Riksrevisjonen har i 1993-94 foretatt en undersøkelse av om funksjonene innkjøp og lagerhold i Banedivisjonen ivaretas på en tilfredsstillende måte. Undersøkelsen har omfattet en kartlegging og analyse av den overordnede styringen og ansvarsforholdene vedrørende innkjøp og lagerhold i divisjonen, samt baneregionenes styring av innkjøp og lagerhold.

       Inntil 1. januar 1992 hadde NSB Servicedivisjonen ansvaret, ikke bare for eget lager og forsyning av materiell, men også for NSB Banedivisjonens materiell som var registrert i materiellregnskapssystemet Fdata. I forbindelse med fordelingen av eiendeler og gjeld mellom NSBs Trafikkdel og Kjørevegsdel fikk Banedivisjonen fra 1. januar 1992 selv ansvaret for eget materiell.

Ansvarsdelingen mellom Innkjøpsservice og Banedivisjonen

       I Konsernstaber har NSB etablert enheten Innkjøpsservice, som skal være et felles innkjøpsorgan for bedriften. Det ble i 1993 inngått en avtale mellom Innkjøpsservice og Banedivisjonen vedrørende innkjøp av banerelatert materiell. I avtalen het det bl.a. at Innkjøpsservice har såkalt konsernansvar vedrørende innkjøp. Det er imidlertid ikke nedfelt i skriftlig materiale hva dette innebærer i praksis. Konsekvensen har blitt at det er uklart hvilke oppgaver Innkjøpsservice skal utføre.

       Avtalen mellom Innkjøpsservice og Banedivisjonen inneholdt bestemmelser om i hvilke tilfeller Banedivisjonen kan foreta innkjøp av banerelatert materiell på egenhånd. Avgjørende er bl.a. hvor store beløp det gjelder. Det ble imidlertid ikke etablert kontrollrutiner for å påse at Banedivisjonen ikke foretok innkjøp utover de fastsatte beløpsgrenser.

       På det tidspunkt Riksrevisjonen foretok undersøkelsen viste det seg at det hersket stor usikkerhet om ansvarsforholdene når det gjaldt innkjøp av handelsvarer. Dette førte til at innkjøpene i liten grad ble samordnet og at de i flere tilfeller ble foretatt av personer som ikke hadde nødvendig kompetanse på området.

       1. mai 1994 er det foretatt en ny organisering av funksjoner som vedrører materialadministrasjonen i Banedivisjonen. Heretter skal Banedivisjonen foreta alt innkjøp av handelsvarer til eget bruk.

Lagerhold i regionene

       Riksrevisjonens undersøkelse viste også at det ikke finnes noen oversikt over antallet og størrelsen på lagre som finnes i baneregionene. Det var heller ikke etablert tilfredsstillende rutiner for registrering og uttak fra lagrene. Dette er i strid med gjeldende regelverk, jf. « Reglement for økonomiforvaltningen i departementene », § 14. Manglende registrering og oversikt fører dessuten til at det er vanskelig å foreta tilfredsstillende lagerstyring, herunder samordning av lagre. I tillegg er det umulig å vite omfanget av eventuelt svinn.

Innkjøp av materiell i desember

       Banedivisjonen foretok innkjøp av materiell for totalt 775 mill. kroner i 1992 og 894 mill. kroner i 1993. Kartleggingen viste at innkjøpene i desember 1992 var 122 % høyere enn gjennomsnittlige månedlige innkjøp for resten av året. Tilsvarende tall for 1993 var 80 % høyere enn gjennomsnitt. Riksrevisjonen kan ikke se at det skulle være behov for vesentlig større innkjøp av materiell i desember, da Banedivisjonen ikke forbruker mer materiell i desember og januar enn i årets øvrige måneder. De betydelige innkjøpene i desember medfører derfor unødvendig store lagre av materiell i begynnelsen av påfølgende år, og resultatet blir økte kostnader.

