2. Unntak fra regler i kapittel 2
- 2.1 Innledning
- 2.2 Regnskapsloven § 2-1 Registrering av opplysninger om transaksjoner og andre disposisjoner
- 2.3 Regnskapsloven § 2-2 Krav til spesifikasjon
- 2.4 Regnskapsloven § 2-3 fjerde ledd Dokumentasjon av registrerte opplysninger på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system
- 2.5 Regnskapsloven § 2-6 Krav til språk
- 2.6 Regnskapsloven § 2-7 Krav til oppbevaring av regnskapsmateriale
Regnskapsloven kapittel 2 inneholder regler om registrering, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger.
Ved vedtagelsen av regnskapsloven ble det under punkt 2.1 lagt til grunn at regnskapsloven skal være en rammelov som skal utfylles gjennom forskrifter og standarder for god regnskapsskikk. Dette gjelder også lovens kapittel 2. Med hjemmel i lovens § 9-1 første ledd første punktum fastsatte Finansdepartementet på denne bakgrunn forskrift 6. mai 1999 nr. 0544 om regnskapssystem, registrering, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger til utfylling av reglene i lovens kapittel 2. Forskriften inneholder også enkelte unntak fra bestemmelsene i kapittel 2 fastsatt med hjemmel i lovens § 9-1 første ledd annet punktum og annet ledd.
Det er fra flere hold stilt spørsmål ved hensiktsmessigheten ved enkelte av bestemmelsene i regnskapslovens kapittel 2, og ved hvorledes enkelte av bestemmelsene i dette kapittelet skal forstås. Slike spørsmål er blant annet kommet til uttrykk i en felles henvendelse til Finansdepartementet i brev 12. april 2000 fra Den norske Revisorforening, Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening, Norges Bondelag, Næringslivets Hovedorganisasjon, Handels- og Servicenæringens Hovedorganisasjon, Norges Rederiforbund og Norske Siviløkonomers Forening samt i et brev av 30. juni 2000 fra Norsk RegnskapsStiftelse til Finansdepartementet. De nevnte organisasjoner mener at loven med forskrifter kan skape vanskeligheter for regnskapsbrukerne på en del områder, både fordi enkelte av kravene etter deres oppfatning er for omfattende og fordi omfanget av kravene på en del områder er uklart.
Departementet har vurdert de spørsmål som er tatt opp av de nevnte organisasjonene. Det vises til gjennomgangen under avsnittene 3.3 til 3.7 i proposisjonen, jf. avsnittene 2.2 - 2.6 nedenfor.
Av regnskapsloven § 2-1 første ledd følger det at regnskapspliktige skal registrere opplysninger om transaksjoner og andre disposisjoner som har betydning for størrelsen og sammensetningen av den regnskapspliktiges eiendeler, gjeld, inntekter eller kostnader i regnskapssystemet. I denne forbindelse er det blant annet fra organisasjonenes side reist spørsmål om omfanget av registreringsplikten for avtaler, plikt til å føre lagerregnskap og krav om oppdragsregistrering.
Det er i proposisjonen redegjort nærmere for gjeldende rett og bakgrunn for forslaget om lovendring.
Departementet er enig med organisasjonene i at det kan være grunn til å vurdere om det faktisk er behov for registrering av alle avtaler som har betydning for størrelsen og sammensetningen av den regnskapspliktiges eiendeler, gjeld, inntekter eller kostnader, jf. regnskapsloven § 2-1 første ledd, uavhengig av om betydningen er vesentlig eller ikke. En løsning kan være å fastsette i forskrift at bare vesentlige avtaler skal registreres, og å gjøre unntak for andre avtaler. En annen løsning kan være å fastsette i forskrift at bare bestemte angitte typer avtaler skal registreres, og gjøre unntak for andre typer avtaler. Tilsvarende kan en vurdere å fastsette unntak fra plikten til å føre lagerregnskap, eventuelt å redusere omfanget av forskriftens krav på dette punktet. Det foreslås på denne bakgrunn at departementet i regnskapsloven § 9-1 annet ledd gis hjemmel til i forskrift å gjøre unntak fra regnskapsloven § 2-1 første ledd. Med hensyn til kravet til oppdragsregistrering legger departementet til grunn at den aktuelle bestemmelsen i forskrift av 6. mai eventuelt kan endres med hjemmel i regnskapsloven § 9-1 første ledd første punktum.
