Registrering av arbeidsformidlinger i Aetat

Jeg viser til komiteens henvendelse datert 5. oktober hvor komiteen ber om å bli orientert om status og fremdrift i den pågående gjennomgang av Aetat sine rutiner for registrering av formidlinger. Videre vises det til departementets foreløpige orientering om saken 13. oktober hvor det redegjøres for at Veritas var engasjert for å foreta en uavhengig gjennomgang av hvordan formidlingen av arbeidskraft registreres i Aetat.

Rapporten fra Veritas

Veritas la frem sin rapport torsdag 19. oktober. Denne ligger vedlagt. I rapporten avdekkes det en omfattende feilregistrering av antall formidlinger i Aetat. I rapporten skriver Veritas bl.a.:

"DNVs anslag tilsier at omfanget av overregistreringer kan ha ligget i størrelsesorden over 25-30% av totale formidlingstall for de to årene 1998 og 1999. Det er et lite mindretall av kontor som oppgir at de kun har registrert formidlinger som har vært i samsvar med regelverket."

Undersøkelsen er gjennomført ved intervjuer (mer enn 100 personer ved arbeidskontorene) og ved stikkprøver av data fra etatens datasystem. Den vanligste form for "overregistrering" er der informasjon om ansettelser i stillinger hvor arbeidskontorene ikke har deltatt i prosessen, er blitt benyttet til å registrere formidlinger. Rapporten viser samtidig at det også er forekommet en viss form for underregistrering av gjennomførte formidlinger. Veritas utelukker ikke at underregistrering kan utgjøre opp mot 10 pst. av det totale formidlingstall.

Teknisk rapport fra Det Norske Veritas

Aetat - Arbeidsdirektoratet - Revisjon av registreringen av formidlingstall i 1998 og 1999

Sammendrag

Overregistrering

Intervjuene med personell ved ulike arbeidskontor gir et entydig bilde av at det i utstrakt grad har vært vanlig å registrere flere formidlinger enn hva Aetats egne retningslinjer tilsier. Dette har foregått i ulike former. Den formen for uriktige registreringer som er hyppigst benyttet, er der informasjon om ansettelser i stillinger hvor arbeidskontorene ikke har deltatt i prosessen har blitt benyttet til å registrere formidlinger. Det har også blitt foretatt for mange registreringer i tilfeller der vikarer er blitt formidlet til sammenhengende arbeid over flere dager. DNV har også gjennom revisjonen avdekket en rekke enkelttilfeller av overregistrering.

DNVs anslag tilsier at omfanget av overregistreringer kan ha ligget i størrelsesorden over 25-30 % av totale formidlingstall for de to årene 1998 og 1999. Det er et lite mindretall av kontor som oppgir at de kun har registrert formidlinger som har vært i samsvar med regelverket.

Underregistrering

Intervjuene ved arbeidskontorene viser også at en viss form for underregistrering har forekommet. Det er imidlertid varierende oppfatninger om omfanget.

Basert på de intervjuer som er foretatt, og kontorenes egne anslag kan det ikke utelukkes at underregistrering kan utgjøre opp mot 10 % av totale formidlingstall.

Videre oppfølging av rapporten

Aetat er det sentrale virkemiddel i gjennomføringen av arbeidsmarkedspolitikken. Resultatet fra Veritas sin rapport er meget alvorlig for etaten og jeg ønsker raskt å rydde opp i de forhold som er avdekket.

Tidligere arbeidsdirektør Ted Hanisch fratrådte mandag 24. oktober sin stilling med øyeblikkelig virkning. Jeg har imidlertid ansatt direktør i Statskonsult Jon Blaalid som arbeidsdirektør. Samtidig vil det bli foretatt en fornyet kunngjøring med utvidet søknadsfrist av stillingen som Arbeidsdirektør i perioden 2001-2006.

Jeg har bedt Aetat Arbeidsdirektoratet om en redegjørelse for hvordan de forhold som er avdekket i Veritas sin rapport har kunnet oppstå, herunder en vurdering av sammenhengen mellom feilregistreringer og fastsetting av etatens interne resultatkrav, styrings­systemer, systemer for å avdekke avvik og organisasjonskultur. Direktoratet skal utarbeide en detaljert plan for tiltak som det er nødvendig og hensiktsmessig å iverksette for å oppnå en fullstendig opprydding og gjenreising av tillit. Planen vil bli oversendt departementet innen kort tid.

Jeg tar sikte på å komme tilbake til Stortinget med en nærmere redegjørelse etter at Aetat har besvart departementets brev.

Rådet for Aetat

Ved behandlingen av Ot.prp. nr. 70 (1998-99) vedtok Stortinget bl.a. å erstatte Aetat Arbeidsdirektoratets styre med at Råd for Aetat i forbindelse med gjennomføringen av arbeidsmarkedspolitikken, jf. Sysselsettingsloven § 2.

Arbeidet med å få rådet på plass har tatt noe tid. Jeg finner det nå hensiktsmessig å utsette oppnevningen av rådet til ny Arbeidsdirektør er på plass.

