Vedrørende Dokument 8:90 - Situasjonen i Sjøfartsdirektoratet

Det vises til Dok 8:90 (2007-20008) fra storingsrepresentantene Torbjørn Hansen, Øyvind Halleraker, Finn Martin Vallersnes og Elisabeth R. Nørve om Sjøfartsdirektoratets virksomhet.

Sjøfartsdirektoratets hovedkontor flyttet fra Oslo til Haugesund 1. november 2006. Samtidig gjennomførte direktoratet en omfattende omorganisering. Bakgrunnen for de omfattende organisasjonsendringene var en bestilling fra Bondevik II- regjeringen v/ Nærings- og handelsdepartementet sommeren 2005, hvor det ble forventet at direktoratet etter flytting til Haugesund skulle fremstå som et moderne og effektivt direktoratet som skulle operere med en lavere ressursramme enn det hadde i Oslo. Som et resultat av dette ble det i samråd med NHD besluttet å innhente ekstern bistand som skulle gjennomgå organisasjonen og komme med forslag til tiltak. Etter konkurranse ble konsulentfirmaet DNV Maritime Solutions valgt. Totalt ble det satt av om lag 2 millioner kroner for å gjennomføre analysen av direktoratet. Det ble også etablert styringsgruppe med deltakelse fra NHD og Sdir. I april 2006 leverte DNV en rapport om alternativt tjenestespekter og organisering av Sjøfartsdirektoratet.

Konklusjonen i den omfattende rapporten var følgende:

Sjøfartsdirektoratets visjon er å være den beste administrasjonen i verden. Målet er å basere operativ virksomhet på overordnet kontroll. Denne rapporten viser at det inkluderer å øke ressurser til regelutvikling, etablere et system for monitorering av den totale flåten, og forbedre kontrollen med delegerte aktører. Overordnet kontroll er ikke et substitutt for dagens kontroll metode, men består av en kombinasjon av helhetsvurderinger av tiltakenes (reglenes) samlede effekt, revisjoner, kontroll med delegert myndighet og detaljert inspeksjon (uanmeldte tilsyn)

Kapasitet og ressurser kan overføres fra operative godkjenningsaktiviteter i fagavdelingene. Aktiviteter som anbefales å tjenesteutsette er fartøysgodkjenning, autorisasjon av sjømannsleger, utstedelse av slepetillatelse, og utstedelse av ID-bevis og målebrev for fritidsfartøy. Det manuelle arbeidet i forbindelse med båtførerprøven bør også settes ut. Opp til omtrent 25 årsverk kan overføres fra operativ godkjenning til nye aktiviteter for overordnet kontroll.

En overgang til overordnet kontroll må skje gradvis, og DNV fraråder å tjenesteutsette disse aktivitetene før et minimum av systemer for alternativ bygging av kompetanse er på plass. Det bør snarest mulig etableres et kompetansestyringssystem for alle ansatte for å sikre måling, vedlikehold og stadig forbedring av de ansattes ytelse og kompetanse, inkludert både akademisk og praktisk erfaring. Det er også anbefalt å etablere en trainee ordning der nyansatte blant annet får en periode hos eksterne aktører, i Departementet, samt i inspeksjonsavdelingen.

Aktivitetene som ikke anbefales å tjenesteutsette er naturlige myndighetsoppgaver eller er viktige aktiviteter i den overordnede kontrollen. Disse er: Personsertifisering, revisjon av skoler, revisjon av delegerte aktører, foretak, AETAT, og utenriksstasjoner, utstedelse av bemanningsoppgaver, og verifikasjon av flytende innretninger. Oppgaver som dispensasjoner, prinsippavgjørelser, godkjenning av alternativt design og ekvivalensanalyser bør også beholdes.

Det er et potensial for effektivisering av aktiviteter som beholdes i direktoratet. Forbedringspotensialet er spesielt knyttet til økt elektronisk saksbehandling av for eksempel personsertifikater og bemanningsoppgaver. Slike oppgaver forutsetter elektronisk samhandling med brukerne.

For å drive overordnet kontroll på en effektiv måte anbefales det å opprette en egen avdeling for koordinering av regelverksarbeid, en egen avdeling for monitorering av den totale sikkerheten, og en egen avdeling for oppfølging av delegerte aktører. Det er også anbefalt å fremheve den tekniske kompetansen ved å lage en egen teknisk ledergruppe på nivå med lederne for fartøysavdelingene og sjømannsavdelingen. De tekniske ressursene bør brukes på tvers over fartøysavdelingene, samt delta i blant annet regelverksarbeid og analysearbeid.

