4.1 Sammendrag

Innsynsretten etter offentlighetsloven gjelder «forvaltningens saksdokumenter». Utenfor dokumentbegrepet faller lydbånd, film, videofilm og andre audiovisuelle bærere av saksopplysninger. De øvrige nordiske landene benytter et dokumentbegrep som er videre enn det som følger av norsk rett.

En enstemmig justiskomité støttet forslaget i St.meld. nr. 32 (1997-1998) om at loven skal være teknologinøytral, jf. Innst. S. nr. 21 (1998-1999).

I høringsnotatet foreslo Justisdepartementet å utvide dokumentbegrepet slik at innsynsretten vil gjelde uavhengig av hva slags medium som nyttes til å oppbevare opplysningene.

De aller fleste høringsinstanser som uttaler seg om spørsmålet, støtter forslaget. Arbeids- og administrasjonsdepartementet mener at en endring bør underlegges mer inngående vurdering enn Justisdepartementet har lagt opp til. Enkelte av høringsuttalelsene påpeker noen praktiske konsekvenser som de mener er uheldige og som bør avhjelpes. Bl.a. peker Kulturdepartementet og Statens filmtilsyn på problemer som kan oppstå ved at det gis innsyn i film og videogrammer som Statens filmtilsyn besitter, og Samferdselsdepartementet og Havarikommisjonen for Sivil Luftfart påpeker i sin høringsuttalelse visse problemstillinger knyttet til opptak av vitneforklaringer på lydbånd.

Det inngår i Offentlighetslovutvalgets mandat å vurdere om den teknologiske utvikling nødvendiggjør endringer i offentlighetsloven. Utvalget har frist til 1. juli 2002 med å avgi sin utredning om dette. Etter Justisdepartementets syn bør en imidlertid allerede nå sørge for at loven blir teknologinøytral.

Departementet foreslår at innsynsretten i dokumenter som ikke består av papir framgår direkte av loven, og at en inntar en fullstendig definisjon av «dokument» i loven. Tilsvarende definisjon som i offentlighetsloven foreslås tatt inn i arkivloven.

Departementet er ellers enig med Datatilsynet i at det er nødvendig å se på forholdet mellom personvern og offentlighet, og viser til at dette inngår som en del av Offentlighetslovutvalgets mandat.

Det følger av film- og videogramloven at en kopi av videogrammer som har vært vurdert av Filmtilsynet, eller som er funnet rettsstridig og inndratt, skal arkiveres. I dag er disse filmene/videogrammene ikke omfattet av offentlighetslovens dokumentbegrep, og man har dermed ikke noe krav på innsyn i disse. Justisdepartementet mener det er behov for å unnta fra offentlighet filmer som er mottatt til forhåndskontroll hos Filmtilsynet. Offentlighetsloven § 6 gir hjemmel for å nekte innsyn i filmer/videogrammer som ikke har blitt kontrollert, og i filmer som har et ulovlig innhold.

Etter offentlighetsloven § 8 skal forvaltningsorganet «i rimelig utstrekning etter anmodning gi avskrift, utskrift eller kopi av dokument». Dette er i utgangspunktet vederlagsfritt, men Kongen kan gi forskrift om betaling. Kopiering av audiovisuelle medier vil være mer kostbart enn papirkopier, og det ble derfor i høringsbrevet foreslått at det fastsettes regler for betaling for slike kopier. De fleste høringsinstansene støtter dette. Departementet uttaler i proposisjonen at det vil bli vurdert å fastsette regler om betaling for kopier som nevnt.

Justisdepartementet er enig med Samferdselsdepartementet og Havarikommisjonen for Sivil Luftfart i at muligheten for utlevering av båndopptak av vitneforklaringer kan svekke den nødvendige tillit fra personer involvert i ulykker. Slike opptak kan unntas fra offentlighet som interne dokumenter, og det bør utvises varsomhet ved praktisering av meroffentlighet.

Etter departementets syn bør informasjon som er innhentet ved vedvarende eller regelmessig gjentatt overvåking kunne unntas fra offentlighet. Departementet foreslår derfor at det fastsettes en bestemmelse som gir forvaltningen adgang til å unnta denne type dokumenter, jf. lovutkastet § 6 første ledd nytt nr. 9.

4.2 Komiteens merknader

Ved behandlingen av St.meld. nr. 32 (1997-1998) uttalte komiteen blant annet at det var viktig at reg­lene om journalføring tilpasses den elektroniske utviklingen. Komiteen er tilfreds med at departementet nå foreslår å gjøre loven teknologinøytral. Komiteen mener det ikke er grunn til å vente med denne endringen til Offentlighetslovutvalget har avgitt sin innstilling. Komiteen slutter seg til at det tas inn en fullstendig definisjon av «dokument» i loven og at innsynsretten i dokumenter som ikke består av papir framgår direkte av loven. Komiteen er enig i at dokumentbegrepet i offentlighetsloven og arkivloven bør være det samme.

Komiteen har merket seg Justisdepartementets syn på at offentlighetsloven § 8 gir hjemmel for å nekte innsyn i filmer/videogrammer som ikke har blitt kontrollert, eller som har et ulovlig innhold.

Komiteen mener det er viktig at avskrift, utskrift eller kopi av dokument i utgangspunktet skal være vederlagsfritt. Komiteen ser at det kan bli kostnader ved kopiering av lydbånd, film, videofilm og andre audiovisuelle medier, og er enig i at det kan vurderes å ta betaling for kopiering av slike medier til kostpris.

Komiteen viser til de problemstillinger Havarikommisjonen for sivil luftfart har tatt opp vedrørende lydbånd av vitneforklaringer. Komiteen har merket seg at departementet vurderer disse opptakene som organinterne dokumenter så lenge de ikke sendes ut av kommisjonen, og de vil dermed kunne unntas fra offentlighet med hjemmel i § 5 første ledd. Komiteen vil understreke betydningen av at vitner og andre involverte har den nødvendige tillit til og åpenhet overfor Havarikommisjonen, slik at kommisjonen står best mulig rustet for å finne ut av hva som har skjedd. Disse hensynene kan medføre at hensynet til offentlighet må vike. Komiteen viser til at i slike tilfeller bør også prinsippet om meroffentlighet praktiseres med varsomhet.

Komiteen vil understreke betydningen av at forvaltningen skiller mellom faktiske opplysninger og vurderinger i den grad dette er praktisk mulig. Et slikt skille vil gjøre det enklere å gi innsyn i de deler av dokumentet som omhandler faktiske opplysninger, uavhengig av om opplysningene er lagret i form av papir, bånd eller på annen måte.

Komiteen har merket seg departementets syn om at opplysninger som er innhentet ved kontinuerlig overvåkning og deretter lagret, ikke kan anses som et dokument, men heller bør likestilles med et register eller en database. Komiteen støtter departementet i at det foreligger klare personvernmessige hensyn som tilsier at informasjon innhentet ved vedvarende eller regelmessig overvåkning skal kunne unntas fra offentlighet. Komiteen støtter forslaget til nytt nr. 9 i § 6 første ledd.