Undervedlegg

1. Innledning

1.1 Mandat

Aetat ved Arbeidsdirektøren har gitt Det Norske Veritas i oppdrag å gjennomføre en uavhengig revisjon av Aetats systemer for formidlinger og registrering av disse, med en gjennomgang av et utvalg formidlinger. På dette grunnlag skulle DNV vurdere omfanget av avvik fra gjeldende rutiner og retningslinjer, og hvilken betydning dette har hatt for antallet registrerte formidlinger.

Gjennom møter med Aetat er det trukket opp følgende fremgangsmåte for revisjonen:

• 1. Hensikten med revisjonen skal være å avdekke hvorvidt det finnes avvik fra registreringsrutinene som kan ha medført over- og/eller underregistrering av formidlinger.

• 2. DNV skulle gjennomgå retningslinjene/regelverket for registrering av formidlinger.

• 3. DNV skal gjennomføre et intervju med representanter for Norsk Tjenestemannslag (NTL) med henblikk på nærmere dokumentasjon av de påstander som er fremsatt.

• 4. DNV skal besøke et utvalg arbeidskontor, med intervjuer av tillitsvalgte, leder av kontoret og saksbehandlere, evt også intervjuer ved utvalgte Fylkesarbeidskontor.

• 5. Primært skal DNV besøke de ordinære arbeidskontorene, men i tillegg også et kontor som hadde vikardriftsavtaler.

• 6. Tidsperioden DNV skal se på er 1998 og 1999.

• 7. Aetat skal gi DNV tilgang til det komplette datautdrag som den interne revisjon ved Aetat har gjort i forbindelse med sin revisjon for disse to år.

• 8. DNV skal gis tilgang til å kunne trekke ut data på stikkprøvebasis fra TOTAL-systemet for disse to årene og/eller det skal foretas via SPSS uttrekk fra tilvisningsfilene for samme tidsperiode.

• 9. Det skal evt. også foretas intervju med et utvalg arbeidssøkere og arbeidsgivere som det er registrert formidlinger på i 1998 og 1999.

• 10. Ved avdekking av evt. avvik skal dette bli rapportert fra DNV i en form som ikke gir referanse tilbake til det enkelte arbeidskontor og saksbehandler.

• 11. Rapporten skal foreligge senest 20. oktober 2000.

1.2 Tilleggsmandat

DNV ble gitt et tilleggsmandat når det gjaldt å foreta en særskilt gjennomgang av Aetatsdatasystem TOTAL-systemet

1.2.1 Formål

Formålet med gjennomgangen var å validere TOTAL-systemet med hensyn til korrekt telling og presentasjon av antall formidlinger på grunnlag av registreringer og faste registerdata.

1.2.2 Omfang

Arbeidet skulle konsentreres om følgende hovedoppgaver:

• 1. Påvise at Aetats kriterier for å identifisere en formidling er korrekt beskrevet i relevant systemdokumentasjon og korrekt representert i koden.

• 2. Påvise at opptelling og presentasjon av antall formidlinger ikke utilsiktet påvirkes av annen kode eller uvedkommende data.

• 3. Påvise at formidlinger til opptelling er korrekt og entydig representert i databasen.

• 4. Identifisere mulige feil i TOTAL-systemet som kan blåse opp formidlingstallene. (Periodisering, geografisk overlapping, bransjemessig overlapping, ukorrekt saksstatus, kortvarige arbeidsforhold, uklare kriterier for formidling, ...).

• 5. Påvise at utdrags-/statistikkprogrammer presenterer antall beregnete formidlinger korrekt og entydig.

• 6. Gjennomgå eventuell relevant historisk verifikasjonsdokumentasjon (utvikling, akseptansetest, endringer) med hensyn til opptelling og presentasjon av antall formidlinger.

• 7. Identifisere eventuelle endringer (nettverk, maskin­vare og programvare, arbeidsprosesser, organisasjon) i forbindelse med TOTAL-systemet i tidsrommet rundt store variasjoner i antall formidlinger. Forfølge mulige spor.

• 8. Gjennomføre et testprogram i produksjonsversjonen, eller en identisk versjon av TOTAL-systemet med formål å:

• • a) kunne avstemme et rapportert antall formidlinger mot kontrollerte input-data som avspeiler de vanligste variasjoner i bruk av systemet,

  • b) sannsynliggjøre at TOTAL-systemet ikke genererer formidlinger på grunnlag av ukorrekte eller ufullstendige input-data.

1.3 Omfanget av revisjonen

Det Norske Veritas Region Norge AS, gjennomførte revisjonen i tidsrommet 22. september 2000 til 18. oktober 2000.

Revisjonen er gjennomført på følgende måte

• – Revisjon av 15 arbeidskontor, samt et fylkesarbeidskontor.

• – Verifikasjon ved gjennomgang og uttrekk av data fra Aetats tilvisningsfiler for 1998 og 1999.

• – I utgangspunktet var det planlagt intervjuer med arbeidssøkere og arbeidsgivere. Dette er imidlertid ikke funnet hensiktsmessig foreløpig, jfr. nærmere omtale av dette nedenfor.

• – I tillegg er en del personer/kontor kontaktet, i hovedsak telefonisk, etter konkrete innspill.

• – DNV har også i ulike former mottatt en del innspill fra medarbeidere i etaten, og også tidligere medarbeidere.

• – Revisjonen av TOTAL-systemet er gjennomført i IT-avdelingen, der også personell fra avdelingen er intervjuet om utvikling og vedlikehold av systemet.

