1.1 Hovedinnholdet i proposisjonen

Kommunal- og moderniseringsdepartementet foreslår i proposisjonen en midlertidig lov med ett unntak fra lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) og ett unntak fra lov om interkommunale selskaper (IKS-loven). Koronapandemien medfører behov for å tilpasse møteavviklingen i kommunale folkevalgte organer og i interkommunale selskaper for å ivareta smittevernhensyn. De midlertidige lovendringene som departementet foreslår, skal legge til rette for slik tilpasning.

For det første foreslår departementet at folkevalgte organer kan gjennomføre fjernmøter også når de behandler saker som skal gå for lukkede dører. For det andre foreslår departementet at organer i interkommunale selskaper skal få adgang til å holde fjernmøter og til å signere møteprotokoller elektronisk.

Det foreslås at loven oppheves 1. juni 2021.

1.2 Bakgrunnen for lovforslagene

Det gis i proposisjonen en omtale av utviklingen og håndteringen av smittevernsituasjonen i forbindelse med koronapandemien.

Det vises i proposisjonen til at forslagene som departementet fremmer, begge tar sikte på å gjeninnføre bestemmelser som tidligere har vært gjenstand for midlertidig regulering.

Det vises i proposisjonen til midlertidig forskrift 13. mars 2020 om gjennomføring av fjernmøter i folkevalgte organer i kommuner og fylkeskommuner for å begrense spredning av covid-19 (fjernmøteforskriften). Forskriften § 5 bestemte at folkevalgte organer kunne gjennomføre fjernmøter også i de tilfellene organet var pålagt å lukke møtet. Den ble opphevet 1. august 2020.

Stortinget vedtok 14. april 2020 midlertidig lov om unntak fra kommuneloven, IKS-loven og partiloven (tiltak for å avhjelpe konsekvensene av utbruddet av covid-19). Loven § 4 første ledd åpnet for at organer i interkommunale selskaper kan gjennomføre møter som fjernmøter, mens andre ledd åpnet for bruk av elektronisk signatur ved signering av møteprotokoller.

For å forenkle fremstillingen bruker departementet i det følgende kommunen som felles betegnelse for kommunen og fylkeskommunen, hvis ikke noe annet fremgår av sammenhengen. På samme måte omtaler departementet bare kommunale organer.

1.3 Høringen

Lovforslaget ble sendt på en forkortet offentlig høring 7. september 2020 med høringsfrist 14. september. Se proposisjonen for en oversikt over høringsinstansene.

1.4 Utvidet adgang til å gjennomføre lukket møte som fjernmøte

1.4.1 Gjeldende rett

Kommuneloven § 11-7 fastsetter i første ledd at kommunestyret selv kan beslutte at folkevalgte organer i kommunen skal ha adgang til å holde møter som fjernmøter.

I bestemmelsens tredje ledd fremgår det at et møte som skal lukkes etter 11-5 andre ledd, ikke kan holdes som fjernmøte. I § 11-5 bestemmes det at et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det skal behandle en sak som angår arbeidstakers tjenstlige forhold, eller når det behandler en sak som inneholder opplysninger som er omfattet av lovbestemt taushetsplikt.

Hvis møtet lukkes etter § 11-5 tredje ledd, så kan derimot møtet holdes som et fjernmøte. § 11-5 tredje ledd regulerer når et møte kan lukkes.

1.4.2 Forslaget i høringsnotatet

Departementet foreslo i høringen en midlertidig lovbestemmelse som gir folkevalgte organer adgang til å gjennomføre fjernmøter også i de tilfellene møtet er lukket etter kommuneloven § 11-5 andre ledd.

I sin vurdering viste departementet til forarbeidene til kommuneloven, se Prop. 46 L (2017–2018), pkt. 17.4.8 på side 159 og NOU 2016:4, pkt. 16.4.5 på side 183–184.

Bakgrunnen for at kommuneloven ikke åpner for fjernmøter når organet skal behandle enten taushetsbelagte opplysninger eller en arbeidstakers tjenstlige forhold, er risikoen for at disse opplysningene skal tilflyte andre enn organets medlemmer.

Departementet ga i høringsnotatet uttrykk for at disse risikoelementene fortsatt er relevante, men at de i seg selv ikke taler avgjørende mot en midlertidig lovendring. Departementet ga uttrykk for en forventning om at folkevalgte er sitt ansvar bevisst hvis fjernmøtet skal behandle slike saker, ved å påse at ingen familiemedlemmer eller andre uvedkommende oppholder seg i samme rom som den folkevalgte under behandlingen av saken.

Når det gjelder risikoen for at uvedkommende logger seg på fjernmøtet på en uberettiget måte, pekte departementet på at dette og andre former for hacking o.l. alltid vil utgjøre en risiko for offentlige organers oppbevaring og behandling av taushetsbelagte opplysninger. Departementet ga også på dette området uttrykk for en forventning om at kommuner som ønsker å behandle slike saker i et fjernmøte, benytter tekniske løsninger med høy grad av sikkerhet.

