Spørsmål i forbindelse med dokument nr. 8 (2001-2002) om eventuell flytting av nordlandsdelen fra statsarkivet i Trondheim til statsarkivet i Tromsø

Vi viser til brev av 5. november 2002 med fem spørsmål med utgangspunkt i ovennevnte sak.

Spørsmål 1

Det vises til arbeidet med å samle virksomheten til statsarkivet i Trondheim i et modernisert bygg, og komiteens merknader om alternativer som forutsettes vurdert, jfr. Innst. S. nr. 46 (20012002). Hvor langt har departementet kommet i disse vurderingene, og kan det antydes en tidsplan for det videre arbeid ?

Svar

Komiteens merknad i Innst. S. nr. 46 (2001-2002) om u-båtbunkeren Dora som mulig utbyggingsalternativ for Statsarkivet i Trondheim tok departementet opp med Riksarkivaren i brev av 5. januar 2001. Vi bad Riksarkivaren vurdere komitemerknaden, herunder om den burde føre til endringer eller justeringer i foreliggende utbyggingsplaner, eventuelt om det var andre forhold som var relevante å trekke fram når det gjaldt komiteens påpekning av de "unike muligheter for oppbevaring av sårbart materiale som i dag finnes i Dora-bunkeren".

Riksarkivaren svarte 26. januar 2001 at det viktigste var at Statsarkivet i Trondheim snarest mulig ble samlet på ett sted, og at institusjonen fikk tilhold i en tidsmessig og fremtidsrettet bygning. Det hadde etter Riksarkivarens vurdering ikke skjedd noen endringer som tilsa at de foreliggende utbyggingsplaner ble endret. Riksarkivaren uttalte videre bl.a.:

"Komiteen har i sin merknad fokusert på oppbevaring av arkivmateriale. Et statsarkiv skal imidlertid også huse en god del andre funksjoner, bl.a. kontorer for ansatte, lesesal for publikum etc. For en institusjon av statsarkivets størrelse er det verken ønskelig eller praktisk mulig å etablere disse inne i bunkeren. En etablering på Dora forutsetter derfor at det bygges en ny bygning for administrative formål og publikumsformål utenfor selve bunkeren."

Når det gjaldt Doras egenskaper som arkivmagasin, uttalte Riksarkivaren:

"Statsarkivet i Trondheim har [...] gode erfaringer med [Dora-bunkeren som arkivmagasin], men vil samtidig påpeke at lokalene slik de er nå, for eksempel ikke tilfredsstiller arkivforskriftens krav til inneklima. Departementet vil være kjent med at vi ved bygging av nye magasinbygg har lagt vekt på alminnelig bygningssikkerhet, god brannsikkerhet samt sikkerhet mot innbrudd og vannskader. Vi prioriterer også å skape gode klimatiske forhold for arkivmaterialet Det spesielle ved Dora er de muligheter den gir for fysisk sikring av arkivmateriale i forhold til ytre trusler. For alle de andre aspektene kan det oppnås tilfredsstillende forhold i Dora, men i den sammenheng er den på ingen måte unik. Vi vil også påpeke at Dora-bunkeren er meget stor og at en som leietaker der ikke har full kontroll med hva slags virksomhet andre leietakere har i sine lokaler. Det kan ha negative konsekvenser for den totale brannsikkerheten, (...)."

Riksarkivaren nevnte også ulike ulemper ved Dora-alternativets beliggenhet, og konkluderte med å fastholde utbyggingsalternativet i Høgskoleveien.

Etter dette trakk departementet på nytt den konklusjon at utbyggingen i Trondheim bør gjennomføres ved utvidelse og rehabilitering av statsarkivets nåværende anlegg i Høgskoleveien. I forslaget til statsbudsjett for 2002, jf. St.prp. nr. 1 (2001-2002) s. 126, gav departementet også Riksarkivaren klarsignal til å forberede en overføring av ansvaret for arkivene etter statlig forvaltning i Nordland fylke fra Statsarkivet i Trondheim til Statsarkivet i Trondheim, for øvrig i samsvar med det som var varslet i St.meld. nr. 22 (19002000), den såkalte abm-meldingen.

