Generelt

Presidentskapet mener det er riktig og viktig at Stortinget underlegges samme krav til utredning og kvalitetssikring som øvrig statlig virksomhet, og at det er naturlig å ta utgangspunkt i instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor.

Det er nødvendig å gjøre enkelte tilpasninger i regelverket ut fra konstitusjonelle hensyn og hensynet til Stortingets egenart. Det er for eksempel nødvendig å erstatte bestemmelser om forhold som skal besluttes av regjeringen eller godkjennes av Finansdepartementet eller Kommunal- og moderniseringsdepartementet, med egne bestemmelser som reflekterer ansvarsforholdene i Stortinget.

Presidentskapet foreslår at instruksen implementeres gjennom et eget reglement for Stortinget, som fastsettes av Stortinget i plenum.

Kommunal- og moderniseringsdepartementet, Finansdepartementet og Statsministerens kontor har uttalt at Stortinget kan vedta at Statsbygg skal kunne gjennomføre et byggeprosjekt for Stortingets eget bruk, og at Statsbyggs rådgivnings- og utredningstjenester skal kunne stilles til disposisjon for Stortinget. Presidentskapet påpeker at det er svært viktig med tydelige ansvarsforhold dersom Statsbygg benyttes av Stortinget i byggesaker, slik at det ikke oppstår uklarheter om ansvarsdelingen mellom Stortinget og regjeringen.

Presidentskapet redegjør i det følgende for sine forslag til tilpasninger for Stortinget i regelverket om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor.

Reglementets formål og virkeområde

Presidentskapet understreker at formålet med å innføre et reglement for Stortingets bygge- og leiesaker er å underlegge Stortinget samme krav til utredning og kvalitetssikring som øvrig statlig virksomhet. Presidentskapet foreslår at det i tillegg til den statlige instruksens formålsbestemmelse inntas at reglementet skal beskrive fordelingen av roller og ansvar i slike saker. Dette forslås for å sikre at det ikke skal oppstå uklarheter om ansvarsdelingen mellom Stortinget og regjeringen.

Presidentskapet foreslår følgende ordlyd i reglementets formålsbestemmelse:

«Formålet med reglementet er å sikre god saksforberedelse og styring med Stortingets bygge- og leiesaker og å beskrive fordelingen av roller og ansvar i slike saker.»

Presidentskapet mener i denne omgang at reglementet ikke skal omfatte Stortingets tilknyttede organer (Riksrevisjonen, Sivilombudsmannen, EOS-utvalget, Forvarets ombudsmann og Norges nasjonale institusjon for menneskerettigheter). Presidentskapet vil henstille organene om på eget initiativ å følge samme krav til utredning og kvalitetssikring som øvrig statlig virksomhet. Reglementets bestemmelse om virkeområde foreslås å lyde:

«Reglementet gjelder for Stortinget.

Reglementet gjelder ved inngåelse av avtaler om leie av lokaler¹. Reglementet gjelder også ved byggeprosjekter som inkluderer ombygging og rehabilitering.»

Denne bestemmelsens andre ledd er tilsvarende som i den statlige instruksen.

Utredning av lokalbehov

Presidentskapet foreslår at Stortingets direktør skal være ansvarlig for å utrede lokalbehov for Stortingets virksomhet slik som departementene er det for sine ansvarsområder. Når det gjelder spørsmålet om reguleringer knyttet til å ikke planlegge for vekst i antall ansatte, å begrense graden av spesialtilpasning og å følge statens arealnorm foreslår presidentskapet at disse avsnittene ikke implementeres i Stortingets reglement. En slik regulering gir mening i staten som helhet, men ikke på virksomhetsnivå. Stortingets lokaler vil måtte spesialtilpasses for den parlamentariske virksomheten. Presidentskapet er av den oppfatning at Stortingets bygningsmasse må klassifiseres som formålsbygg, slik at instruksens reguleringer knyttet til konkurransebygg ikke implementeres i Stortingets reglement. Stortingets direktør bør likevel se hen til statens regelverk knyttet til nevnte temaer ved utredning av lokalbehov knyttet til kontorarealer for ansatte i partienes gruppesekretariater og administrasjonen. For øvrig foreslår presidentskapet at reglementets bestemmelse om utredning av lokalbehov er tilsvarende som det statlige, med noen mindre endringer. Videre mener presidentskapet at veileder Styring av store statlige byggeprosjekter i tidligfase skal anvendes så langt den passer for Stortinget. Formålet med veilederen er å bidra til en bedre kostnadsstyring i tidligfase i statlige byggeprosjekter. Tidligfasen defineres som perioden fra et behov oppstår fram til ferdig forprosjekt og eventuell beslutning om startbevilgning for gjennomføring av byggeprosjektet. Veilederen skal klargjøre oppdragsgivende departements rolle og ansvar og samspillet med byggherre og bruker. Veilederen gir en overordnet og trinnvis beskrivelse av faser, kontrollaktiviteter og beslutningspunkter, basert på statens prosjektmodell. I tillegg redegjør veilederen for de overordnede prinsippene for kostnadsstyrt prosjektutvikling i forprosjektfasen. Tilnærmingen må tilpasses det enkelte prosjekts egenart. Veilederen gir anbefalinger for arbeidet i tidligfase. Stortingets direktør og Statsbygg (i kraft av å være byggherre) må avveie ulike hensyn og finne en balansert tilnærming som passer for det aktuelle prosjektet.

