3.1 Statsregnskapet for 1991 - Uoppgjorte reiseforskudd - Statens forvaltningstjeneste

       I antegnelse til Statsregnskapet for 1993, jf. Dok.nr.1 (1994-1995), påpekte Riksrevisjonen at oppfølgingsrutinene i Statens forvaltningstjeneste for uoppgjorte reiseforskudd var mangelfulle. To undersøkelser, som ble gjennomført i 1992 og i 1993, avdekket inntil syv år gamle uoppgjorte reiseforskudd, usikkerhet om flere av fordringene var reelle, ufullstendig arbeidsgrunnlag for purringer og mangelfulle purrerutiner. Forvaltningstjenestene var heller ikke i stand til å rapportere til brukerne direkte og regelmessig fra personreskontro.

       Administrasjonsdepartementet har i korrespondanse med Riksrevisjonen bekreftet at rutinene ikke virket tilfredsstillende og har i brev av 11. mai 1994 redegjort for nye tiltak og nye rutiner som ville bli iverksatt.

       Riksrevisjonen foretok i februar 1995 en ny kontroll av uoppgjorte reiseforskudd. Denne viste at Statens forvaltningstjeneste har forelagt eldre uoppgjorte reiseforskudd for de respektive anvisende myndigheter. En stor del av disse reiseforskuddene er nå enten blitt innbetalt eller avskrevet. Forvaltningstjenestene har videre skriftlig orientert anvisende myndigheter om etatens nye rutiner for behandling av forskudd. Kvaliteten på reskontrorapporten som regelmessig skal oversendes anvisende myndighet er forbedret.

       I brev av 22. august 1995 fra Administrasjonsdepartementet redegjøres det for ovennevnte tiltak og rutiner som er iverksatt for å få gamle saker løst og for å bedre kontrollen med uoppgjorte reiseforskudd.

       Etter Riksrevisjonens oppfatning vil de tiltak og rutiner som Statens forvaltningstjeneste har iverksatt bidra til å styrke kontrollen med oppgjør av reiseforskudd.

       Saken anses avsluttet.

3.1.1 Komiteens merknader

       Komiteen viser til Riksrevisjonens bemerkning om at reiseforskudd i Staten har blitt avskrevet som uerholdelig på grunn av bl.a. dårlige rutiner for oppfølging og kontroll med slike forskudd.

       Komiteen har i brev 10. november d.å. stilt en rekke spørsmål til Administrasjonsdepartementet for å bringe større klarhet både i omfang av og årsak til uoppgjorte reiseforskudd i statsforvaltningen.

       Administrasjonsdepartementet har i brev 27. november d.å. svart slik:

« Jeg viser til brev fra kontroll- og konstitusjonskomiteen av 10. november d.å. Jeg velger å besvare spørsmålene enkeltvis.

1. Hvor mye utgjorde den samlede utestående fordring?

Den samlede utestående fordringen pr. 31.12.92 var i følge regnskapene på kr 2.823.174,15. Dette beløpet omfatter alle uoppgjorte reiseforskudd, også dem som er « nyere » enn 3 måneder. I Dok.nr.1 (1994-1995) har Riksrevisjonen skrevet at fordringene totalt utgjorde kr 1.713.984. Dette beløpet er knyttet opp mot formuleringen om at « 126 tjenestemenn sto oppført med uoppgjorte reiseforskudd ».

2. Hvorfor har disse oppstått?

I Dok.nr.1 (1994-1995) ble det påpekt en rekke mangler ved oppgjør og purring av uoppgjorte reiseforskudd. I antegnelsen viser Riksrevisjonen til tiltak som AD og Statens forvaltningstjeneste (Ft) iverksatte for å styrke kontrollen med oppgjør av reiseforskudd. AD understreker det ansvar anvisende myndighet har for at det blir utstedt reiseregninger i tide, med fratrekk av eventuelle reiseforskudd, og oppfølging av anvisningsprotokollen. Dette er rutiner som i følge regelverket skal virke uavhengig av Ft (regnskapssentralen) og de tjenester den yter.

Arbeids- og ansvarsdelingen mellom anvisende myndighet og regnskapssentral er klar. Regelverket sier også klart hvordan utbetaling av reiseforskudd og oppgjør av dette skal gjøres. Likevel har Ft til stadighet vært nødt til å påpeke det ansvar den enkelte etat har.

3. Hvor mye er innbetalt?

4. Hvor mye er avskrevet?

Jeg velger for sammenhengens skyld å svare samlet på spørsmålene 3 og 4.