1.4 Grunnlaget for revisjonen

Registreringen av formidlingstallene er vurdert opp mot kravene som er nedfelt i etatens egne rutiner:

• – Kvalitetssikring rekrutteringsbistand datert 28. mai 1998

• – Presisering av hvilke aktiviteter og resultater som skal regnes som formidling i statistikksammenheng, datert 12. mai 1997

• – Presisering av formidlingsdefinisjon datert 15. februar 2000.

Registreringene av formidlingstall skjer gjennom datasystemet "TOTAL-systemet" som består av flere moduler, f.eks. SOFA-stilling som ivaretar registreringen av oppdrag som meldes inn fra arbeidsgivere med beskrivelse av arbeidsoppgaver og kvalifikasjonskrav, og SOFA-søker som ivaretar registreringen av arbeidssøkere med personopplysninger, kvalifikasjoner mv. I tillegg finnes et hjelpeprogram VIKVAK, som er utvik­let for spesielt å ivareta administrasjon av vikar- og vikardriftsavtaler som Aetat har inngått med enkelte arbeidsgivere. VIKVAK ble delvis satt i drift midtveis i 1999.

Det synes hensiktsmessig å gjengi hovedtrekkene i regelverket for registrering av formidlingstall. Regelverket fra 1997 gjengir to utgangspunkt for formidling

1. Formidling som følge av rekrutteringsbistand til arbeidsgivere

Dette er formidlinger med utgangspunkt i arbeidsgivers krav og ønsker til kvalifikasjoner i en stilling. Dette innebærer søk og utvelgelse av arbeidskraft med utgangspunkt i arbeidsgiver som bruker av Aetats tjenester.

Oppdragene kan være av ulik karakter:

1.1 Rekruttering av hel- eller deltidsstillinger med et varig perspektiv

Dette kan dreie seg om stillinger der arbeidsgiver ønsker å oppbemanne sin virksomhet med et tidsperspektiv som i alle fall ikke er rent kort sikt.

1.2 Rekruttering til korttidsoppdrag

Dette kan dreie seg om oppdrag som i utgangspunktet er tidsbegrenset av ulike årsaker. I hovedsak finnes det tre typer av oppdrag innenfor denne kategori:

1.2.1 Enkeltoppdrag

Arbeidsgivere som har behov for en vikar eller lignende til engangsoppdrag. Her vil hver bestilling av vikar som effektueres bli registrert som en formidling.

1.2.2 Vikardriftsavtaler/Vikarpool

Dette dreier seg om avtaler der Aetat har påtatt seg å overta og vedlikeholde vikarlister for f.eks. helseinstitusjoner som pga. sykefravær eller lignende til stadighet har behov for vikarer, og som ikke ønsker å administrere vikarlistene selv.

I slike tilfeller overtar som nevnt Aetat eksisterende vikarlister, og sørger for å avklare og godkjenne nye vikarer etter hvert som behovet melder seg for å supplere vikarlistene. Ved helseinstitusjoner vil virksomheten ofte foregå i turnus, med vakter. I slike tilfeller gjelder særlige regler for hvordan antall formidlinger skal telles.

I 1998 og 1999 gjaldt følgende:

• – Dersom Aetat formidlet et vikariat der vikaren dekker flere vakter for en og samme person, skulle dette regnes som kun en formidling.

• – Dersom et oppdrag var sammenhengende over flere dager, og ble dekket av en vikar, skulle dette regnes som en formidling.

• – Dersom institusjonen ba om å få beholde vikaren på ytterligere en vakt i forhold til opprinnelig bestilling, skulle dette regnes som ytterligere en formidling

• – Dersom institusjonen avtalte direkte med en vikar at vedkommende skulle ta ytterligere en vakt, så skulle dette ikke regnes som noen ekstra formidling

1.2.3 Vikaravtaler

Dette dreier seg om avtaler Aetat hadde med arbeidsgivere med ofte behov for vikarer, f.eks. barnehager, skoler, og hvor Aetat hadde avklart et visst antall vikarer som var kvalifisert til å gå inn og ta vikariat, f.eks. ved sykefravær.

I disse tilfeller skulle hver bestilling som ble løst med en og samme vikar regnes som en formidling. Dersom f.eks. en barnehage bestilte vikar for 5 forskjellige dager i en tid fremover, skulle dette regnes som 1 formidling, dersom dette ble løst ved hjelp av 1 vikar. Bestilte barnehagen i stedet vikar for 1 dag av gangen, ville ovenstående eksempel føre til at 5 formidlinger ble registrert.

1.3 Registreringsrutiner

Den dag arbeidskontoret ved den enkelte saksbehandler mottar oppdraget fra arbeidsgiver skal oppdraget registreres med kvalifikasjonskrav etc i TOTAL-systemet, bilde J11/J12.

Oppdraget kan også komme i form av "sakset" stilling fra Arbeidsformidlingens Servicesenter, dvs. stilling som er fanget opp av etaten på grunnlag av stillingsannonse og lignende, og der det lokale arbeidskontor gjør avtale med arbeidsgiveren om at Aetat skal arbeide med å finne person(er) til stillingen.