Presidentskapet foreslår at bestemmelsene i kapittel 2 om utredning av lokalbehov skal lyde:

«2.1 Ansvar

Stortingets direktør er ansvarlig for å utrede lokalbehov for Stortingets virksomhet. Stortingets direktør er også ansvarlig for en rasjonell utnyttelse av alle lokaler. I forkant av bygging eller leie av lokaler skal Stortingets direktør påse at alle relevante forhold blir tilstrekkelig utredet iht. kravene i utredningsinstruksen av 19. februar 2016 nr. 184 kapittel 2 om krav til innhold i beslutningsgrunnlaget.

2.2 Utredning og kvalitetssikring av konsept

Ved behov for nye lokaler, eller behov for forandringer i eksisterende lokaler, skal det foretas en utredning som skal legges til grunn i det videre arbeidet. Hovedformålet med utredningen er å utarbeide en beskrivelse av de krav som må stilles til lokalene for at virksomheten skal kunne ivareta sine oppgaver. Kravene til utredning i dette reglementet er en presisering av kravene i utredningsinstruksen, og angir hvilken dokumentasjon som skal ligge til grunn for valg av løsning på lokalbehovet.

Utredningen skal gi grunnlag for beslutning om hvilket konsept som skal velges for lokalbehovet.

Utredningsfasen dekker forstudiefasen i byggesaker. For prosjekter over terskelverdien i KS-ordningen skal det gjennomføres en konseptvalgutredning (KVU), som må følge kravene i KS-ordningen. For prosjekter mellom 300 mill. kroner og terskelverdi er det gitt retningslinjer i veilederen Styring av store statlige byggeprosjekter i tidligfase, som anvendes så langt den passer for Stortinget.

For prosjekter under 300 mill. kroner gjelder kravene i utredningsinstruksen av 19. februar 2016 nr. 184 kapittel 2 om krav til innhold i beslutningsgrunnlaget.

Utredningens omfang må stå i forhold til lokalenes størrelse og risikoen forbundet med prosjektet.

Utredningen skal redegjøre for effektiv areal- og ressursbruk, og skal omfatte analyse av arealbehov, kostnads- og usikkerhetsanalyse og vurdering av leie i markedet.

Det skal redegjøres for nødvendighet for spesialtilpasning av lokalene.

Dersom det planlegges for vekst i antall kontorplasser, skal dette redegjøres for. Som et ledd i arbeidet med nye lokaler eller endringer i eksisterende lokaler bør det også vurderes behov for endringer i arbeidsplassutforming som følge av nye arbeidsformer.

Det stilles krav om ekstern kvalitetssikring for prosjekter antatt over de terskelverdier som Finansdepartementet til enhver tid fastsetter. I tidligfase gjelder dette ekstern kvalitetssikring av konseptvalg (KS1), uavhengig av finansieringsmåten for disse prosjektene. Når antatt fremtidig leieforpliktelse² overstiger terskelverdien fastsatt av Finansdepartementet, skal kvalitetssikring også gjennomføres ved planer om leie i markedet.

Kommunal- og moderniseringsdepartementets normer for lokalenes areal, energi og standard anvendes så langt de passer for utredning av lokalbehov knyttet til kontorarealer for ansatte i partigruppene og administrasjonen.»