Det er kritisk at Sjøfartsdirektoratet fortsetter arbeidet med å forankre en felles forståelse for overordnet kontroll i hele organisasjonen og i Departementet. Forankring og forståelse, tilstrekkelige ressurser og god tidsplanlegging av endringsaktiviteter er avgjørende for et vellykket arbeid videre med overgangen til overordnet kontroll.

Fra rapporten ble avlevert i april 2006, og fram til gjennomført flytting til Haugesund i november 2006, jobbet direktoratet aktivt for å følge opp DNV-rapporten og tilpasning til ny skipssikkerhetslov. I denne perioden hadde også direktoratet et høyt og ressurskrevende fokus på den fysiske flyttingen, virkemiddelhåndtering for personell som ble omfattet av flyttingen, nyrekuttering m.v

Etter et omfattende arbeid i hele 2006 flyttet direktoratet inn i nytt bygg i Haugesund 1.11.2006. Direktoratet hadde da på plass en helt ny organisasjonsmodell basert på anbefalingene fra DNV og egne vurderinger. Direktoratet nedbemannet også til 202 stillinger ved det nye hovedkontoret mot 230 i Oslo.

Direktoratet har siden flyttevedtaket vært i en kritisk og til dels unormal driftssituasjon. Det har vært satt i gang flere tiltak for å utdanne, rekruttere, beholde medarbeidere i tiden både før og etter flyttingen til Haugesund. Den første DNV-rapporten i forbindelse med flyttevedtaket, viste at direktoratet ville komme i en vanskelig situasjon som ville vare i noen år. Den gjorde det klart at Sjøfartsdirektoratet ble flyttet til en region som hadde stor kompetanse innen det maritime, men samtidig ble det gjort oppmerksom på at kompetansen var etterspurt og til høyt lønnsnivå.

Den fysiske flyttingen av direktoratet til Haugesund har vært vellykket, men flyttingen medførte en omfattende avgang av erfarent personell og dermed nyrekruttering og opplæring. Direktoratet har siden flyttingen til Haugesund vært nødt til å bygge opp en helt ny organisasjon. Samtidig har direktoratet hatt over 50 ansatte/nøkkelpersoner som har pendlet fra Oslo til Haugesund. Mange av disse har valgt å slutte og flere har gitt signaler om at de ikke lenger vil pendle.

I perioden 2005 til 2008 har de økonomiske konjunkturene, spesielt innen maritim sektor og ikke minst vestlandsregionen – herunder Haugesund og Haugalandet, bidratt til et meget stramt arbeidsmarked. For å illustrere dette hadde direktoratet i januar 2006 1.300 søkere til 29 stillinger mot 28 søkere til 5 stillinger i mai 2008. Selv om vi har søkere til stillinger, takker de ofte nei pga. lønnsvilkårene vi tilbyr. Det er også vanskeligere å få søkere med høy utdanning og ønsket erfaring. I 2005 hadde direktoratet ikke problemer med å rekruttere til stasjonene/ytre etat. I dag er situasjonen tilnærmet like vanskelig for de fleste stasjonene som ved hovedkontoret. Utfordringene er størst ved stasjon Oslo, Stavanger, Haugesund, Bergen og Ålesund.

Direktoratet har i tillegg hatt en høy turnover, særlig innenfor konkurranseutsatte stillinger som ingeniører, nautikere og maskinister. For å illustrere turnoveren kan det nevnes at i 2007 ble det lyst ut 92 stillinger og 101 i 2006. De ledige stillingene er i hovedsak innenfor teknisk maritim kompetanse. Direktoratet har i liten grad ledige stillinger blant jurister og andre administrative stillinger/støttefunksjoner.