På årsbasis utbetaler Ft anslagsvis 4.800 reiseforskudd, som totalt beløper seg til ca 27 millioner kroner. Antall reiseforskudd som til enhver tid ikke er oppgjort, varierer mellom 600-800.

Ft har jobbet aktivt overfor dem som har anvisningsmyndighet. Like fullt var det svært vanskelig å få gjort opp 42 reiseforskudd som var eldre enn 01.01.94. Dette var saker som hadde skilt seg spesielt ut, og hvor det syntes klart at institusjonene ikke kunne bidra med noe mer i sluttbehandlingen.

I august 1995 behandlet AD etatens forslag om avskriving. Beløpet utgjorde totalt kr 151.434 og ble avskrevet i oktober 1995.

Det resterende beløp er gjort opp av den enkelte person eller avskrevet i den enkelte etat.

Jeg vil gjerne presisere at reiseforskuddene relaterer seg til tjenestereiser, som faktisk har funnet sted, og hovedregelen er at tjenestemannen har penger til gode.

5. Hvor mye er fortsatt utestående, og hvordan er arbeidet lagt opp for å inndrive dette?

3 personer har uoppgjorte reiseforskudd som er eldre enn 01.01.94. Til sammen utgjør dette kr 8.302.

Som nevnt tidligere, har Ft arbeidet aktivt for å få utpostert disse reiseforskuddene. Det er iverksatt en rekke tiltak på dette området siden slutten av forrige år, bl.a. følgende:

Reisenummer ble innført og tatt i bruk på slutten av 1994.

Reskontrorapporter sortert pr. institusjon ble utstedt til alle, første gang i februar 1995.

Sammen med reskontrorapportene ble det utsendt rettledning/ « instruks » om hvordan rapporten skal behandles og hvordan oppgjør av reiseforskudd skal foregå.

Det er avholdt møter med en rekke institusjoner for å gjennomgå rapportering, regelverk og ansvarsforhold.

Det er sendt ut særskilte purringer til etater som har uoppgjorte reiseforskudd for 1994, og som er eldre enn 3 måneder i 1995. Det er satt frist til 29.11.95 for eventuelt å få satt disse på trekk i lønn i desember og for å få gjort opp de øvrige i løpet av året.

I begynnelsen av desember sender Ft ut den 6. brukersorterte reskontrorapporten for 1995.

6. Hva går disse rutiner ut på?

De nye rutinene som Statens forvaltningstjeneste har satt i gang, er i hovedsak nevnt i punktet foran. Vedlagt følger kopier av oversendelsesbrevet av 07.02.95 og « Retningslinjer for oppgjør... » til de berørte departementer og institusjoner.

7. Følges nå rutinene av alle anvisende myndigheter?

Rutinene fungerer godt så langt. Flere institusjoner bekrefter at de har fått et verktøy som har forbedret rutinene på dette området. Kvaliteten og oppfølgingen hos den enkelte institusjon kan nok imidlertid fortsatt variere noe. Dette blir fulgt videre opp av etaten.

8. I hvilke forvaltningsenheter er beløpet for uoppgjorte reiseregninger størst (ut over reglementsmessig tilbakebetalingstid)?

9. Er det forvaltningsenheter hvor beløpet for uoppgjorte reiseregninger fortsatt vokser? I så fall, hvilke?

Jeg velger å svare samlet på spørsmålene 8 og 9 og viser til vedlagte oversikt over uoppgjorte reiseforskudd. Vedlegget er en aldersfordelt liste over antall uoppgjorte reiseforskudd pr. 17. november 1995, også uttrykt i beløp, fordelt på saker fra hhv. 1994 og 1995. Tallene representerer således ingen økning i antall uoppgjorte reiseforskudd.

Situasjonen endrer seg fra den ene perioden til den andre, mht. antall uoppgjorte reiseforskudd, og det blir derfor ikke riktig å gi entydige signaler om hvorvidt enkelte forvaltningsenheter har flere uoppgjorte reiseregninger enn en annen. Ellers vises det i tillegg til punkt 7 over. »

       Komiteen tar til etterretning at det er iverksatt tiltak for i større grad å sikre at reiseforskudd blir rettidig oppgjort for ettertiden.

       Etter komiteens oppfatning er det uakseptabelt at reiseforskudd i Staten skal stå uinnkrevd så lenge at de blir foreldet - eller av andre grunner må avskrives.

       Komiteen ønsker derfor å ha oppmerksomheten rettet mot denne saken i en tid fremover og går inn for at saken på det nåværende tidspunkt ikke ansees som avsluttet slik Riksrevisjonen foreslår, men at den fortsatt skal stå til « observasjon ».