Leie av lokaler i markedet

Presidentskapet foreslår at Stortingets direktør er ansvarlig for leieforhold som Stortinget selv inngår i markedet, slik departementene er det for sine leieavtaler. Stortingets direktør gis fullmakt til å inngå leieavtaler på nærmere angitte vilkår, tilsvarende den fullmakten departementene har, jf. den statlige instruksen, jf. bevilgningsreglementet. Presidentskapet foreslår at punktet om at leieavtalen må kunne transporteres til annen statlig virksomhet, ikke implementeres i Stortingets reglement. Stortinget har ikke oversikt over eller dialog med statsforvaltningen om deres behov for lokaler, og det anses ikke hensiktsmessig at Stortinget skal legge til rette for slike transporter av leieavtaler.

Presidentskapet mener at Stortingets bygningsmasse må defineres som formålsbygg, selv om enkelte arealer er administrasjonens og partigruppenes kontorlokaler. Dette av hensyn til behov for nærhet til stortingsbygningen og for fleksibilitet til å kunne omdisponere lokaler mellom de ulike grupperingene.

Det er ikke et velfungerende leiemarked for lokaler som må spesialtilpasses den parlamentariske virksomheten. Både krav til beliggenhet og graden av spesialtilpasning gjør at en utleier kan antas å komme i en monopolsituasjon overfor Stortinget ved utløp av leieavtalen. Det at Stortingets bygningsmasse defineres som formålsbygg, vil innebære at nye eller endrede lokalbehov ofte vil være nødvendig å dekke gjennom et byggeprosjekt. Ved utredning av lokalbehov knyttet til arealer for partigruppenes og administrasjonens kontorlokaler kan det dog være mer aktuelt å leie i markedet.

Presidentskapet foreslår følgende ordlyd knyttet til utredningen om arealbehovet skal dekkes ved leie eller byggeprosjekt:

«2.3 Leie i markedet eller byggeprosjekt

På bakgrunn av utredningen skal alternative løsninger vurderes.

Det må avklares om Stortinget skal dekke lokalbehovet ved leie i markedet eller ved et byggeprosjekt. I denne vurderingen skal det legges vekt på hva som er økonomisk mest gunstig, sikkerhetshensyn og nærhet til Stortingets øvrige bygninger.

Stortinget og Stortingets lokaler faller inn under definisjonen formålsbygg og skal som hovedregel gjennomføres som et byggeprosjekt. Forhold som i den forbindelse tillegges vekt, er om lokalenes beliggenhet eller graden av spesialtilpasning gjør at markedsverdien av bygget er vesentlig lavere enn byggekostnaden, eller om utleier antas å komme i en monopolsituasjon overfor Stortinget ved kontraktens utløp.»

Presidentskapet foreslår følgende ordlyd i reglementets kapittel 3 om ansvaret til Stortingets direktør der det inngås leieavtaler:

«3.1 Generelt om ansvar, fullmakter og krav til saksbehandling

Stortingets direktør er ansvarlig for leieforhold som Stortinget selv inngår i markedet.

Stortingets direktør har fullmakt til å inngå leieavtaler på følgende vilkår:

1. Leieavtalene skal gjelde den ordinære driften av virksomheten.

2. Utgiftene i forbindelse med avtalene skal kunne dekkes innenfor et uendret bevilgningsnivå på vedkommende budsjettpost i hele avtaleperioden.

3. Behovet for oppsigelsesklausuler skal nøye vurderes for alle avtaler ut over budsjettåret.

Dersom leieutgiftene ikke kan dekkes innenfor uendret bevilgningsnivå på vedkommende budsjettkapittel i hele leieperioden, kreves det bevilgning fra Stortinget i plenum før inngåelse av leiekontrakt.

Når det skal inngås nye eller endrede avtaler om leie av lokaler i markedet, skal det utarbeides en helhetlig kravspesifikasjon som er basert på utredningen i pkt. 2 i dette reglementet. Den helhetlige kravspesifikasjonen skal definere og konkretisere de krav som må stilles til lokalenes funksjon, størrelse, beliggenhet og kvalitet for at virksomheten skal kunne ivareta sine oppgaver, og legges til grunn for et eventuelt søk etter nye lokaler.

Før avtalen inngås, skal alle relevante forutsetninger for leieavtalen være avklart og vurdert. Dette gjelder bl.a. regulering av husleie, oppsigelsesadgang/betingelser for forlengelse av avtale, ev. kjøpsopsjon, regulering og belastning av øvrige driftsutgifter (for eksempel strøm, vaktmestertjenester og resepsjon mv.), brukerutstyr og planlagte større vedlikeholds- og ombyggingsarbeider som vil få konsekvenser for leieutgiftene, samt ev. tomgangsleie for eksisterende lokaler.