Når det gjelder anmodningen fra Norsk RegnskapsStiftelse om at regnskapsloven § 2-1 annet ledd endres slik at regnskapspliktige kan registrere leveringsdato i stedet for dokumentasjonsdato, viser departementet til at det i de fleste tilfeller vil være tilstrekkelig å registrere dokumentasjonsdato. I de tilfeller hvor dokumentasjonsdato og leveringsdato faller innenfor ulike avgiftsperioder, følger det imidlertid av § 2-1 annet ledd første punktum at også leveringsdatoen må registreres, i og med at dette er opplysninger som har betydning for utarbeidelsen av pliktig rapportering. Departementet legger til grunn at problemene med å utarbeide løsninger som muliggjør registrering av to ulike datoer har sammenheng med den tid som trengs til tilpasning. Det vises i denne forbindelse til at iverksettelsen av regnskapsloven kapittel 2 er foreslått utsatt til 1. januar 2002. Departementet foreslår således ingen lovendring på dette punkt.
Norsk RegnskapsStiftelse har videre argumentert for at bestemmelsen i § 2-1 tredje ledd fjerde punktum, om at det skal fremgå av den registrerte opplysningen eller tilhørende dokumentasjon dersom rettelse er foretatt, utgår. Departementet slutter seg til forslaget fra Norsk RegnskapsStiftelse. Så lenge det er samsvar mellom registreringen og dokumentasjonen, kan departementet ikke se at det i tilknytning til en korrekt registrering er behov for å opplyse om at den opprinnelig var ført feil. Departementet foreslår etter dette at regnskapsloven § 2-1 tredje ledd fjerde punktum oppheves.
Komiteens flertall, alle unntatt medlemmene fra Arbeiderpartiet og Sosialistisk Venstreparti, viser til merknad under avsnitt 1 i denne innstillingen, der flertallet går inn for å sette ned et offentlig utvalg som skal utarbeide forslag til nytt kapittel 2 i regnskapsloven. Inntil et slikt nytt kapittel kan vedtas av Stortinget går flertallet inn for å videreføre bestemmelsene i regnskapsloven av 1977 knyttet til registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger. Sett i sammenheng med den fullstendige gjennomgang flertallet ønsker, ser ikke flertallet behov for å gå inn på forslag om endringer i den nåværende lovtekst. Flertallet vil derfor stemme imot forslaget.
Komiteens medlemmer fra Arbeiderpartiet og Sosialistisk Venstreparti slutter seg til Regjeringens forslag om opphevelse av regnskapsloven § 2-1 tredje ledd fjerde punktum.
Regnskapsloven § 2-2 fjerde ledd tredje punktum fastsetter at for hver rapportperiode skal registrerte opplysninger om kjøp av varer og tjenester spesifiseres på motpart. Av bestemmelsens fjerde punktum følger det at departementet kan fastsette at det samme skal gjelde for salg.
Det er fra organisasjonenes side stilt spørsmål ved kravet om spesifikasjon av kontantsalg på motpart.
Det er i proposisjonen redegjort nærmere for gjeldende rett og de forslag som er blitt fremsatt om endring av bestemmelser.
Plikten til registrering av salg på motpart følger av forskrift 6. mai 1999 nr. 0544 om regnskapssystem, registrering, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger § 3-5, fastsatt av departementet med hjemmel i regnskapsloven § 2-2 fjerde ledd fjerde punktum. Kravet til registrering på motpart ved salg til næringsdrivende er en videreføring av kravet i § 9 i forskrift nr. 1 til merverdiavgiftsloven. Departementet legger til grunn at spørsmål knyttet til dette kravet, dersom dette anses hensiktsmessig, vil kunne løses uten lovendring ved en tolkningsuttalelse fra departementet, ved utfyllende forskrifter med hjemmel i gjeldende lovbestemmelser eller ved endring i den forskrift som allerede er gitt.