Forslaget tar sikte på å gjeninnføre § 5 i den nå opphevede fjernmøteforskriften.

1.4.3 Departementets vurderinger og forslag

For departementet er det viktig å legge til rette for at folkevalgte organer skal kunne arbeide effektivt selv i en situasjon hvor smittevernhensyn gjør det vanskelig å møtes fysisk.

Departementets forslag har fått støtte av et flertall av høringsinstansene som har uttalt seg.

Departementet har registrert at én høringsinstans går imot forslaget. Revisjon Øst IKS peker på viktige hensyn. Departementet forventer at de folkevalgte er sitt ansvar bevisst når de behandler saker bak lukkede dører i et fjernmøte. Departementet legger derfor til grunn at kommunene og de folkevalgte vil behandle saker uten at det innebærer at taushetsbelagte opplysninger blir spredd.

Det foreslås i proposisjonen en midlertidig lovbestemmelse som gir folkevalgte organer adgang til å gjennomføre fjernmøter også i de tilfellene møtet er lukket etter kommuneloven § 11-5 andre ledd.

1.5 Adgang til fjernmøter og elektronisk signatur i interkommunale selskaper

1.5.1 Gjeldende rett

1.5.1.1 Adgang til fjernmøter

Saksbehandling i representantskapet, styret og avviklingsstyret skal gjennomføres i møter, jf. IKS-loven §§ 8, 11 og 33. Loven gir ikke hjemmel for å gjennomføre fjernmøter. Departementet har i en tolkningsuttalelse åpnet for at styremøter kan gjennomføres ved fjernmøter, men ikke innfortolket samme åpning for representantskapet.

Midlertidig lov om unntak fra kommuneloven, IKS-loven og partiloven (tiltak for å avhjelpe konsekvensene av utbruddet av covid-19) § 4 første ledd ga unntak fra IKS-lovens alminnelige regel frem til 16. september 2020, slik at møter frem til da kunne avholdes som fjernmøter.

1.5.1.2 Adgang til elektronisk signatur

Det er krav om at det skal føres protokoll for møtene, jf. IKS-loven §§ 9, 12 og 33. Protokollene skal underskrives.

Midlertidig lov om unntak fra kommuneloven, IKS-loven og partiloven (tiltak for å avhjelpe konsekvensene av utbruddet av covid-19) § 4 andre ledd ga unntak fra IKS-lovens alminnelige regel frem til 16. september 2020, slik at protokoll i perioden fra 17. april til 16. september kunne signeres med elektronisk signatur.

1.5.2 Forslaget i høringsnotatet

Departementet foreslo å gjeninnføre den midlertidige lovbestemmelsen som gir organer i interkommunale selskaper adgang til å holde fjernmøter og til å signere møteprotokoller elektronisk. Departementet viste til vurderingene som ble foretatt i Prop. 69 L (2019–2020) side 13 og 14, og ga uttrykk for at disse fortsatt er dekkende.

1.5.3 Departementets vurderinger og forslag

Departementets forslag har fått støtte fra alle høringsinstanser som har uttalt seg om det.

Det pekes i proposisjonen på at det er viktig at også organer i interkommunale selskaper har adgang til å holde fjernmøter av hensyn til å begrense risikoen for smittespredning. Departementet kan heller ikke se noen betenkeligheter ved at disse organene får en slik adgang. Det samme gjelder for forslaget om elektronisk signatur, hvor det synes urimelig tungvint å kreve fysisk signatur av møteprotokoller.

1.6 Longyearbyen lokalstyre

1.6.1 Gjeldende rett

Kommunelovens regler gjelder i stor grad tilsvarende for Longyearbyen lokalstyre på Svalbard, jf. kapittel 5 i lov 17. juli 1925 nr. 11 om Svalbard.

1.6.2 Departementets vurdering og forslag

I høringsutkastet var ikke forholdet til Longyearbyen lokalstyre omtalt. Justis- og beredskapsdepartementet har i høringen gitt uttrykk for at forslaget § 1 også bør gjøres gjeldende for Longyearbyen lokalstyre.

For at lovforslaget om unntak fra kommuneloven skal gjelde for Svalbard, må det gjøres særskilt gjeldende, jf. Svalbardloven § 2.

Departementet foreslår derfor at den utvidede adgangen til å gjennomføre lukket møte som fjernmøte også blir gjort gjeldende for Longyearbyen lokalstyre. Behovet som tilsier denne midlertidige endringen, vil også kunne være til stede i Longyearbyen lokalstyre.

1.7 Økonomiske og administrative konsekvenser

Det vises i proposisjonen til at bestemmelsene om unntak fra kommuneloven og IKS-loven ikke har nevneverdige administrative eller økonomiske konsekvenser for kommunene.