Vedlegg
- Brev fra Justis- og politidepartementet v/statsråden til justiskomiteen, datert 7. mai 2009
Jeg viser til justiskomiteens brev 29. april 2009. Nedenfor følger Justisdepartementets svar på spørsmålene fra komiteen.
Etter forslaget i Justisdepartementets høringsbrev 4. juli 2008 skulle både selve innkallingen og dokumentene som skal behandles på generalforsamlingen, gjøres tilgjengelige for aksjeeierne på selskapets internettsider.
Som det fremgår på side 16 i punkt 3.4.5 i Ot.prp. nr. 46 (2008–2009), er departementet senere blitt oppmerksom på at EU-kommisjonen mener det ikke vil oppfylle kravene til utsending av selve innkallingen i direktiv 2007/36/EF at innkallingen bare gjøres tilgjengelig på selskapets internettsider. Når det gjelder valget mellom de to alternative innkallingsmåtene som direktivet etter dette åpner for, utsending til alle aksjeeierne med kjent adresse eller innkalling gjennom massemedia som når offentligheten i hele fellesskapet, uttaler departementet på side 16–17 i punkt 3.4.5 i proposisjonen:
"Departementet antar at en offentliggjøring gjennom massemedier som når frem i hele EØS-området, ikke i tilstrekkelig grad ivaretar hensynet til de aksjeeierne som ikke er profesjonelle investorer. Departementet forstår direktivet slik at det ikke vil være aktuelt å offentliggjøre innkallingen i norske aviser, siden disse ikke når ut i hele EØS-området. Det vises også til høringsuttalelsen fra Oslo Børs om at det for investorer som har investert i en rekke selskaper, samt for utenlandske aksjeeiere, må antas å være en omfattende oppgave å holde seg løpende oppdatert om avholdelse av generalforsamlinger hvis det ikke sendes ut et skriftlig varsel.
Om man skulle innføre en regel i allmennaksjeloven om at innkallingen skal skje ved kunngjøring i massemedia, ville det derfor etter departementets syn være behov for en form for tilleggsvarsel om generalforsamlingen til aksjeeierne. Både for selskapene og for aksjeeierne er det da etter departementets syn en bedre løsning å kreve at selve innkallingen skal sendes hver enkelt aksjeeier, slik som etter dagens regler i allmennaksjeloven § 5-10 første ledd."
Bakgrunnen for at proposisjonen ikke viderefører forslaget i høringsbrevet om at dokumentene som skal behandles på generalforsamlingen, skal gjøres tilgjengelige på selskapets internettsider, er at flere høringsinstanser gikk imot at en slik regel skulle gjelde for de unoterte allmennaksjeselskapene. (Se punkt 3.6.5, jf. punkt 3.6.4 i proposisjonen.)
På denne bakgrunn uttaler departementet på side 37 i punkt 4.3.1 i proposisjonen følgende om utgangspunktet for departementets vurdering av reglene om forenkling av utsendelse av dokumentene til generalforsamlingen:
"Som det fremgår av punkt 3.4, foreslår departementet at selve innkallingen til generalforsamling fortsatt skal sendes aksjeeierne etter de samme reglene som i dag. Videre fremgår det av punkt 3.6 at departementet foreslår at direktivets krav i artikkel 5 nr. 4 om at selskapet skal gjøre informasjon i forbindelse med generalforsamlingen tilgjengelige for aksjeeierne på selskapets internettside, bare skal gjennomføres for de noterte allmennaksjeselskapene.
Med dette utgangspunktet foreslår departementet i en ny § 5-11 a regler om forenkling av utsendelse av dokumentene til generalforsamlingen. Forslaget går ut på at selskapene kan fastsette i vedtektene at når dokumenter som gjelder saker som skal behandles på generalforsamlingen, er gjort tilgjengelig for aksjeeierne på selskapets internettsider, gjelder ikke lovens krav om utsendelse av disse dokumentene til aksjeeierne. Med dette forslaget vil de unoterte selskapene kunne velge om selskapet vil etablere en slik internettløsning for å gjøre de aktuelle dokumentene tilgjengelige for aksjeeierne, eller om det vil fortsette å sende disse dokumentene, jf. i den forbindelse reglene om adgangen til å bruke e-post etter § 18-5.
De noterte selskapene må uansett - etter kravene i direktivet artikkel 5 nr. 4 og lovforslaget § 5-11 b nr. 3 - gjøre de aktuelle dokumentene tilgjengelige for aksjeeierne på selskapets internettsider. Departementet har derfor vurdert om det for de noterte selskapene bør gjelde et generelt unntak fra lovens krav om utsendelse av dokumenter til aksjeeierne. Departementet anser imidlertid at det også i noterte selskaper bør være slik at dette er noe som må bestemmes av aksjeeierne selv ved at de beslutter dette ved en vedtektsendring."
