Vedlegg 2: Brev fra arbeids- og administrasjonsminister Eldbjørg Løwer til Stortingets kontroll- og konstitusjonskomité, datert 21. januar 1999:
Jeg viser til brev fra Kontroll- og konstitusjonskomiteen datert 12. januar 1999, hvor det bes om en redegjørelse for status i Arbeids- og administrasjonsdepartementets arbeid med ovennevnte problem.
I brevet henvises det til St prp nr 1 (1998-99) for Arbeids- og administrasjonsdepartementet, samt til Riksrevisjonens Dokument 1 (1998-99), hvor det bl.a. heter at «dersom arbeidet fortsetter med samme tempo og ressursinnsats, kan summen av år 2000 problemene i statsforvaltningen føre til at deler av statsforvaltningens oppgaveløsning står i fare ved tusenårsskiftet".
I det følgende vil jeg redegjøre for den videre håndteringen av dette arbeidet, siden nevnte konklusjon ble trukket i forbindelse med departementets St prp nr 1 (1998-99). Først redegjøres det for fremdriften i departementets sentrale tiltak på området siden St prp nr 1 (1998-99) ble lagt frem. Deretter gis det en overordnet vurdering av status for departementets arbeid pr. d.d.
Når fellestiltak skal vurderes på dette området, er et viktig utgangspunkt at håndteringen av år 2000 problemet i statsforvaltningen er et linjeansvar. Problemet skal løses av det enkelte departement og den enkelte etat, som er systemeierne og utsyrseierne. Det er systemeier og utstyrseier som har kjennskap til og forutsetninger for å løse problemet, herunder å ivareta samhandling med andre etaters og virksomheters systemer. Arbeids- og administrasjonsdepartementets rolle er gjennom informasjon og andre koordinerende tiltak å bidra til bevisstgjøring og fremdrift i forhold til år 2000 problemet i statsforvaltningen.
I de fire månedene som har gått siden St prp nr 1 (1998-99) ble lagt frem, har Arbeids- og administrasjonsdepartementet intensivert fellestiltakene på området. Ved utformingen av nye fellestiltak har det førende prinsipp vært å identifisere områder hvor deling av kunnskap på tvers av sektorer og etater kan effektiviseres arbeidet, samtidig som det ikke skapes tvil om de gjeldende ansvarsforhold. I det følgende utdypes kort noen elementer i denne opptrappingen.
1. Styrket oppfølging av fagdepartementenes håndtering av år 2000 og arbeidet i egne etaterArbeids- og administrasjonsdepartementet har gjennom høsten 1998 arrangert månedlige møter med fagdepartementenes år 2000 kontaktpersoner. Vurdering av status slik den fremsto i St prp nr 1 (1998-99) har blitt kommunisert på disse møtene, sammen med Arbeids- og administrasjonsdepartementet vurdering av hvordan fagdepartementene skal arbeide videre på området.
2. Etablering av et eksempelprosjekt i statsforvaltningenArbeids- og administrasjonsdepartementet har i løpet av høsten 1998 etablert et eksempelprosjekt for statsforvaltningens år 2000 arbeide ved Høyskolen i Akershus. År 2000 arbeid ved denne etaten kvalitetssikres av ekstern år 2000 kompetanse, og tempoet i arbeidet forseres. Samtidig dokumenteres de ulike produkter i prosjektet (prosjektdirektiv, prosjektplan, sjekklister, brev til leverandører av utstyr, m.v.), og denne dokumentasjonen spres til de øvrige deler av statsforvaltningen. Slik får spesielt mindre statlige etater en god hjelp i oppstart og gjennomføring av sine år 2000 prosjekter. En viktig del av dokumentasjonen er en database over år 2000 kompatibiliteten til produkter og leverandører som benyttes av etatene.
3. Styrket oppfølging og informasjon ifm. statlige fellesløsningerArbeids- og administrasjonsdepartementet har styrket oppfølgingen av år 2000 arbeidet i Statens forvaltningstjeneste og Statsbygg, etater som har et viktig ansvar for ulike typer felles systemer som benyttes av statsforvaltningen. Egne oppfølgingsmøter med fokus på disse etatenes ansvar for fellesløsninger, samt et sterkt fokus på håndtering av år 2000 arbeidet gjennom den regulære etatstyringen, skal sikre at år 2000 arbeidet har den nødvendige prioritet i disse to etatene.
4. Etablering av en år 2000 prosjektwebFor å effektivisere informasjonsdelingen i år 2000 arbeidet i statsforvaltningen, har Arbeids- og administrasjonsdepartementet tatt initiativet til å etablere en hjemmeside på Internett, hvor relevant år 2000 informasjon legges ut. Informasjon fra ovennevnte eksempelprosjekt og informasjon om felles systemer fra Statsbygg og Statens forvaltningstjeneste utgjør viktige deler av denne informasjonen.
5. Kvalitetsgjennomgang av tre statlige etaterArbeids- og administrasjonsdepartementet har i løpet av de siste to år gjennomført tre statuskartlegginger av år 2000 arbeidet i statsforvaltningen. For å supplere disse bredt anlagte kartleggingene, tok departementet i desember 1998 initiativ til at det ble gjennomført en grundigere kvalitetsgjennomgang av arbeidet med år 2000 problemet i tre statlige etater. Funnene fra denne gjennomgangen viser at kartleggingene, hvor etatene selv besvarer spørsmål om ulike sider av sitt år 2000 arbeid, ikke alltid danner et godt nok grunnlag for å vurdere status for dette arbeidet. Arbeids- og administrasjonsdepartementet vil anbefale de enkelte fagdepartementer å foreta kvalitetsgjennomganger av sine kritiske etater i løpet av første kvartal 1999, for å sikre et tilfredsstillende grunnlag for vurdering av status i disse etatene. I tillegg vil de generelle erfaringer fra disse gjennomgangene formidles til departementet og etater.
Til sammen utgjør disse tiltakene en opptrapping av Arbeids- og administrasjonsdepartementets fellestiltak for å understøtte statsforvaltningens år 2000 arbeid.
Per dags dato er det ikke gjennomført en ny total kartlegging av år 2000 arbeidet i statsforvaltningen. En slik kartlegging foregår for øyeblikket i de enkelte departementer og etater. Fagdepartementene har frist for rapportering av status for eget departementet og underliggende etater til Arbeids- og administrasjonsdepartementet innen 29. januar 1999. En ny aggregert oversikt vil først foreligge medio februar. Den status som innhentes i denne kartleggingsrunden skal etter planen formidles til Stortinget gjennom en redegjørelse fra nærings- og handelsministeren i løpet av mars 1999.
I det ovenstående er det redegjort for opptrappingen i Arbeids- og administrasjonsdepartementets sentrale tiltak på området. Oppdatert status for statsforvaltningen totalt sett vil først kunne gis når resultatene fra pågående kartleggingsrunde foreligger. Resultatene fra kartleggingsrunden vil måtte suppleres med vurderinger på bakgrunn av de noe grundigere stikkprøver som foreligger gjennom kvalitetsgjennomgangene nevnt i det ovenstående.
Overordnede risiko- og sårbarhetsanalyser er under utarbeidelse som en del av statsforvaltningens år 2000 arbeid, under ledelse av Justisdepartementet. Disse analysene bør sammenholdes med vurderingene av fremdriften i arbeidet, når det totale bildet av status for statsforvaltningens år 2000 håndtering skal vurderes.