Det vises til Dok 8:90 (2007-20008) fra storingsrepresentantene
Torbjørn Hansen, Øyvind Halleraker, Finn Martin Vallersnes og Elisabeth R.
Nørve om Sjøfartsdirektoratets virksomhet.
Sjøfartsdirektoratets hovedkontor flyttet fra Oslo
til Haugesund 1. november 2006. Samtidig gjennomførte direktoratet
en omfattende omorganisering. Bakgrunnen for de omfattende organisasjonsendringene
var en bestilling fra Bondevik II- regjeringen v/ Nærings- og handelsdepartementet
sommeren 2005, hvor det ble forventet at direktoratet etter flytting
til Haugesund skulle fremstå som et moderne og effektivt direktoratet
som skulle operere med en lavere ressursramme enn det hadde i Oslo.
Som et resultat av dette ble det i samråd med NHD besluttet å innhente
ekstern bistand som skulle gjennomgå organisasjonen og komme med forslag
til tiltak. Etter konkurranse ble konsulentfirmaet DNV Maritime
Solutions valgt. Totalt ble det satt av om lag 2 millioner kroner
for å gjennomføre analysen av direktoratet. Det ble også etablert
styringsgruppe med deltakelse fra NHD og Sdir. I april 2006 leverte
DNV en rapport om alternativt tjenestespekter og organisering av
Sjøfartsdirektoratet.
Konklusjonen i den omfattende rapporten var følgende:
Sjøfartsdirektoratets visjon
er å være den beste administrasjonen i verden. Målet er å basere
operativ virksomhet på overordnet kontroll. Denne rapporten viser
at det inkluderer å øke ressurser til regelutvikling, etablere et
system for monitorering av den totale flåten, og forbedre kontrollen
med delegerte aktører. Overordnet kontroll er ikke et substitutt
for dagens kontroll metode, men består av en kombinasjon av helhetsvurderinger
av tiltakenes (reglenes) samlede effekt, revisjoner, kontroll med
delegert myndighet og detaljert inspeksjon (uanmeldte tilsyn)
Kapasitet og ressurser
kan overføres fra operative godkjenningsaktiviteter i fagavdelingene. Aktiviteter
som anbefales å tjenesteutsette er fartøysgodkjenning, autorisasjon
av sjømannsleger, utstedelse av slepetillatelse, og utstedelse av
ID-bevis og målebrev for fritidsfartøy. Det manuelle arbeidet i
forbindelse med båtførerprøven bør også settes ut. Opp til omtrent 25
årsverk kan overføres fra operativ godkjenning til nye aktiviteter
for overordnet kontroll.
En overgang til overordnet
kontroll må skje gradvis, og DNV fraråder å tjenesteutsette disse aktivitetene
før et minimum av systemer for alternativ bygging av kompetanse
er på plass. Det bør snarest mulig etableres et kompetansestyringssystem
for alle ansatte for å sikre måling, vedlikehold og stadig forbedring
av de ansattes ytelse og kompetanse, inkludert både akademisk og
praktisk erfaring. Det er også anbefalt å etablere en trainee ordning
der nyansatte blant annet får en periode hos eksterne aktører, i
Departementet, samt i inspeksjonsavdelingen.
Aktivitetene som ikke anbefales
å tjenesteutsette er naturlige myndighetsoppgaver eller er viktige aktiviteter
i den overordnede kontrollen. Disse er: Personsertifisering, revisjon
av skoler, revisjon av delegerte aktører, foretak, AETAT, og utenriksstasjoner,
utstedelse av bemanningsoppgaver, og verifikasjon av flytende innretninger. Oppgaver
som dispensasjoner, prinsippavgjørelser, godkjenning av alternativt
design og ekvivalensanalyser bør også beholdes.
Det er et potensial for
effektivisering av aktiviteter som beholdes i direktoratet. Forbedringspotensialet
er spesielt knyttet til økt elektronisk saksbehandling av for eksempel
personsertifikater og bemanningsoppgaver. Slike oppgaver forutsetter
elektronisk samhandling med brukerne.
For å drive overordnet
kontroll på en effektiv måte anbefales det å opprette en egen avdeling for
koordinering av regelverksarbeid, en egen avdeling for monitorering
av den totale sikkerheten, og en egen avdeling for oppfølging av delegerte
aktører. Det er også anbefalt å fremheve den tekniske kompetansen
ved å lage en egen teknisk ledergruppe på nivå med lederne for fartøysavdelingene
og sjømannsavdelingen. De tekniske ressursene bør brukes på tvers
over fartøysavdelingene, samt delta i blant annet regelverksarbeid
og analysearbeid.
