Riksrevisjonens rapport om den årlige revisjon og kontroll for budsjettåret 2009 – Dokument 1 (2010-2011)

Det vises til Kontroll- og konstitusjonskomiteens brev av 4. november 2010 med spørsmål i forbindelse med Riksrevisjonens rapport om den årlige revisjon og kontroll for budsjettåret 2009 – Dokument 1 (2010–2011).

Jeg har følgende svar på henholdsvis pkt. 1 (IKT) og pkt. 2 ( kontroll av inntektsområdet) i Kontroll- og konstitusjonskomiteens brev:

1. Styringssystemer innenfor IKT-området

Utenriksdepartementet har påbegynt arbeidet med å utvikle et nytt styringssystem for informasjonssikkerhet i utenrikstjenesten. Systemet vil være basert på internasjonal standard ISO27001/27002 for informasjonssikkerhet og vil ivareta departementets behov på området. Det er utarbeidet prosjektplan. Overordnet policy vil være på plass innen 31.12.2010, mens arbeidet med retningslinjer etter planen vil starte opp primo januar og løpe frem til april/mai 2011. Etter dette vil detaljerte rutiner knyttes opp i styringssystemet, og den faktiske implementeringen av systemet vil starte opp.

2. Kontroll av inntektsområdet

Utenriksdepartementet har 110 utenriksstasjoner av ulikt format, av disse har 104 stasjoner egne regnskapsførere. Arbeidet med å sikre god intern kontroll og riktig kvalitet på regnskapene ved alle disse stasjonene har høy prioritet, og departementet har iverksatt flere tiltak for å sikre nødvendig forbedring på de områder Riksrevisjonen har avdekket svakheter.

Spesielt prioritert er arbeidet med å sikre riktig håndtering av gebyrinntekter (i hovedsak pass- og visumgebyrer). En stor andel av gebyrinntektene registreres i NORVIS, et system som forvaltes av Utlendingsdirektoratet. En rekke utenriksstasjoner tilbyr nå en løsning som gir publikum mulighet til å søke og betale for visum via internett. Betalingene blir kanalisert til Utenriksdepartementet sentralt, som forestår kontroll og regnskapsføring. Departementet er også i dialog med Utlendingsdirektoratet for å bedre kontrollen.

Departementet har videre utarbeidet en elektronisk protokoll for håndtering av gebyrpliktige handlinger som ikke registreres i NORVIS. Protokollen sikrer Utenriksdepartementet et godt system for registrering av inntektene i denne forbindelse, og et riktig grunnlag for avstemming av inntekter mot økonomisystemet.

Svakheter relatert til stasjonens regnskapsføring settes høyt på dagsorden også i forhold til stasjonssjefene som har et overordnet ansvar for regnskapsførselen ved stasjonene. Temaet ble derfor både tatt opp i plenum under årets stasjonssjefsmøte og i medarbeidersamtalene med aktuelle stasjonssjefer. Videre inngår stasjonssjefenes ansvar for regnskapet som særskilt tema i kurs for nye stasjonssjefer.

Ettersom departementet har stor rotasjon i stillinger er opplæring en viktig forutsetning for å sikre riktig kvalitet på regnskapet. Vi har derfor videreutviklet vårt kursopplegg for regnskapsførere ved stasjonene. I oktober og november i år gjennomførte vi i tillegg to samlinger à tre dager med utvalgte regnskapsførere som ledd i arbeidet med å sikre riktig kvalitet i inntektshåndteringen spesielt, og i forhold til regnskapsførsel generelt. Totalt deltok nærmere 40 regnskapsarbeidere ved stasjonene under disse samlingene.