Et oppdrag som beskrevet ovenfor vil være aktivt i en begrenset periode. Hvor lang tid oppdraget skal være aktivt, avgjøres av den enkelte saksbehandler når oppdraget mottas fra arbeidsgiver. Er oppdraget ikke løst innen den satte frist, og saksbehandler ikke har forlenget det, vil oppdraget bli inaktivt. At oppdraget blir inaktivt, innebærer at det ikke lengre kan registreres tilvisninger eller formidlinger til stillingen. Dersom arbeidskontoret først finner en aktuell kandidat til stillingen, etter at denne er blitt inaktiv, må stillingen registreres som et nytt oppdrag, for å kunne foreta tilvisning og få formidlingen registrert i statistikken.

Ved utvelgelse av arbeidskraft vil en eller flere personer bli tilvist til en aktuell stilling, avhengig av hvilken avtale det er gjort med arbeidsgiver om hvor mange kandidater arbeidsgiver ønsker å kunne velge mellom. En slik tilvisning vil i hovedsak innebære at arbeidskontoret etter avtale med arbeidssøker oversender arbeidssøkerens CV til arbeidsgiver, eller det avtales at vedkommende arbeidssøker skal søke på aktuell stilling, eller kontakte arbeidsgiver direkte. Dokumentasjonen på at arbeidskontoret har tilvist en arbeidssøker til arbeidsgiver vil være at tilvisningen registreres i TOTAL-systemets bilde J 13. Denne registrering skal foretas samme dag som tilvisning skjer.

Dersom oppdraget blir løst som følge av tilvisninger som arbeidskontoret har foretatt, registreres tilsettingsdato i bilde J 13, samt nødvendige registreringer i vedkommende arbeidssøkers personbilder i TOTAL-systemet. Det er dette som genererer en formidling som kommer med i statistikken over antallet formidlinger ved hvert arbeidskontor.

Et hvert oppdrag med en stilling som løses skal telles som en formidling. Dette gjelder uavhengig av om det dreier seg om en heltids- eller deltidsstilling, fast stilling eller korttidsstilling. Et oppdrag kan inneholde flere stillinger, og dersom flere stillinger løses, kan dette innebære flere enn en formidling.

2. Formidlingsresultater som følge av arbeidssøker-orientert formidling

Dette er formidlinger med utgangspunkt i arbeidssøkernes kvalifikasjoner og krav/ønsker om jobb. Dette innebærer søking etter og utvelgelse av stillinger med utgangspunkt i arbeidssøker som bruker av Aetats tjenester, og hvor arbeidskontoret ber en arbeidssøker ta kontakt med/møte til konferanse hos, eller sende en skriftlig søknad til en arbeidsgiver om konkrete stillinger, og hvor tilvisning og oppfølgingsdato registreres i J13. Det er en forutsetning at slike tilvisninger følges opp slik at resultatene av tilvisningene kan dokumenteres.

I en del tilfeller skal tilsettingsforhold som oppstår som en følge av arbeidsmarkedstiltak også regnes som formidling:

2.1 Lønnstilskudd

I de tilfeller der en arbeidssøker får jobb gjennom at arbeidsgiveren gis et lønnstilskudd fra Aetat, skal dette regnes som formidling når tiltaket starter.

2.2 AMO-kurs

Deltagere på AMO-kurs som får jobb under kurset, eller ved kursets avslutning skal regnes som formidlet dersom arbeidskontoret hadde vært delaktige i å presentere jobbtilbud/oppdraget for arbeidssøkeren.

2.3 Jobb-klubb

Tilsetting som følge av deltagelse i Jobb-klubber skal regnes som formidling så lenge tilsettingsforholdet oppstod innenfor normalvarigheten av tiltaket, dvs. 8 uker.

2. Personell

Statusanalysen ble utført av følgende personell i DNV Region Norge AS.

2.1 Revisjon av formidlingstall

Revisjonsleder og prosjektleder Arild Bruun

Revisjonsleder Martin Hay

Revisjonsleder Geir Thorseng

2.2 Revisjon av TOTAL-systemet

Kvalitetssjef IT solutions Finn Prytz

3. Gjennomføring av revisjon av formidlingstall

3.1 Intervju med NTL

Det ble gjennomført et intervju med representanter for NTL for i størst mulig grad å få konkretisert de innspill vedrørende registrering av formidlinger som ble gitt i deres notat til Aetat ved årsskiftet 1999/2000.

3.2 Intervju av personell ved et utvalg av Aetats kontorer

Det ble foretatt et utvalg blant de ca 140 lokalkontorer som Aetat har rundt i landet: Ved avgjørelsen av hvor mange kontor som skulle besøkes har DNV brukt som veiledende European Accreditation"s retningslinjer for revisjon av bedrifter med mange utekontorer. Det er her anbefalt at for å få et representativt utvalg bør antallet kontor som revideres være lik kvadratroten av det totale antall kontor.

Dette skulle tilsi besøk av 11-12 kontorer for å få tilstrekkelig representativitet. For å oppnå en tilfredstillende geografisk spredning, samt spredning mellom store og små kontorer, samt kontorer beliggende både ved større og mindre steder har DNV tatt ut 15 arbeidskontor som er besøkt.

I tillegg er et Fylkesarbeidskontor besøkt, kun for å få en referanse til et ikke-operativt kontor.

I forkant av revisjonen ble det sendt en e-mail til kontorets leder med orientering om revisjonstidspunkt vedlagt en generell orientering om revisjonen.

