7.1 Universitetet i Oslo - Forvaltning av eksterne midler

       I en antegnelse til statsregnskapet 1989 tok Riksrevisjonen opp visse sider ved organiseringen av den eksternt finansierte oppdragsvirksomheten ved Universitetet i Oslo (UiO) og forvaltningen av midler knyttet til denne virksomheten. Det ble bl.a. tatt opp at universitetet over eget budsjett forskotterte drift av prosjekter i regi av « Stiftelsen universitetsforskning i Oslo ». Antegnelsen førte bl.a. til at stiftelsen ble oppløst. Saken er etter dette avsluttet, jf. Dok.nr.3:05 (1994-1995) side 39.

       Reorganiseringen av universitetets forvaltningspraksis vedrørende eksterne midler til forskning o.l. førte til opprettelsen av Forskningsfinans AS, som fra 1. januar 1991 er et heleid selskap under Forskningsparken AS, med eneste formål å forvalte pengemidler. Med virkning fra januar 1991 har selskapet hatt forvaltningen av oppdragsmidler for Universitetet i Oslo. Avtalen oppfordrer private oppdragsgivere og bidragsytere til forskningsoppgaver til å foreta innbetalinger direkte til Forskningsfinans AS, slik at opptjening av renter kan komme forskningen til gode. I retningslinjene heter det bl.a. at for oppdrag som varer ut over tre måneder skal forskudd være av slik størrelse at det dekker de utgifter som vil påløpe i nærmeste kvartal. Etter reglene skal mottatte forskudd forvaltes som statlige midler og eventuelle renteinntekter tilfalle staten.

       Riksrevisjonen har påtalt at Universitetet i Oslo ikke følger omhandlede retningslinjer som skal sikre felles forvaltningspraksis ved universiteter og høgskoler på dette området. Det vises til at Riksrevisjonen allerede i brev av 10. juli 1991 orienterte departementet om at det ikke regelmessig ble overført midler fra Forskningsfinans AS til dekning av påløpte utgifter i universitetets regnskap vedrørende eksternt finansierte prosjekter. Departementet ble bedt om uttalelse til den manglende finansielle avregningen mellom selskapet og universitetet. Forholdet har senere endret seg lite, og Riksrevisjonen har i brev 16. august 1993 til departementet igjen reist spørsmål vedrørende universitetets forskottering av oppdragsvirksomheten. Nye retningslinjer kom med virkning fra august 1993, og departementet ga frist for institusjonene ut 1994 med å tilpasse rammeavtaler, vedtekter o.l. til nye regler. Departementet har i brev av 2. juni 1995 gitt UiO forlenget frist til 1. juli 1995 med å gi en oversikt over stiftelser og selskaper som institusjonen har opprettet eller trådt inn i. Det er så langt ikke foretatt noen endringer i samarbeidsavtalen mellom Forskningsfinans AS og UiO.

       Kontroll ved et utvalg prosjektansvarlige institutters regnskap for 1994 viser at det fortsatt er uoppgjorte saldi/underdekning på eksternt finansierte prosjektkonti. For de utvalgte konti var det en underdekning på til sammen kr 16.652.000. På denne bakgrunn ble Universitetet i Riksrevisjonens brev av 19. mai 1995 bedt om forklaring og dessuten om å opplyse hvilke tiltak som vil bli iverksatt for å oppnå bedre kvalitetssikring i regnskapsføringen. Det framgår av universitetets svar at manglende overføring av midler fra Forskningsfinans AS til UiO skyldes sviktende oppfølging ved grunnenhetene. Universitetet viser bl.a. til at universitetsdirektøren i brev av 23. mars 1994 har instruert grunnenhetene, fakulteter m.fl. om interne retningslinjer for bruk av Forskningsfinans AS. Ifølge disse retningslinjene er grunnenhetene ansvarlige for at overføring av midler foretas regelmessig.

       Etter Riksrevisjonens oppfatning har det vært konstaterbar svikt ved universitetet når det gjelder den overordnede kontroll med at det er dekning for løpende utgifter for hver prosjektkonto som gjelder den eksternt finansierte oppdragsvirksomheten.

       Det framgår av departementets svar til Riksrevisjonen at departementet har merket seg de argumenter som er anført fra universitetets side, men poengterer at reglement om betaling for oppdragsvirksomhet ved universiteter og høgskoler ikke åpner for den ordning som nå praktiseres ved Universitetet i Oslo. Det vises til reglementets punkt 2.5, hvor det heter at ikke-statlige oppdragsgivere normalt skal betale forskudd, som skal posteres på en interimskonto for hvert prosjekt. Det er videre presisert at interimskonti som er opprettet for forskuddsinnbetaling av oppdragsmidler er statlig eiendom og at eventuelle renteinntekter på slike konti skal gå inn i statskassen.

