5. Fornyings- og administrasjonsdepartementet
- 5.1 Sammendrag
- 5.1.1 Fornyings- og administrasjonsdepartementets forvaltning og gjennomføring av budsjettet for 2006
- 5.1.2 Regnskaper der Riksrevisjonen har vesentlige merknader
- 5.1.3 Selskaper m.m. der Riksrevisjonen har merknader til statsrådens forvaltning
- 5.1.4 Fornyings- og administrasjonsdepartementets oppfølging av tidligere rapporterte forhold
- 5.1.5 Riksrevisjonen uttaler
- 5.2 Komiteens merknader
FADs samlede utgiftsbevilgninger for 2006 var på 15,2 mrd. kroner. Budsjetterte inntekter utgjorde 1,5 mrd. kroner.
Riksrevisjonens regnskapsrevisjon omfatter revisjon av departementet, virksomhetene og en rekke tilskuddsordninger. Det er avgitt 22 avsluttende revisjonsbrev uten merknader og to avsluttende brev med merknader. Statens Pensjonskasse og Statsbygg har fått avsluttende revisjonsbrev med merknader.
Revisjonen har også for 2006 vist svakheter i etatsstyringen av fylkesmannsembetene. Riksrevisjonen har kontrollert enkelte av embetenes sikkerhets- og beredskapsarbeid på utvalgte områder under Helse- og omsorgsdepartementet (HOD). Revisjonen viser at den interne styringen ikke er innrettet fullt ut i samsvar med økonomireglementets krav.
Revisjonen for 2006 har vist at det fortsatt er svakheter ved etterlevelsen av anskaffelsesregelverket i departementet og flere av fylkesmannsembetene. Dette omfatter forhold vedrørende dokumentasjon, sporbarhet og uhjemlede direkte anskaffelser. Departementet opplyser at det har iverksatt interne tiltak i departementet, at det vil øke kompetansen på anskaffelsesområdet, og at det er medlem av en flerdepartemental arbeidsgruppe for å utarbeide en hensiktsmessig innkjøpsstrategi.
Revisjonen viste at flere anskaffelser vedrørende Statsbyggs utenlandseiendommer, innenfor og utenfor EØS-området, er gjennomført som direkteanskaffelser. Dette er blant annet begrunnet med vanskelige forhold i de aktuelle landene og tvil om anskaffelsesregelverkets geografiske virkeområde. Departementet har opplyst at det mangler avklaring av hvorvidt anskaffelsesregelverket gjelder for anskaffelser ved utenlandseiendommene til Statsbygg, og har bedt Utenriksdepartementet om bistand til å utrede dette nærmere.
Revisjonen viste at katastrofe- og beredskapsplaner ikke er utarbeidet for Statsbygg og Norge.no i 2006. Forholdet ble tatt opp i rapporteringen for 2005, og departementet viste da til at planene skulle ferdigstilles i løpet av 2006. Kontrollen viste også at Konkurransetilsynet ikke har slik plan, og at det ved en virksomhet var svakheter ved tilgangskontrollene for et system. Departementet uttaler at det for 2007 stilles krav i tildelingsbrevet om en dokumentert gjennomført risiko- og sårbarhetsanalyse, og at det skal foreligge et tilfredsstillende planverk. Departementet vil følge opp arbeidet løpende i etatsstyringsdialogen.
Riksrevisjonen har i avsluttende revisjonsbrev merknad på grunn av brudd på bestemmelsene om økonomistyring i staten. Merknaden er knyttet til vesentlige mangler ved sporbarhet i Statsbyggs regnskap for fakturaer som utbetales av utenriksstasjonene ved Utenriksdepartementet på vegne av Statsbygg. Dette medfører at det ikke kan foretas nødvendig etterkontroll, og at det gis mangelfull oversikt over framtidige forpliktelser. Statsbygg har opplyst at det er iverksatt arbeid for å lage nye rutiner for området. Departementet bekrefter at de nye rutinene skal være etablert innen tredje kvartal 2007, og at arbeidet følges opp i etatsstyringsdialogen med Statsbygg.
Riksrevisjonen har i avsluttende revisjonsbrev merknad til internkontrollen i Statens Pensjonskasse. Merknaden er knyttet til mangelfulle avstemminger av premieinntekten. Departementet opplyser at virksomheten i 2007 har iverksatt tiltak for å forbedre rutinene.
