bedre måte enn det ble gjort i 2011. Videre har vi sett at det i noen tilfeller kan gjøres forbedringer både innenfor kontroll, dokumentasjon, oppfølging, informasjon, risikovurderinger, evaluering og kompetanse. På denne bakgrunn har Forsvarsdepartementet igangsatt et arbeid med å lage et helhetlig internkontrollsystem. Dette skal gi rimelig grad av sikkerhet for en effektiv og hensiktsmessig utforming og oppfølging av alle tilskuddsordningene i Forsvarsdepartementet.

Departementet vil foreta følgende endringer/forbedringer:

• Gjennomgå omtalen av tilskuddsordninger med sikte på mer eksplisitt informasjon i budsjettproposisjonen der det er nødvendig, herunder også rapporten fra foregående år.

• Vurdere å navngi flere tilskuddsmottakere i budsjettproposisjonen.

• Etablere en felles oversikt over tilskuddsordningene på departementets hjemmeside etter mal fra Utenriksdepartementets hjemmeside.

• Ifm. Revidert nasjonalbudsjett 2012 flytte tilskuddsmidler fra post 01 til post 71 på kapittel 1719.

• Etablere et helhetlig internkontrollsystem for departementets tilskuddsordninger, herunder oppdatering og forbedring av eksisterende rutiner og retningslinjer.