Departementet understreker at plikt til å registrere kontantsalg på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system er av stor betydning i forhold til de regnskapspliktiges legitimasjon av kontantomsetningen og skattemyndighetenes kontroll av denne. Departementet har imidlertid forståelse for at det i en del tilfeller vil være praktiske problemer knyttet til oppfylling av forskriften og vil se nærmere på dette spørsmålet. Etter departementets oppfatning vil imidlertid også en avgrensning som foreslått av Norsk RegnskapsStiftelse, hvor det legges vekt på hva som er kjøperens hovedvirksomhet, være problematisk. Det vises til at en slik avgrensning av registreringsplikten vil innebære at selgeren må ha kjennskap til arten av kjøperens virksomhet for å kunne ta stilling til omfanget av registreringsplikten i det enkelte tilfelle.
Når det gjelder eventuelle problemer med oppfyllelse av forskriftens krav for næringer som pr. i dag ikke er merverdiavgiftspliktige, men som i fremtiden kan bli underlagt merverdiavgift, anser departementet at dette spørsmålet bør vurderes på det tidspunkt eventuell avgiftsplikt blir vedtatt.
Når det gjelder forslag fra Norsk RegnskapsStiftelse om å ta ut av loven kravet i § 2-2 femte ledd om at inngående og utgående merverdiavgift og investeringsavgift skal spesifiseres etter kodene i regnskapssystemet for hvert regnskapsår, viser departementet til at bestemmelsen er en videreføring av forskrift nr. 1 til merverdiavgiftsloven § 4. Denne bestemmelsen har imidlertid ikke vært iverksatt. I henhold til Ot.prp. nr. 42 (1997-1998) er bestemmelsen i § 2-2 sjette ledd innført av hensyn til kontrollen med merverdiavgiften. Bestemmelsen antas også å innebære en sikkerhet mht. at innsendte oppgaver gjennom året er i overensstemmelse med regnskapets totaltall. En hjemmel for kontrollmyndighetene til å be om slik oppstilling på forespørsel vil således ikke være tilfredsstillende. Det kan også nevnes at bestemmelsen er av betydning for virksomhetens interne kontroll med avgiftsberegningen. Departementet antar for øvrig at det ikke vil være forbundet med vesentlige problemer å lage en slik oversikt i elektroniske system. Det foreslås på denne bakgrunn ingen endring i regnskapsloven på dette punkt.
Komiteens flertall, alle unntatt medlemmene fra Arbeiderpartiet og Sosialistisk Venstreparti, viser til merknad under avsnitt 1 i denne innstillingen, der flertallet går inn for å sette ned et offentlig utvalg som skal utarbeide forslag til nytt kapittel 2 i regnskapsloven. Inntil et slikt nytt kapittel kan vedtas av Stortinget går flertallet inn for å videreføre bestemmelsene i regnskapsloven av 1977 knyttet til registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger. Sett i sammenheng med den fullstendige gjennomgang flertallet ønsker, ser ikke flertallet behov for å gå inn i realitetsvurderinger knyttet til den eksisterende lovtekst.
Komiteens medlemmer fra Arbeiderpartiet og Sosialistisk Venstreparti tar departementets omtale til etterretning.
Av regnskapsloven § 2-3 fjerde ledd første punktum følger det at regnskapspliktige som er registreringspliktige etter merverdiavgiftsloven § 28 første ledd, skal registrere hver enkelt kontantbetaling fortløpende på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system. Organisasjonene stiller spørsmål ved hensiktsmessigheten av dette kravet og peker på at kravet i enkelte tilfeller, for eksempel ved salg på sportsarenaer, i restauranter og på markedsdager, vil være vanskelig å oppfylle. I tilknytning til kravet om at kontantbetaling skal registreres fortløpende på kassaapparat har organisasjonene også pekt på vanskeligheter knyttet til kravet i forskrift av 6. mai 1999 § 5-3 tredje ledd om at kassaapparat skal være synlig for og skrive ut kvittering til kunden.
