5.1 Materiellforvaltningen i det sivile beredskap

       Undersøkelse av materiellforvaltningen ved 9 av landets 40 sivile forsvarskretser var konsentrert om: Forsvarlig oversikt over beholdningene, betryggende oppbevaring, betryggende registrering, forsvarlig vedlikehold, kassasjonsrutiner, betryggende rutiner for utlån/utleie, at uttak skal skje på rettmessig måte, kontroll av beholdningene.

       Undersøkelsen avdekket følgende svakheter:

-	Det foreligger ikke materiellregnskap eller tilsvarende skriftlige oversikter som viser på hvilket lager det enkelte materiell befinner seg.

-	Det foreligger ikke skriftlig intern lagerinstruks for det enkelte lager.

-	Ved enkelte kretser er det magasin/lagre som til dels er dårlig sikret mot brann og tyver.

-	Ved flere kretser foreligger det ingen skriftlig oppgave over hvem som disponerer nøkler til magasin/lagre.

-	Merking av materiell er ikke tilfredsstillende ved flere av kretsene.

-	Rutinene i forbindelse med utlån/utleie av materiell avviker flere steder fra regelverket.

-	Dokumentasjon for foretatt funksjonsprøving/test av teknisk materiell er mangelfull.

-	Det kan ikke dokumenteres at det er foretatt kontroll av landsdelsberedskapsfylkesmannen (LBFM) i løpet av de to siste årene. Generalopptelling er ved de fleste kretser av gammel dato. Kretsene har en del ukurant materiell på lager.

       På grunn av at Sivilforsvarets utrykningsstyrker ble redusert, noe som fordret justeringer i utrustningsplanene for styrkene, ble det satt i gang avhending av ukurant materiell og konvertering av utrustningsplanene (SAK-prosjektet), systemet for materiellberedskapskontroll (MBK) og arbeidet med ny materiellregnskapsinstruks. Det er fortsatt forhold som må forbedres i materiellforvaltningen uttaler Direktoratet og sier videre bl.a. dette:

-	Etter innføring av nytt materiellregnskapssystem vil det til enhver tid være full oversikt over materiellet på det enkelte lager.

-	Det vil bli laget en generell lagerinstruks.

-	Direktoratet vil iverksette de tiltak som er nødvendig for å få til en betryggende ordning med hensyn til disponering av nøkler til magasiner/lagre.

-	Nytt materiell blir nå merket sentralt.

-	Det er utarbeidet nye standardformularer for utlån og utleie i tilknytning til det nye materiellregnskapet.

-	Når MBK er gjennomført, vil rutinene for dokumentasjon av funksjonsprøving og tilstandskontroll være tilfredsstillende.

-	Justisdepartementet har nedsatt en arbeidsgruppe for å vurdere LBFM-ordningen.

       Justisdepartementet sier at det deler Riksrevisjonens bekymring når det gjelder de svakheter i materiellforvaltningen som revisjonen har avdekket. Det var allerede igangsatt tiltak for å bedre forholdene rundt materiellforvaltningen i direktoratet. Departementet har bedt om en tidsplan for når rutinene skal tilfredsstille gjeldende lover og instrukser, regelmessige rapporter om arbeidet og at direktoratet må prioritere dette høyt. Sivilforsvaret har vært gjennom en periode med store omstillinger. De svakhetene som påpekes i Riksrevisjonens rapport kan tilskrives dette.

       Riksrevisjonens undersøkelse av materiellforvaltningen i det sivile beredskap har avdekket forholdsvis omfattende svakheter og mangler både vedrørende kontroll, struktur, oversikter og ajourhold. Alvoret i saken markeres ved at undersøkelsen gjelder sentrale kriterier i regelverket som har eksistert i lang tid. Det har ikke vært mulig å foreta nærmere undersøkelser og opptellinger av materiellbeholdningene, siden det ikke forelå tilstrekkelige fortegnelser å kontrollere i forhold til. Det kan derfor ikke sier noe om hvorvidt Sivilforsvaret er påført konkrete tap.

       Justisdepartementet har svart:

« Arbeidet med å bedre materiellforvaltningen i sivilforsvaret er intensivert. Nødvendige tiltak er, og vil bli, iverksatt for å rette på de mangler som er påpekt.

...

Materiellberedskapskontrollen(MBK) og ny materiellregnskapsinstruks er fastsatt og utprøves i 1997. Bestemmelsene vil bli evaluert i første halvår 1998, før endelige instrukser fastsettes.

...

