4. Forsvarsdepartementet
Revisjonen av Forsvarets forskningsinstitutts (FFI) regnskap for 2000 har avdekket flere forhold som er tatt opp med instituttet. Dette gjaldt i hovedsak eldre utestående fordringer, mangelfulle avstemminger og negative saldoer på oppgjørskontoen i Norges Bank.
FFI vedgår i svarbrevet av 19. juni 2001 at Riksrevisjonens kommentarer avdekker betydelige svakheter ved deler av instituttets økonomiforvaltning, både når det gjelder rutiner og bemanning. For å sikre kvaliteten i økonomiforvaltningen har FFI benyttet et revisjonsfirma som konsulenter, men dette har ikke vært tilstrekkelig. Instituttet går nå grundig gjennom organisasjon, bemanning og rutiner og vil foreta de nødvendige forbedringer. Det legges stor vekt på dette arbeidet. Flere av problemene med økonomiforvaltningen i FFI skyldes at Forsvarets apparat for samhandling med FFI ikke er tilstrekkelig. Dette har gjort det vanskelig for FFI å purre på sine utestående fordringer og å begrense den negative saldoen på oppgjørskontoen i Norges Bank.
I brev av 29. juni 2001 fra Forsvarsdepartementet til Riksrevisjonen behandles blant annet de mangelfulle avstemmingene ved FFI. Departementet forutsetter at FFI tar de påpekte problemene med avstemmingen ad notam, og at feilene var et enkeltstående tilfelle.
Riksrevisjonen bemerker:
Riksrevisjonen har merket seg de tiltakene som er iverksatt for å rette opp de påpekte svakhetene ved deler av instituttets økonomiforvaltning.
Forsvarsdepartementet har svart:
"Riksrevisjonen har anført betydelige svakheter ved instituttets økonomiforvaltning, herunder eldre utestående fordringer, mangelfulle avstemminger og negative saldi på oppgjørskontoen i Norges Bank. …
Når det gjelder mangelfulle avstemminger, viser jeg til våre tidligere kommentarer i forannevnte brev. Hva angår manglende oppfølging av fakturaer, har instituttet endret sine fakturerings- og purrerutiner.
- - -Instituttets rutinebeskrivelser for økonomiforvaltningen er komplettert og revidert med bakgrunn i de ovennevnte anmerkninger.
I forhold til anmerkningen om negativ saldo på oppgjørskontoen, kan jeg opplyse at instituttets framtidige timepriser er kalkulert med sikte på å gi en tilfredsstillende inntjening på sikt. …
Jeg anser det som viktig at instituttets økonomiforvaltning ivaretas på en betryggende måte. I denne forbindelse kan det opplyses at fakturabehandlingen var et eget punkt på vårens etatsstyringsmøte. I tillegg vil departementet ta opp instituttets regnskapsførsel på kommende etatsstyringsmøter."
Riksrevisjonen uttaler:
Riksrevisjonen har merket seg at Forsvarsdepartementet har bedt Forsvarets overkommando om å foreta innskjerpinger overfor avdelingene, videre at departementet vil ta opp Forsvarets forskningsinstitutts regnskapsførsel på etatsstyringsmøter. Riksrevisjonen foreslår: "Kan passere".
Forsvarsministeren har følgende avsluttende merknad til de samlede antegnelser:
"Jeg ser alvorlig på de antegnelser som Riksrevisjonen har funnet påkrevet, og ser derfor behovet for å etablere en grundigere oppfølging overfor Forsvaret, særlig sett i lys av at antegnelsen om feil og mangler ved regnskapene har vært en gjenganger. Departementet vil derfor legge økt vekt på dette i den formelle styringsdialogen og tilhørende styringsdokumenter. Departementet vil bl.a. gi Forsvarets overkommando i oppdrag å gjennomgå hele økonomiforvaltningen med sikte på å løse de ulike problemene som Riksrevisjonen har påpekt samtidig som vi vil stille konkrete krav om rapportering av framdrift."
Komiteen er enig med Riksrevisjonens konklusjoner, men ønsker videre å understreke at det på en rekke områder må gjennomføres bedrede kontrollrutiner. Det må innføres målekriterier for igangsatte og kommende prosjekter, også innen forskning og utvikling. Komiteen mener det må innskjerpes at det ved anbudsinnhenting og utviklingsarbeide ikke blir gitt informasjon til enkelte aktører som bidrar til en konkurransevridning med tanke på prosjekterte og kommende leveranser og utviklingsarbeid. Parter som på bakgrunn av særbehandling direkte eller indirekte har fått fordeler fremfor andre aktører må ilegges karantenetid, slik at denne leverandør eller dennes partnere ikke kan inngå avtaler med Forsvaret innen en gitt tidsperiode. Komiteen mener at det ved prosjekterings-, utviklings- og innkjøpsarbeide så vel som avhendelses prosesser må føres kontroll med hvem som representerer de ulike parter, slik at roller ikke blandes og at avgjørelser kan fattes uhildet fra andre avtaleinngåelser eller forhandlinger på samme eller andre felt i organisasjonen.
Komiteen slutter seg til Riksrevisjonens forslag til desisjon "Kan passere".