Personopplysninger er alle opplysninger som direkte eller indirekte kan knyttes til en enkeltperson. Behandling av personopplysninger innebærer enhver bruk av personopplysninger, eksempelvis innhenting, registrering, sammenstilling, lagring eller utlevering.

1. Behandlingsansvarlig

Stortinget, ved Stortingets direktør, er behandlingsansvarlig for Stortingets behandling av personopplysninger.

Stortinget benytter Mercell som elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy. Mercell Holding AS er ansvarlig for personopplysninger som leverandører registrerer i sin leverandørprofil. Mercell Holding AS er som databehandler ansvarlig for at personopplysningene i leverandørprofilene blir behandlet i henhold til personvernlovgivningen.

Stortingets administrasjon har inngått databehandleravtale med Mercell Holding AS som skal sikre at personopplysningene blir behandlet i henhold til avtale og gjeldende regelverk.

2. Personvernombud

Stortinget har et personvernombud som skal være en faglig ressurs innen personvern. Personvernombudet er ikke underlagt ledelsens instruksjonsmyndighet ved utøvelsen av sin rolle.

Personvernombudet svarer på spørsmål i forbindelse med Stortingets behandling av personopplysninger. Kontaktinformasjon finnes til slutt i denne personvernerklæringen.

3. Formål og rettslig grunnlag for behandlingen

All behandling av personopplysninger gjøres for å administrere Stortingets anskaffelsesprosesser. Stortinget benytter ikke personopplysningene til andre formål.

Stortinget behandler personopplysninger for å oppfylle informasjons- og dokumentasjonskrav for anskaffelsesprosessen i henhold til gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser. Innhenting av personopplysninger kan i enkelte anskaffelser også gjøres der det skal evalueres på personell eller det av andre grunner er behov for personopplysninger for å kunne evaluere tilbud.

4. Innhenting og registrering av personopplysninger

Stortinget behandler nødvendige personopplysninger for å kunne gjennomføre anskaffelsesprosesser.

Hvilke personopplysninger som innhentes, vil avhenge av konkurransegrunnlaget. Innsending av tilbud omfatter personopplysninger for kontaktinformasjon til leverandøren, for eksempel navn, e-post og telefonnummer. Ved konkurranser/innhenting av tilbud om personellressurser er det i tillegg aktuelt å innhente personalia og CV med utdanning og erfaring for leverandørens ressurser.

5. Behandling av personopplysninger

Når tilbud er levert til Stortinget, behandles personopplysninger av ansatte som skal delta i evalueringen av innkomne tilbud.

Ansatte i Stortinget som er en del av anskaffelsesprosessen vil gjennom sitt arbeid få tilgang til opplysninger som inngår i tilbudet. De ansatte skal kun behandle personopplysningene når det er nødvendig for å utføre arbeidsoppgavene deres. Der Stortinget benytter eksterne konsulenter til å bistå i anskaffelsesprosessen, vil behandling av personopplysninger skje i henhold til databehandleravtale med leverandør av konsulenttjenesten.

Tilgang til behandling av personopplysninger i det elektroniske systemet for gjennomføring av anskaffelser vil være begrenset ut fra en nødvendighetsvurdering.

Det vil i enkelte tilfeller være aktuelt å behandle personopplysninger i papirform. Slik behandling skal skje på forsvarlig måte.

6. Oppbevaring og lagring av personopplysninger

Stortinget oppbevarer personopplysningene så lenge det er nødvendig for å oppnå formålet med behandlingen, eller er pålagt oppbevaring i henhold til lov.

Stortinget arkiverer dokumenter tilknyttet anskaffelsesprosessen i Stortingets arkivsystem i henhold til anskaffelsesforskriften § 7-1 om dokumentasjonsplikt og riksarkivarens forskrift § 7-15 om bevaring og kassasjon for anskaffelse.

Personopplysninger i forbindelse med innsendte tilbud oppbevares i Mercell Holding AS. Disse kan slettes etter 30 dager etter anmodning fra Stortinget.

7. Deling av personopplysninger

Leverandørens ansattes personopplysninger vil kun bli utlevert til tredjepart der dette er nødvendig for å utføre de arbeidsoppgavene Stortinget skal ivareta i forbindelse med anskaffelsesprosessen og under kontrakt.

Innsyn i innleverte tilbud utleveres kun på forespørsel, og behandles i henhold til offentleglova og reglene om innsyn i Stortingets dokumenter.

8. Rettigheter

Ansatte hos leverandører som leverer tilbud til Stortinget har rettigheter etter gjeldende personvernlovgivning. Vi viser til Stortingets generelle personvernerklæring for nærmere informasjon.

Stortingets personvernerklæring

9. Sikring av opplysninger

Personopplysninger blir ivaretatt gjennom sikring av Stortingets IT-system. Systemer og programvare som behandler personopplysninger sikres med tilgangsstyring (brukernavn og passord). Tilgang til slike systemer er begrenset til de som har tjenstlig behov.

10. Kontaktinformasjon

Spørsmål om personvern på Stortinget kan rettes til Stortingets personvernombud.

E-post: personvern@stortinget.no
Telefon: 23 31 30 50