Justisdepartementet vil gjennom styringsdialogen og tilsynet med direktoratet for sivilt beredskap sikre at materiellforvaltningen i sivilforsvaret etableres på et tilfredsstillende nivå. »

       Riksrevisjonen foreslår: « Til observasjon ».

5.1.1 Komiteens merknader

       Komiteen har merket seg at Riksrevisjonen påpeker omfattende svakheter i kontroll, struktur, oversikt og ajourhold ved materiellforvaltningen i Sivilforsvaret.

       Komiteen slutter seg til Riksrevisjonens forslag til desisjon: « Til observasjon ».

5.2 Forvaltningen av motorkjøretøyer i politiet

       Målet for Riksrevisjonens undersøkelse og kontroll av forvaltningen av motorkjøretøyer i politiet har vært å kartlegge og vurdere om gjeldende regelverk er fulgt. Undersøkelsen er avgrenset til Politiets materielltjeneste (PMT), Oslo politikammer, Bergen politidistrikt og Utrykningspolitiet.

       Motorkjøretøyparken i politiet representerer store verdier, og regelverket når det gjelder forvaltningen av motorkjøretøyer i politiet er omfattende.

       PMT er ansvarlig for innkjøp av motorkjøretøyer til politiet og foretar sentral registrering av alle kjøretøyene, spesifisert på hvert enkelt politidistrikt/virksomhet. Oslo politikammer foretar selv enkelte innkjøp for egne budsjettmidler på bakgrunn av PMTs rammeavtaler.

       Undersøkelsen av motorkjøretøyforvaltningen har avdekket en rekke kritikkverdige forhold. Videre er det avdekket forhold som vanskeliggjør både den administrative og Riksrevisjonens kontroll, samt at bilinstruksen har bestemmelser som i dag ikke synes å være aktuelle.

       Det er ikke samsvar mellom de undersøkte virksomheters beholdningsoversikter og PMTs oversikt, noe som etter Riksrevisjonens vurdering er et resultat av at det ikke er etablert betryggende rutiner og kvalitetssikring ved PMT når det gjelder føring/ajourhold.

       Når det gjelder praktiseringen i forbindelse med kassasjon og salg viser Riksrevisjonen til Normalinstruksens bestemmelser om at salg skal foretas på den måte som gir størst økonomisk utbytte. Riksrevisjonen bemerker at instruksens tilråding om at de som forvalter materiell ikke bør ha kassasjonsfunksjon, ikke synes å være fulgt.

       Følgende forhold ble redegjort spesielt i brev til Justisdepartementet:

-	Eventuell ajourføring av bilinstruksen

-	Om salg/avhending av motorkjøretøyer fra politiet for framtiden kan skje ved offentlig kunngjøring/auksjon

-	Ansvarsfordelingene mellom Justisdepartementet, Politiets materielltjeneste og de øvrige virksomheter i politiet når det gjelder inspeksjoner/mønstring av kjøretøyer

-	Ansvarsfordelingen mellom PMT og de øvrige virksomheter når det gjelder utfasing/kassasjon

-	Om departementet har gitt direktiver som taksering i forbindelse med salg av motorkjøretøyer

       Justisdepartementet beklager at dagens rutiner ikke er tilfredsstillende og arbeidet med å utarbeide en ny instruks vil bli prioritert. Departementet vil sende ut et rundskriv til politidistriktene og særorganene hvor enkelte rutiner innskjerpes i påvente av ny instruks. Instruks for PMT ble utarbeidet av Justisdepartementet i 1988, men er av ulike årsaker ikke formelt godkjent av departementet. Det vil bli iverksatt en gjennomgang av instruksen slik at den bl.a. fyller formelle krav til instruks for PMT.

       Betryggende rutiner og kvalitetssikring for føring og ajourhold av motorkjøretøyer vil bli gjennomført og ivaretatt. I forbindelse med at det anskaffes nytt økonomisystem for politidistriktene og særorganene, vil det bli arbeidet med anskaffelse av nytt materiellsystem til PMT. Oslo politikammer har nå opprettet et eget register for lagerføring av visse typer deler. Departementet vil følge opp Oslo politikammers rutiner på området.

       Når det gjelder regler og rutiner for salg/avhending av utrangert politimateriell, herunder kjøretøyer vil departementet be PMT utarbeide og fremme forslag.