I tillegg utarbeidet DNV en orientering om revisjonen, og anmodet Aetat om å legge denne ut på sitt intranett. Orienteringen inneholdt en kort beskrivelse av opplegget for revisjonen, fastslåing av at samtlige som skulle intervjues av DNV ville være sikret full anonymitet, samt en oppfordring til de som ønsket det - også ansatte ved andre kontor enn de som ble besøkt - å ta direkte kontakt med de tre revisjonsledere dersom de mente å ha opplysninger av betydning for revisjonen. Det er opplyst fra Aetat at denne informasjonen ble lagt ut på intranettet deres.

Ved hvert kontor ble revisjonen startet ved et felles åpningsmøte der leder, tillitsvalgte og saksbehandlere er gitt en felles orientering om revisjonen. Det ble ved åpningsmøtet presisert at DNVs oppdrag gjelder revisjon av registrering av formidlingstallene for årene 1998 og 1999.

Deretter ble det gjennomført et intervju med tillitsvalgte, leder av kontoret og saksbehandlere hver for seg. Totalt har DNV intervjuet mer enn 100 personer ved de ulike arbeidskontorene.

3.3 Gjennomgang av data fra TOTAL-systemet

Tilvisninger som blir registrert i TOTAL-systemet blir overført til et historisk arkiv etter 6-12 måneder, og de ordinære bilder i TOTAL-systemet kan deretter bare leses ved hjelp av rekonstruksjon via backup.

Imidlertid blir det hver måned gjennom året tatt ut data til bl.a. en såkalt tilvisningsfil, som danner grunnlag for månedlig statistikk over formidlinger. Via tilvisningsfilen er det mulig å få tilgang til data som f.eks. hvilke arbeidssøkere (personnummer) som er tilvist og formidlet til hvilke arbeidsgivere (organisasjonsnummer) til hvilke tidspunkter og fra hvilke arbeidskontor. Tilvisningsfilen inneholder en rekke data, blant annet også om hvilke stillingskategorier man har tilvist.

Ved å importere data fra tilvisningsfilene for 1998 og 1999 til programmet Statistical Package for Social Sciencies (SPSS) er det mulig å gjøre ulike krysskoblinger; mellom de data som finnes i tilvisningsfilen.

Personell fra Aetat har gjort dette på instruksjon, og under overvåkning fra representanter for DNV. Ved import av data fra tilvisningsfilene er det kontrollert at totale formidlingstall for hvert av årene 1998 og 1999 stemmer overens med offisiell statistikk over antallet formidlinger for de to årene.

Videre har DNV bedt om aktuelle krysskjøringer der selve innleggelsen av søkekommandoene er foretatt under kontroll av DNV.

Det er bl.a. foretatt følgende kjøringer ut fra SPSS:

• 1. Hvor mange oppdrag er løst slik at tilvisning har skjedd i løpet av samme dag/i løpet av 1 dag/2 dager/3-5 dager

• 2. Hvor mange arbeidssøkere er registrert med begynnerdato samme dag som oppdraget er registrert innkommet til arbeidskontoret/dagen etter/to dager etter/3-5 dager etter

• 3. Hvor mange arbeidssøkere er blitt formidlet til flere enn ett oppdrag i løpet av x antall dager

Under de kjøringer som er beskrevet under punkt 1 og 2 er alle formidlinger med w trukket ut, og alle kontor som bare driver vikartjenester, samt alle formidlinger av assistenter til barnehager og syke-/aldershjem trukket ut for i størst mulig grad å luke ut naturlige forklaringer på at det er gått svært kort tid fra oppdraget er innmeldt til det er løst.

Under de kjøringer som er beskrevet under pkt. 3 er kun formidlinger av assistenter til barnehager og alders-/sykehjem trukket ut.

3.4 Intervju arbeidssøkere og arbeidsgivere

Med bakgrunn i de funn som er gjort under intervjuene ute hos arbeidskontorene og gjennom datainnhentingen, er det på dette tidspunkt besluttet å ikke gjennomføre intervju med arbeidssøkere og arbeidsgivere. Det er flere årsaker til dette:

• – De gjennomførte intervjuer med arbeidskontorene har gitt klare svar på at det finnes avvik med hensyn til registrering av formidlingstallene.

• – Den datagjennomgang av registrerte formidlinger som er foretatt støtter de resultater som intervjuene har gitt.

• – Fremhenting av nødvendige data for å kunne identifisere arbeidsgivere og -søkere, samt en gjennomføring av intervju med et tilstrekkelig stort utvalg ville sprenge de tidsrammer som er satt for revisjonen.

Dersom det er ønskelig, og det gis utvidede tidsrammer, vil DNV likevel kunne gjennomføre en oppfølgingsrevisjon der også et utvalg arbeidssøkere og arbeidsgivere intervjues.

4. Resultater fra revisjonen

4. 1 Resultater fra intervju av personell ved arbeidskontorene

Resultatene fra intervjuene er en sammenfatning av den oppfatning av praksis som hver enkelt av de som er blitt intervjuet har tilkjennegitt. Dette bør etter DNVs oppfatning gi et tilstrekkelig godt bilde av hvordan praksis med registrering av formidlingstall har vært i hovedtrekk. Dette forutsetter at hver enkelt som er blitt intervjuet har vært åpen, og gitt videre all tilgjengelig informasjon til DNV. Det er ikke mulig å utelukke at det blant de intervjuede kan finnes informasjon som man ikke har ønsket å bringe videre til oss.