Fornyings- og administrasjonsdepartementet forvalter statens interesser i ett aksjeselskap. Riksrevisjonen har ikke merknader til statsrådens forvaltning.
Riksrevisjonen har i rapporten for regnskapsåret 2005 tatt opp svakheter knyttet til departementets etterlevelse av anskaffelsesregelverket. Revisjonen viste at disse svakhetene fortsatt er til stede i 2006.
Saken følges opp.
I rapporten for regnskapsåret 2005 ble manglende utarbeidelse av langsiktige planer og manglende systematisk og dokumentert vurdering av risiko for styring av underliggende virksomheter tatt opp. Departementet har som mål å få på plass et hensiktsmessig rammeverk for dokumentasjon av risiko- og vesentlighetsvurderinger i løpet av 2008. I tildelingsbrevene for 2007 er det lagt inn krav om at virksomhetene skal gjennomføre egne risikovurderinger.
Saken følges opp.
I rapporten for regnskapsåret 2005 ble manglende overordnede katastrofe- og beredskapsplaner for Departementenes servicesenter, Statsbygg, Statens Pensjonskasse og Norge.no tatt opp. Departementet svarte at for Statsbygg og Norge.no skulle disse planene være ferdige i løpet av 2006, for Statens Pensjonskasse i 2007, og for Departementenes servicesenter ville planene være på plass i 2008.
Saken følges opp.
I Riksrevisjonens rapportering til Stortinget for regnskapsårene 2004 og 2005 ble det tatt opp at fylkesmannsembetene hadde store beløp på interimskonti ved årsskiftet. Riksrevisjonens kontroll for 2006 viser at det er iverksatt flere tiltak, men at flere embeter fortsatt overfører prosjektmidler fra sektordepartementene til nytt regnskapsår uten at nødvendig hjemmel foreligger. Departementet uttaler at dette er i strid med retningslinjene, og ser det som nødvendig at forholdet blir fulgt opp overfor embetene og andre berørte virksomheter.
Saken følges opp.
I rapporteringen til Stortinget for regnskapsåret 2005 tok Riksrevisjonen opp vesentlige svakheter ved departementets etatsstyring av fylkesmannsembetene. Det var mangler ved oppfølgingen av embetenes implementering av styringssignaler for å sikre måloppnåelse i arbeidet med å forebygge og fjerne samfunnsskapte hindringer for å øke tilgjengeligheten for personer med nedsatt funksjonsevne. Riksrevisjonen var videre kritisk til at departementet ikke ivaretok etatsstyringsansvaret i form av faglige og budsjettmessige styringssignaler for teknisk planleggingstjeneste ved fylkesmannsembetene.
Departementet uttalte videre at styringssignaler for teknisk planleggingstjeneste er innarbeidet i embetsoppdraget for 2007, og at den framtidige organiseringen av teknisk planleggingstjeneste skal gjennomgås.
Riksrevisjonen har merket seg tiltakene departementet har iverksatt på de nevnte områdene, men revisjonen for 2006 viser at det fremdeles er mangler ved etatsstyringen av fylkesmannsembetene.
Saken følges opp.
I revisjonen for 2005 tok Riksrevisjonen opp svakheter knyttet til internkontrollen i Departementenes servicesenter, spesielt knyttet til avstemminger. Revisjonen av 2006-regnskapet viste at det fortsatt var svakheter knyttet til den interne kontrollen. Departementet uttalte at det ser det som svært uheldig at internkontrollen fortsatt har vesentlige svakheter, og skal i løpet av 2007 gjennomføre en ekstern gjennomgang av deler av internkontrollen i Departementenes servicesenter. Departementet tar også internkontrollen med som en del av styringsdialogen.
Saken følges opp.
Mangelfull risikostyring ble også tatt opp i rapporteringen for 2005, og Riksrevisjonen konstaterer at departementet så langt ikke har etablert et tilfredsstillende rammeverk for systematisk vurdering av risiko og vesentlighet og langsiktige planer. Riksrevisjonen viser til den tid som har passert, og forutsetter at departementet prioriterer arbeidet med å få etablert dette snarest mulig i samsvar med gjeldende regelverk.