3.2 Innhenting av tilbud for leie av lokaler

For å sikre det mest gunstige leiealternativet for Stortinget (iht. utredning og analyse, jf. pkt. 2.2.) skal det normalt innhentes flere tilbud. Dette gjelder også ved fornyelse av eksisterende leiekontrakt. Vurderingen skal ta hensyn til de totale leieforpliktelsene³, og saksbehandlingen skal sikre likebehandling og sporbarhet.

I de tilfeller en leiekontrakt i markedet innebærer et privat bygge- eller rehabiliteringsprosjekt, skal det også stilles krav om at utleier er et lovlig etablert foretak og kan fremlegge attester for innbetalt skatt, merverdiavgift (mva.) og arbeidsgiveravgift, iht. de etiske standardene staten har satt for leie i det private markedet.

3.3 Krav til byggeprosjekter med Stortinget som leietaker

Ved byggeprosjekter for nybygg, ombygging eller rehabilitering av eksisterende eiendom for utleie skal det stilles krav i leieavtalen om at prosjektet gjennomføres i tråd med dette reglement.

Det skal fremgå av kontraktsvilkårene for entrepriser og levering av varer til prosjektet at utleiers kontraktspart ikke kan ha flere enn to ledd underentreprenører under hverandre. Det skal føres tilsyn med at dette vilkåret oppfylles.»

Byggeprosjekter i Stortinget

I den statlige instruksen er det regulert at Statsbygg normalt er byggherre for byggeprosjekter i statlig sivil sektor. Den statlige instruksen gjelder likevel ikke for bygging eller leie av lokaler til departementene. Presidentskapet foreslår at Statsbygg som hovedregel er byggherre for prosjekter over 300 mill. kroner. Presidentskapet åpner for at Stortinget etter en konkret vurdering også kan anmode Statsbygg om å påta seg byggherreansvaret ved prosjekter under 300 mill. kroner. Ved vurderingen skal følgende forhold tillegges vekt: prosjektets størrelse, prosjektets kompleksitet, krav til kompetanse og kapasitet i byggherreorganisasjonen, herunder fordelen ved å kunne trekke på Statsbyggs faglige ressurser. Presidentskapet foreslår å regulere hovedregelen for når Statsbygg skal benyttes som byggherre, innledningsvis i reglementets kapittel 4 slik:

«Kapittel 4 beskriver krav til prosjektavklaringsfase, forprosjektfase og kostnadsstyrt prosjektutvikling med tilhørende beslutningspunkter i et byggeprosjekt, pkt. 4.1 og 4.2. Videre beskrives krav til beslutninger i forkant av selve prosjektfasen i pkt. 4.3 og 4.4. Oppstart av byggeprosjekter omtales i pkt. 4.5.

For prosjekter over 300 mill. kroner er Statsbygg som hovedregel byggherre. Unntak forutsetter at Stortinget bestemmer dette ved beslutning om oppstart av forprosjekt.

Etter en konkret vurdering kan Stortinget også anmode Statsbygg om å påta seg byggherreansvaret for prosjekter under 300 mill., hvor blant annet følgende forhold tillegges vekt:

1. Prosjektets størrelse

2. Prosjektets kompleksitet

3. Krav til kompetanse og kapasitet i byggherreorganisasjonen, herunder fordelen ved å kunne trekke på Statsbyggs faglige ressurser.»

Presidentskapet mener at det vil være hensiktsmessig at vedlikehold og mindre byggeprosjekter, som for eksempel ombygging av en kontoretasje, fremdeles gjennomføres av Stortingets egen organisasjon for eiendomsforvaltning. Dette vil kunne gjøre det enklere å tilpasse byggeaktivitetene til øvrig løpende virksomhet i Stortinget. Presidentskapet viser til at Stortingets direktør vil vurdere hensiktsmessigheten av hvem som skal opptre som byggherre, konkret i tråd med ovennevnte føringer. For å sikre at administrasjonen skal kunne dra nytte av Statsbygg som rådgiver der Stortinget selv er byggherre, foreslår presidentskapet at det tas inn en bestemmelse i kapittel 2 om adgangen til å benytte Statsbygg som rådgiver. Bestemmelsen vil lyde:

«2.4 Statsbyggs rådgiverfunksjon

Rådgivningstjenester fra Statsbygg kan benyttes i utredningsfasen når Stortinget vurderer å anskaffe nye lokaler eller gjøre endringer i eksisterende lokaler. Rådgivningstjenester fra Statsbygg kan også benyttes når Stortinget selv er byggherre, og Statsbygg kan gi råd og bistå i kontraktsforhandlinger ved leie i markedet.»