       Riksrevisjonen har merket seg de tiltak departementet vil iverksette vedrørende motorkjøretøyforvaltningen i politiet, og vil understreke at departementet har et selvstendig ansvar både for å gi instrukser/pålegg og sørge for å kontrollere at disse blir fulgt. Verken PMT eller departementet har i de senere årene iverksatt mønstringer/inspeksjoner av kjøretøyene . For øvrig framgår det ikke om departementet har vurdert om salg av motorkjøretøyer for framtiden kan skje ved offentlig kunngjøring/auksjon.

       Justisdepartementet har bl.a. uttalt:

« ... Departementet prioriterer nå høyt å utvikle hensiktsmessige instrukser, rutiner og systemer.

Justisdepartementet vil pålegge PMT innen 15. desember 1997 å utarbeide en plan for kontroll med administrasjonen av politiets motorkjøretøyer. Departementet antar at en betydelig del av politidistriktene vil kunne inspiseres i løpet av 1998. Ved utarbeidelse av regler og rutiner for slag av utrangerte politimateriell, herunder kjøretøy, vil salg ved offentlig kunngjøring/auksjon bli vurdert. »

       Riksrevisjonen har merket seg at departementet prioriterer høyt å utvikle hensiktsmessige instrukser, rutiner og systemer for motorkjøretøyforvaltningen i politiet.

       Riksrevisjonen foreslår: « Til observasjon ».

5.2.1 Komiteens merknader

       Komiteen har merket seg at Riksrevisjonen påpeker omfattende mangler ved kjøretøyforvaltningen i politiet.

       Komiteen vil derfor understreke viktigheten av at arbeidet i departementet resulterer i en tilfredsstillende materiellforvaltning samt bedre systemer, instrukser og rutiner for motorkjøretøyforvaltningen.

       Komiteen slutter seg til Riksrevisjonens forslag til desisjon: « Til observasjon ».

5.3 Økonomiforvaltningen ved Oslo kretsfengsel (Østre fengselsdistrikt)

       Ettersyn ved Østre fengselsdistrikt/Oslo kretsfengsel avdekket differanser i regnskapet, svakheter/mangler i den interne kontroll, brudd på sentrale bestemmelser, til dels mangelfull regnskapsføring og brudd på regelverket for statlig regnskapsføring.

       Justisdepartementet har uttalt at Riksrevisjonens ettersyn har avdekket en rekke mangler og uheldige/alvorlige forhold vedrørende økonomiforvaltningen ved Østre fengselsdistrikt, og at departementet ser alvorlig på situasjonen.

Kassedifferanser

       Det ble konstatert kassedifferanser i tillegg til at fengselsdistriktet har ført betydelige differanser både på konto for kassedifferanser og konto for forskudd, noe som er i strid med økonomiinstruksens bestemmelse.

       Justisdepartementet har opplyst at problemet med kassedifferanser vedrørende innsattes midler skriver seg helt tilbake til 1986 og at saken ikke er tilstrekkelig fulgt opp fra departementets side. Østre fengselsdistrikt har søkt om å få avskrive kassedifferanser på totalt kr 255.314,52, men at søknaden ikke er tilstrekkelig dokumentet, samt at det er en større differanse enn Riksrevisjonen avdekket. Videre synes det å være overført et uriktig beløp til konto for kassadifferanser. Departementet har bedt Østre fengselsdistrikt framskaffe ytterligere dokumentasjon og forklaring og foreslå oppgjør av de enkelte differanser. Departementet vil komme med en anbefaling til løsning vedrørende de ulike kassedifferansene.

Forskuddskonti

       Under ettersynet ble det avdekket flere uoppgjorte forskuddskonti med saldo av eldre dato.

       Departementet har gitt retningslinjer til fengselsdirektørene vedrørende håndtering av uavhentede arbeidspenger og beklager at det har tatt så lang tid å komme fram til en avklaring.

       Forskuddskonto vedrørende tyveri av håndkasse har en debetsaldo på kr  5.000 som skriver seg fra 1989/90. Saken ble ikke håndtert riktig i henhold til økonomiinstruksen da den ikke ble politianmeldt eller innrapportert til Justisdepartementet. Departementet har nå bedt fengselsdistriktet om en utredning og forslag til avslutning av saken.

Regnskapskonto og inntekter / utgifter vedrørende arbeidsdriften

       En såkalt Regnskapskonto viste på ettersynstidspunktet og i kasserapporten pr. 31. desember 1996 en kreditsaldo på kr  333.655. Fengselsdistriktet har opplyst at ved en grundig gjennomgang av kontoen viser det seg at utestående fakturaer for 1994 som er blitt betalt i 1995, ikke er blitt inntektsført med kr  323.035.