Siden sommeren 2004 har Sjøfartsdirektoratet gjennomført en rekke tiltak for å rekruttere og beholde medarbeidere. Blant tiltakene kan nevnes:

• Egen opplæringsordning

• Traineeordning – hentet 10 svenske ingeniører

• Rekrutteringstiltak mot Portugal i samarbeid med NAV

• Deltakelse på en rekke rekrutteringsmesser

• Oppsøkt høyskoler/universitet

• Utplassering NTNU studenter

• Bonus til egne ansatte som skaffer nytilsatte

• Deltakelse i felles rekrutteringsprosjekt i Haugesund regionen sammen med kommunene, andre off. etater og private næringsliv

• Spisset profileringsfokus mot rekruttering, herunder våre nettsider

• Bistand fra rekrutteringsbyrå

• Omfattende ledelsesutviklings program

• Utvidelse av pendlerordning – dekning av reise/hybel

• Aktivt interne arbeidsmiljøtiltak, herunder sosiale tiltak

• Kompetansetiltak internt

• Arbeidsgiver har skutt inn ekstra midler til lokale lønnsforhandlinger

I Dok 8:90 er det opplyst at NHD og direktoratet hadde en tett dialog gjennom flytteprosessen. Direktoratet støtter denne uttalelsen. Gjennom hele flytteprosessen var det en svært tett og god dialog basert på en løpende risikovurdering av de løpende utfordringene knyttet opp mot at "skip skulle seile" og flytterelaterte risiki.

Det er videre i Dok 8:90 forslaget hevdet at Sjøfartsdirektoratet ikke har meldt om organisatoriske eller ressursmessige utfordringer som kan ha konsekvenser for virksomheten. Dette er Sjøfartsdirektoratet ikke enig i. Gjennom hele flytteprosessen ble det gjennom styringsdialogen mellom Sjøfartsdirektoratet og NHD tatt opp ulike utfordringer knyttet til gjennomføring av flyttingen og omstillingen. Til informasjon kan nevnes at de på ulike nivå mellom Sjøfartsdirektoratet og NHD var møter både ukentlig, månedlig, kvartal og 1/2 årlig.

Sentralt i styringen av prosessen var den løpende risikovurderingen og revisjoner av selve kostnadsberegningene knyttet til flyttingen av Sjøfartsdirektoratet til Haugesund. Totalt er det pr. d.d utarbeidet 9 revisjoner av kostnadsberegningene.

I tillegg ble det foretatt løpende rapportering til direktoratets Rådgivende utvalg (RU). I møte 25. mai 2005 ble det bl.a besluttet følgende i RU:

Konklusjon fra Rådgivende utvalg:

På bakgrunn av det som fremkom i møtet om budsjettsituasjonen for Sjøfartsdirektoratet, vedtok RU enstemmig å avgi en uttalelse til Nærings- og Finansminister med gjenpart til næringskomiteen og barne, -administrasjon og -familiekomiteen på Stortinget, samt partienes Stortingsgrupper. Utvalget ble i møtet enig om følgende ordlyd i brevet:

"Sjøfartsdirektoratets Rådgivende Utvalg drøftet i møte 25. mai 2005 direktoratets budsjettforslag for 2006 og de økonomiske konsekvensene i f.m. flyttevedtaket til Haugesund. I møtet framkom bl.a. opplysninger om at Sjøfartsdirektoratet styrer mot et akkumulert underskudd på flyttebudsjettet på 64 mill kroner i 2007 og at underskuddet vil øke til 107 mill kroner i 2009. Videre fremkom at direktoratet ser seg tvunget til å benytte midler både fra inneværende års og neste års driftsbudsjett til å dekke løpende flyttekostnader.

Utvalget ble orientert om at situasjonen allerede har ført til reduksjon i pålagte driftsaktiviteter i inneværende år – bl.a. i forbindelse med overordnet kontroll av skipsfarten og deltagelse i internasjonalt regelverksarbeid – og at denne innsatsen vil bli ytterligere redusert i 2006.

Sjøfartsdirektoratets Rådgivende Utvalg ser seg forpliktet til å gi uttrykk for at situasjonen må anses som dramatisk og alarmerende, og at de disponeringer som nå foretas kan få alvorlige konsekvenser for sjøsikkerhetsarbeidet.

Rådgivende Utvalg er orientert om at Sjøfartsdirektoratets ledelse har underrettet Nærings- og handelsdepartementet om den alvorlige budsjettsituasjonen, og deler således Sjøfartsdirektørens synspunkter og bekymring i saken.

Rådgivende Utvalg kan heller ikke se at de menneskelige aspekter som en følge av flyttevedtaket blir tilfredsstillende ivaretatt da bevilgede omstillingsmidler ikke er tilstrekkelige til at virkemidlene som er nedfelt i de særavtaler som er framforhandlet mellom arbeidstager- og arbeidsgiversiden i staten, kan brukes i den utstrekning som var intensjonen med flyttevedtaket.