Ansvarsdelingen når Statsbygg er byggherre

Presidentskapet er opptatt av at det ikke må oppstå uklarheter om ansvarsdelingen mellom Stortinget og regjeringen når Statsbygg er byggherre for Stortinget. Stortingets direktør må sørge for å utarbeide gode styringsdokumenter basert på rammeverk for styringsdokumenter i Statsbygg, utenfor husleieordningen, når Statsbygg påtar seg å være byggherre. Dette innebærer blant annet at Stortingets direktør må påse at prosjektrådet besettes med den nødvendige kompetanse, og at det opprettes brukerorganisasjon slik at brukernes behov ivaretas.

Et viktig formål med den statlige instruksen er å regulere interne beslutningsprosedyrer i regjeringsapparatet. Den inneholder derfor en rekke bestemmelser om forhold som skal besluttes av regjeringen eller godkjennes av Finansdepartementet eller Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Disse bestemmelsene foreslås erstattet av en beskrivelse av ansvarsdelingen mellom henholdsvis Stortingets direktør, presidentskapet og Stortinget i plenum. Som hovedprinsipper foreslår presidentskapet at følgende legges til grunn:

«Stortingets direktør

De utredninger og tilrettelegginger av beslutningsgrunnlag som skal utføres av oppdragsdepartementet, gjennomføres av Stortingets direktør.

Dette innebærer at Stortingets direktør ved beslutningspunkt konseptvalg skal legge frem følgende beslutningsunderlag:

• Konseptvalgutredning og ekstern kvalitetssikring (KS1) for prosjekter over 750 mill. kroner.

• Konseptvalgnotat og ekstern kvalitetssikring for prosjekter mellom 300 og 750 mill. kroner. Ekstern kvalitetssikring for denne prosjektstørrelsen er det ikke krav til i den statlige instruksen.

• Beslutningsgrunnlag som oppfyller de krav til innhold som følger av utredningsinstruksens kapittel 2 for prosjekter under 300 mill. kroner.

• Vurdering og anbefaling av om, og på hvilken måte, Statsbygg skal benyttes ved beslutning om videreføring/gjennomføring av byggeprosjektet.

Stortingets presidentskap

De beslutningsnivåer som i instruksen er lagt til Finansdepartementet, Kommunal- og moderniseringsdepartementet eller regjeringen, legges til Stortingets presidentskap, med to viktige unntak:

• Beslutninger om oppstart av forprosjekt for prosjekter med en anslått verdi over 150 mill. kroner legges frem for Stortingets plenum.

• Større endringer i prosjekter over 150 mill. kroner for Stortinget i plenum.»

Presidentskapet mener at Stortinget i plenum bør involveres før forprosjekt igangsettes, med bakgrunn i at hele Stortinget som bruker av bygningen bør trekkes inn i vurderingene av sentrale forutsetninger for planlegging, jf. at sentrale premisser legges allerede på dette tidspunktet. Det er ved dette beslutningspunktet mål, rammer og føringer for prosjektet i forprosjektfasen besluttes, samt finansieringsform for byggeprosjektet og driftsfasen. Presidentskapet foreslår at Stortinget i plenum involveres i byggeprosjekter med en anslått verdi over 150 mill. kroner. Oppstart forprosjekt er et viktig administrativt tiltak som Stortinget bør beslutte. Beslutning om oppstart forprosjekt i departementene treffes av regjeringen for prosjekter over 750 mill. kroner. For prosjekter mellom 300 og 750 mill. kroner treffes beslutningen av oppdragsdepartementet.

Presidentskapet foreslår at for alle prosjekter som er av en slik størrelsesorden at kostnadsramme legges frem for Stortinget til godkjenning, skal følgende beslutningspunkter legges til presidentskapet:

• Behandling av kostnadsrammer før de fremlegges for Stortinget til godkjenning, herunder godkjenning av kostnadsrammer og styringsramme for prosjekter som har vært gjenstand for ekstern kvalitetssikring (KS2).

• Behandling av tilleggsutgifter (tomgangsleie, flyttekostnader, brukerutstyr og inventar) før saken legges frem for Stortinget i plenum.

• Det overordnede ansvaret for disponering av usikkerhetsavsetning. Deler av disponeringen kan delegeres til Stortingets direktør.

• Større endringer i prosjekter under 150 mill. kroner (forutsatt at endringene ikke påvirker kostnadsrammen fastsatt av Stortinget i plenum), herunder større endringer i vedtatt funksjonalitet.

