3. Resultater og vurderinger
Når det gjelder journalføringen i Trondheim kommune, er det Sivilombudsmannens generelle inntrykk av det undersøkte materiale at praksis hovedsakelig har vært i samsvar med regelverket. Inntrykket er imidlertid ikke entydig. Undersøkelsene har vist at det i den offentlige journalen har vært bruk av utelatelser/overstrykinger (blendinger) som går ut over det som følger av regelverket. Ombudsmannen har funnet grunnlag for å rette visse kritiske bemerkninger til omfanget av kommunens bruk av unntaksbestemmelsene i offentlighetsloven, herunder også mangelfull presisjon ved henvisningene til lovens unntaksbestemmelser.
Hva angår saksbehandlingen ved konkrete innsynsbegjæringer, har ombudsmannen funnet grunn til å understreke at både spørsmålet om unntaksbestemmelsene er anvendelige og spørsmålet om å praktisere meroffentlighet, skal vurderes når innsynskravet fremsettes, selv om dokumentet er forhåndsklassifisert unntatt offentlighet. Videre har ombudsmannen minnet særskilt om den ubetingede plikten forvaltningen har til å opplyse om klageadgang og klagefrist ved avslag på innsynsbegjæringer. Saksbehandlingstiden synes gjennomgående å ha vært akseptabel, men enkelte av opplysningene i svarskjemaene gav grunnlag for kritiske merknader. Ombudsmannen har derfor understreket at saker om dokumentinnsyn skal avgjøres så raskt som mulig, dvs. vanligvis samme dag eller iallfall i løpet av en til tre virkedager.
Av totalt 104 forhåndsklassifiseringer i den undersøkte periode, tok Sivilombudsmannen 35 opp til nærmere undersøkelse med sikte på å danne seg et bilde av Trondheim kommunes anvendelse av lovens unntaksbestemmelser. Ombudsmannens inntrykk etter undersøkelsene av disse sakene er at kommunens praktisering av offentlighetslovens bestemmelser i mange tilfeller ikke har vært tilfredsstillende. Av de 35 sakene (forhåndsklassifiseringer) som er undersøkt nærmere, fant han grunnlag for kritiske merknader i 31 tilfeller. For en del av forhåndsklassifiseringene er det klart at det ikke fantes hjemmel for å unnta dokumentet fra offentlighet. I mange tilfeller er det også avdekket henvisninger til uriktig unntaksbestemmelse, noe som har medført at forhåndsklassifiseringene er besluttet på sviktende grunnlag. I mange tilfeller er dessuten forhåndsklassifiseringene feilaktig begrunnet med lovbestemt taushetsplikt, og dette har forhindret at spørsmål om meroffentlighet har blitt vurdert. De undersøkte forhåndsklassifiseringene gir også grunnlag for å kritisere Trondheim kommune for å ha brukt for generelle og standardiserte vurderinger av hva som er omfattet av lovbestemt taushetsplikt, særlig for dokumenter vedrørende tjenestemanns-/personalsaker. Videre har ombudsmannen påpekt at det ikke er holdbart automatisk å forhåndsklassifisere nye dokumenter i en sak på grunnlag av at et tidligere dokument i saken er forhåndsklassifisert unntatt offentlighet.
Når det gjelder journalføringspraksis, er ombudsmannens generelle inntrykk av det undersøkte materialet at denne hovedsakelig har vært i samsvar med regelverket. Inntrykket er imidlertid heller ikke her entydig. Han har således også funnet at det i den undersøkte journalen fra Lillehammer har vært bruk av utelatelser/overstrykinger (blendinger) som går ut over det som følger av regelverket. Videre har ombudsmannen kritisert kommunen for at henvisningene til unntaksbestemmelsene i offentlighetsloven i ca. 70 pst. av tilfellene har vært for upresis. For øvrig har kommunen selv, etter at ombudsmannen forela kommunen en foreløpig redegjørelse for resultatene av de faktiske undersøkelsene til uttalelse, rettet opp en feil i sitt saks- og arkivsystem som førte til at sakslister og sakspapirer til politiske utvalg tidligere automatisk ble forhånds-klassifisert unntatt offentlighet i journalen.
I tilknytning til undersøkelsen av Lillehammer kommunes saksbehandling ved konkrete innsynsbegjæringer, har Sivilombudsmannen funnet grunn til å understreke at både spørsmålet om unntaksbestemmelsene er anvendelige og spørsmålet om å praktisere meroffentlighet, skal vurderes når innsynskravet fremsettes, selv om dokumentet er forhåndsklassifisert unntatt offentlighet. Videre har han minnet særskilt om den ubetingede plikten forvaltningen har til å opplyse om klageadgang og klagefrist ved avslag på innsynsbegjæringer. Saksbehandlingstiden synes i all hovedsak å være akseptabel, men enkelte opplysninger i svarskjemaene gav grunnlag for kritiske merknader. Ombudsmannen har derfor understreket at saker om dokumentinnsyn skal avgjøres så raskt som mulig, jf. ovenfor om Trondheim kommune.
Av totalt 91 forhåndsklassifiseringer i den undersøkte periode, har ombudsmannen tatt 53 opp til nærmere undersøkelse med sikte på å danne seg et bilde av Lillehammer kommunes anvendelse av lovens unntaksbestemmelser. Hans inntrykk etter undersøkelsene av disse sakene er at kommunens praktisering av offentlighetslovens unntaksbestemmelser i mange tilfeller ikke har vært tilfredsstillende. Av de 53 sakene (forhåndsklassifiseringer) som er undersøkt fant jeg grunnlag for kritiske merknader i 52 tilfeller. For en del av forhåndsklassifiseringene er det klart at det ikke fantes hjemmel for å unnta dokumentet fra offentlighet. Det er også avdekket mange tilfeller hvor det er henvist til uriktig unntaksbestemmelse, noe som har medført at forhåndsklassifiseringene er besluttet på sviktende grunnlag. Også i Lillehammer kommune er forhåndsklassifiseringene i mange tilfeller feilaktig begrunnet med lovbestemt taushetsplikt, og dette har forhindret at spørsmål om meroffentlighet har blitt vurdert. De undersøkte forhåndsklassifiseringene har også gitt grunnlag for å kritisere Lillehammer kommune for å ha brukt for generelle og standardiserte vurderinger av hva som er omfattet av lovbestemt taushetsplikt, særlig for dokumenter vedrørende tjenestemanns-/personalsaker.