Riksrevisjonen har merket seg departementets generelle omtale av styringsmodellen for fylkesmannsembetene. Videre har Riksrevisjonen merket seg departementets syn vedrørende oppfølgingen av fylkesmennenes arbeid knyttet til atomberedskap, ulykkesberedskap, samt miljørettet helsevern og smittevern. Riksrevisjonen vil imidlertid vise til at det er departementets ansvar å sikre en tilfredsstillende internkontroll som ivaretar styringsmodellen og behovet for samhandling mellom departementsområdene mot fylkesmannsembetene.
Riksrevisjonen ser det som kritikkverdig at det ved fylkesmannsembetene fortsatt er store beløp på interimskonti ved årsskiftet. Riksrevisjonen vil påpeke at forholdet er tatt opp flere år på rad, og det synes som de tiltak som er iverksatt, i mindre grad har gitt ønskede resultater. Riksrevisjonen har merket seg at departementet deler fullt ut Riksrevisjonens oppfatning om at regnskapsføringen av prosjektmidler i fylkesmannsembetene skal innrettes i samsvar med bevilgningsreglementets krav. Videre har Riksrevisjonen merket seg departementets arbeid med å informere og veilede fylkesmannsembetene og berørte departementer om regelverkets krav og riktig praksis. Riksrevisjonen forutsetter at departementet prioriterer ytterligere tiltak, slik at regnskapsføring av prosjektmidler skjer i tråd med bevilgningsreglementet.
Det er også kritikkverdig at det fortsatt er svakheter ved etterlevelsen av anskaffelsesregelverket i departementet og enkelte av fylkesmannsembetene. Mangler ved konkurranseutsetting, dokumentasjon og sporbarhet ved anskaffelsesprosessen er tatt opp gjentatte ganger og senest for 2005. Departementet har gjennomført en rekke tiltak både på eget ansvarsområde og i forhold til øvrige departementer uten at dette så langt synes å ha gitt tilfredsstillende virkning. Riksrevisjonen har merket seg at departementet ser meget alvorlig på brudd på anskaffelsesregelverket, og at det skal forbedre internkontrollen i departementet og ved fylkesmannsembetene. Riksrevisjonen understreker departementets ansvar for å påse at anskaffelsesregelverket etterleves.
Riksrevisjonen ser det som svært uheldig at anskaffelser i utlandet har vært gjennomført av statlige virksomheter over lang tid uten at det geografiske virkeområdet for anskaffelsesregelverket har vært avklart av Fornyings- og administrasjonsdepartementet.
Riksrevisjonen ser alvorlig på at sporbarheten for fakturaer som utbetales av utenriksstasjonene ved Utenriksdepartementet, ikke er tilfredsstillende i Statsbyggs regnskaper. Riksrevisjonen har merket seg departementets uttalelse om at Statsbygg vil gjennomføre tiltak for å sikre nødvendig oversikt og mulighet for oppfølging og kontroll av enkeltleverandører og forutsetter at departementet følger opp og sikrer at dette arbeidet gir et tilfredsstillende resultat.
Det er uheldig at det ikke har vært mulig å gjennomføre tilfredsstillende avstemminger mellom fagsystem og regnskapssystem i Statens Pensjonskasse. Riksrevisjonen har merket seg departementets uttalelse om at feilene er rettet, kontrolltiltak er iverksatt, og at tiltakene vil medføre en hensiktsmessig internkontroll på området. Riksrevisjonen forutsetter at det for 2007 skal være mulig å foreta en fullstendig avstemming av premieinntektene.
Riksrevisjonen ser det som alvorlig at det tar lang tid og lenger enn tidligere opplyst å få på plass katastrofe- og beredskapsplaner. Riksrevisjonen registrerer at Norge.no har utarbeidet en slik plan, og at departementet i tildelingsbrevene til de underliggende virksomhetene for 2007 har stilt krav om en gjennomføring av risiko- og sårbarhetsanalyser. Det er viktig at virksomhetene også utarbeider konkrete katastrofe- og beredskapsplaner. Riksrevisjonen understreker viktigheten av tilfredsstillende ikt-sikkerhet og forutsetter at departementet gir dette arbeidet høy prioritet.