Departementet har forståelse for at kravet i regnskapsloven § 2-3 fjerde ledd første punktum til fortløpende registrering av kontantbetaling på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system kan være problematisk å oppfylle i enkelte situasjoner, avhengig av virksomhetens art. Departementet antar at det må være et visst rom for å tolke bestemmelsen ut fra hva som er praktisk mulig. En antar likevel at det kan være tilfeller hvor en slik innskrenkende lovfortolkning ikke er tilstrekkelig til å løse de problemer som oppstår når lovens krav skal oppfylles. Dette gjelder f.eks. visse salg på sportsarenaer. Departementet anser på denne bakgrunn at det kan være grunn til å vurdere å fastsette enkelte unntak fra kravet om fortløpende registrering. Etter departementets oppfatning vil det være mest hensiktsmessig å fastsette eventuelle unntak i forskrift. Det foreslås således en endring i regnskapsloven § 9-1 annet ledd hvoretter departementet gis hjemmel til i forskrift å fastsette unntak fra bestemmelsen i § 2-3 fjerde ledd første punktum.
Kravet om at kassaapparatet skal være synlig for å skrive ut kvittering til kunden er fastsatt med hjemmel i merverdiavgiftsloven av 19. juni 1969 nr. 66 § 75 og ligningsloven av 13. juni 1980 nr. 24 § 5-2. I merverdiavgiftsloven § 75 heter det at departementet i forskrift kan gi de regler som er nødvendig til utfylling av denne lov. I ligningsloven § 5-2 heter det at Kongen kan gi forskrifter om regnskapsføringen og årsoppgjøret, hvilke bøker som skal føres, hvilke legitimasjoner som kan kreves for inntekts- og utgiftsposter. Det nevnte kravet er begrunnet i kontrollhensyn. Departementet legger til grunn at spørsmålet om eventuelle justeringer i kravene eller klargjøringer på dette punkt vil kunne skje ved tolkningsuttalelser eller forskriftsendring og foreslår således ingen lovendring på dette punkt.
Komiteen viser når det gjelder forslag om endring av regnskapsloven § 9-1 annet ledd til merknaden under avsnitt 1 foran.
Komiteens flertall, alle unntatt medlemmene fra Arbeiderpartiet og Sosialistisk Venstreparti, viser til merknad under avsnitt 1 i denne innstillingen, der flertallet går inn for å sette ned et offentlig utvalg som skal utarbeide forslag til nytt kapittel 2 i regnskapsloven. Inntil et slikt nytt kapittel kan vedtas av Stortinget går flertallet inn for å videreføre bestemmelsene i regnskapsloven av 1977 knyttet til registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger. Sett i sammenheng med den fullstendige gjennomgang flertallet ønsker, ser ikke flertallet behov for å gå inn i realitetsvurderinger knyttet til den eksisterende lovtekst.
Komiteens medlemmer fra Arbeiderpartiet og Sosialistisk Venstreparti er enig i at det i enkelte situasjoner kan være problematisk å oppfylle lovens bestemmelse om fortløpende registrering av kontantbetaling på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system. Disse medlemmer støtter derfor departementets syn på at det kan være grunn til å kunne vurdere enkelte unntak fra kravet om fortløpende registrering, og at dette kan fastsettes i forskrift.
Regnskapsloven § 2-6 krever at opplysninger og dokumentasjon som nevnt i lovens §§ 2-1, 2-2 og 2-5, skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk. Ifølge Norsk RegnskapsStiftelse er dette en innsnevring i forhold til hva som fulgte av regnskapsloven av 1977 med praksis. Organisasjonene foreslår en endring i regnskapsloven § 2-6 slik at det innføres en hjemmel til å gjøre unntak fra kravet til språk.
