5. Lovfesting av journalføringsplikten i offentlighetsloven
Det følger av offentlighetsloven § 2 at forvaltningens journaler er offentlige, men offentlighetsloven pålegger ikke forvaltningen noen plikt til å føre journal. I forskrift er det imidlertid fastsatt en slik plikt med nærmere bestemmelser om hvilke dokumenter som skal journalføres. Slike bestemmelser er gitt med hjemmel både i arkivloven og offentlighetsloven.
I St.meld. nr. 32 (1997-1998) ga regjeringen Bondevik uttrykk for at den ville klargjøre og samordne bestemmelsene om journalføring i ett samlet regelverk, og gjøre dette gjeldende i sin helhet for statlig, fylkeskommunal og kommunal sektor. Ved behandlingen i Stortingets justiskomité var komiteens flertall enig i at de konkrete bestemmelsene vedrørende journalføring ikke burde tas inn i offentlighetsloven. En samlet komité mente imidlertid at selve plikten til å føre journal burde lovfestes i offentlighetsloven.
I høringsnotatet pekte Justisdepartementet på den sentrale betydning journalen har for praktiseringen av offentlighetsprinsippet, og foreslo at journalføringsplikten lovfestes i offentlighetsloven.
De fleste av høringsinstansene som uttaler seg om spørsmålet, er enig i forslaget. Enkelte peker på at det er visse forskjeller mellom offentlighetslovens og arkivforskriftens virkeområde, og noen instanser har innvendinger mot den nærmere utformingen av bestemmelsen.
Departementet påpeker at å lovfeste at forvaltningen har en journalføringsplikt, i første rekke vil synliggjøre og understreke journalføringspliktens betydning for offentlighetsprinsippet. En lovfesting som foreslått vil dessuten sikre at organer som omfattes av offentlighetsloven, men ikke av arkivloven, får plikt til å journalføre sine dokumenter.
Departementet ser det som mest hensiktsmessig at den konkrete regulering av journalføringen fortsatt foretas i arkivforskriften, jf. lovutkastet § 2 annet ledd.
Komiteen mener det er viktig å lovfeste journalføringsplikten i offentlighetsloven, slik departementet har foreslått. Det har imidlertid kommet henvendelser fra Norsk Presseforbund og Norsk Redaktørforening som mener det er foretatt en innskrenkning av offentlighetsprinsippet gjennom arkivlovens forskrift. Komiteen ønsker ikke at arkivloven og arkivlovens forskrifter om journalføring skal svekke de intensjoner som ligger i offentlighetsloven.
Komiteen understreker at journalføring er av stor betydning i forhold til hvordan offentlighet blir praktisert. Komiteen ber derfor om at Stortinget i løpet av våren 2001 i egnet form får en redegjørelse for de problemstillingene som knytter seg til forholdet mellom offentlighetsprinsippet og reglene om journalføring.