Komiteen registrerer at det også for året 2006 er avgitt 22 avsluttende revisjonsbrev uten merknader og to med merknader, til Statens Pensjonskasse og Statsbygg. Det er ikke anmerkninger til statsrådens forvaltning av statens interesser i selskaper.
Komiteen har merket seg at revisjonen også for 2006 avdekker svakheter i etatsstyringen av fylkesmannsembetene. Den interne styringen er ikke i henhold til økonomireglementets krav. Flere av embetene har ikke utformet målbeskrivelser, og systematisk rapportering mangler. Komiteen viser til sine merknader i forbindelse med behandlingen av Dokument nr. 3:14 (2006-2007) Riksrevisjonens undersøkelse av måloppnåelse og effektivitet ved fylkesmannsembetene, og forutsetter at Fornyings- og administrasjonsdepartementet følger opp styringen av fylkesmannsembetene i tråd med komiteens anbefalinger.
Komiteen anser det som alvorlig at det også i 2006 er påvist brudd på anskaffelsesreglementet i departementet og hos flere av fylkesmannsembetene, og viser til at disse var gjenstand for skarp kritikk fra kontroll- og konstitusjonskomiteen også i 2005. Komiteen finner det høyst kritikkverdig når Riksrevisjonen også i år må påpeke at disse forhold ikke er fulgt opp av departementet.
Komiteen har merket seg at FAD uttaler at departementet ser alvorlig på saken og at departementet vil iverksette ytterligere tiltak for å begrense risikoen for ytterligere brudd på regelverket for offentlige anskaffelser. Komiteen forventer å se resultater av disse tiltakene når Riksrevisjonen legger frem Dokument nr. 1 (2008-2009).
Komiteen vil i denne sammenheng vektlegge FADs særlige ansvar for å sørge for etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser overfor underliggende virksomheter, så vel som i departementssektoren som helhet. Komiteen viser til at statsråden selv tidligere har fremhevet det gode arbeidet som gjøres av Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA), og forventer at en strengere praksis og aktiv sanksjonsbruk fra KOFAs side er en del av arbeidet med å sørge for at regelverket for offentlige anskaffelser etterleves. Komiteen viser for øvrig til sine merknader innledningsvis i denne innstillingen og til merknad under Barne- og likestillingsdepartementet, jf. punkt 2.2.
Komiteen registrerer at spørsmålet om regelverk i forbindelse med anskaffelser i utlandet fortsatt ikke er avklart og forutsetter at saken avklares. Likeledes har komiteen merket seg at arbeidet med å sikre gjennomføring av risiko- og sårbarhetsanalyser innen ikt-området følges opp. Komiteen vil understreke betydningen av en tilfredsstillende ikt-sikkerhet og ber om at arbeidet med å bedre rutinene gis høy prioritet.
Komiteen har merket seg at Riksrevisjonen har avdekket vesentlige mangler ved sporbarheten i Statsbyggs regnskap for fakturaer som utbetales av utenriksstasjonene ved Utenriksdepartementet på vegne av Statsbygg. Dette fører til at det ikke kan foretas nødvendig etterkontroll. Komiteen viser til departementets opplysning om at nytt regelverk vil være på plass fra 3. kvartal 2007 og ber om at saken omtales i Dokument nr. 1 for 2007.
Komiteen registrerer at revisjonen har avdekket vesentlige svakheter ved Statens Pensjonskasse knyttet til mangelfulle avstemminger av premieinntekten mellom fagsystem og regnskapssystem. Komiteen noterer at departementet opplyser at det er iverksatt tiltak for å bedre rutinene og forutsetter at Riksrevisjonen følger saken.
Komiteen anser det kritikkverdig at seks av sju rapporterte forhold for 2005 fortsatt ikke er brakt i orden. Det gjelder etterlevelse av anskaffelsesregelverket, dokumentasjon av risiko og vesentlighet, katastrofe- og beredskapsplaner, interimskonti hos fylkesmennene, styring av fylkesmannsembetene og svakheter ved den interne kontrollen i Departementenes servicesenter. Komiteen forutsetter at arbeidet med å sikre gode saksbehandlingsrutiner prioriteres og at det iverksettes tiltak slik at forholdene kan kvitteres ut.