• Valg av prosentsats for kunstnerisk utsmykking.

Presidentskapet foreslår videre presisert at presidentskapet er ansvarlig for å legge frem forslag til bevilgning og kostnadsrammer for Stortinget i plenum. I de tilfeller prosjektene er så små at de finansieres innenfor Stortingets ordinære budsjett og i de ordinære budsjettprosesser, er det ikke nødvendig med eget fremlegg for Stortinget i plenum, og det forutsettes at det utarbeides egne interne retningslinjer. Prosjekter under 150 mill. kroner kan presidentskapet, ut fra sakens viktighet, drøfte med partigruppene. Det vises til Stortingets forretningsorden § 9a andre ledd, som lyder:

«Presidentskapet bør drøfte administrative saker av særlig viktighet med partigruppene.»

Presidentskapet viser til uttalelse i Innst. 406 S (2017–2018), der det fremkommer at forankring hos de parlamentariske lederne gir en trygghet for at presidentskapets beslutninger i særlig viktige saker har en bred forankring i partigruppene. Det følger videre at hvilke saker som anses som særlig viktige saker, vil måtte bero på en skjønnsmessig vurdering, men eksempler på slike saker kan være organisatoriske tiltak som har store budsjettmessige konsekvenser eller påvirker representantenes arbeidsvilkår, eller innføring av inngripende sikkerhetstiltak som påvirker representantenes handlefrihet.

Presidentskapet foreslår at bestemmelsene i kapittel 4, punktene 4.1, 4.2, 4.3 og 4.5 om ansvarsdelingen mellom Stortinget og Statsbygg når Statsbygg er byggherre skal lyde:

«4.1 Ansvarsdelingen mellom Stortinget og Statsbygg når Statsbygg er byggherre

Stortinget er selv ansvarlig for de byggeprosjekter som settes i gang, og for å påse at ressursbruken i byggeprosjektet er effektiv mht. de forutsatte resultater, jf. bevilgningsreglementets § 10.

For prosjekter med en antatt investeringskostnad over 300 mill. kroner gjelder krav om avklaringsfase og beslutningspunkt oppstart forprosjekt og beslutningspunkt startbevilgning. Nærmere beskrivelse framgår av egen veileder for styring i tidligfase av store statlige byggeprosjekter, som anvendes så langt den passer for Stortinget. For prosjekter med antatt investeringskostnad under 300 mill. kroner gjelder krav til utredning i pkt. 2.2.

I prosjekter hvor Statsbygg er byggherre, gjelder følgende prinsipper for ansvarsdeling ved behandling og gjennomføring av prosjekter:

1. Stortingets direktør har ansvaret for egen behandling av byggesaken, herunder bl.a. prioritering av prosjektet, dimensjonering, arealramme og kvalitativ utforming. Videre er Stortingets presidentskap ansvarlig for å fremme ev. forslag om midler til avklaringsfase, prosjektering og ev. forslag om startbevilgning for Stortinget. Stortingets presidentskap skal også fremme forslag om bevilgning til nødvendig brukerutstyr til prosjektet jf. pkt. 4.3.

2. Statsbygg ivaretar byggherreansvaret på vegne av Stortinget og har ansvar for anbudsprosedyrer, kontraktsinngåelse og gjennomføring av fastsatte planer innenfor det bevilgede beløp. Statsbygg er videre ansvarlig for å varsle Stortingets direktør og Kommunal- og moderniseringsdepartementet om avvik i prosjektgjennomføringen som kan medføre at prosjektet ikke kan gjennomføres iht. fastsatte planer.

3. Stortingets presidentskap behandler forslag til kostnadsrammer for prosjekter under terskelverdi for ekstern kvalitetssikring og har det overordnede ansvaret for disponeringen av usikkerhetsavsetninger i byggeprosjekter, jf. pkt. 4.5 nedenfor, samt for å fremme forslag om midler til videreføring av byggeprosjekter for Stortinget.

4. Stortingets presidentskap er ansvarlig for ekstern kvalitetssikring av enkeltprosjekter, jf. bl.a. pkt. 4.3 nedenfor.

4.2 Avklaringsfase og oppstart forprosjekt

Etter at konseptvalget er tatt, skal det for prosjekter med antatt investeringskostnad over 300 mill. kroner gjennomføres en avklaringsfase. I de tilfeller Statsbygg er byggherre, skal Stortingets direktør, i avklaringsfasen i samråd med Statsbygg, definere prosjektet nærmere, herunder ambisjons- og kostnadsnivå samt øvrige kritiske faktorer. Avklaringsfasen oppsummeres i en rapport som skal gi grunnlag for eventuell beslutning om oppstart forprosjekt (OFP).