Kravet om vedtektsendring innebærer at to tredeler av aksjeeierne må gi sin tilslutning til at selskapet innfører en ordning der selskapet ikke lenger skal sende aksjeeierne dokumentene som skal behandles på generalforsamlingen. Når departementet uttaler at det bør være aksjeeierne selv som eventuelt beslutter dette ved en vedtektsendring, ligger det derfor i dette at departementet mener at det mindretallsvernet som generelt ligger i et slikt krav om vedtektsendring, bør gjelde ved avgjørelsen av dette spørsmålet.
Selv om mange aksjeeiere antakelig synes det er tilstrekkelig at dokumentene som skal behandles på generalforsamlingen, er tilgjengelige på internett, er det nok også en del som foretrekker å få dokumentene tilsendt. Spørsmålet blir da hva som gir den rimeligste løsningen: at utgangspunktet er at alle aksjeeiere skal få dokumentene tilsendt, men at dersom det er et tilstrekkelig stort flertall aksjeeiere som ønsker dette, skal dokumentene i stedet gjøres tilgjengelige på internett, eller at utgangspunktet er at dokumentene bare er tilgjengelige på internett, men at dersom det er et tilstrekklig stort flertall aksjeeiere som ønsker dette, skal dokumentene i stedet sendes til aksjeeierne. Departementet har vurdert det slik at det er den førstnevnte løsningen som best ivaretar samtlige aksjeeieres interesser.
Etter Sveriges aktiebolagslag (2005:551) 23 § i kapittel 7 skal innkallingen til generalforsamling skje slik det er foreskrevet i selskapets vedtekter. Videre skal innkallingen sendes med post til alle aksjeeierne hvis postadresse er kjent for selskapet, dersom den ordinære generalforsamlingen skal holdes til en annen tid enn det som er bestemt i selskapets vedtekter, eller dersom generalforsamlingen skal behandle visse spørsmål, blant annet spørsmål som krever vedtektsendringer etter 43 til 45 §§ i kapittel 7. Etter 25 § i kapittel 7 skal "redovisningshandlingar" og "revisionsberättelse" holdes tilgjengelig hos selskapet minst to uker før den ordinære generalforsamlingen. Kopier skal sendes de aksjeeierne som ber om det, kostnadsfritt.
I den danske betænkning 1498 fra Ervervs- og selskabsstyrelsen fra november 2008 beskrives de gjeldende reglene om innkalling til generalforsamling i aktieselskaber som følger på side 229-230:
"Indkaldelsen sker på den måde, som vedtægterne foreskriver, jf. aktieselskabslovens § 73, stk. 2.
Traditionelt sker indkaldelse ved skriftlig meddelelse til aktionærerne eller ved offentlig indkaldelse, f.eks. via aviser, selskabets hjemmeside m.v. Børsnoterede selskaber skal straks offentliggøre indkaldelsen, jf. Regler for udstedere af aktier OMX Den Nordiske Børs København A/S nr. 3.3.3.2.
Der skal ske skriftlig indkaldelse af alle i aktiebogen noterede aktionærer, som har fremsat begæring herom, jf. aktieselskabslovens § 73, stk. 2. Selskabet kan dog ved generalforsamlingsbeslutning gøre brug af adgangen i aktieselskabslovens § 65 b, stk. 1, til at bestemme, at indkaldelsen skal eller kan ske elektronisk, f.eks. via e-mail. Offentliggørelse via selskabets hjemmeside er ikke tilstrækkelig. Selv om generalforsamlingen ikke har besluttet at indføre elektronisk kommunikation, kan kommunikationen foregå elektronisk mellem selskabet og en eller flere aktionærer, hvis der mellem de pågældende er indgaet aftale herom, jf. aktieselskabslovens § 65 b, stk. 4. Hvis selskabets aktier kan lyde på ihændehaveren, skal indkaldelsen (tillige) ske i Erhvervs- og Selskabsstyrelsens it-system, jf. aktieselskabslovens § 73, stk. 2. "
Etter aktieselskabsloven § 76 tredje ledd skal årsrapporten mv. være tilgjengelig for aksjeeierne på selskapets kontor eller sendes de aksjeeierne som har bedt om den.
Om reglene om dette i anpartsselskabsloven uttales i ovennevnte utredning på side 233:
"Der findes ikke samme detaljerede regler om indkaldelse til generalforsamling i anpartsselskabsloven som i aktieselskabsloven. Hvis vedtægterne ikke bestemmer andet, antages det, at indkaldelsen af alle anpartshavere skal ske på forsvarlig måde, hvilket som udgangspunkt vil sige skriftligt. Vedtægterne kan bestemme, at indkaldelsen kan eller skal ske elektronisk."