Departementet viser til at regnskap etter regnskapsloven av 1977 § 4 annet ledd skal føres på norsk språk med mindre Kongen ved forskrift eller enkeltvedtak bestemte noe annet. I praksis ble det ved enkeltvedtak gitt tillatelse til flere språk enn de som nå fremgår av loven. Departementet legger til grunn at hensikten med lovendringen var at en ønsket å unngå å måtte treffe enkeltvedtak i de tilfeller hvor svensk, dansk eller engelsk språk ble benyttet. Etter departementets oppfatning bør det imidlertid også være adgang til å dispensere fra bestemmelsen i § 2-6 slik at også andre språk kan benyttes. Det vises til Norsk RegnskapsStiftelses begrunnelse for forslaget, som departementet i hovedsak finner å kunne slutte seg til. Departementet foreslår på denne bakgrunn en endring i regnskapsloven § 9-1 annet ledd hvoretter departementet gis hjemmel til i forskrift å fastsette unntak fra bestemmelsen i § 2-6.
Komiteen viser til merknader under avsnitt 1.
Regnskapsloven § 2-7 fastsetter krav til oppbevaring av regnskapsmateriale. Bestemmelsen regulerer både hva som anses som oppbevaringspliktig regnskapsmateriale og hvordan, hvor og hvor lenge materialet skal oppbevares.
Hva som er oppbevaringspliktig regnskapsmateriale er regulert i bestemmelsens første ledd.
Av regnskapsloven § 2-7 annet ledd første punktum følger det at oppbevaringspliktig regnskapsmateriale skal oppbevares i Norge i 10 år etter regnskapsårets slutt.
Det er i proposisjonen redegjort nærmere for gjeldende rett og de forslag som er fremsatt om endringer.
Departementet viser til at kravet til oppbevaringstid bør ses i sammenheng med endringsadgangen etter skatte- og avgiftslovgivningen på 10 år. Departementet kan likevel se at reelle hensyn taler for at det innføres en dispensasjonsadgang. Det vises til at en slik adgang forelå etter tidligere regler. Organisasjonene har som nevnt foreslått at det innføres en dispensasjonsadgang for underlagsmateriale som pakksedler og ordresedler. Departementet antar at det er særlig for denne typen dokumenter at det kan være aktuelt å gi dispensasjon. Departementet foreslår likevel at dispensasjonsadgangen, på samme måte som etter regnskapsloven av 1977, gjøres generell for materiale omfattet av regnskapsloven § 2-7. Departementet anser det mest hensiktsmessig at en slik dispensasjonsadgang fastsettes i forskrift og foreslår på denne bakgrunn en endring i regnskapsloven § 9-1 annet ledd slik at departementet i forskrift kan fastsette unntak fra kravet til 10 års oppbevaringstid i § 2-7 annet ledd første punktum.
Departementet slutter seg også til organisasjonenes vurdering av at det bør fastsettes en dispensasjonsadgang fra kravet til oppbevaring av originalt papirdokument i 3 år og 6 måneder. Det vises til at slike regler var gitt i Løsbladforskriften av 16. desember 1992 § 7-1 annet ledd, jf. § 5-2, fastsatt med hjemmel i regnskapsloven § 11 annet ledd. Også en slik dispensasjonsadgang vil det etter departementets oppfatning være mest hensiktsmessig å fastsette i forskrift. Departementet foreslår derfor at det fastsettes en hjemmel i regnskapsloven § 9-1 annet ledd til at departementet i forskrift kan fastsette unntak fra kravet i regnskapsloven § 2-7 annet ledd tredje punktum.