Det kan heller ikke utelukkes at det ved andre kontor enn de besøkte kan finnes eksempler på avvik som ikke er fremkommet under vår revisjon.

Når det gjelder omfanget av de avvik som er beskrevet, har det ikke med den tildelte tidsramme vært mulig å kunne gå inn og gjøre en mer eksakt vurdering, basert på opptelling av konkrete avvik. En vurdering av omfanget må derfor basere seg på de anslag som ansatte ved kontorene selv har gjort.

4.1.1 Avvik som har ført til overregistrering av formidlinger

Informasjonsformidling/Skattekortformidling

Det er gjennom intervju avdekket en utstrakt registrering av formidlinger der arbeidskontoret ikke har foretatt formidling, men der man etter å ha blitt kjent med at en arbeidsgiver har ansatt en arbeidssøker legger inn informasjonen som en formidling.

Ved flere kontor har det vært praksis at når arbeidssøkere som har hatt dagpenger kommer for å hente skattekortet sitt fordi de har skaffet seg jobb, så blir det registrert hvilket arbeid de har fått og hos hvilken arbeidsgiver. Ved noen kontor har man hatt en slik sy­stematisk praksis på dette området. Det har vært lagt ut egne skjema som skulle fylles ut av arbeidssøkere både generelt sett og av de som bare kommer for å hente skattekort.

Det er bekreftet ved noen kontorer at informasjonsformidling kan skjules, og at det i noen tilfeller er gjort anstrengelser for å skjule slik formidling. Det er imidlertid ikke alltid det er gjort forsøk på å skjule dette.

Det er også under intervjuene beskrevet tilfeller hvor formidling blir registrert der arbeidskontorene på annen måte er blitt kjent med at en arbeidssøker har fått ansettelse.

På denne måten har det blitt registrert som formidlet tilfeller der arbeidssøker aldri er blitt tilvist til vedkommende arbeidsgiver.

Forlengelse av vikariater

I mange tilfeller blir vikarer formidlet til oppdrag fra arbeidskontoret, og dette er da å regne som en formidling.

Dersom arbeidsgiver avtaler forlengelse av vikariatet direkte med vikaren, og arbeidskontoret blir kjent med dette, er det flere kontor som har hatt praksis med å registrere dette som en ny formidling.

Det har ikke vært mulig å anslå omfanget av denne type avvik.

Reisehjelp/flyttehielp

Aetat administrerer en tilskuddsordning der arbeidsledige som kan få jobb annetsteds i landet får økonomisk bistand til å reise/flytte til det nye arbeidsstedet. Det er vanlig å registrere dette som en formidling selv om arbeidskontoret ikke har gitt noen annen bistand enn den økonomiske.

Det har ikke vært mulig å anslå omfanget av denne type avvik.

Diverse tiltak

Det er vanlig ved mange av arbeidskontorene å registrere som formidlet alle som har fått jobb etter å ha vært inne på tiltak så som attføring, lønnstilskudd, AMO-kurs og Jobb-klubb, uavhengig om vedkommende har fått jobb i direkte tilknytning til tiltaket.

Det har ikke vært mulig å anslå omfanget av denne type avvik.

Enkeltstående avvik

Følgende enkeltstående beskrivelser av avvik har vi hatt ved ulike kontor/personer:

• – Inaktiv arbeidssøker som kom til arbeidskontoret for å bli reaktivisert som arbeidssøker fikk sin jobb frem til dette tidspunkt registrert som formidling av arbeidskontoret.

• – En barnehage ønsket en vikarliste for å kunne dekke sitt vikarbehov. Arbeidskontoret søkte etter vikarer som kunne være interessert. Samtlige personer som meldte sin interesse ble registrert som formidlet selv om bare noen få av disse fikk vikariater ved barnehagen.

• – Dersom et arbeidskontor A mottok informasjon fra et annet kontor B om at kontor B hadde formidlet en arbeidssøker til en stilling innenfor kontor As geografiske område. I slike tilfeller registrerte også kontor A dette som en formidling slik at vedkommende ble registrert som formidlet to ganger.

• – Et arbeidskontor ansatte en ny saksbehandler. Vedkommende som ikke var registrert som arbeidssøker ble av arbeidskontoret registrert som formidlet.

• – En vikar ble registrert som formidlet 38 ganger til samme arbeidsgiver i løpet av 1 måned.

• – Et arbeidskontor hadde som praksis å ringe opp alle arbeidsgivere som annonserte ledige stillinger i lokalpressen, for så å registrere ansettelsene som formidling uavhengig av om arbeidskontorene hadde vært inne i bildet med tilvisning eller annen aktivitet i forbindelse med ansettelsen.

• – Personer som deltok på felles informasjonssamling for arbeidssøkere, ble i ettertid registrert som formidlet, selv om arbeidskontoret ikke hadde hatt aktiviteter for disse personene utover selve informasjonsmøtet

• – En saksbehandler ved et av kontorene hadde utført en stikkprøve noen timer en dag i forhold til noen kontorer med unormalt høye formidlingstall, og avslørte ca 900 forfalskede formidlinger. DNV er overlevert dokumentasjon på dette, men kan av hensyn til lovet anonymitet ikke vedlegge disse rapporten eller gå i detalj om problemet.

