Komiteen, medlemmene fra Arbeiderpartiet, Jette F. Christensen, Martin Kolberg og Marit Nybakk, fra Fremskrittspartiet, lederen Anders Anundsen, Terje Halleland og Ulf Erik Knudsen, fra Høyre, Per-Kristian Foss, fra Sosialistisk Venstreparti, Hallgeir H. Langeland, fra Senterpartiet, Ola Borten Moe, fra Kristelig Folkeparti, Hans Olav Syversen, og fra Venstre, Trine Skei Grande, viser til at St.meld. nr. 22 (1999–2000) framhevet at flertallet av norske kommuner ikke er i stand til å ta vare på sine arkiver. Komiteen er bekymret over at Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor viser at det fortsatt er store mangler når det gjelder sikring av arkivene. Komiteen understreker at kommunene og fylkeskommunene også har store utfordringer med å gjøre tilgjengelig bevaringsverdige dokumenter. Komiteen vil peke på at Stortinget flere ganger har understreket betydningen av både å sikre og gjøre tilgjengelig offentlige dokumenter.

Komiteen viser til at kommunene har ansvar for en rekke virksomheter som er sentrale i velferdsstaten, som barnehager, barnevern, sosialtjeneste, legevakt og skoler. Forvaltningen av disse virksomhetene innebærer en stor mengde dokumenter, også dokumenter med personsensitive data. Komiteen vil understreke at en tilfredsstillende håndtering av dokumenter innebærer både forsvarlig lagring med hensyn til sikring av data for fremtiden, sikring av personvern og med hensyn til offentliggjøring etter offentlighetsloven.

Komiteen har merket seg at Riksrevisjonen har avdekket svakheter både med å ta vare på papirarkivene og med de elektroniske systemene i kommunal sektor. Få elektroniske systemer i kommunal sektor er laget med tanke på bevaring av dokumenter for fremtiden. Komiteen har videre merket seg at noe av utfordringen for kommunene er arkivlokaler. Komiteen viser til at selv relativt store kommuner har funnet det hensiktsmessig å inngå interkommunale samarbeidsordninger for å få til kostnadseffektive depotløsninger. Komiteen er positiv til slikt samarbeid og vil understreke at mange kommuner i dag er for små til å kunne opprette og vedlikeholde et forsvarlig arkivdepot uten å samarbeide med andre kommuner.

Komiteen viser til at Riksrevisjonens undersøkelse avdekker mangelfull styring og oppfølging av kommunal arkivsektor fra Kulturdepartementet. Komiteen viser videre til at det er en forutsetning for at Kulturdepartementet skal kunne ivareta sitt ansvar på arkivområdet at det holder seg orientert om tilstanden og utviklingen i kommunal sektor. Komiteen er bekymret over manglende veiledning fra statlig side om elektronisk arkivering og bevaring av dokumenter. Komiteen vil understreke at uerstattelig materiale både har gått tapt og står i fare for å gå tapt dersom ikke arkivrutinene i kommunene bedres. Komiteen mener dette svekker innbyggernes rettssikkerhet og at det er behov for en styrket oppfølging fra statlig side. Komiteen forutsetter derfor at Kulturdepartementet både reviderer regelverket og følger opp den kommunale arkivsektoren tettere.