       Departementet konkluderer med at universitetets praksis er i strid med reglementet om betaling for oppdragsvirksomhet. Det har derfor instruert Universitetet i Oslo om å avvikle den nåværende ordningen og innrette seg i tråd med gjeldende reglement. Dersom det er private oppdragsgivere og/eller bidragsytere som ønsker at renteinntekter skal komme Universitetet i Oslo til gode, må oppdragsgiveren eventuelt beholde disposisjonsretten over midlene inntil det er aktuelt med overføring. Alternativt bør universitetet som erstatning for manglende renteinntekter kunne komme fram til en avtale med de aktuelle oppdragsgivere om en høyere overheadsats på oppdragene. Departementet forutsetter at rentemidler for det aktuelle tidsrom blir tilbakeført til kap. 5605, post 83 Renter av alminnelige fordringer.

       Riksrevisjonen avventer departementets tilbakemelding når det gjelder avviklingen av samarbeidsavtalen mellom UiO og Forskningsfinans AS.

       Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet har på antegnelsen svart bl.a.:

« Det heter avslutningsvis i Riksrevisjonens antegnelse at en avventer departementets tilbakemelding når det gjelder avviklingen av samarbeidsavtalen mellom Universitetet i Oslo (UiO) og Forskningsfinans A/S, og om endret organisering av den eksternt finansierte oppdragsvirksomheten. Til dette kan først bemerkes at det ikke er snakk om å endre organiseringen av den eksternt finansierte oppdragsvirksomheten ved UiO, siden denne drives innenfor universitetets ordinære virksomhet og med regnskapsførsel på universitetets budsjettkapitler. Det er derimot praktiseringen av reglementet for innbetaling for oppdragsvirksomhet som ikke er fulgt fra universitetets side i forbindelse med avtalen mellom UiO og Forskningsfinans A/S.

Når det gjelder sistnevnte punkt, kan det nevnes at UiO i brev til departementet redegjør for hvilke tiltak som foreløpig er truffet fra universitetets side for å følge opp departementets pålegg. Det heter at UiO tar departementets pålegg om å avvikle sitt forhold til Forskningsfinans A/S til etterretning og at en har startet arbeidet med denne tilpasningen ved en gjennomgang av universitetets avtale med Forskningsfinans A/S. Videre har universitetet startet arbeidet med å bringe aktuelle konti i balanse. UiO har i brev til Forskningsfinans A/S bedt om overføring av henholdsvis 25 og 31 mill. kroner til universitetets interimskonto.

Departementet skal høsten 1995 følge opp saken overfor universitetet, for å bevirke at universitetets praksis i denne sammenheng blir i tråd med gjeldende regelverk og departementets pålegg. Herunder vil samarbeidsavtalen med Forskningsfinans A/S opphøre. »

       Riksrevisjonen uttaler:

       Riksrevisjonen er tilfreds med departementets svar så langt. Gjennomføringen av de bebudede tiltak vil bli fulgt opp.

       Riksrevisjonen foreslår:

       « Til observasjon. »

7.1.1 Komiteens merknader

       Komiteen viser til at Riksrevisjonen allerede i brev av 10. juli 1991 orienterte departementet om at midler til dekning av påløpte utgifter fra A/S Forskningsfinans til Universitetet i Oslo ikke ble overført i tråd med retningslinjene for betaling for oppdragsvirksomhet, og til at det fremdeles ikke er foretatt noen endring av samarbeidsavtalen mellom selskapet og Universitetet.

       Komiteen har merket seg at det etter Riksrevisjonens oppfatning har vært konstaterbar svikt ved Universitetet i Oslo når det gjelder den overordnede kontroll med at det er dekning for løpende utgifter for hver prosjektkonto som gjelder den eksternt finansierte oppdragsvirksomhet.

       Komiteen har videre merket seg at departementet har instruert Universitetet i Oslo om å innrette virksomheten i tråd med gjeldende reglement, at Universitetet har gitt foreløpig tilbakemelding om videre fremdrift, og at Riksrevisjonen er tilfreds med departementets svar så langt.

       Komiteen forutsetter at saken bringes i orden snarest, og slutter seg for øvrig til Riksrevisjonens forslag til desisjon.

7.2 Delegering av fullmakter til statlige kompetansesentre

       Omorganiseringen av de tidligere statlige spesialskolene til statlige kompetansesentre har pågått med gradvis overføring av myndighet fra Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet til bl.a. Styret for landsdekkende statlige spesialpedagogiske kompetansesentre med ansvar for 11 sentre og til Styret for regionale statlige spesialpedagogiske kompetansesentre med ansvar for seks sentre. Kompetansesentrene ble formelt etablert 1. august 1992. I brev til styrene har Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet fastlagt hvilke oppgaver med organisering og styring av kompetansesentrene som skal ligge i departementet. Vedlagt brevet fulgte revidert instruks for styrene gjeldende fra 1. august 1993.