Dersom den nye bestemmelsen i aksjeloven og allmennaksjeloven § 5-11 a skal ha som utgangspunkt at allmennaksjeselskaper kan la være å sende ut andre dokumenter enn innkallingen til generalforsamling, kan dette utformes som følger (endringene fra proposisjonens forslag er understreket):
§ 5-11 a Unntak fra krav om utsendelse for dokumenter som er lagt ut på selskapets internettsider
Dersom dokumenter som gjelder saker som skal behandles på generalforsamlingen, er gjort tilgjengelige for aksjeeierne på selskapets internettsider, gjelder ikke lovens krav om at dokumentene skal sendes til aksjeeierne. Dette gjelder også dokumenter som etter lov skal inntas i eller vedlegges innkallingen til generalforsamlingen. En aksjeeier kan likevel kreve å få tilsendt dokumenter som gjelder saker som skal behandles på generalforsamlingen. Det kan bestemmes i vedtektene at dokumenter som nevnt i første og annet punktum alltid skal sendes til aksjeeiere med kjent adresse.
Selskapet kan ikke kreve noen form for godtgjøring for å sende dokumentene til aksjeeierne.
Det vil være nødvendig med følgende konsekvensendringer i aksjeloven § 5-10 fjerde ledd og allmennaksjeloven § 5-10 fjerde ledd annet punktum:
"Dersom dokumenter som gjelder saker som skal behandles på generalforsamlingen, er gjort tilgjengelige for aksjeeierne på selskapets internettsider etter reglene i § 5-11 a, skal innkallingen opplyse om internettadressen og annen informasjon aksjeeierne må ha for å få tilgang til dokumentene på selskapets internettsider, samt informasjon om hvor aksjeeierne kan henvende seg for å få tilsendt dokumentene."
Det vil videre være nødvendig med følgende konsekvensendringer i aksjeloven og allmennaksjeloven § 13-12 annet ledd annet punktum:
"Dokumentene kan i stedet gjøres tilgjengelige for aksjeeierne på det overtakende selskapets internettsider og på selskapets forretningskontor."
Det fremgår i proposisjonen punkt 3.4.5 på side 16 at det kreves spredning gjennom massemedier som når frem til offentligheten i hele EØS-området. Alle typer massemedier som kan oppfylle direktivets krav om at det må være medier "man med rimelighet kan forvente vil spre opplysninger effektivt til offentligheten i hele fellesskapet", kan i prinsippet være aktuelle, enten det dreier seg om trykte medier eller andre typer medier. Selskapets egen internettside er som nevnt ikke tilstrekkelig ifølge EU-kommisjonen. Departementet antar imidlertid at internettbaserte massemedier vil kunne oppfylle kravene.
Med reglene i § 5-11 kan styret ikke frata aksjeeierne retten til å få spørsmål føyd til dagsordenen ved å sende ut innkallingen tidlig, verken etter den gjeldende bestemmelsen eller etter bestemmelsen slik den lyder med departementets endringsforslag. Etter gjeldende § 5-11 må aksjeeierne melde slike spørsmål til styret "i så god tid at det kan tas med i innkallingen". I lovforslaget foreslås at denne fristen presiseres til et bestemt antall (7) dager. Etter gjeldende § 5-11 annet punktum, som med lovforslaget blir tredje punktum, skal det i slike tilfelle sendes ut ny innkalling dersom innkalling allerede har funnet sted, forutsatt at fristen for innkalling til generalforsamling ikke er ute.
Ordlyden i § 5-11 ble vedtatt i 1997 etter forslaget i Ot.prp. nr. 23 (1996-97). Det fremgår ikke i Ot.prp. nr. 23 hva som er bakgrunnen for at overskriften til § 5-11 bruker "saker", mens selve bestemmelsen bruker "spørsmål". Det har ligget utenfor rammen for arbeidet med departementets lovforslag i Ot.prp. nr. 46 (2008-2009) å "rydde opp" i ordlyden fra 1997 mer generelt.
Ettersom den gjeldende ordlyden allerede etter departementets vurdering oppfyller direktivets krav og etter det departementet er kjent med ikke har ført til noen spesielle problemer i praksis, har departementet ikke sett noen grunn til å endre begrepsbruken her.µrsmµl40
Høringsinstansenes innspill om dette gjaldt først og fremst forholdet mellom ordlyden og direktivets krav, og gikk for øvrig i litt ulike retninger. Den Norske Advokatforening ba for det første departementet om å utrede om ordlyden i § 5-11 oppfyller direktivets krav, jf. følgende uttalelser om dette som er gjengitt på side 23 i punkt 3.7.4 i proposisjonen:
"Advokatforeningen vil for det første anbefale Departementet å utrede om eksisterende ordlyd i § 5-11 tilfredsstiller Direktivets krav om en 'rett til å få saker satt på dagsorden'. Slik bestemmelsen er utformet i dag har styret et visst skjønn mht hvordan spørsmålet skal behandles (eksempelvis som en egen sak eller som en del av en sak som allerede står på dagsorden). Styrets og generalforsamlingens rett til å foreslå og fastsette dagsorden vil blant annet kunne hindre misbruk av retten til å få spørsmål behandlet av generalforsamlingen dersom dette skjer ved illojalt forsøk på utforming av saksangivelsen, eksempelvis dersom saksangivelsen utformes for å gjøre en eller flere av de øvrige aksjeeierne inhabil i generalforsamlingen. Et eksempel på en rettsavgjørelse som illustrer dette er en avgjørelse fra Oslo tingrett av 21. juli 2008.
