Komiteen, medlemmene fra Arbeiderpartiet, Jette F. Christensen, Gunvor Eldegard og Anne Sandum, fra Høyre, Erik Skutle og Michael Tetzschner, fra Fremskrittspartiet, Kenneth Svendsen og Helge Thorheim, fra Kristelig Folkeparti, Hans Fredrik Grøvan, fra Senterpartiet, Per Olaf Lundteigen, fra Venstre, Abid Q. Raja, fra Sosialistisk Venstreparti, Bård Vegar Solhjell, og fra Miljøpartiet De Grønne, Une Aina Bastholm, viser til Dokument 3:4 (2014–2015), Riksrevisjonens undersøkelse av internkontroll på anskaffelsesområdet i Statens vegvesen.

Målet med undersøkelsen har vært å vurdere om det er iverksatt effektiv risikostyring og internkontroll på anskaffelsesområdet for å bidra til måloppnåelse i Statens vegvesen. En effektiv risikostyring og internkontroll er en forutsetning for å sikre gjennomføring av anskaffelser i tråd med loven om offentlige anskaffelser og å forhindre misligheter.

Komiteen viser til at Statens vegvesen kjøper varer og tjenester for 40 mrd. kroner hvert år. Alle ansatte har myndighet til å attestere på en anskaffelse, og i løpet av et år attesterer mer enn 5 000 ansatte på ulike fakturaer. En slik desentralisert anskaffelsesordning krever at alle ansatte har tilstrekkelig kjennskap til retningslinjer og prosedyrer på anskaffelsesområdet.

Komiteen viser til at Statens vegvesen har etablert et omfattende og godt formelt rammeverk på anskaffelsesområdet. Det er blant annet utviklet en rekke retningslinjer, rutiner, håndbøker og maler for å planlegge og gjennomføre anskaffelser. I tillegg er det etablert retningslinjer for å forebygge, avdekke og håndtere mislighetssaker, egne retningslinjer for varsling av kritikkverdige forhold, samt etiske retningslinjer tilpasset Statens vegvesens virksomhet. Det er også etablert anskaffelseskoordinatorer som gir råd i anskaffelsesprosessen, og nemnder som behandler anskaffelser på over 500 000 kroner.

Riksrevisjonens undersøkelse viser at selv om det er etablert et omfattende rammeverk på området, forekommer det en rekke brudd på lov om offentlige anskaffelser og økonomiregelverket.

I Statens vegvesens regelverk er det blant annet krav om protokollføring ved anskaffelser over 100 000 kroner. Når undersøkelsen viser at 17 av 23 anskaffelser (74 prosent) mangler forenklet protokoll, vitner ikke dette om etterlevelse av etatens eget regelverk. Videre har 12 av 40 utvalgte anskaffelser over 500 000 kroner ikke vært behandlet av anskaffelsesnemnda selv om regelverket krever dette. Komiteen finner dette alvorlig.

Statens vegvesen utarbeidet i 2011 forslag til handlingsplan for å følge opp retningslinjene, men planen har per 2014 fortsatt status som utkast. Komiteen kan ikke se at etaten på denne måten har prioritert arbeidet med å få de ansatte til å følge opp retningslinjene.

Komiteen viser videre til at det gjøres svært få systematiske kontroller av etterlevelse av regelverket, at Statens vegvesen har lite kjennskap til hvor effektiv internkontrollen er og at det i liten grad gjøres risikovurderinger av etterlevelse av regelverk og av mislighetsrisiko. Riksrevisjonen har derfor anbefalt at Statens vegvesen styrker internkontrollen på anskaffelsesområdet. Blant annet foreslås det at Statens vegvesen foretar systematiske risikovurderinger av etterlevelse og mislighetsrisiko og sørger for at etterkontroll og oppfølging av internkontrollen er effektiv.

Ifølge Statens vegvesen har internrevisjonen en sentral rolle i oppfølgningen på anskaffelsesområdet. Undersøkelsen viser at internrevisjonen ikke har ferdigstilt noen revisjoner relatert til anskaffelser for perioden 2010–2013. Komiteen tar dette som et uttrykk for at internrevisjonen ikke har prioritert dette området.