       Når det gjelder ansvarsdelingen mellom Innkjøpsservice og Banedivisjonen, opplyste departementet i brev av 21. juli 1994 at det er en forutsetning at NSB-konsernets rammeavtaler for levering av handelsvarer skal benyttes. Det skal også fortsatt være et nært samarbeid mellom innkjøpsenheten i Banedivisjonen og Konsernstab Innkjøp. Departementet antar at disse tiltak vil bidra til at NSB kan oppnå tilstrekkelige stordriftsfordeler i sin innkjøpsvirksomhet.

       Når det gjelder lagerhold i regionene, uttalte departementet:

« Samferdselsdepartementet forutsetter at NSB, på grunnlag av Riksrevisjonens undersøkelse, gjennomgår sine rutiner på dette området slik at disse er i samsvar med gjeldende regelverk og tilfredsstiller krav til god lagerstyring. »

       Departementet opplyste for øvrig at NSB antar at årsaken til de betydelig større innkjøpene i desember 1992 og 1993, i hovedsak har vært etterslep i regnskapsføringen og viste til at reduksjon av etterslepet har hatt høyeste prioritet i divisjonens økonomifunksjon i første halvår 1994.

       Riksrevisjonen vil peke på at på det tidspunkt undersøkelsen ble gjennomført, hadde ikke Hovedkontoret i Banedivisjonen tilfredsstillende overordnet styring og kontroll av innkjøp og lagerhold i divisjonen, herunder sørget for at det eksisterte nødvendig regelverk og retningslinjer. Dette førte blant annet til uklare ansvarsforhold. NSB har nylig, henholdsvis pr. 1. januar og 1. mai 1994, foretatt organisasjonsmessige endringer som vedrører innkjøp og lagerhold i Banedivisjonen. Dette legger forholdene bedre til rette for styring og kontroll, både på konsern- og divisjonsnivå.

       Det er tilfredsstillende at NSB har iverksatt tiltak som skal føre til at bedriften oppnår stordriftsfordeler ved anskaffelse av handelsvarer. Det er også positivt at Banedivisjonen har gitt arbeidet med å redusere etterslepet i fakturabehandlingen høyeste prioritet, slik at månedsrapportene i fremtiden vil vise korrekte regnskapstall.

       Samferdselsdepartementet har på antegnelsen svart bl.a.:

« Samferdselsdepartementet viser til at det er og vil bli gjennomført endringer i ansvars-, organisasjons- og systemforhold vedrørende innkjøp og lagerhold. Departementet viser til at endringene i ansvars-, organisasjons- og systemforhold vil bidra til å bedre lagerstyringen og kontrollen av innkjøp i baneregionene gjennom endrede rutiner og bruk av et felles lagerstyringssystem. Vi forutsetter imidlertid at NSB vurderer behovet for å sette i verk ytterligere tiltak for å få full oversikt over størrelsen på og verdien av lagerbeholdningene i baneregionene. »

       Riksrevisjonen uttaler:

       Når det gjelder lagerbeholdningene i baneregionene, er Riksrevisjonen av den oppfatning at NSB fortsatt ikke har tilfredsstillende oversikt over størrelsen og verdien på disse lagrene. Riksrevisjonen forutsetter derfor, i likhet med Samferdselsdepartementet, at NSB vurderer behovet for å sette i verk ytterligere tiltak for å få slik oversikt.

       Riksrevisjonen foreslår antegnelsen: « Til observasjon ».

Komiteens merknader

       Komiteen har merket seg at organiseringen og ansvarsfordelingen internt i NSBs banedivisjon har hatt store svakheter. Komiteen har merket seg at regelverket rundt lagerhold i regionene ikke har vært praktisert på en tilfredsstillende måte, og at dette er i strid med gjeldende reglement for økonomiforvaltningen i departementene § 14. Komiteen forutsetter derfor at NSB snarest vurderer behovet for å sette i verk ytterligere tiltak, både i forhold til sine rutiner og organisasjon, for å få full oversikt over størrelsen på og verdien av lagerbeholdningen i baneregionene.

       Komiteen slutter seg til Riksrevisjonens forslag til desisjon.