Det er kritisk at Sjøfartsdirektoratet
fortsetter arbeidet med å forankre en felles forståelse for overordnet
kontroll i hele organisasjonen og i Departementet. Forankring og
forståelse, tilstrekkelige ressurser og god tidsplanlegging av endringsaktiviteter
er avgjørende for et vellykket arbeid videre med overgangen til
overordnet kontroll.
Fra rapporten ble avlevert i april 2006, og
fram til gjennomført flytting til Haugesund i november 2006, jobbet
direktoratet aktivt for å følge opp DNV-rapporten og tilpasning
til ny skipssikkerhetslov. I denne perioden hadde også direktoratet
et høyt og ressurskrevende fokus på den fysiske flyttingen, virkemiddelhåndtering for
personell som ble omfattet av flyttingen, nyrekuttering m.v
Etter et omfattende arbeid i hele 2006 flyttet direktoratet
inn i nytt bygg i Haugesund 1.11.2006. Direktoratet hadde da på
plass en helt ny organisasjonsmodell basert på anbefalingene fra
DNV og egne vurderinger. Direktoratet nedbemannet også til 202 stillinger
ved det nye hovedkontoret mot 230 i Oslo.
Årsverk pr. mai
2008 | |
Antall årsverk
i Sjøfartsdirektoratet: | 308 ( + 13 prosjekt/bortsettingsarkiv) |
Antall årsverk
ved hovedkontoret: | 202 |
Antall årsverk
fordelt på 19 stasjoner langs kysten: | 103 |
Velferdsstasjonene
i utlandet | 3 |
Bortsettingsarkiv i Oslo –
prosjek | ( 13) |
Direktoratet har siden flyttevedtaket vært i
en kritisk og til dels unormal driftssituasjon. Det har vært satt
i gang flere tiltak for å utdanne, rekruttere, beholde medarbeidere
i tiden både før og etter flyttingen til Haugesund. Den første DNV-rapporten
i forbindelse med flyttevedtaket, viste at direktoratet ville komme
i en vanskelig situasjon som ville vare i noen år. Den gjorde det
klart at Sjøfartsdirektoratet ble flyttet til en region som hadde
stor kompetanse innen det maritime, men samtidig ble det gjort oppmerksom
på at kompetansen var etterspurt og til høyt lønnsnivå.
Den fysiske flyttingen av direktoratet til Haugesund
har vært vellykket, men flyttingen medførte en omfattende avgang
av erfarent personell og dermed nyrekruttering og opplæring. Direktoratet
har siden flyttingen til Haugesund vært nødt til å bygge opp en
helt ny organisasjon. Samtidig har direktoratet hatt over 50 ansatte/nøkkelpersoner
som har pendlet fra Oslo til Haugesund. Mange av disse har valgt
å slutte og flere har gitt signaler om at de ikke lenger vil pendle.
I perioden 2005 til 2008 har de økonomiske konjunkturene,
spesielt innen maritim sektor og ikke minst vestlandsregionen –
herunder Haugesund og Haugalandet, bidratt til et meget stramt arbeidsmarked.
For å illustrere dette hadde direktoratet i januar 2006 1.300 søkere
til 29 stillinger mot 28 søkere til 5 stillinger i mai 2008. Selv
om vi har søkere til stillinger, takker de ofte nei pga. lønnsvilkårene
vi tilbyr. Det er også vanskeligere å få søkere med høy utdanning
og ønsket erfaring. I 2005 hadde direktoratet ikke problemer med
å rekruttere til stasjonene/ytre etat. I dag er situasjonen tilnærmet
like vanskelig for de fleste stasjonene som ved hovedkontoret. Utfordringene
er størst ved stasjon Oslo, Stavanger, Haugesund, Bergen og Ålesund.
Status for ledige stillinger | |
Pr. 31.12.2006: | 16 |
Pr. 30.06.2007: | 29 |
Pr. 31.12.2007: | 31 |
Pr. 14.02.2008: | 38 |
Pr. 30.04.2008: | 30 |
Pr. 14.05.2008: | 25 |
Direktoratet har i tillegg hatt en høy turnover, særlig
innenfor konkurranseutsatte stillinger som ingeniører, nautikere
og maskinister. For å illustrere turnoveren kan det nevnes at i
2007 ble det lyst ut 92 stillinger og 101 i 2006. De ledige stillingene
er i hovedsak innenfor teknisk maritim kompetanse. Direktoratet
har i liten grad ledige stillinger blant jurister og andre administrative
stillinger/støttefunksjoner.
