Til stede

Representanter: Heidi Greni, Helge Njåstad, Kjell Ingolf Ropstad, Tellef Inge Mørland, Mona Fagerås, Alfred Bjørlo, Hege Bae Nyholt
Administrasjonen: Kyrre Grimstad, Erik Guldhav, Terje Olsen, Mona Mortensen Krane, Bjarne Østby, Roger Fretheim, Kathrine Martinsen, Marit Bernersen, Therese Kvalvik, Tania Marie Madsen
Fraværende: Liv Kari Eskeland, Irene Ojala

1 Godkjenning av referat

Referat fra møtet 29. februar 2024 ble godkjent uten merknader.

Møtet 18. april ble avlyst.

2 Orientering om veiledning ifm. innføringen av «Retningslinje for bruk av IT systemer»

Administrasjonen redegjorde for erfaringene ved innføring av «Retningslinje for bruk av Stortingets IT-tjenester» samt hvilket handlingsrom Stortingets administrasjon har til å tilpasse de tekniske løsningene til representantenes behov. Administrasjonen har løpende utarbeidet brukerveiledninger og webinarer for å svare ut behovet for veiledning. Det vil utarbeidet nye brukerveiledninger og gjennomføres nye seminarer om særskilte temaer etter innspill fra representantene. I tillegg er brukerhjelpen ved Servicetorget alltid tilgjengelig. Brukerrådet ga tilbakemeldinger knyttet til innføringen og ga innspill til forbedringspunkter.

3 Reiseregninger

Brukerrådet hadde innspill knyttet til saksbehandlingen av reiseregninger og ga innspill til forbedringspunkter. Administrasjonen vil arbeide for et system hvor færre reiseregninger returneres. Det vil bli holdt fysisk kurs i reiseregninger til høsten og det planlegges også for at en ansatt i seksjon for representantordninger er tilgjengelig for veiledning til representantene på stortingstorget en fast dag i uken. Administrasjonen viste generelt til at det er et stående tilbud om kurs i reiseregninger, herunder en-til-en opplæring. Administrasjonen viste videre til at det vil bli utarbeidet en brosjyre om reisevirksomhet i plenumsfri periode sommeren 2024, og at enkelte konkrete spørsmål fra representantene vil bli tydeliggjort i denne.

4 Eventuelt

Brukerrådet stilte spørsmål ved ulik praktisering av beløpsgrense for hotellovernatting for ulike representanter knyttet til samme reisemål. Administrasjonen viste til at det ikke er fastsatt en  konkret beløpsgrense, men at regelverket innebærer at reisen skal skje på den mest kostnadseffektive måten. Det innebærer en vurdering knyttet til blant annet hva som er tilgjengelig av hoteller på dette tidspunktet reisen er bestilt samt om det foreligger særskilte årsaker til at flere representanter må bo på samme hotell.

Administrasjonen vil sørge for utbedring av målnettet i gymsalen.