Når det gjelder oppbevaringsplikt for ordresedler og pakksedler viser departementet til at lovgiver ved vedtagelsen av regnskapsloven fastsatte at både inngående og utgående ordresedler og pakksedler skal oppbevares. Hensikten med oppbevaringsplikten er at man i ettertid skal kunne avdekke avvik mellom dokumentene. Det vises videre til at man som nevnt ovenfor foreslår en endring i regnskapsloven § 9-1 annet ledd hvor det åpnes for at departementet i forskrift skal kunne fastsette unntak fra bestemmelsen i lovens § 2-7 annet ledd om oppbevaringstid. Departementet legger til grunn at problemene knyttet til en plikt til å oppbevare inngående ordresedler og pakksedler langt på vei vil være redusert ved en slik unntaksadgang. Det foreslås derfor ingen lovendring på dette punkt. Vedrørende spørsmålet om nødvendigheten av oppbevaring av tre fysiske salgsdokumenter: ordreseddel, pakkseddel og selve fakturaen viser departementet til at hensikten med oppbevaringsplikten er å kontrollere avvik mellom dokumentasjon og underdokumentasjon i ettertid. Dette innebærer oppbevaringsplikt for alle dokumentene, uavhengig av om dokumentene har samme herkomst (felles datakilde). Det foreslås derfor ingen lovendring på dette punkt. Når det gjelder oppbevaringsplikten for avtaler så er denne helt sentral ut fra kontrollhensyn. Som nevnt under punkt 3.3 foreslås det en endring i regnskapsloven § 9-1 annet ledd som åpner for at departementet i forskrift kan unnta enkelte avtaler fra registreringsplikten. Generelt er det slik at kontrollmyndighetene kan finne nyttig informasjon i avtaler selv om opplysningene ikke er registreringspliktige. Dette kan være tredjemannsopplysninger som for eksempel opplysning om underleverandør på byggeprosjekt, opplysninger om hvor mange som har arbeidet innenfor et bestemt tidsrom osv. Et annet viktig moment er hensynet til å kunne kontrollere tilsvarende dokumentasjon hos motpart. Kontrollmyndighetenes erfaring er at en rekke avtaler inneholder informasjon som utfyller de registrerte opplysningene, slik at informasjonsbehovet først er oppfylt ved fremleggelse av de aktuelle avtalene. Departementet finner således ikke å kunne slutte seg til forslaget fra organisasjonene om å innskrenke oppbevaringsplikten for avtaler. Eventuelle problemer med oppbevaring av avtaler vil være redusert ved unntaksadgangen i § 2-7 som er omtalt ovenfor.
Regnskapsloven § 2-7 første ledd nr. 4 fastsetter som nevnt at løpende og avsluttede avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler om enkeltleveranser, er oppbevaringspliktig regnskapsmateriale. Etter departementets oppfatning fremstår sammenhengen mellom denne bestemmelsen og bestemmelsen i § 2-7 nr. 3, som fastsetter at registreringspliktige avtaler er oppbevaringspliktige, som noe uklar. Det vises til at avtaler om enkeltleveranser ikke er unntatt fra registreringsplikt etter § 2-1 og oppbevaringsplikt for avtaler om enkeltleveranser vil således kunne følge av § 2-7 nr. 3. Departementet kan ikke se reelle grunner til å unnta avtaler om enkeltleveranser generelt. Eksempelvis vil en kontrakt om levering av et bygg eller et skip eller en opsjonsavtale kunne være av stor betydning, ikke minst i kontrollsammenheng. Det foreslås på denne bakgrunn en endring i § 2-7 første ledd nr. 4 slik at unntaket for enkeltleveranser utgår.
Komiteen viser når det gjelder forslaget om hjemmel i regnskapsloven § 9-1 annet ledd for at departementet i forskrift kan fastsette unntak fra kravet i regnskapsloven § 2-7 annet ledd tredje punktum til merknader under avsnitt 1.
Komiteens flertall, alle unntatt medlemmene fra Arbeiderpartiet og Sosialistisk Venstreparti, viser til merknad under avsnitt 1 i denne innstillingen, der flertallet går inn for å sette ned et offentlig utvalg som skal utarbeide forslag til nytt kapittel 2 i regnskapsloven. Inntil et slikt nytt kapittel kan vedtas av Stortinget går flertallet inn for å videreføre bestemmelsene i regnskapsloven av 1977 knyttet til registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger. Sett i sammenheng med den fullstendige gjennomgang flertallet ønsker, ser ikke flertallet behov for å gå inn i realitetsvurderinger knyttet til den eksisterende lovtekst.
Komiteens medlemmer fra Arbeiderpartiet og Sosialistisk Venstreparti mener det er viktig at kravet til oppbevaringstid ivaretar muligheten til kontroll og ettersyn.
Disse medlemmer tar departementets omtale foran til etterretning.