Rådgivende Utvalg la i sine drøftelser under møtet vekt på at den maritime næringen i sin tid tok flyttevedtaket til etterretning under forutsetning av at det ble bevilget tilstrekkelige midler til å gjennomføre flyttingen på en forsvarlig måte, både av hensyn til sjøsikkerhetsarbeidet og de menneskelige aspekter ved omstillingen. På bakgrunn av situasjonen som her er redegjort for, kan ikke Utvalget lenger se at disse forutsetningene er fulgt opp.

På denne bakgrunn vil et enstemmig Rådgivende Utvalg anmode departementet på det sterkeste om å tildele Sjøfartsdirektoratet de nødvendige ekstra midler for å kunne gjennomføre flyttevedtaket og sine pålagte driftsoppgaver på en forsvarlig måte".

Arbeidsmiljø

I dokument 8:90 vises det til at Sjøfartsdirektoratet står overfor store utfordringer knyttet til eget arbeidsmiljø. Vi kan ikke se at det er grunnlag for en slik påstand, verken i forhold til gjennomført arbeidsmiljøundersøkelse eller i forhold til sykefraværstall.

Direktoratet besluttet i 2007 å gjennomføre en arbeidsmiljøundersøkelse med bakgrunn i Arbeidsmiljøloven hvor det er nedfelt at enhver virksomhet skal ha en systematisk kartlegging av arbeidsmiljøet. Ledelsen, tillitsvalgte og AMU ville gjennomføre undersøkelsen etter at vi var vel etablert i Haugesund. Direktoratet valgte Statens arbeidsmiljøinstitutt (STAMI) sin undersøkelse "Den nye arbeidsplassen"

Formålene med denne undersøkelsen var:

• 1. å gi Sdir (både ledelse og ansatte) informasjon til å forbedre arbeidsforhold for å forebygge helseplager, bedre sikkerhet, bedre motivasjon, effektivitet og bedre trivsel,

• 2. å gi mulighet for forskning slik at vi få sikker kunnskap om hvilke psykososiale arbeidsforhold som har betydning for helse og trivsel,

• 3. å gi myndigheter kunnskap om utviklingen i arbeidslivet slik at lover og forskrifter kan endres om nødvendig.

Hovedkonklusjonen fra STAMI var følgende:

"På generelt grunnlag kan man si at det er mange positive sider og en del områder man bør arbeide videre med"

Det er utarbeidet delrapporter for hver avdeling/under-avdeling ned til 10 ansatte. Hver underavdeling har utarbeidet 3 forbedringsområder/3 bevaringsområder. Allerede før rapporten ble presentert var det satt ned en arbeidsgruppe som skulle gjennomgå alle rapportene og komme med forslag til videre oppfølging.

Direktoratet er godt fornøyd med resultatene fra arbeidsmiljøundersøkelsen særlig tatt i betrakting at vi har vært gjennom en periode med flytting, omorganisering og stort arbeidspress pga høykonjunktur.

Arbeidsmiljøundersøkelsen følges opp gjennom hele 2008. Ny arbeidsmiljøundersøkelse gjennomføres i 2009.

For å belyse utviklingen av arbeidsmiljøet er sykefraværet en god indikator. For Sjøfartsdirektoratet har tallene hatt en fin utvikling de siste årene. Dette har skjedd i en periode med flytting og stort arbeidspress for våre ansatte.

Utvikling sykefravær:

Konklusjon

Sett i lys av det ovenevnte, er direktoratet svært godt fornøyd med den ekstraordinære bevilgningen som nå er forslått i framlegget til revidert budsjett for 2008. Sjøfartsdirektoratet styrkes med netto 24 mill kroner. Pengene skal brukes til å avhjelpe personell- og ressurssituasjonen i direktoratet.

Den maritime sektoren i landet er i sterk vekst og det forventes at den høye byggeaktiviteten på norske og utenlandske verft vil vedvare i ytterligere 3-4 år. For et fullt bemannet direktoratet er kapasiteten om lag 50-60 nybygg (lasteskip og passasjerskip). Sammenlignet med et "normalår" for direktoratet er aktiviteten i omlag 3 ganger så høy. For å møte denne utfordringen har direktoratet måtte kjøpe tjenester fra klasseselskap/delegere ut en del fartøy for å avlaste den totale arbeidsmengden. I revidert budsjett er det foreslått at direktoratet får en tilleggsbevilgning på 7 millioner kroner til kjøp av tjenester fra klasseselskap.

