Saksbehandlingen hos Sivilombudsmannen er skriftlig, og undersøkelsene derfra baserer seg i all hovedsak på en gjennomgang av forvaltningens saksdokumenter. Det er derfor avgjørende for en reell og effektiv kontroll med forvaltningen at ombudsmannen har tilgang til alle relevante saksdokumenter. Av denne grunn har Stortinget gitt ombudsmannen hjemmel i ombudsmannsloven § 7 første ledd til å innhente fra forvaltningen de dokumenter og opplysninger «han trenger for å kunne utføre sitt verv». Bestemmelsen er sentral for ombudsmannens virksomhet.

Adgangen til forvaltningens dokumenter er imidlertid begrenset i bestemmelsens annet ledd. Ved en henvisning til tvisteloven kapittel 22 begrenses ombudsmannens rett til forvaltningens saksdokumenter etter hovedsakelig de samme regler som gjelder for bevisforbud og bevisfritak for domstolene. Dersom loven skal leses etter sin ordlyd, vil blant annet opplysninger undergitt lovbestemt taushetsplikt i utgangspunktet være unntatt fra Sivilombudsmannens innsynsrett. Det samme gjelder dokumenter som er gradert etter sikkerhetsloven eller beskyttelsesinstruksen. I hvilken grad ombudsmannen har ubetinget rett til å få oversendt forvaltningens interne saksdokumenter, er heller ikke åpenbart bare ut fra ordlyden i loven.

Det er grunn til å stille spørsmål på prinsipielt grunnlag om berettigelsen av å ha en henvisning i ombudsmannsloven til de bevisforbuds og ‑fritaksgrunnene som gjelder for domstolenes virksomhet, all den tid virksomhetene har en såvidt åpenbar ulik karakter.

Den viktigste forskjellen i denne sammenhengen er at dokumentbevis som føres for de alminnelige domstolene i sivile saker, normalt føres i åpen hovedforhandling der publikum har fri tilgang. Offentlig rettergang er et viktig prinsipp i Norges rettstradisjon, og det gjelder strenge regler for å føre rettssaker for lukkede dører. Publikum kan således i normaltilfellene lett gjøre seg kjent med de dokumenter som fremlegges som bevis i en sivil hovedforhandling. Dette medfører igjen at det er et legitimt og saklig behov for å ha strenge regler for når og hvordan taushetsbelagte opplysninger føres for en domstol.

Forvaltningsdokumenter som oversendes Sivilombudsmannen, blir ikke tilgjengelig for offentligheten. Saksbehandlingen er ikke offentlig på samme måte som en rettssak. De saksdokumenter som oversendes fra forvaltningen, regnes ikke som Sivilombudsmannens saksdokumenter, og dokumentene vil således heller ikke bli oversendt klager eller undergitt offentlighet på annen måte uten forvaltningens samtykke. Sivilombudsmannen og hans personale har dessuten en omfattende taushetsplikt med hensyn til opplysninger som mottas i tjenesten, jf. ombudsmannsloven § 9 annet ledd. Denne taushetsplikten gjelder ikke bare overfor offentligheten, men også overfor Stortinget.

Sivilombudsmannen har hittil stort sett fått tilgang på de dokumentene som har vært ansett som nødvendige for saksbehandlingen. Dette har imidlertid i flere saker først skjedd etter en omstendelig prosess som har forsinket klagebehandlingen betydelig.

En vesentlig del av arbeidet forutsetter at Sivilombudsmannen og hans medarbeidere gis tilgang på taushetsbelagt informasjon fra forvaltningen. For taushetsplikt etter forvaltningsloven vil dette stort sett være uproblematisk, ettersom forvaltningsloven § 13 b første ledd nr. 4 fastslår at taushetsplikt ikke er til hinder for at opplysningene brukes i forbindelse med «kontroll med forvaltningen». Noe tilsvarende unntak finnes imidlertid ikke alltid i taushetspliktsbestemmelsene i særlovgivningen, og heller ikke for graderte dokumenter.

Det er nettopp i de saker der forvaltningen arbeider i lukkede rom – de sakene der allmennheten ikke har rett til innsyn – at sivilombudsmannskontrollen er særlig viktig. Den lovregulering som i dag gjelder for Sivilombudsmannens rett til forvaltningens dokumenter, er lite tilfredsstillende i et slikt perspektiv. Den danske ombudsmannslovgivningen, som var gjenstand for en inngående og grundig gjennomgang så sent som på 1990-tallet, inneholder ikke noen tilsvarende begrensninger i ombudsmannens rett til å kreve å få seg forelagt opplysninger fra forvaltningen.

Det er uheldig at ombudsmannsloven er uklar om hvilken rett Sivilombudsmannen har til å få utlevert dokumenter fra forvaltningen, og dette skaper tidvis problemer for saksbehandlingen. Dette innebærer et rettssikkerhetsproblem, og det svekker tilliten til ombudsmannskontrollen. På denne bakgrunn mener forslagsstillerne at det er behov for å oppheve ombudsmannsloven § 7 annet ledd.

Forslagsstillerne vil også benytte anledningen til å justere § 4 første ledd bokstav a til grunnlovsendringen 30. mars 2007 nr. 365 vedrørende Odelstinget, som trådte i kraft 1. oktober 2009, samt korrigere en inkurie i § 7 tredje ledd i korttittelen for lov 13. august 1915 nr. 5 om domstolene.

Forslagsstillerne finner det videre hensiktsmessig å gi loven en offisiell korttittel, som vil være lettere å henvise til og foreslår «sivilombudsmannsloven».

Forslagsstillerne viser til at et utkast til forslag ble oversendt Justisdepartementet for å få Justisdepartementets lovavdeling til å foreta lovteknisk forhåndskontroll. Korrespondansen ligger vedlagt.