Forslag fra stortingsrepresentantene Karin S. Woldseth og Ulf Erik Knudsen om innføring av en ordning med "møteforbud" én dag pr. uke ved alle offentlige kontorer, for å bedre allmennhetens tilgang til offentlige saksbehandlere
Innhold
Forslagsstillerne mener det vil være fornuftig at det på alle forvaltningsnivåer innføres en ordning der alle saksbehandlere og ledere som håndterer saker som relaterer seg til publikum (herunder både alminnelige brukere og næringsliv), er tilgjengelige minst én dag pr. uke. Dette for at folk skal kunne få raskere svar på enkle henvendelser fra "rette vedkommende". Altså at det i praksis innføres et forbud - eller en sterk anbefaling - til alle offentlige kontorer om at for eksempel onsdager settes av som en dag hvor man utelukkende er tilgjengelig for å svare på enkle henvendelser i skranke eller pr. telefon.
Forslagsstillerne mener det er viktig å bedre folks muligheter til å komme i kontakt med rett person enten de er "kunder" i Aetat, trygdekontor, teknisk sektor i kommunen, eller ved fylkeskommunalt kontor.
Gjennom erfaring som både kommune-, fylkes- og stortingspolitikere, har forslagsstillerne kommet i kontakt med mange mennesker som er lite fornøyd med det offentliges informasjon og service. Av disse er det en høy andel som blant annet, klager på at det er vanskelig å få tak i saksbehandlere pr. telefon for å få svar på ganske enkle spørsmål.
Forslagsstillerne vil, blant annet, vise til at møtehyppigheten i det offentlige, har vært gjenstand for utredningsarbeide av studenter ved Høgskolen i Oslo (HIO), kommunallinjen. Dette arbeidet ble presenteret i bladet Kommunal Rapport 26. juni 1998. Fra denne presentasjonen siteres:
"Det synes å være en generell oppfatning at hverdagen består av altfor mange møter. Møtene kan medføre at de ansatte blir mindre tilgjenglige og at dette kan gå ut over servicen.
For de fleste er det positivt å få delta på møter, etter som det vanligvis er der det fattes beslutninger, men det skal ikke underslås at det også finnes negative sider ved møtevirksomheten. Eksempelvis er ikke alle møter nødvendige. Styring vil derfor like mye dreie seg om å vurdere behovet for møter som å sørge for at de fungerer effektivt. Det hender at møter ikke har noe formål, men holdes av gammel vane eller på feilaktig grunnlag. Møter kan også holdes for å flytte ansvaret fra en person til et kollektiv, men det kan også være taktikk for å utsette viktige beslutninger."
Utredningen viser til at møter medfører at mange arbeidstakere bindes samtidig, og hindrer ordinært arbeid. Når man sitter i møter, bruker man tid, og tid koster penger.
I utredningen tas det til orde for at det bør vurderes alternativer til møter. Alternativet kan muligens være å utarbeide rutinemessige rapporter, utvikle policy og prosedyrer, sjekklister og retningslinjer. Man tror derfor at ny teknologi, dvs. data, telefonmøter, videomøter og konferansefjernsyn m.m., vil erstatte en del av de tradisjonelle møtene i fremtiden.
I undersøkelsen ønsket man å finne ut hvor mye av kommuneadministrasjonenes tid som går med til møter. Man henvendte seg til Statistisk sentralbyrå og de store organisasjonene som Kommunens Sentralforbund, Norges Ingeniørorganisasjon (NITO), Den norske lægeforening og Landsorganisasjonen i Norge (LO) for å få opplysninger om administrativt tidsforbruk i møter. Ingen hadde faktaopplysninger å vise til.
I forbindelse med videreutdanning for kommunale ledere, har Harald Koht, førteamanuensis ved Høgskolen i Oslo, foretatt undersøkelser blant kommunale ledere om deres disponering av tid. Ifølge en artikkel i Kommunalt tidsskrift fra 1986, viser hans undersøkelse at 40 pst. av tiden i gjennomsnitt går med til møter. Forfatteren bekreftet i januar 1998 at tiden ledere bruker i møter er stabil, men med individuelle variasjoner fra 20 til 69 pst.
I mangel av oppdatert statistisk materiale, foretok studentene en egen undersøkelse. Man tok for seg to kommuner, Gausdal og Rælingen, hvor samtlige ansatte i administrasjonen ble spurt om tidsbruk på møter, om møtene var fornuftig bruk av tid, og om informasjonen som framkom kunne vært gitt på annen måte enn i møtene. Den totale svarprosenten var 57.
Undersøkelsen viser at etatssjefer bruker nesten halvparten av sin arbeidstid i møter. Mellomledere bruker noe mindre. De øvrige bruker i gjennomsnitt noe i underkant av en arbeidsdag pr. uke i møter. Møtemengden for etatssjefer og mellomledere er i tråd med de resultatene Harald Koht har fått i sine undersøkelser.
Alle etatssjefene i undersøkelsen opplevet at møtedeltakelse var effektiv bruk av tid. Det var også et stort flertall av mellomlederne som mente det samme, mens en stor andel av de øvrige ansatte opplever at dette ikke er effektiv bruk av tid. Årsaken til dette kan være at det er lederne som bestemmer om møter skal avholdes, og hvem av de øvrige ansatte som skal delta.
Av dem som svarte, mente et mindretall av etatssjefene og mellomlederne at de kan få informasjon/kunnskap på annen måte. Også blant de øvrige svarte mindretallet det samme.
Det synes klart at disse undersøkelser, både studentenes arbeid og Kohts forskning, tyder på at det er svært mye møtevirksomhet i offentlig sektor, trolig mer enn hva som er bra for produktivitet og service.
Forslagsstillerne mener det vil være fornuftig at det på alle forvaltningsnivåer innføres en ordning der alle saksbehandlere og ledere som håndterer saker som relaterer seg til publikum (herunder både alminnelige brukere og næringsliv) er tilgjengelige, uten at de er i møter, minst én dag pr. uke. Altså at det i praksis innføres et forbud - eller en sterk anbefaling - til alle offentlige kontorer om at, for eksempel onsdager settes av som en dag hvor man utelukkende er tilgjengelig for å svare på enkle henvendelser i skranke eller pr. telefon.
Forslagsstillerne er overbevist om at dette vil være et stort pluss for offentlig service ved at folk skal kunne få raskere svar på enkle henvendelser fra "rette vedkommende".
På denne bakgrunn fremmes følgende
forslag:
Stortinget ber Regjeringen fremme forslag for Stortinget der man drøfter generelle og spesielle tiltak for å bedre service og tilgjengelighet ved offentlige kontorer. Som en del av dette forslaget bes Regjeringen drøfte hyppigheten av møter ved offentlige kontorer, og vurdere om det kan innføres en ordning med én møtefri dag pr. uke ved alle offentlige kontorer, for å bedre allmennhetens tilgang til offentlige saksbehandlere.