Siden sommeren 2004 har Sjøfartsdirektoratet gjennomført
en rekke tiltak for å rekruttere og beholde medarbeidere. Blant
tiltakene kan nevnes:
Egen opplæringsordning
Traineeordning – hentet 10 svenske ingeniører
Rekrutteringstiltak mot Portugal i samarbeid med
NAV
Deltakelse på en rekke rekrutteringsmesser
Oppsøkt høyskoler/universitet
Utplassering NTNU studenter
Bonus til egne ansatte som skaffer nytilsatte
Deltakelse i felles rekrutteringsprosjekt
i Haugesund regionen sammen med kommunene, andre off. etater og
private næringsliv
Spisset profileringsfokus mot rekruttering, herunder
våre nettsider
Bistand fra rekrutteringsbyrå
Omfattende ledelsesutviklings program
Utvidelse av pendlerordning – dekning av
reise/hybel
Aktivt interne arbeidsmiljøtiltak, herunder
sosiale tiltak
Kompetansetiltak internt
Arbeidsgiver har skutt inn ekstra midler
til lokale lønnsforhandlinger
I Dok 8:90 er det opplyst at NHD og direktoratet hadde
en tett dialog gjennom flytteprosessen. Direktoratet støtter denne
uttalelsen. Gjennom hele flytteprosessen var det en svært tett og
god dialog basert på en løpende risikovurdering av de løpende utfordringene
knyttet opp mot at "skip skulle seile" og flytterelaterte risiki.
Det er videre i Dok 8:90 forslaget hevdet at
Sjøfartsdirektoratet ikke har meldt om organisatoriske eller ressursmessige
utfordringer som kan ha konsekvenser for virksomheten. Dette er Sjøfartsdirektoratet
ikke enig i. Gjennom hele flytteprosessen ble det gjennom styringsdialogen
mellom Sjøfartsdirektoratet og NHD tatt opp ulike utfordringer knyttet
til gjennomføring av flyttingen og omstillingen. Til informasjon kan
nevnes at de på ulike nivå mellom Sjøfartsdirektoratet og NHD var
møter både ukentlig, månedlig, kvartal og 1/2 årlig.
Sentralt i styringen av prosessen var den løpende risikovurderingen
og revisjoner av selve kostnadsberegningene knyttet til flyttingen
av Sjøfartsdirektoratet til Haugesund. Totalt er det pr. d.d utarbeidet
9 revisjoner av kostnadsberegningene.
I tillegg ble det foretatt løpende rapportering
til direktoratets Rådgivende utvalg (RU). I møte 25. mai 2005 ble
det bl.a besluttet følgende i RU:
På bakgrunn av det som fremkom i møtet om budsjettsituasjonen
for Sjøfartsdirektoratet, vedtok RU enstemmig å avgi en uttalelse
til Nærings- og Finansminister med gjenpart til næringskomiteen
og barne, -administrasjon og -familiekomiteen på Stortinget, samt
partienes Stortingsgrupper. Utvalget ble i møtet enig om følgende
ordlyd i brevet:
"Sjøfartsdirektoratets Rådgivende Utvalg drøftet i
møte 25. mai 2005 direktoratets budsjettforslag for 2006 og de økonomiske
konsekvensene i f.m. flyttevedtaket til Haugesund. I møtet framkom bl.a.
opplysninger om at Sjøfartsdirektoratet styrer mot et akkumulert
underskudd på flyttebudsjettet på 64 mill kroner i 2007 og at underskuddet vil
øke til 107 mill kroner i 2009. Videre fremkom at direktoratet ser
seg tvunget til å benytte midler både fra inneværende års og neste års
driftsbudsjett til å dekke løpende flyttekostnader.
Utvalget
ble orientert om at situasjonen allerede har ført til reduksjon
i pålagte driftsaktiviteter i inneværende år – bl.a. i forbindelse
med overordnet kontroll av skipsfarten og deltagelse i internasjonalt
regelverksarbeid – og at denne innsatsen vil bli ytterligere redusert
i 2006.
Sjøfartsdirektoratets Rådgivende Utvalg ser
seg forpliktet til å gi uttrykk for at situasjonen må anses som
dramatisk og alarmerende, og at de disponeringer som nå foretas
kan få alvorlige konsekvenser for sjøsikkerhetsarbeidet.
Rådgivende
Utvalg er orientert om at Sjøfartsdirektoratets ledelse har underrettet
Nærings- og handelsdepartementet om den alvorlige budsjettsituasjonen,
og deler således Sjøfartsdirektørens synspunkter og bekymring i
saken.