       Gjennom de årlige tildelingsbrev og den fastsatte instruks for styrene har Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet gitt generelle og spesielle fullmakter til sentrene innenfor hvert styres ansvarsområde og også fastlagt hvilke fullmakter som fortsatt ligger i departementet.

       Styrene har bl.a. ansvar for at sentrene:

-	holder seg innen budsjettrammene og følger de retningslinjer for bruk av midlene som er gitt i styrenes tildelingsbrev til det enkelte senter og i henhold til regelverk for økonomiforvaltningen

-	forvalter ressursene på en forsvarlig måte

-	følger lover og regler som gjelder for statlige virksomheter generelt og for statlige spesialpedagogiske kompetansesentre spesielt.

       Ved revisjon av regnskapene for 1993 og 1994 for kompetansesentrene har Riksrevisjonen funnet eksempler på at nevnte regler ikke alltid blir fulgt. Både departementet og et styre har gitt muntlige fullmakter, og et annet styre har vist manglende kjennskap til vanlige forvaltningsregler. Eksemplene knytter seg til bl.a. følgende:

Muntlig fullmakt til kjøp av biler

       Styret for landsdekkende statlige spesialpedagogiske kompetansesentre har muntlig gitt 11 sentre tillatelse til å anskaffe eller skifte ut biler og føre nyanskaffelsene på post 11 Varer og tjenester. Dette til tross for at det i tildelingsbrev for årene 1993 og 1994 er sagt at innkjøp av biler bare unntaksvis bør bli prioritert.

       I brev av 16. mai 1995 til Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet reiste Riksrevisjonen bl.a. spørsmål om departementet hadde vurdert behovet for å disponere egne biler ved sentrene etter omorganiseringen i 1992 fra spesialskoler til kompetansesentre. Forespørselen gjaldt to sentre som gikk til innkjøp av nye biler med grunnlag i nevnte muntlige tillatelse. Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet har opplyst at det i første omgang hadde bedt styrene skaffe seg oversikt over bilparken ved sentrene. Dette omfattet behovet for utskifting, eventuelt nyanskaffelser og å se til at det ble foretatt helt nødvendige utskiftinger.

Manglende fullmakt til å inngå lønnsavtale

       Et senter inngikk 6. desember 1993 avtale med seks tjenestemenn om kompensasjon for bortfall av tillegg for ubekvem arbeidstid fram til deres lønnsplassering etter omorganiseringen ble endelig fastsatt. Tjenestemennene hadde skrevet under på at eventuelt for mye utbetalt etter avtalen, skulle trekkes inn når lønnsplasseringen var gjort. Dette var ikke gjennomført pr. 15. juni 1995.

       Styret uttalte i brev 8. februar 1995 til Riksrevisjonen at avtalen ikke var korrekt i henhold til avtaleverket, men at det for meget utbetalte måtte anses mottatt i god tro og at styret ikke fant det riktig å kreve noe tilbakebetalt. Styret ble gjort oppmerksom på at det tilligger Riksrevisjonen å desidere det regnskapsmessige forhold.

       Riksrevisjonen ba departementet om uttalelse til de fullmakter på personalområdet som var gitt i tildelingsbrev av 14. januar 1994 til styrene. I brev av 10. august 1995 til Riksrevisjonen har departementet bl.a. svart at det har vært noe uklart for styrene hva fullmaktene innebærer. Det er imidlertid overfor styrene bl.a. presisert at departementet ikke har gitt fullmakt til endring av lønnsplassering for besatte stillinger.

Muntlig fullmakt fra departementet til styrene vedrørende godkjenning av reiser i utlandet

       Det ble ved et senter betalt forskudd til to tjenestemenn for reise til fagkonferanse i utlandet høsten 1993. Reiseregning er først levert høsten 1994. Riksrevisjonen ba i brev av 6. april 1995 styret om kopi av dets fullmakt til å godkjenne reiser i utlandet. I brev av 14. juni 1995 til vedkommende styre bekrefter departementet at slik fullmakt tidligere er gitt muntlig til styrene, og at det nå gir styrene fullmakten skriftlig.

       Riksrevisjonen vil bemerke at ved delegering av fullmakter blir fullmaktsgiver ansvarlig for å følge opp og kontrollere at det forholdes i samvar med de fullmakter som vedkommende er gitt. God forvaltningsskikk tilsier at delegering av fullmakter skal gjøres skriftlig. Riksrevisjonen forutsetter at departementet i framtiden sørger for en bedre oppfølging av underliggende institusjoners praktisering av delegert myndighet.

       Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet har på antegnelsen svart bl.a.:

« Muntlig fullmakt til kjøp av biler

Styrene for kompetansesentrene ble opprettet høsten 1992. Departementet har lagt stor vekt på å gi styrene skriftlige instrukser og fullmakter som grunnlag for å forestå en forsvarlig forvaltning.

Departementet har gjennomført et program for opplæring av styrene, styresekretariatene og sentrene. Styrene har fra 1994 overtatt oppgaven med å gi opplæring av sentrene på økonomiområdet.

Departementet vil fortsatt gjennom formålstilpassede opplæringstiltak se til at styrene, styresekretariatene og sentrene får nødvendig innføring i instruksverket som gjelder for god forvaltningsskikk.

I tildelingsbrevet til styrene for 1995 har departementet også omtalt poststrukturen, både på inntekts- og utgiftssiden, for bedre å synliggjøre hva som kan føres under hver enkelt post.

Departementet har i brev av 15. september 1995 understreket overfor styret at alle fullmakter styret gir skal være skriftlige. Det er samtidig påpekt til styret at poststrukturen skal respekteres.

Manglende fullmakt til å inngå lønnsavtale

Departementet viser til at vedkommende styre i brev av 28. juni 1995 til Riksrevisjonen har opplyst at senteret vil bli pålagt å beregne og gjennomføre trekk av for meget utbetalt lønn for hver enkelt tjenestemann.

Departementet viser til svarbrevet av 10. august 1995 til Riksrevisjonen med redegjørelse for gitte fullmakter på personalområdet. Departementets bemerkning i brevet om at det har vært noe uklart for styrene hva fullmakten til omdisponering av personale innebærer med hensyn til lønnsplassering, hadde bakgrunn i tildelingsbrev av 14. januar 1994 til styrene. Departementet har fulgt opp med flere tiltak for å bringe praktisering av delegert myndighet i samsvar med gitte fullmakter. For å tydeliggjøre ansvarsforholdet mellom departement, styrer og sentra ble det laget et ansvarskart som viser delegering av myndighet og plassering av gjennomføringsansvar på sentrale saksfelt innen personalområdet. Departementets brev har fremdeles gyldighet og følges av styrene i det daglige arbeidet. Departementet har videre holdt flere møter og kurs i 1994 angående styrets og sentrenes fullmakter på personalområdet. Departementets jevnlige møter med styrene og styresekretariatene som ledd i styringsdialogen, inngår i den løpende oppfølging av området.

Muntlig fullmakt fra departementet til styrene vedrørende godkjenning av reiser til utlandet

Departementet vil presisere at delegering av nye fullmakter og endringer i fullmakter skal skje skriftlig, og fullmaktene skal være omtalt i det årlige tildelingsbrevet. Departementet skal sørge for at gitte fullmakter foreligger i en samlet form for forvaltningsområdet.

Departementet arbeider med å forbedre metodene for oppfølging av praktisering av delegert myndighet. Ved endring av fullmakter og delegering av nye fullmakter på økonomiområdet er nåværende ordning at det eksplisitt skal rapporteres i forhold til fullmakten. Denne praksis vil bli utvidet ved at departementet vil stille som krav til årsrapporten for 1995 og senere år at den skal inneholde rapportering om hvordan styrene og sentrene har praktisert bruk av alle delegerte fullmakter.

Departementets kontroll med praktisering av gitte fullmakter inngår også i ettersynsarbeidet i institusjonene. »

       Riksrevisjonen foreslår antegnelsen:

       « Til observasjon ».

7.2.1 Komiteens merknader

       Komiteen viser til Riksrevisjonens merknad om at ved delegering av fullmakter blir fullmaktsgiver ansvarlig for å følge opp og kontrollere at det forholdes i samsvar med de fullmakter som er gitt.

       Komiteen vil understreke det ansvar styrene for de statlige kompetansesentra har for at gitte fullmakter forvaltes i tråd med god forvaltningsskikk og for at regler og instrukser følges, bl.a. ved at fullmakten gis skriftlig.

       Komiteen har merket seg at det er avslørt mangelfull kjennskap til hva gitte fullmakter innebærer og at reglene for god forvaltningsskikk er brutt flere ganger, og at departementet har igangsatt omfattende opplæringstiltak.

       Komiteen konstaterer at departementet arbeider med å forbedre metodene for oppfølging av praktisering av delegert myndighet, bl.a. ved at det eksplisitt skal rapporteres i forhold til fullmakt, og ved at det vil bli stilt krav om at årsrapportene fra og med 1995 skal inneholde rapportering om praktisert bruk av alle delegerte fullmakter.

       Komiteen er enig med Riksrevisjonen i at det er viktig at det utøves kontroll med praktiseringen av delegerte fullmakter.

       Komiteen slutter seg til Riksrevisjonens forslag til desisjon.