6.1 Mangler ved registrering og rapportering av inntekter - bruk av Statens innkrevingssentral

6.1.1 Direktoratet for brann- og eksplosjonsvern - inntekter

       Statsregnskapet viser at det på kap. 3533 Direktoratet for brann- og eksplosjonsvern postene 02 Gebyrer og 03 Sertifiseringsinntekter er innbetalt kr 19.881.000. Deler av innbetalingene er restanser fra 1994.

       Statens innkrevingssentral (SI) innkrever gebyrer og sertifiseringsinntekter og fører regnskap over dem på vegne av Direktoratet for brann- og eksplosjonsvern (DBE).

       Utestående fordringer ifølge DBE var pr. 31. desember 1995 på ca 14,6 mill. kroner samt at gebyrinntekter for ca 4,5 mill. kroner var blitt uteglemt av innkrevingssentralen i 1995 og ikke fakturert før i 1996.

       Av forklaringene til statsregnskapet fremgår bl.a. at direktoratet har bemerket at ordningen med å benytte innkrevingssentralen ikke fungerer som ønsket og har medført ekstrajobb for direktoratet, som selv ønsker å overta hele ansvaret og oppfølgingen.

       Manglende rapporter og periodisering fra innkrevingssentralen medfører ifølge direktoratet at det ikke er mulig å innfri de rapporteringskrav (4 ganger årlig til KAD) som er satt. Kontroll og avstemming mot innkrevingssentralen kan heller ikke gjennomføres.

       Det foreligger ikke skriftlig avtale som regulerer forholdet mellom direktoratet og innkrevingssentralen. Ifølge direktoratet var det forutsetningen i planleggingsfasen at SI skulle utarbeide en manual som skulle regulere de ulike aktiviteter som samarbeidet innebar.

       I brev av 12. juni 1996 har departementet bl.a. svart Riksrevisjonen at departementet påpekte tidlig at det ikke er etablert tilfredsstillende avtale mellom de to etatene og anså dette nødvendig for å finne en løsning på de praktiske problemene, men var av den oppfatning at det var naturlig at de to etatene selv tok initiativ til og hadde ansvaret for å iverksette en tilfredsstillende ordning.

       Etatene hadde et møte 28. mai 1996 hvor problemstillingene ble drøftet og det ble besluttet at det skulle utarbeides en rapport hvor det gjøres rede for de organisasjonsmessige og ansvarsmessige forhold, samt beskrivelse av rutiner som vil bli etablert. Dersom det fremdeles skulle gjenstå uakseptable problemer i forholdet mellom etatene vil disse bli tatt opp med Justisdepartementet som SI er underlagt.

       Riksrevisjonen legger til grunn at tilfredsstillende rapportering og avstemming på inntektssiden er et grunnleggende krav for å sikre at utførte oppdrag blir korrekt fakturert og regnskapsført. Når dette svikter, kan budsjettoppfølgingen og den interne kontroll vanskelig gjennomføres på en tilfredsstillende måte.

6.1.2 Produkt- og elektrisitetstilsynets inntekter

       I forklaringene til statsregnskapet for 1995 har departementet opplyst at Produkt- og elektrisitetstilsynets (PE) regnskapstall ikke er i overensstemmelse med tall Statens innkrevingssentral (SI) har rapportert til statsregnskapet. Det fremgår at Kommunal- og arbeidsdepartementet vil ta opp problemet i eget brev til Finansdepartementet.

       Ved utgangen av 1995 er det sendt avgiftsgrunnlag for utførte oppdrag til innkrevingssentralen på ca 5,5  mill. kroner, som ikke er kommet til uttrykk i statsregnskapet. Nåværende rapporteringsrutiner fra SI gir ikke PE oversikt over utestående fordringer eller fordringer som er avskrevet. Det foreligger ikke skriftlig avtale som regulerer forholdet mellom PE og SI.

       I PEs svarbrev av 16. april 1996 til Riksrevisjonen opplyses at samarbeidsforholdet med Statens innkrevingssentral ut fra den rådende situasjon er under løpende vurdering. Allerede i 1994 anmodet Kommunal- og arbeidsdepartementet etaten om å foreta en gjennomgåelse og revidering av avgiftsregulativet. Dette arbeidet startet tidlig i 1995. Målsettingen var å kunne legge om avgiftssystemet fra 1. januar 1996. Dette er blitt utsatt, og nytt avgiftssystem kan ikke iverksettes før tidligst fra neste årsskifte. Omleggingen i avgiftsregulativet vil også få konsekvenser for rutiner i samarbeidet med SI. Ut fra forventningen om å få fastsatt et nytt/revidert avgiftsregulativ har PE så langt ikke ønsket å foreta en bredere vurdering av andre samarbeidspartnere som kan ivareta behovet for oppfølging og regnskapsføring av inntekter.