Etter dette har departementet ikke arbeidet videre med å vurdere andre utbyggingsalternativer for Statsarkivet i Tronheim enn prosjektet i Høgskoleveien.

På bakgrunn av de spørsmål vi nå har mottatt fra komiteen, har vi på nytt forelagt saken for Riksarkivaren. Med utgangspunkt bl.a. i Riksarkivarens vurderinger i notat av 11. november 2002, vil vi nedenfor besvare komiteens øvrige spørsmål.

Spørsmål 2

Som kjent oppbevarer Statsarkivet i Trondheim i dag betydelige materialer i Dora I. Hvilke muligheter foreligger i dag, bl.a. regulerings- og kapasitetsmessig for å samle Statsarkivet i Dora?

Svar

Departementet vil først gjøre oppmerksom på at Riksarkivaren allerede i 197 henvendte seg til departementet og bad om tillatelse til å arbeide videre med å utrede Dora-alternativet, "med sikte på å etablere Statsarkivet i Trondheim i tilknytning til Dora". Riksarkivaren konkluderte den gang med at denne løsningen ville være å foretrekke. Det er de grundigere utredninger som senere er gjennomført, som har ledet til en annen konklusjon, en konklusjon som ble meddelt departementet i oktober 1998, sammen med en omfattende sammenlignende vurdering av de to aktuelle alternativene.

Dette understreker etter departementets vurdering at det er rent saklige grunner som gjør at Riksarkivaren har valgt å anbefale utbygging i Høgskoleveien - framfor et alternativ som han opprinnelig var svært tiltrukket av.

Da Riksarkivaren i 1998 konkluderte med å velge alternativet i Høgskoleveien, ble det lagt vekt på følgende forhold:

• – at tomta har plass til nødvendige bygningsmessige utvidelser

• – at gjennomført skisseprosjekt viste at det er fullt mulig å få til en god og framtidsrettet løsning i kombinasjon mellom eksisterende renovert bygg og nybygg, noe seinere prosjektering har underbygd

• – at Statsarkivet i Høgskoleveien har en kjent og sentral plassering i et etablert distrikt

• – at de årlige leiekostnadene ved utvidelse og rehabilitering av eksisterende anlegg ble estimert til å være på samme nivå som ved en etablering i tilknytning til Dora.

Utredningen som Riksarkivaren bygde sin konklusjon på, viste samtidig at det teknisk og praktisk ville være mulig å etablere statsarkivet i tilknytning til Dora. Riksarkivaren kjenner heller ikke i dag til at det reguleringsmessig skulle være noe som er til hinder for en slik etablering, men nevner at NSBs godsterminal visstnok vil være i området fremdeles.

Riksarkivaren skriver videre i sitt notat av 11. novem­ber 2002:

"Isolert sett er det i det eksisterende Dora arealer nok til å dekke statsarkivets magasinbehov. Men det er ikke dekning for å hevde at lokalene er ideelle for arkivformål. For at statsarkivet i sin helhet med alle dets funksjoner skal kunne samles på Dora, må det bygges en ny, egen administrasjons- og publikumsbygning i tilknytning til bunkeren. Statsarkivets nåværende magasiner i bunkeren må flyttes og lokaliseres inntil administrasjons- og publikumsdelen. Det vil sannsynligvis innebære at andre leietakere må flyttes internt eller eventuelt flytte ut av Dora.

Dora er i dag ikke utstyrt med et tilfredsstillende ventilasjons- og klimaanlegg, og magasinhallene tilfredsstiller bl.a. ikke de klimakrav som stilles til langtidsoppbevaring av arkiver i slike rom. Det er i perioder for høy luftfuktighet der, og variasjonene i temperatur og fuktighet gjennom året er for store. Dora kan således ikke tas i bruk som permanent arkivmagasin for statsarkivet uten at det blir installert et fullverdig ventilasjons- og klimaanlegg som sikrer stabilt klima i disse rommene. Det er også problemer med støv og rustpartikler i de rommene som statsarkivet nå leier. Annen bygningsmessig rehabilitering av rommene vil derfor også være nødvendig.