       Det synes som om både utgifter og inntekter vedrørende arbeidsdriften er henholdsvis belastet og godskrevet kontoen, noe som er i strid med bestemmelsene. Videre kan det se ut til at regnskapsføring av utsendte fakturaer har skjedd etter regnskapsprinsippet, mens regnskapet skal føres etter kontantprinsippet, jf. bevilgningsreglementet. På bakgrunn av dette finner Riksrevisjonen det vanskelig å ta stilling til hva som skulle vært postert i statsregnskapet m.h.t. inntekter og utgifter for regnskapsårene 1995 og 1996.

       Kasserapportene pr. 31. desember for årene 1995 og 1996 viser videre avvik mellom regnskapstallene vedrørende arbeidsdriftens utgifter og inntekter.

Øvrige svakheter / mangler vedrørende den interne kontroll ved Østre fengselsdistrikt

-	Manglende kontroll med beholdninger både hva angår daglig telling av kassene og manglende administrative kontroller til uregelmessige tider.

-	Manglende ajourhold av kasse og regnskapsføring.

-	Manglende anvisning av bilag.

-	Manglende hjemmel for opprettelse og manglende avstemming av en postbankkonto (for avisen Kretsløpet).

-	Forskuddsutbetalinger i strid med regelverket.

-	Mangler ved disposisjonsfullmakt og postfullmakt.

-	Manglende føring av verdiprotokoll.

       Det er nå etablert nye og gode rutiner for økonomiforvaltningen som ledd i oppfølgingen av de feil og mangler Riksrevisjonen avdekket. Disse tiltakene er etter departementets vurdering nødvendige og tilstrekkelige når det gjelder organiseringen av økonomiforvaltningen ved Østre fengselsdistrikt. I forbindelse med tilpassing til nytt økonomireglement er det behov for å følge opp Østre fengselsdistrikt særskilt.

       Etter Riksrevisjonens vurdering har økonomiforvaltningen ved Østre fengselsdistrikt vært svært lite tilfredsstillende. Det er fortsatt mange uavklarte forhold, som det må ryddes opp i. Riksrevisjonen har spesielt merket seg at departementet har pålagt Østre fengselsdistrikt å sende inn ytterligere dokumentasjon og forklaring, før departementet viderebehandler saken. Riksrevisjonen vil understreke behovet for en snarlig avklaring av uoverensstemmelsene.

       Justisdepartementet svar:

« 3.1 Kassedifferanser

... Departementet ... vil i løpet av november 1997 komme tilbake med anbefaling til løsning vedrørende de ulike kassedifferansene.

3.2 Forskuddskonti

... Departementet vil i løpet av november 1997 komme tilbake til hvordan saken bør håndteres.

3.3 Regnskapskonto og inntekter/utgifter vedrørende arbeidsdriften

...

I Østre fengselsdistrikt har fengselsdistriktet siden februar 1996 tatt i bruk en forbedret versjon av DØS-4 som håndterer kravet til merverdiregnskap uten at dette går på bekostning av brutto- og kontantprinsippet. Behovet for regnskapskontoen er dermed falt bort.

Regnskapskontoen er gjort opp ved at hele kreditsaldoen er ført til inntekt ... Denne løsningen er foretatt av Østre fengselsdistrikt, og departementet har funnet å kunne samtykke i den valgte regnskapsføring.

3.4 Øvrige svakheter/mangler vedrørende den interne kontroll ved Østre fengselsdistrikt

Den interne kontrollen ved Østre fengselsdistrikt har ikke vært tilfredsstillende ... På bakgrunn av Riksrevisjonens merknader vil departementet følge opp Østre fengselsdistrikt særskilt en tid framover. »

       Riksrevisjonen har merket seg at departementet ser alvorlig på saken, og at det vil følge opp Østre fengselsdistrikt/Oslo kretsfengsel særskilt en tid framover.

       Riksrevisjonen avventer departementets tilbakemelding om de forhold det fortsatt arbeides med, og forutsetter at tiltakene som iverksettes vil resultere i en tilfredsstillende økonomiforvaltning ved fengselsdistriktet.

       Riksrevisjonen foreslår: « Til observasjon ».

5.3.1 Komiteens merknader

       Når det gjelder arbeidet med å bedre mangler ved økonomiforvaltningen ved Østre fengselsdistrikt tar komiteen det som en selvfølge at tiltakene som skal iverksettes vil rett opp manglende rutine ved økonomiforvaltningen.

       Komiteen slutter seg til Riksrevisjonens forslag til desisjon: « Til observasjon ».