Å gi en eksplisitt rett til å få en bestemt saksangivelse inntatt på dagsorden vil etter vår oppfatning være uheldig. Advokatforeningen synes det er noe uklart om formålet med Direktivet er å gi en slik eksplisitt rett, og om formålet med endringsforslaget til § 5-11 er å gi en slik rett, jf 'spørsmålet settes på dagsorden' og 'melde en sak til dagsordenen' i hhv. andre og tredje setning. Advokatforeningen anbefaler Departementet å utrede dette nærmere, og å ikke innføre en eksplisitt rett med mindre dette anses å være et krav etter direktivet."
Videre ga Den Norske Advokatforening og Wikborg, Rein & Co på den ene side og Næringslivets Hovedorganisasjon på den annen side uttrykk for ulike synspunkter på om ordlyden her bør tale om "spørsmål" eller "saker", slik det fremgår i følgende avsnitt på side 24 i punkt 3.7.4 i proposisjonen:
"Den Norske Advokatforening og advokatfirmaet Wikborg, Rein & Co gir videre uttrykk for at det fra et minoritetsperspektiv vil være en fordel å ha krav på behandling av "spørsmål" slik ordlyden i § 5-11 er utformet i dag, da dette stiller mindre krav til selve utformingen av innspillet til dagsordenen enn direktivets minstekrav. Næringslivets Hovedorganisasjon gir uttrykk for det motsatte syn, og uttaler at rettigheten i § 5-11 bør referere til "saker" og ikke til "spørsmål", og viser til at også direktivet skiller mellom "items" og "questions". Videre vises det til at dette vil gjøre forholdet til rettighetene etter § 5-15 klarere."
Departementet har kommentert disse innspillene fra høringsinstansene som følger på side 26 i punkt 3.7.5 i proposisjonen:
"Under høringen er det bedt om en vurdering av om styret fortsatt vil ha et visst skjønn med hensyn til hvordan et spørsmål skal behandles, og hvordan saksangivelsen skal utformes. Direktivet gir ikke noe klart svar på disse spørsmålene. Departementet antar at formålet med direktivets bestemmelser er å sørge for at aksjeeierne kan kreve at generalforsamlingen behandler de spørsmålene de ønsker at tas opp. Dette formålet er etter departementets syn ikke til hinder for at styret må kunne ha et visst skjønn når det utformer forslaget til dagsorden med hensyn til saksangivelsen. Forutsetningen er at aksjeeiernes rett til å få spørsmålet behandlet er ivaretatt.
Når det gjelder merknadene fra Næringslivets Hovedorganisasjon, Den Norske Advokatforening og advokatfirmaet Wikborg, Rein & Co om hvorvidt aksjeeierne bør ha rett til å få "spørsmål" eller "saker" satt opp på dagsordenen, vil departementet bemerke at retten etter § 5-11 til å "få behandlet spørsmål", ikke kan antas å være snevrere enn retten etter artikkel 6 nr. 1 bokstav a til å få satt opp "punkter" (engelsk "item") på dagsordenen. I den grad retten etter § 5-11 til å få behandlet spørsmål skulle anses å gi aksjeeierne videre rettigheter enn etter direktivet, er det adgang til det etter artikkel 3. Departementet ser på denne bakgrunn ikke grunn til å foreslå noen endringer i den gjeldende ordlyden i § 5-11 på dette punktet."
Departementet legger altså her til grunn at uttrykket "spørsmål" uansett ikke gir aksjeeierne snevrere rettigheter enn direktivets "punkter" ("items"). Videre legger departementet til grunn at dersom uttrykket "spørsmål" eventuelt innebærer at aksjeeierne gis bedre rettigheter enn direktivets minstekrav, vil det være anledning til det etter direktivet. På denne bakgrunn foreslås det ingen endringer i gjeldende rett når det gjelder innholdet i aksjeeiernes rett til å sette "spørsmål" på dagsordenen, og det foreslås å beholde ordlyden i den gjeldende bestemmelsen på dette punktet.