Statsarkivet oppbevarer i dag ca. 13 000 hyllemeter arkivsaker i Dora. Ettersom arkivlokalene ikke tilfredsstiller arkivforskriftens krav til bl.a. stabilt klima, har dette i lang tid vært en kilde til bekymring for Riksarkivaren. Heller ikke magasinlokalene i Høgskoleveien er forskriftsmessig i henhold til de krav som arkivforskriften stiller. Høgskoleveien som sådan drives i dag på dispensasjon også i forhold til brannforskriftene. Det er derfor tvingende nødvendig raskt å komme i gang med en utbygging av fullverdige arkivmagasiner for statsarkivet i Høgskoleveien."

Spørsmål 3

Det er kommet signaler om at det foreligger ønsker/planer om etablering av et abm-senter forankret på Dora, eller eventuelt annen lokalisering i Trondheim? I hvilken grad vil lokalisering av statsarkivet i sammenhengen kunne ha betydning for utviklingen av et slikt senter?

Svar

Departementet har erfart at det skal foreligge visse planer i den retning som nevnes i spørsmålet, men vi har ikke fått noen annen skriftlig henvendelse om dette enn den nettopp mottatte kopi av Trondheims kommunes brev av 7. november 2002 stilet til Stortingets kulturkomite. Heller ikke Riksarkivaren skal tidligere ha mottatt nærmere informasjon om dette.

Som direkte svar på komiteen spørsmål gjengir vi følgende fra Riksarkivarens notat av 11. november 2002:

"Forutsatt at magasinarealet i Dora bygges om slik at de imøtekommer gjeldende krav om stabil luftfuktighet og temperatur, vil det selvsagt kunne tenkes at det er teknisk grunnlag for å utvikle en etablering av abm-relaterte institusjoner - et abm-senter - på Dora. Om dette vil vise seg å være interessant for kommunale/fylkeskommunale og private arkiveiere og for museer og bibliotek, gjenstår å se. Et abm-senter kan utvikles uavhengig av om statsarkivet lokaliseres til det samme stedet. Riksarkivaren er ikke kjent med at det er planer om å flytte større museer og bibliotek i Trondheim til ett sted, for eksempel Dora. Bortsett fra Trondheim byarkiv bruker museer og biblioteker Dora bare som fjernmagasin, uten betjening av publikum."

Spørsmål 4

Hva vil forflytning av 4000 hyllemeter arkivmateriale fra Trondheim til Tromsø anslagsvis koste?

Svar

Flyttingen av 4 000 hyllemeter arkivmateriale innebærer en engangskostnad på anslagsvis 1 mill. kroner. Kostnaden vil etter forutsetningen bli fordelt på budsjettårene 2003 og 2004.

Departementet mener at denne engangskostnaden er beskjeden sammenliknet med de muligheter til bedre samlet ressursutnyttelse som flytteoperasjonen vil gi, jf. i den sammenheng også svaret på spørsmål 5. Uten en slik flytting vil behovet for ytterligere utbygging av magasinkapasiteten i Trondheim komme tidligere enn det som ellers blir nødvendig.

I denne sammenhengen og for fullstendighetens skyld må vi nevne at de nye kostnadsberegninger som nylig er gjort i forbindelse med bearbeidelse av byggeprogrammet, er høyere enn det som ble lagt til grunn i skisseprosjektet. Man har derfor valgt å redusere arealet ytterligere i tillegg til den reduksjon som er muliggjort gjennom overføringen av Nordlands-arkivene til Tromsø, og som det tidligere er opplyst om. Den ytterligere reduksjon er gjort for å holde prosjektet innenfor en kostnadsramme som gjør det mulig å realisere utbyggingen uten ytterligere utsettelser. Det magasinareal som nå ligger inne i prosjektet, vil derfor dekke beregnet behov for en periode på ca. 10 år. Hvis Statsarkivet i Trondheim fortsatt skulle huse arkivene fra Nordland, ville denne perioden bli ytterligere forkortet.