Rådgivende Utvalg kan heller ikke se at de
menneskelige aspekter som en følge av flyttevedtaket blir tilfredsstillende
ivaretatt da bevilgede omstillingsmidler ikke er tilstrekkelige
til at virkemidlene som er nedfelt i de særavtaler som er framforhandlet
mellom arbeidstager- og arbeidsgiversiden i staten, kan brukes i
den utstrekning som var intensjonen med flyttevedtaket.
Rådgivende
Utvalg la i sine drøftelser under møtet vekt på at den maritime
næringen i sin tid tok flyttevedtaket til etterretning under forutsetning
av at det ble bevilget tilstrekkelige midler til å gjennomføre flyttingen
på en forsvarlig måte, både av hensyn til sjøsikkerhetsarbeidet
og de menneskelige aspekter ved omstillingen. På bakgrunn av situasjonen
som her er redegjort for, kan ikke Utvalget lenger se at disse forutsetningene
er fulgt opp.
På denne bakgrunn vil et enstemmig Rådgivende Utvalg
anmode departementet på det sterkeste om å tildele Sjøfartsdirektoratet
de nødvendige ekstra midler for å kunne gjennomføre flyttevedtaket
og sine pålagte driftsoppgaver på en forsvarlig måte".
I dokument 8:90 vises det til at Sjøfartsdirektoratet
står overfor store utfordringer knyttet til eget arbeidsmiljø. Vi
kan ikke se at det er grunnlag for en slik påstand, verken i forhold
til gjennomført arbeidsmiljøundersøkelse eller i forhold til sykefraværstall.
Direktoratet besluttet i 2007 å gjennomføre
en arbeidsmiljøundersøkelse med bakgrunn i Arbeidsmiljøloven hvor
det er nedfelt at enhver virksomhet skal ha en systematisk kartlegging av
arbeidsmiljøet. Ledelsen, tillitsvalgte og AMU ville gjennomføre
undersøkelsen etter at vi var vel etablert i Haugesund. Direktoratet
valgte Statens arbeidsmiljøinstitutt (STAMI) sin undersøkelse "Den
nye arbeidsplassen"
Formålene med denne undersøkelsen var:
1. å gi Sdir (både ledelse
og ansatte) informasjon til å forbedre arbeidsforhold for å forebygge helseplager,
bedre sikkerhet, bedre motivasjon, effektivitet og bedre trivsel,
2. å gi mulighet for forskning slik at
vi få sikker kunnskap om hvilke psykososiale arbeidsforhold som
har betydning for helse og trivsel,
3. å gi myndigheter kunnskap om utviklingen
i arbeidslivet slik at lover og forskrifter kan endres om nødvendig.
Hovedkonklusjonen fra STAMI var følgende:
"På generelt grunnlag kan man
si at det er mange positive sider og en del områder man bør arbeide
videre med"
Det er utarbeidet delrapporter for hver avdeling/under-avdeling
ned til 10 ansatte. Hver underavdeling har utarbeidet 3 forbedringsområder/3 bevaringsområder.
Allerede før rapporten ble presentert var det satt ned en arbeidsgruppe
som skulle gjennomgå alle rapportene og komme med forslag til videre
oppfølging.
Direktoratet er godt fornøyd med resultatene
fra arbeidsmiljøundersøkelsen særlig tatt i betrakting at vi har
vært gjennom en periode med flytting, omorganisering og stort arbeidspress
pga høykonjunktur.
Arbeidsmiljøundersøkelsen følges opp gjennom hele
2008. Ny arbeidsmiljøundersøkelse gjennomføres i 2009.
For å belyse utviklingen av arbeidsmiljøet er sykefraværet
en god indikator. For Sjøfartsdirektoratet har tallene hatt en fin
utvikling de siste årene. Dette har skjedd i en periode med flytting
og stort arbeidspress for våre ansatte.
Årstall | Pr. 30.06 | Pr. 31.12 |
2002 | 7,02 % | 6,90 % |
2003 | 6,99 % | 7,32 % |
2004 | 6,48 % | 6,23 % |
2005 | 6,98 % | 6,42 % |
2006 | 7,68 % | 5,11 % |
2007 | 4,18 % | 4,19 % |
Sett i lys av det ovenevnte, er direktoratet
svært godt fornøyd med den ekstraordinære bevilgningen som nå er
forslått i framlegget til revidert budsjett for 2008. Sjøfartsdirektoratet
styrkes med netto 24 mill kroner. Pengene skal brukes til å avhjelpe
personell- og ressurssituasjonen i direktoratet.
Den maritime sektoren i landet er i sterk vekst
og det forventes at den høye byggeaktiviteten på norske og utenlandske
verft vil vedvare i ytterligere 3-4 år. For et fullt bemannet direktoratet
er kapasiteten om lag 50-60 nybygg (lasteskip og passasjerskip).