Stortingets direktør skal med bakgrunn i gjennomført kostnads- og usikkerhetsanalyse beregne et kostnadsestimat (P50) med angitt usikkerhet som grunnlag for kostnadsstyrt prosjektutvikling.

For prosjekter over 150 mill. kroner skal Stortingets presidentskap fremme sak for Stortinget i plenum om oppstart av forprosjekt.

Etter beslutning om videre forprosjektering skal det etableres rutiner for endringshåndtering i prosjekteringsarbeidet. Eventuelle senere forslag til større endringer i prosjekter over 150 mill. kroner skal legges frem for Stortinget i plenum. For prosjekter over 300 mill. kroner vises det til nærmere omtale av avklaringsfasen og oppstart forprosjekt i veileder for styring i tidligfase i store statlige byggeprosjekter, som anvendes så langt den passer for Stortinget.

4.3 Prosjektering og kvalitetssikring av forprosjekt

I de tilfeller Statsbygg er byggherre skal det før arbeidet med prosjektering starter opp, foreligge en skriftlig bekreftelse (oppdragsbrev) fra Stortingets direktør til Statsbygg, der Stortingets mål og rammer for prosjektet fremgår. Der Stortinget selv er byggherre, utarbeides tilsvarende intern styringsdokumentasjon.

Dersom prosjekteringsarbeidene ikke kan fullføres innenfor uendret budsjettramme, eller prosjekteringskostnaden ikke kan dekkes innen uendret budsjettramme om prosjektet ikke blir realisert, fremmes forslag om midler til gjennomføring av prosjekteringsarbeidene i den ordinære budsjettprosessen. Dersom prosjekteringsarbeidene forventes å strekke seg over flere år, må det samtidig med at det fremmes forslag om bevilgning til oppstart av forprosjektet, også bes om samtykke fra Stortinget i plenum til å pådra utgifter for neste budsjettår, normalt i form av et forslag til romertallsvedtak. Dersom de samlede kostnadene ved forprosjektet anslås å overstige de terskelverdier som Finansdepartementet setter for ekstern kvalitetssikring, skal en kostnadskalkyle for forprosjektet kvalitetssikres eksternt iht. KS2-ordningen før det ev. fremmes forslag for Stortinget i plenum om bevilgning til forprosjektet.

Før forslag om startbevilgning fremmes for Stortinget i plenum, skal det gjennomføres ekstern kvalitetssikring av forprosjektets styringsunderlag og kostnadsoverslag for valgt prosjektalternativ (KS2) iht. de terskelverdier som Finansdepartementet setter for slike analyser. Stortingets direktør har ansvaret for at byggeprosjekter legges frem for kvalitetssikring som samlede prosjekter, der både byggeprosjektet og brukerutstyret inngår, men med separate styrings- og kostnadsrammer.

4.5 Oppstart og gjennomføring av byggeprosjekter

For at Statsbygg skal starte opp arbeidene med gjennomføring av et byggeprosjekt, skal det foreligge en skriftlig bekreftelse (oppdragsbrev) fra Stortingets direktør til Statsbygg. Videre skal det utarbeides et dokument som beskriver prosjektets mål, rammer og strategier (styringsdokumentet), som skal legges til grunn for det videre arbeidet med prosjektet. Disse kravene gjelder også prosjekter der Statsbygg er gitt oppdrag med å bistå ved anskaffelse av brukerutstyr til prosjektet. Nærmere retningslinjer for budsjettbehandling av byggeprosjekter som er aktuelle for startbevilgning, vil bli gitt i de årlige budsjettrundskriv fra Finansdepartementet.

I de tilfeller hvor Stortinget selv er byggherre, skal det utarbeides tilsvarende styringsdokumenter i Stortingets administrasjon.

Byggeprosjekter skal gjennomføres iht. til vedtatte planer for kvalitet, fremdrift og økonomi. Det skal normalt ikke fremmes forslag om endringer i kvalitet, areal eller funksjon som medfører økte kostnader etter at startbevilgning er gitt. Dersom endringer likevel vurderes som aktuelle, skal saken forelegges Stortingets presidentskap, med mindre det er snakk om mindre justeringer, bl.a. som følge av avklaringer i forbindelse med detaljprosjekteringen og avklaringer med leverandører mv.

