11. Utenriksdepartementet
- 11.1 Utenriksdepartementets økonomiforvaltning og regnskap for 1998
- 11.2 Kontroll med forvaltning av norsk bistand til prioriterte land og regioner m.m.
I forbindelse med revisjon av Utenriksdepartementets regnskap for 1998 ble det avdekket flere forhold som ikke var tilfredsstillende. Blant annet forelå ikke spesifikasjon av midlertidige konti for ulike lønnsposter, det var ikke foretatt avstemminger av innberetningspliktige ytelser og rutiner for økonomistyringen i departementet var ikke ferdigstilt. I tillegg viste revisjonen av regnskapet at reskontro for reiseforskudd inneholdt flere eldre poster, at departementet hadde overskredet belastningsfullmakter ved føring på fremmede kapitler og at man ikke hadde inngått avtale med Skattefogden i Oslo og Akershus som er regnskapssentral for lønn.
Riksrevisjonen bemerker:
Utenriksdepartementet har for 1998 ikke vært i stand til å fremlegge et fullstendig regnskap innen utgangen av 1. halvår 1999. Departementet synes i liten grad å ha forbedret påpekte svakheter fra regnskapsavleggelsen for 1997. Riksrevisjonen har merket seg at departementet nå har iverksatt tiltak for å forbedre regnskapet for 1999.
Utenriksdepartementet har svart:
«Utover de opplysninger som fremkom i brev av 28. juni og 26. juli 1999 til Riksrevisjonen vil Utenriksdepartementet bemerke følgende:
[...] Situasjonen pr. d.d. er at alle interimskonti for 1998 er avstemt og det foreligger spesifiserte og dokumenterte avstemminger av alle interimskonti pr. 31. august 1999.
Ved avslutningen av regnskapet for 1998 forelå de nødvendige saksbehandlings- og kontrollrutiner for avlegging av årsregnskapet, noe som beklageligvis ikke var utarbeidet for 1997.
Sluttføringen av rutinebeskrivelser for økonomistyringen består i å samle eksisterende skriftlige rutiner i ett dokument med vedlegg. Departementet tar sikte på at dette skal være gjennomført ved utgangen av september d.å.
Vi regner med at de tiltak som er og vil bli iverksatt vil avhjelpe de forhold som Riksrevisjonen har tatt opp.»
Riksrevisjonen uttaler:
Riksrevisjonen konstaterer at samarbeidet mellom Utenriksdepartementet og Skattefogden i Oslo og Akershus ikke har fungert tilfredsstillende. Dette har medført at departementet først ved utgangen av 1. halvår 1999 avla et fullstendig regnskap for 1998.
Riksrevisjonen forutsetter at departementets regnskap for 1999 innrettes slik at det sikrer riktig regnskapsavleggelse innen den fristen som er satt av Finansdepartementet. Riksrevisjonen foreslår: "Kan passere".
Komiteen forutsetter at departementets regnskap for 1999 innrettes slik at det sikrer riktig regnskapsavleggelse innen den fristen som er satt av Finansdepartementet.
Komiteen slutter seg til Riksrevisjonens forslag til desisjon "Kan passere".
NORAD har utarbeidet en manual for stat-til-stat samarbeid, "Programme and Project Cycle Management". Denne dekker alle faser som er relevant for de foretatte undersøkelser. Denne er brukt som norm ved vurderingen av forvaltningspraksis.
De senere år har NORAD etablert en praksis med egne forvaltningsgjennomganger ved ambassadene. Disse gjennomganger har store likhetstrekk med de undersøkelser Riksrevisjonen har foretatt siden 1992. Rapporter fra relevante gjennomganger er mottatt av Riksrevisjonen, og har vært noe av grunnlaget for de nå foretatte revisjonsundersøkelser.
Disse elementer, sammen med prosessen for virksomhetsplanlegging og landprogramarbeidet danner et tilfredsstillende grunnlag for kvalitetsmessig god forvaltning av norsk bilateral bistand.
Det generelle inntrykk er at ambassadenes forvaltning av tiltak under forberedelse, gjennomføring og avslutning i hovedsak foregår på en tilfredsstillende måte. Arkivene ved ambassadene og i hjemmeadministrasjonene gir tilfredsstillende muligheter for etterkontroll av ambassadens oppfølging av de enkelte tiltak.
Undersøkelsen har likevel avdekket visse svakheter:
– Forhold omkring revisjon, synliggjøring av norske midler i mottakerlandets budsjetter og regnskaper, dokumentasjon av kontaktnett og forvaltningsoppsett synes noe svakt og bør forbedres.
– Riksrevisjonen ser det som en svakhet at det kreves rapporter bare for norske midler. I de fleste tilfelle går midlene inn i, og bør rapporteres i en større økonomisk sammenheng. Dette bør etter Riksrevisjonens mening innebære at det kreves totalregnskap, eventuelt i tillegg til prosjektregnskap fra samarbeidende virksomhet.
– Rapporteringen til Stortinget synes i vesentlig grad å være en orientering om ulike tiltak, og gir i liten grad opplysninger om utviklingsresultater relatert til de målsettinger som angis i budsjettforslagene.
– Undersøkelsene har vist at både i Sør-Afrika og Etiopia er det svakheter i kommunikasjonen mellom den nasjonale avtalepart og landets riksrevisjon. Avtaler som inngås av regjeringen inneholder bestemmelser om at revisjonen skal utføres av riksrevisjonen, uten at denne har vært med i avtaleprosessen eller blitt informert om inngåtte forpliktelser.
I rapporten fra undersøkelsen i Etiopia ble uttalt at utbetaling av 45 pst. av landprogrambevilgningen på slutten av 1998 sammen med ompostering fra landprogrammidler til regionalmidler i 1997-regnskapet foretatt i begynnelsen av 1998, gir signaler om svak budsjettstyring.
Hva angår bistand til Nicaragua, har det skjedd visse endringer i samarbeidsforholdet med Nicaragua siden Riksrevisjonens forrige undersøkelse, i 1993. Kommunikasjonen synes nå å foregå direkte mellom ambassaden og gjennomførende enhet. Det bør vurderes om endringen bør formaliseres, og reflekteres i nye avtaler.
Departementet har i svarbrev av 19. juli 1999 om Nicaragua uttalt at man noterer seg de forhold der det kan være grunnlag for rutineendringer. Dette gjelder bl.a. forvaltning av et tiltak finansiert fra forskjellige bevilgninger, og bruk av konsulenter der de kan oppfattes som ekstra ansatte.
I uttalelse gitt i brev av 5. august 1999 om bistanden til Sør-Afrika opplyser departementet bl.a. at spørsmålet om Riksrevisjonens rolle er tatt opp under årets landprogramforhandlinger. Det opplyses videre at det i Tildelingsbrev til NORAD for 1999 er gitt skjerpede retningslinjer for rapportering til departementet, og at denne rapporteringen er grunnlag for rapportering til Stortinget.
Riksrevisjonen har konkludert med at etablerte rutiner og intern kontroll bidrar til å sikre tilfredsstillende forvaltning av bilateral bistand. Undersøkelsene har også vist at rutinene i stor grad er fulgt, slik at det med rimelig grad av sikkerhet kan sies at regnskapet på dette området gir et riktig bilde av virksomheten.
Komiteen sier seg fornøyd med at Riksrevisjonen har konkludert med at etablerte rutiner og intern kontroll bidrar til å sikre tilfredsstillende forvaltning av bilateral bistand.