       Riksrevisjonen har i brev av 20. mai 1996 til departementet bedt opplyst om problemet med avvikende regnskapstall mellom PE og SI nå er avklaret med Finansdepartementet, og i så tilfelle hvilke endringer dette medfører.

       Kommunal- og arbeidsdepartementet har i svarbrev av 12. juni 1996 uttalt at departementet er kjent med at dokumentasjonen fra SI ikke har vært tilstrekkelig for å kunne foreta avstemminger og kontroller på en tilfredsstillende måte. Det fremgår videre at departementet er oppmerksom på tilsvarende problemer vedrørende Direktoratet for brann- og eksplosjonsvern. Departementet opplyser at dersom de berørte etater seg i mellom ikke kommer frem til et akseptabelt resultat vil det bli rettet en henvendelse til Justisdepartementet for å løse problemstillingene.

       Riksrevisjonen vil peke på at korrekt rapportering og avstemming av inntekter er en forutsetning for at budsjettoppfølgingen og den interne kontroll kan gjennomføres på en tilfredsstillende måte. Riksrevisjonen kan ikke se at departementet har opplyst hvorvidt de regnskapsmessige forhold er avklaret med Finansdepartementet. For øvrig har Riksrevisjonen merket seg at det kan bli aktuelt å ta opp regnskapsførerfunksjonen med Justisdepartementet, som SI er underlagt.

       Kommunal- og arbeidsdepartementet har på antegnelsen svart blant annet at:

« Det har i ettertid vist seg at det har vært store praktiske problemer mellom SI og DBE, og SI og PE, noe som har medført mye ekstraarbeid for etatene. Departementet har siden januar 1995 blitt holdt løpende orientert om problemene etatene har i samhandlingen med SI. Vi har i de to siste årene, i forbindelse med forklaringer til statsregnskapet, orientert Riksrevisjonen om de praktiske problemene etatene har.

Fra utkast til nye funksjonelle krav til økonomiforvaltningen i staten er det et poeng at etaten selv (ledelsen) avgjør hvordan den vil organisere regnskapsarbeidet i etaten. Ut fra denne bestemmelsen, kan løsningen i så fall bli at inntektsinnkrevingen blir ført tilbake til henholdsvis Skattefogden i Vestfold og Skattefogden i Oslo. Det opplyses at både DBE og PE vurderer organisering av regnskapsfunksjonen på inntektssiden med tanke på eventuelt å inngå nye kontrakter med henholdsvis Skattefogden i Vestfold, Skattefogden i Oslo og Akershus, eventuelt andre regnskapssentraler.

I lys av det som er nevnt innledningsvis, vil departementet fortløpende vurdere hensiktsmessigheten av om SI fortsatt bør være regnskapssentral for DBE og PE vedrørende innkreving av gebyrer og avgifter og at departementet avventer tilbakemeldingen av resultatet i dialogen DBE og PE har med SI, samt hvordan etatene ønsker å organisere regnskapsfunksjonen på inntektssiden. »

       Riksrevisjonen forutsetter at departementet ser til at det snarlig blir etablert en tilfredsstillende ordning for innkreving, regnskapsføring og rapportering av inntekter. De antegnede forhold vil bli fulgt opp i den løpende revisjon. Riksrevisjonen foreslår: « Kan passere ».

6.1.3 Komiteens merknader

       Komiteen har merket seg at rutinene i forholdet mellom Direktoratet for brann- og eksplosjonsvern og Statens innkrevingssentral ikke fungerer som forutsatt med hensyn til rapportering og avstemming av inntekter. Dette har bl.a. medført mangler ved fakturering og regnskapsføring. Komiteen har videre merket seg at Riksrevisjonen legger til grunn at svikt i regnskapsføringen medfører at budsjettoppfølgingen og den interne kontroll vanskelig kan gjennomføres på tilfredsstillende måte. Komiteen legger til grunn at problemene vil bli rettet opp gjennom de tiltak som er iverksatt eller varslet iverksatt.

       Komiteen viser til at det fremgår av Riksrevisjonens antegnelser at Produkt- og elektrisitetstilsynets (PE) regnskapstall ikke er i overensstemmelse med tall Statens innkrevingssentral (SI) har rapportert til statsregnskapet. Komiteen har merket seg at Riksrevisjonen i brevs form har bedt Kommunal- og arbeids-departementet opplyse om problemet med avvikende regnskapstall mellom PE og SI nå er avklart med Finansdepartementet, men at Kommunal- og arbeidsdepartementet ikke har opplyst hvorvidt denne avklaringen med Finansdepartementet har funnet sted. Komiteen registrerer at det også i denne saken kan bli aktuelt å ta opp regnskapsførerfunksjonen med Justisdepartementet. Komiteen har merket seg at Riksrevisjonen foreslår desisjonsformen « Kan passere » om dette forholdet. Komiteen forutsetter at det blir etablert en tilfredsstillende ordning for innkreving, regnskapsføring og rapportering av inntekter så snart som mulig.