Bakgrunn
- Gjeldende rett
- Ulike former for dokumentasjon
- Rettstilstanden i Norden
- Rettstilstanden i Europa for øvrig
- Vurdering
Forslagsstillerne viser til at Norges åpne markedsøkonomi med sterk internasjonal konkurranse bidrar til mye innovasjon og utvikling i næringslivet. Dagens næringspolitikk med blant annet særnorske reguleringer vanskeliggjør bedriftenes innovasjonsarbeid.
Lov 19. november 2004 nr. 73 om bokføring (bokføringsloven) fastsetter et hovedkrav overfor bokføringspliktige om oppbevaringsplikt av regnskapsmateriale i ti år, jf. § 13 annet ledd.
Bokføringspliktige som har mindre enn 5 mill. kroner i omsetning eksklusive merverdiavgift, er unntatt fra kravet i bokføringsloven § 13 annet ledd om å ha bokførte opplysninger tilgjengelig elektronisk. Imidlertid gjelder det generelle kravet for oppbevaring av regnskapsdokument i papirutgave.
Bestemmelsen er en videreføring av lov 13. mai 1977 nr. 35 om regnskapsplikt mv. (regnskapsloven) § 11 første ledd.
Bokføringsloven arbeider med to sett av dokumentasjon: For det første gjelder det primærdokumentasjon som omfatter
Årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning
Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering som nevnt i § 5, herunder
Bokføringsspesifikasjon
Kontospesifikasjon
Kundespesifikasjon
Leverandørspesifikasjon
Spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet
Spesifikasjon av salg til eiere og deltakere
Spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte
Spesifikasjon av merverdiavgift
Spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser
Dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger, dokumentasjon av regnskapssystemet mv. og dokumentasjon av balansen
Nummererte brev fra revisor
Primærdokumentasjon skal oppbevares i Norge i ti år etter regnskapsårets slutt.
For det andre gjelder det sekundærdokumentasjon som omfatter:
Avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler av mindre betydning
Korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning
Utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som foreligger på papir på leveringstidspunktet
Prisoversikter som kreves utarbeidet ifølge lov eller forskrift
Sekundærdokumentasjon skal oppbevares i Norge i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt.
Forslagsstillerne vil videre i hovedsak konsentrere seg om regelverket rundt oppbevaringsplikten for primærdokumentasjon.
Lovbekendtgørelse 15. juni 2006 nr. 648 Bogføringsloven § 10 nr. 1 fastsetter en plikt overfor bokføringspliktige en oppbevaringstid for regnskapsmateriale på 5 år.
Bokföringslag 1999:1078 kapittel 7 § 2 fastsetter en plikt overfor bokføringspliktige en oppbevaringstid for regnskapsmateriale på 10 år.
For tiden pågår det et utredningsarbeid i Sverige hvor en vurderer å redusere oppbevaringstiden til 7 år.
Bokföringslag 1997 nr. 1336 § 10 fastsetter plikt overfor bokføringspliktige en oppbevaringstid på 10 år for bokføringsbøker og selve årsregnskapet. Imidlertid gjelder det en oppbevaringsplikt på sekundære regnskapsdokumenter på 6 år.
I forbindelse med Finansdepartementets høringsnotat om gjennomgang av bokføringsregelverket, vurdering av kravet til oppbevaringstid, ble det innhentet opplysninger fra europeiske skatteadministrasjoner om hvordan regelverket er i de respektive land med hensyn til pliktig oppbevaringstid på regnskapsmateriale. Nedenfor følger et resymé for øvrige europeiske landRapporten var vedlegg til Høringsbrev fra Finansdepartementet, «Høring – forslag til endring av bokføringsregelverket, datert 22.12.2008, ref. nr. 07/1593 FM TYH».:
Land | Pliktig oppbevaringstid regnskapsmateriale Antall år | Endringsadgang ligningen År tilbake i tid | Kommentar |
Belgia | 10 | 3 | Ligningsendring kan skje 4 år tilbake i tid i svindeltilfeller |
Frankrike | 10 | 2 | Oppbevaringsplikt så lenge det er mulighet for kontroll. Dvs. lang tid fremførbart underskudd |
Hellas | 5 | ||
Irland | 6 | 4 | Ubegrenset endringsadgang i visse tilfeller |
Island | 7 | 6 | |
Italia | 10 | 5 | |
Latvia | 5 | 3 | 10 års oppbevaring for bokføringsbøker og årsregnskapet. 75 års oppbevaringsplikt på lønnsbilag! |
Litauen | 10 | ||
Makedonia | 10 | 5 | 5 år på sekundært regnskapsmateriale |
Malta | 9 | 5 | Ingen begrensning på endringsadgang ved manglende eller feilaktige opplysninger |
Nederland | 7 | 5 | 12 års oppbevaring og endringsadgang vedrørende utland. I noen tilfeller redusert oppbevaringstid på 5 år |
Polen | 5 | ||
Portugal | 10 | 4 | |
Slovakia | 5 | 5 | 10 år for bokføringsbøker og selve årsregnskapet |
Slovenia | 10 | 5 | |
Spania | 6 | 15 års oppbevaring på regnskaper med fremførbart underskudd. Minste oppbevaringstid 4 år | |
Storbritannia | 6 | 6 | 21 års endringsadgang når det bevisst er gitt feil opplysninger |
Tsjekkia | 5 | 5 | 10 år for bokføringsbøker og selve årsregnskapet |
Tyskland | 10 | 4 | 6 års oppbevaring av korrespondanse. 10 års endringsadgang ved uriktige opplysninger |
Ukraina | 3 | 3 | Endringsadgangen er lenger ved økonomisk kriminalitet. 70 års oppbevaringsplikt på lønnsbilag! |
Ungarn | 8 | 5 | 10 år for selve årsregnskapet. Ligningsendring kan skje 5 år tilbake i tid |
Østerrike | 7 | 5 | 12 år på fast eiendom. Ved anmeldelse, oppbevaring inntil saken er avgjort |
Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening (NARF) og Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO) har i samarbeid gjennomført en undersøkelse som viste at i bare 10 pst. av de bedriftene skatteetaten kontrollerer, ble regnskapene kontrollert mer enn 5 år tilbake i tid. I bare 1 pst. av bedriftene avdekkes feil i materiale eldre enn 5 år.
En reduksjon i oppbevaringstiden fra 10 til 5 år ble av NARF beregnet til å gi bedriftene en besparelse på 260 mill. kroner i 2008.
Forslagsstillerne har registrert at Finansdepartementet hadde forslag til endring av bokføringsregelverket, herunder vurdering av kravet til oppbevaringstid, ute på høring vinteren 2008–2009 og våren 2009. Imidlertid er denne saken blitt liggende i departementet uten noen videre oppfølgingDet vises til Finansdepartementets to høringsbrev, datert 22.12.2008 og 08.06.2009, begge med ref. nr. 07/1593 FM TYH. Saken ligger fremdeles til behandling i departementet..
Reduksjon i pliktig oppbevaringstid av regnskapsdokumentasjon må, etter forslagsstillernes vurdering, ses i sammenheng med endringer i skatte- og avgiftsmyndighetenes anledning til å gå tilbake i tid og foreta endringer ved tilbakeholdte og feilaktige opplysninger.