Tjenestekjøpet er utelukkende gjort av hensynet til at skip skal seile, dvs. få sertifikater i rett tid, det være seg periodisk sertifisering eller nybyggsertifisering. Tjenestekjøpet er gjort i samråd med berørte avdelinger slik at kompetansetap, som tjenestemannsorganisasjonene fryktet, ikke skulle skje som følge av tjenestekjøpet.

Enkelte skip har i perioder hatt midlertidige sertifikater. Sjøfartsdirektoratet legger ikke skjul på at vi har hatt for mange fartøy som har seilt for lenge på midlertidige sertifikater. Dette skyldes dels kapasitets- og ressurssituasjonen, dels at det er mindre mangler i den dokumentasjon som skal innsendes før endelig sertifikat utstedes. Midlertidige sertifikater er ikke nevnt i forskriftene, men er en praksis som er regulert i våre interne prosedyrer. At et skip seiler med midlertidige sertifikater er ikke et sikkerhetsmessig problem, vi utsteder kun midlertidige sertifikat dersom alle sikkerhetsmessig forhold er ivaretatt.

Når det gjelder sikkerhetsstyringssertifikater skal de, i henhold til ISM-koden, være midlertidig sertifikat i minst 6 mndr, slik at systemet får satt seg og kan revideres, før endelig sertifisering gjennomføres. I særlige tilfeller kan disse forlenges med ytterligere 6 måneder.

Alle ISM-besiktelser som er gjennomført i senere tid som eks. overfor gassfergene, ga tilfredsstillende resultater.

Den fysiske flyttingen av direktoratet til Haugesund har vært vellykket, men flyttingen medførte en stor avgang av personell og dermed nyrekruttering. Direktoratet har siden flyttingen til Haugesund vært nødt til å bygge opp en helt ny organisasjon. Samtidig har direktoratet hatt over 50 ansatte/nøkkelpersoner som har pendlet fra Oslo til Haugesund. Mange av disse har valgt å slutte og flere har gitt signaler om at de ikke lenger vil pendle. En slik betydelig utskiftning av ingeniører, maskinister og nautikere er vanskelig å erstatte i dagens svært stramme arbeidsmarked. Det er derfor gledelig at det i revidert budsjett er forslått en ekstrabevilgning på 10 millioner kroner som vil gjøre at Sjøfartsdirektoratet er i stand til langt på vei å møte denne utfordringen.

Vi håper derfor at flere vil søke seg til ledig stillinger i Sjøfartsdirektoratet, hvor de får anledning til å arbeide med det viktige arbeidet med sjøsikkerheten, sammen med dyktige kollegaer, i et svært godt faglig miljø.

Sjøfartsdirektoratet har de siste årene definert IT som et satsningsområde for å forbedre tjenestene våre og effektivisere arbeidet. Direktoratet har som målsetting å gi næringen en forenklet innrapportering/elektronisk innsendelse av søknader/dokumentasjon. Dette vil medføre en hurtigere saksbehandling som følge av at kvaliteten på innkomne opplysninger forbedres i forhold til dagens løsning. Vi har allerede utviklet et nytt ulykkessystem. I 2007 startet arbeidet med å utvikle et nytt kontrollsystem som er et omfattende system for alle fartøysdata. Dette vil være ferdig utviklet i august 2009. Neste fase er utvikling av et nytt kvalifikasjonssystem som er et system for behandling av den enkelte sjømannen sine sertifikater. I revidert budsjett er det foreslått at direktoretat får en tilleggsbevilgning på 10 millioner kroner til nevnte IT-utvikling.

Med nye kontroll- og kvalifikasjonssystem vil plattformen for utstrakt elektronisk samhandling med næringen være etablert. Sammenlignet med dagens systemer vil direktoratet i fremtiden være enda bedre rustet til å kunne yte den forventede service som næringen vil kreve anno 2010.

I tillegg til overnevnte vises det til brev av 06.05.2008 fra Norges Rederiforbund og brev av 08.05.2008 fra Næringsminister Dag Terje Andersen.