Mulige årsaker

De fleste som er intervjuet har oppgitt høyt press på oppnåelse av måltall for antall formidlinger som hovedårsak til at man har foretatt registrering av formidlinger som ikke har vært i samsvar med regelverket.

Enkelte av kontorene som ble omfattet av vår undersøkelse anga at det hadde vært noe tvil om tolkningen av hva som er en formidling, men at dette ikke var årsaken til innarbeidelse av kultur for informasjonsformidling.

4.1.2 Underregistrering av formidlinger

Samtlige kontor oppgir at det finnes eksempler på underregistreringer ved deres kontor. Omfanget varierer fra at kontoret mener det er ubetydelig til at det kan være av et visst omfang. Ved et par kontor har man anslått omfanget til å ligge rundt 5-10 %, ved et kontor ligger anslaget på 10 %, ved 4 kontor anslår man at omfanget av underregistrering er ubetydelig, mens man ved de øvrige kontor ikke har kunnet gi noe anslag.

De viktigste innslag av underregistrering er oppgitt til å være:

• – Det kan være vanskelig å få tilbakemelding fra enkelte arbeidsgivere på hvem som er ansatt, samtidig som man ikke har kapasitet til å følge opp alle tilvisninger.

• – Utenlandske statsborgere som blir formidlet før de er tildelt personnummer.

• – Manglende kapasitet til å følge opp arbeidssøkere som er ute på tiltak kan føre til at det ikke alltid blir registrert som formidling at disse har fått jobb i forbindelse med tiltakene.

• – Personer som kommer i arbeidssøkermottaket og får bistand til å søke på stillinger har man ikke alltid kapasitet til å registrere som tilvist og følge opp i ettertid.

4.2 Resultater fra gjennomgang av data fra TOTAL-systemet

Ved korttidsformidlinger som f.eks. barnehagevikarer eller vikarer til syke- og aldershjem vil det ofte være slik at vikaren skal arbeide samme dag som oppdraget meldes inn til arbeidskontoret.

I øvrige tilfeller vil det som oftest være slik at oppdraget meldes inn, det søkes i systemet etter en aktuell kandidat som tilvises, og etter en tid, noen dager eller uker, kan kandidaten bli ansatt og begynner å arbeide.

TOTAL-systemet skal ikke gi muligheter for å tilbakedatere en registrering. Dersom oppdrag, tilvisning og formidling er registrert samme dag, eller med svært korte intervaller, kan dette derfor være en indikasjon på at formidlingen er fiktiv.

Ved tolkning av resultatene må det også tas i betraktning at dersom et arbeidskontor er på etterskudd med registrering av oppdrag, tilvisninger og formidlinger, kan tidsintervallene bli svært korte selv om formidlingene i seg selv er reelle nok.

1. Hvor mange oppdrag er løst slik at tilvisning har skjedd i løpet av samme dag/i løpet av 1 dag/2 dager/3-5 dager?

Kjøringen fra SPSS viser at for 1998 og 1999 ble det for henholdsvis 62,7 og 69,1 % av oppdragene registrert tilvisning samme dag som oppdraget ble registrert. Henholdsvis 3,1 og 3,5 % ble registrert tilvist dagen etterpå, 1,5 og 1,6 % etter 2 dager, mens 4,3 og 4,0 % av talvisningene ble registrert fra 3-5 dager etter oppdraget.

2. Hvor mange arbeidssøkere er registrert med begynnerdato samme dag som oppdraget er registrert innkommet til arbeidskontoret/dagen etter/to dager etter/3-5 dager etter?

For begge to år er det registrert at 31 % av arbeidstagerne har begynt å arbeide samme dag som oppdraget er registrert innkommet. For de to årene er henholdsvis 7,4 og 8,9 % registrert begynt dagen etterpå, 3 % og 3,7 % er registrert begynt 2 dager etterpå, mens 12,2 og 12,3 % er registrert begynt 3-5 dager etterpå.

3. Hvor mange arbeidssøkere er blitt formidlet til flere enn ett oppdrag i løpet av x antall dager ?

SPSS-kjøringene viser at for 1998 og 1999 er henholdsvis 94,7 og 95 % av formidlingene registrert med bare 1 formidling på en og samme dag for samme arbeidssøker.

Henholdsvis 4,7 og 3,4 % av formidlingene er registrert med 2 formidlinger på samme arbeidssøker samme dag.

0,4 og 0,5 % av formidlingene er registrert med 3 formidlinger på samme arbeidssøker samme dag.

Når det gjelder 4 og flere registrerte formidlinger av samme person samme dag, er disse ubetydelige i andel av totale formidlinger.

5. Gjennomgang av total-systemet

5.0 Kort beskrivelse

TOTAL-systemet er Aetats støttesystem for registrering, ajourhold og rapportering av oppdrag, arbeidsgivere, arbeidssøkere, tilvisninger og formidlinger. Første versjon av systemet ble etablert omkring 1980. Systemet har deretter frem til i dag vokst jevnt i kapasitet og funksjonalitet, drevet av endringsmeldinger.

