Den felles erklæringen, som ble underskrevet 10. mars, slår fast at de tre EU-institusjonene sammen skal lede arbeidet med konferansen. I det styrende organet (Executive Board) skal hver av institusjonene ha tre representanter. De nasjonale paramentene skal ha tre observatører, representert via troika-lederskapet i COSAC (møte mellom lederne av europakomiteen i nasjonale parlament).

Executive Board hadde sitt første møte 24. mars. I pressemeldingen informeres det om personene som er utnevnt til å delta. Parlamentet har utnevnt følgende tre representanter: Guy Verhofstadt (Renew Europe, Belgia), Manfred Weber (EPP, Tyskland) og Iratxe García Pérez (S&D, Spania). Det kommer også fram at de ønsker at konferansen skal lanseres 9. mai i år, på Europa-dagen, og at det første Conference Plenary skal holdes 10. mai.

Målet med konferansen er at EUs borgere, men også andre deler av samfunnslivet, skal delta på åpne arrangement og i debatter. Disse vil foregå på europeisk, regionalt og nasjonalt plan, i ulike fora – også på digitale plattformer. En interaktiv digital plattform skal lanseres 19. april. Den skal gi borgere og andre interesserte parter mulighet til å sende inn forslag, og gi hjelp slik at det blir enkelt å delta i eller organisere møter. Nasjonale parlament vil få en rolle i arbeidet med å arrangere debatter. Kommisjonspresident Ursula von der Leyen skriver i pressemeldingen: «I dag sender vi en opfordring til alle europæere om at tage ordet. […] vi vil lytte. Og så vil vi træde til handling».

12 land har sendte et brev hvor de presenterer sin felles posisjon og ønsket om et nært samarbeid under konferansen. Det er underskrevet av de tre nordiske landene, de baltiske landene, Østerrike, Tsjekkia, Malta, Nederland og Slovakia. Landene er opptatt av resultater, og ønsker å bruke konferansen til å fremme et effektivt og regelbasert EU som leverer reelle og håndgripelige løsninger på EUs utfordringer. Det overordnede målet er å engasjere borgerne i en dialog om hva de forventer av EU. De understreker at oppfølging er viktig for å vise borgerne at innspillene tas alvorlig. I brevet omtales prioriterte tema. I tillegg ønsker landene at det legges vekt på horisontale spørsmål med tanke på å bedre EUs demokratiske legitimitet. Financial Times omtaler det felles brevet som: «Alliance of smaller countries wants to safeguard status quo in citizen-led exercise».

Hva som skal bli resultatet av konferansen er fortsatt uklart. I erklæringen står det at: «We will invite the Conference to reach conclusions by Spring 2022 so as to provide guidance on the future of Europe».

Det var den franske presidenten Emmanuel Macron som i 2019 lanserte ideen om en konferanse om Europas framtid. Europaparlamentet har blant annet ivret for institusjonelle reformer, som muligheten for felles valglister på tvers av landegrensene. Dette har man i stor grad gått bort fra, og det vil ikke være aktuelt å endre EUs traktater. Utgangspunktet denne gangen er hvordan man kan styrke borgernes tillit til og involvering i EUs arbeid. Et annet sentralt tema vil være utfordringene EU har møtt under Covid-19-pandemien. For videre lesing se temasiden til European Policy Centre, med kommentarer og rapporter.