Komiteen har merket seg at statsråden på bakgrunn av rapportens konklusjoner ser det som naturlig at det iverksettes ytterligere tiltak for å sikre etterlevelse samt styrke kontroll og oppfølging. Statsråden viser til at Statens vegvesen skal forbedre og innføre systemer som skal sikre ensartet og dokumentert gjennomføring av arbeidsprosesser på anskaffelsesområdet. Videre viser statsråden til at Statens vegvesen høsten 2014 har utarbeidet et kravdokument for internkontroll. Formålet med kravdokumentet er å gi overordnede føringer og prinsipper for arbeidet med å gjennomføre, forbedre, dokumentere og følge opp internkontrollen, samt å tydeliggjøre roller og ansvar knyttet til arbeidet med internkontroll.

Komiteen har videre merket seg at Riksrevisjonen anbefaler at Samferdselsdepartementet i samarbeid med Vegdirektoratet vurderer fordeler og ulemper ved en noe mer sentralisert anskaffelsesvirksomhet i Statens vegvesen. En desentralisert anskaffelsesfunksjon krever blant annet at alle ansatte har god kjennskap til retningslinjer og prosedyrer for anskaffelser. Undersøkelsen viser imidlertid at det er utfordrende å sikre at alle har tilstrekkelig kjennskap til anskaffelsesregelverk.

Komiteen har merket seg at statsråden vurderer dagens desentrale anskaffelsesvirksomhet som en viktig forutsetning for å kunne nå virksomhetens mål på en mest mulig effektiv og hensiktsmessig måte. Statsråden påpeker at det er flere hensyn som taler til fordel for å beholde en desentral anskaffelsesvirksomhet. Komiteen har forståelse for statsrådens syn på dette. Komiteen har videre merket seg at statsråden likevel vil be Statens vegvesen vurdere om det er områder hvor det kan være hensiktsmessig å vurdere en mer sentralisert anskaffelsesvirksomhet.

Komiteen viser videre til at dagens ordning for intern varsling om mulige misligheter ikke har den nødvendige tilliten blant de ansatte. Flere medarbeidere har opplevd eller observert kritikkverdige forhold, men ikke varslet om forholdet. Dette begrunnes blant annet med at de var usikre på om varselet ville bli godt håndtert, og at de var bekymret for at det kunne få personlige konsekvenser.

Undersøkelsen viser at hele 40 pst. av de ansatte opplyser at de ikke vet hvordan de skal gå frem for å varsle. Dette tyder på at ordningen med varsling om kritikkverdige forhold ikke er gjort godt nok kjent for de ansatte. Komiteen mener at varslingsinstituttet bør gjøres bedre kjent blant de ansatte, herunder hvordan varslere blir ivaretatt med hensyn til anonymitet og trygghet for videre karriere. Komiteen forventer at Samferdselsdepartementet tar initiativ overfor Statens vegvesen til å forbedre etatens varslingsordning for å sikre at ordningen har tillit blant de ansatte.

Komiteen mener for øvrig at varsling er et tema som også med fordel kunne ha vært gjennomgått innenfor alle offentlige virksomheter på generelt grunnlag.

Komiteen har videre merket seg at Riksrevisjonen mener det er svakheter i Samferdselsdepartementets styring og oppfølging av Statens vegvesen fordi departementet ikke i tilstrekkelig grad har forvisset seg om at Statens vegvesen har hatt en god nok internkontroll på anskaffelsesområdet og for å kunne forebygge og eventuelt avdekke misligheter.

Komiteen viser til at Riksrevisjonen anbefaler at Samferdselsdepartementet

• i samarbeid med Statens vegvesen styrker internkontrollen på anskaffelsesområdet ved både å foreta systematiske risikovurderinger av etterlevelse og mislighetsrisiko, og etterkontroll og oppfølging av om internkontrollen i etaten er effektiv

• tar initiativ overfor Statens vegvesen til å styrke kompetansen om anskaffelsesregelverk og rutiner hos alle som er involvert i anskaffelser

• tar initiativ overfor Statens vegvesen til å forbedre etatens varslingsordning, for å sikre at ordningen har tillit blant de ansatte

• i samarbeid med Vegdirektoratet vurderer fordeler og ulemper ved en noe mer sentralisert anskaffelsesvirksomhet i Statens vegvesen

Komiteen slutter seg til disse anbefalingene. Komiteen har for øvrig merket seg at Samferdselsdepartementet vil følge opp Riksrevisjonens anbefalinger i brev og i de kommende etatsstyringsmøter.