Uten den forutsatte overføringen vil dessuten store magasinarealer i Tromsø bli stående tomme lenger enn nødvendig. På bakgrunn av de forutsetninger som tidligere er lagt til grunn, herunder omtale i tidligere stortingsdokumenter, er man allerede godt i gang med å planlegge overføringen til Tromsø.

Spørsmål 5

1 brev av 31.10.2002 fra kulturministeren er det opplyst at det i Tromsø står et utvidet magasinbygg klart som kan dekke avleveringsbehovet for de tre nordligste fylker de neste 20-25 år fremover. Hva vil en ekstra bemanning i Tromsø for å betjene det utvidede materialet koste i forhold til tilsvarende utvidelse om Nordlandsarkivet skulle forbli i Trondheim.

Svar

Det vil ikke bli noen direkte forskjell i betjeningskostnader enten arkivene fra Nordland betjenes fra Tromsø eller Trondheim. Men det er i abm-meldingen gjort rede for at det kreves økt samlet bemanning i Arkivverket, særlig knyttet til elektroniske arkiver og for å nedbygge etterslepet av avleveringsmodent papirbasert arkivmateriale. Overføringen av Nordlands-arkivene fra Trondheim til Tromsø vil først og fremst ha betydning for fordelingen av den fremtidige bemanningen de to statsarkivene imellom.

Riksarkivaren legger til grunn at selve publikumsbetjeningen knyttet til de 4 000 hyllemeter arkiver som sendes til Tromsø, ikke vil kreve ekstern tilførsel av bemanning der. Riksarkivaren legger også til grunn at Statsarkivet i Tromsø har nok ressurser i 2003 til å gjennomføre arkivflyttingen i samarbeid med den ekspertise som finnes i Riksarkivet og i Statsarkivet i Trondheim. Riksarkivaren understreker at den økte bemanningen som på sikt likevel er planlagt å komme i Tromsø, hovedsakelig skal arbeide direkte overfor statsforvaltningen i Nordland, med inspeksjon, veiledning, kassasjonsbehandling og mottak av avleveringsmodne arkiver. Det er hensynet til å mestre denne situasjonen som for Riksarkivaren framstår som den viktigste grunnen til flyttingen.

Når Statsarkivet i Trondheim får redusert sin omfattende ansvarsbyrde, vil noe ressurser kunne frigjøres og i stedet settes inn i kvalitetsforbedring av de arkivtjenestene som både publikum og forvaltningen er avhengig av i Trøndelag og Møre og Romsdal. Det gjelder også arbeidet med avleveringsetterslepet for de tre gjenværende fylkene, som ved siste årsskifte var på mellom 4 000 og 4 500 hyllemeter.

Riksarkivaren understreker at flyttingen av de statlige arkivene for Nordland fra Trondheim til Tromsø, først og fremst har som siktemål å oppnå en bedre arbeids- og ansvarsdeling mellom de to statsarkivarene. En ny ansvarsfordeling vil gi bedre tjenester fra Arkivverkets side til forvaltningen i Nordland både når det gjelder eldre arkiver, og når det gjelder moderne elektroniske arkiv. Statsarkivet i Trondheim er det statsarkivet i landet som er mest på etterskudd med å ta imot arkivene fra statlige organer i fylkene. I Nordland befinner det seg mellom 1 500 og 2 000 hyllemeter arkiver som skulle vært overført til statsarkivet, i tillegg til de 4 000 som alt er der.

Konklusjon

På bakgrunn av både tidligere vurderinger og den nye gjennomgang som komiteens spørsmål har foranlediget, finner departementet all grunn til å fastholde tidligere konklusjoner, både med hensyn til ansvarsoverføringen mellom de to statsarkivene og valget av utbyggingsalternativ for Statsarkivet i Trondheim.