5.1 Teknisk beskrivelse

TOTAL-systemet kjøres på et Bull stormaskinanlegg hos Posten SDS med følgende tekniske hovedkarakteristika:

Maskin: Bull DPS9000

Operativsystem: GCOS8

TP-monitor: TP 8

Programmeringsspråk: Cobol

Databasesystem: IDS II

Alle arbeidskontor i landet har on-line tilknytning til systemet gjennom et nett drevet av Posten SDS.

5.2 Funksjonell beskrivelse

SOFA STILLING og SOFT er delsystemer som til sammen utgjør TOTAL-systemet. SOFA STILLING ivaretar registrering og ajourhold av data, og SOFT sammenstiller og presenterer data.

Et dataflytdiagram i Vedlegg 1 viser funksjonene med tilknytning til behandling av tilvisninger og formidlinger og sammenhengen mellom disse funksjonene.

5.3 Verifikasjon av TOTAL-systemet

Vi har gjort en gjennomgang av TOTAL-systemet med sikte på å verifisere samsvar mellom registrerte og rapporterte tilvisninger og formidlinger.

Personell fra IT-avdelingen i Aetat har gitt betydelig bistand under gjennomgangen.

Gjennomgangen er konsentrert om fire verifikasjonstiltak:

Vedlegg 2 gir en ytterligere beskrivelse av utførelse og resultat for hvert av verifikasjonstiltakene.

Diagrammet i vedlegg 1 viser de viktigste funksjoner, databaser og datastrømmer i TOTAL-systemet. Det vil være hensiktsmessig å orientere seg i dette diagrammet for fullt ut å forstå beskrivelsen av gjennomgangen av TOTAL-systemet.

5.4 Konklusjon vedr. gjennomgang av total-systemet

Vi har gjennomført en test av relevante systemfunksjoner. Vi har videre gjennomgått relevant kode, relevante database- og fildefinisjoner og endringsdokumentasjonen for TOTAL-systemet.

Vi finner ingen indikasjoner på at TOTAL-systemet inneholder feil som påvirker registrering, ajourhold eller opptelling av tilvisninger eller formidlinger.

6. Konklusjon

Med bakgrunn i DNVs gjennomgang av regelverket for registrering av formidlinger, intervjuer ved arbeidskontorene, gjennomgang av TOTAL-systemet samt data fra TOTAL-systemet for 1998 og 1999, trekker vi følgende konklusjoner.

6.1 Overregistrering

Intervjuene med personell ved ulike arbeidskontor gir et entydig bilde av at det i utstrakt grad har vært vanlig praksis å registrere flere formidlinger enn hva Aetats egne retningslinjene tilsier. Kontorenes egne anslag tilsier at omfanget har ligget i størrelsesorden 25-30 % av totale formidlingstall for de to årene 1998 og 1999. Det er et lite mindretall av de 15 kontor som er besøkt av DNV som kun har registrert formidlinger som har vært i samsvar med regelverket.

De datakjøringer som er foretatt fra formidlingene i 1998 og 1999 viser at det for et meget betydelig antall oppdrag er registrert tilvisning av personell samme dag som oppdraget er mottatt, og også at det for et betydelig antall oppdrag, så har arbeidssøkeren begynt i jobb samme dag som oppdraget er mottatt.

Flere av arbeidskontorene oppgir at det i noen grad kan foretas etterregistrering av oppdrag pga. at man ikke er ajour med registreringene etter hvert som arbeidet gjøres. Et stort antall av de ovennevnte formidlinger kan derfor være reelle. Den betydelige andel som er registrert begynt i jobb samme dag som oppdraget er mottatt, gir imidlertid en indikasjon som stemmer overens med de resultater intervjuene ute på arbeidskontorene har gitt.

Når det gjelder spørsmålet om hvorvidt det har foregått registrering av enkelte arbeidssøkere et betydelig antall ganger hos samme arbeidsgiver samme dag for å få høye formidlingstall, har ikke DNV gjennom intervjuene eller datagjennomgangen funnet grunnlag for å hevde at dette har foregått i noen stor utstrekning. Vi har imidlertid fått beskrevet enkelttilfeller der dette har forekommet.

Når det gjelder det totale omfanget av avvik fra Aetats retningslinjer, er det med bakgrunn i DNVs revisjon av formidlingstallene for 1998 og 1999 vår vurdering at overregistrering av formidlinger utgjør i størrelsesorden 25-30 % av de totale formidlingstallene.

6.2 Underregistrering

Intervjuene ved arbeidskontorene gir et entydig bilde av at en viss form for underregistrering har forekommet. Det er imidlertid varierende oppfatninger om omfanget.

Fordi mulige underregistreringer i hovedsak dreier seg om tilvisninger man ikke har hatt kapasitet til å følge opp og skaffe seg informasjon om hvorvidt tilvisningene har ført til arbeid for arbeidssøkerne, har DNV ikke via datagjennomgangen funnet noen indikasjoner som gjelder underregistrering.

Basert på de intervjuer som er foretatt, og kontorenes egne anslag kan det ikke utelukkes at underregistrering kan utgjøre opp mot 10 % av totale formidlingstall.

6.3 TOTAL-systemet

Det er ikke funnet grunnlag for å hevde at selve TOTAL-systemet kan ha generert feil når det gjelder antallet formidlinger.