Sammenlignet med et "normalår" for direktoratet er aktiviteten i
omlag 3 ganger så høy. For å møte denne utfordringen har direktoratet
måtte kjøpe tjenester fra klasseselskap/delegere ut en del fartøy
for å avlaste den totale arbeidsmengden. I revidert budsjett er
det foreslått at direktoratet får en tilleggsbevilgning på 7 millioner kroner til kjøp av tjenester
fra klasseselskap.
Tjenestekjøpet er utelukkende gjort av hensynet til
at skip skal seile, dvs. få sertifikater i rett tid, det være seg
periodisk sertifisering eller nybyggsertifisering. Tjenestekjøpet
er gjort i samråd med berørte avdelinger slik at kompetansetap, som
tjenestemannsorganisasjonene fryktet, ikke skulle skje som følge
av tjenestekjøpet.
Enkelte skip har i perioder hatt midlertidige
sertifikater. Sjøfartsdirektoratet legger ikke skjul på at vi har
hatt for mange fartøy som har seilt for lenge på midlertidige sertifikater.
Dette skyldes dels kapasitets- og ressurssituasjonen, dels at det er
mindre mangler i den dokumentasjon som skal innsendes før endelig
sertifikat utstedes. Midlertidige sertifikater er ikke nevnt i forskriftene,
men er en praksis som er regulert i våre interne prosedyrer. At
et skip seiler med midlertidige sertifikater er ikke et sikkerhetsmessig
problem, vi utsteder kun midlertidige sertifikat dersom alle sikkerhetsmessig
forhold er ivaretatt.
Når det gjelder sikkerhetsstyringssertifikater skal
de, i henhold til ISM-koden, være midlertidig sertifikat i minst
6 mndr, slik at systemet får satt seg og kan revideres, før endelig
sertifisering gjennomføres. I særlige tilfeller kan disse forlenges
med ytterligere 6 måneder.
Alle ISM-besiktelser som er gjennomført i senere
tid som eks. overfor gassfergene, ga tilfredsstillende resultater.
Den fysiske flyttingen av direktoratet til Haugesund
har vært vellykket, men flyttingen medførte en stor avgang av personell
og dermed nyrekruttering. Direktoratet har siden flyttingen til
Haugesund vært nødt til å bygge opp en helt ny organisasjon. Samtidig
har direktoratet hatt over 50 ansatte/nøkkelpersoner som har pendlet
fra Oslo til Haugesund. Mange av disse har valgt å slutte og flere
har gitt signaler om at de ikke lenger vil pendle. En slik betydelig
utskiftning av ingeniører, maskinister og nautikere er vanskelig
å erstatte i dagens svært stramme arbeidsmarked. Det er derfor gledelig
at det i revidert budsjett er forslått en ekstrabevilgning på 10 millioner kroner som vil gjøre at Sjøfartsdirektoratet
er i stand til langt på vei å møte denne utfordringen.
Vi håper derfor at flere vil søke seg til ledig
stillinger i Sjøfartsdirektoratet, hvor de får anledning til å arbeide
med det viktige arbeidet med sjøsikkerheten, sammen med dyktige
kollegaer, i et svært godt faglig miljø.
Sjøfartsdirektoratet har de siste årene definert
IT som et satsningsområde for å forbedre tjenestene våre og effektivisere
arbeidet. Direktoratet har som målsetting å gi næringen en forenklet
innrapportering/elektronisk innsendelse av søknader/dokumentasjon.
Dette vil medføre en hurtigere saksbehandling som følge av at kvaliteten
på innkomne opplysninger forbedres i forhold til dagens løsning.
Vi har allerede utviklet et nytt ulykkessystem. I 2007 startet arbeidet
med å utvikle et nytt kontrollsystem som er et omfattende system
for alle fartøysdata. Dette vil være ferdig utviklet i august 2009.
Neste fase er utvikling av et nytt kvalifikasjonssystem som er et
system for behandling av den enkelte sjømannen sine sertifikater.
I revidert budsjett er det foreslått at direktoretat får en tilleggsbevilgning på
10 millioner kroner til nevnte IT-utvikling.
Med nye kontroll- og kvalifikasjonssystem vil plattformen
for utstrakt elektronisk samhandling med næringen være etablert.
Sammenlignet med dagens systemer vil direktoratet i fremtiden være enda
bedre rustet til å kunne yte den forventede service som næringen
vil kreve anno 2010.
I tillegg til overnevnte vises det til brev
av 06.05.2008 fra Norges Rederiforbund og brev av 08.05.2008 fra
Næringsminister Dag Terje Andersen.