4.5.1 Kutt i prosjektet

Dersom det oppstår uforutsette kostnader som innebærer at prosjektets styringsramme kan bli overskredet, skal det først vurderes om det er mulig å foreta forenklinger og reduksjoner i andre deler av prosjektet, iht. en kuttliste som skal foreligge før prosjektet settes i gang. Så lenge kostnadsrammen overholdes, kan kutt i vedtatt funksjonalitet bare skje etter en vurdering av Stortingets direktør. Større endringer i vedtatt funksjonalitet skal godkjennes av Stortingets presidentskap.

4.5.2. Bruk av usikkerhetsavsetningen i ordinære byggeprosjekter

Dersom de uforutsette kostnadene ikke kan dekkes ved kutt i andre deler av prosjektet, jf. kuttlisten, skal det tas stilling til bruk av usikkerhetsavsetningen i prosjektet (differansen mellom kostnadsrammen og styringsrammen). Usikkerhetsavsetningen kan kun benyttes til å dekke kostnader som følger av uforutsette hendelser og markedssvingninger. Den kan ikke benyttes til å dekke utgifter til standardheving eller utvidelse av prosjektet.

Usikkerhetsavsetningen disponeres iht. pkt. 4.1 av Stortingets presidentskap, som kan delegere disponeringen av deler av avsetningen i det enkelte prosjekt til Stortingets direktør. Statsbygg kan anmode Stortingets direktør om utløsning av midler fra usikkerhetsavsetningen.

4.5.3 Kostnader ut over usikkerhetsavsetningen i ordinære byggeprosjekter

Dersom usikkerhetsavsetningen for ordinære byggeprosjekter heller ikke forventes å strekke til, skal saken forelegges det organ som godkjente kostnadsrammen, før forpliktelser ut over kostnadsrammen pådras. Dette innebærer at Stortingets presidentskap skal legge forslag til justert kostnadsramme frem for Stortinget i plenum.»

Presidentskapet foreslår at bestemmelsen om Stortingets beslutningsprosesser etter forprosjekt og prosjektfasen skal lyde:

«4.4 Beslutningspunkt etter forprosjekt og prosjektfasen

For alle byggeprosjekter skal det normalt settes en styringsramme som er P50, og en kostnadsramme som er P85, fratrukket mulige forenklinger og reduksjoner (kuttliste). Kostnader til kunstnerisk utsmykning skal innarbeides i rammene, men kan bevilges på eget budsjettkapittel og -post. Valg av prosentsats for kunstnerisk utsmykning skal forelegges for Stortingets presidentskap sammen med forslag til styrings- og kostnadsramme.

4.4.1 Ordinære byggeprosjekter

Stortingets presidentskap skal legge frem forslag om startbevilgning til byggeprosjekter for Stortinget i plenum sammen med forslag til kostnadsramme. Forslag om kostnadsrammer for henholdsvis bygg og brukerutstyr legges frem for Stortinget i plenum når det fremmes forslag om oppstartbevilgning.

Kostnadsrammer og styringsunderlag for prosjekter som har vært gjenstand for ekstern kvalitetssikring (KS2), behandles i Stortingets presidentskap etter at kvalitetssikringen er avsluttet, og normalt i forbindelse med at det fremmes forslag om oppstartbevilgning i den ordinære budsjettprosessen.

Kostnads- og styringsrammen for byggeprosjekter som ikke har vært kvalitetssikret gjennom KS-ordningen, skal godkjennes av Stortingets presidentskap før forslag om startbevilgning fremmes for Stortinget i plenum. Kostnadsrammen skal settes til P85 fratrukket kutt. Midler til kunstnerisk utsmykning skal innarbeides i kostnadsrammen.

I tillegg til kostnadsrammen for selve byggeprosjektet skal nødvendige tilleggsutgifter (tomgangsleie- og flyttekostnader, samt kostnadsramme for brukerutstyr og inventar mv.) og fremtidig behov for husleiekompensasjon etter ferdigstillelse legges frem for Stortingets presidentskap for godkjenning før saken legges frem for Stortinget i plenum i en budsjettproposisjon eller som en egen sak.

Ved fremleggelse av forslag om startbevilgning skal det i tillegg redegjøres for årlige utgifter til verdibevarende vedlikehold og tilfredsstillende drift.»

Byggeprosjekter innenfor husleieordningen

Reglementet for bygge- og leiesaker for Stortinget implementerer ikke instruksens regel om kurante byggeprosjekter innenfor husleieordningen. Stortinget eier selv sine bygninger og er ikke omfattet av husleieordningen.

Endringer i reglementet

Presidentskapet foreslår at Stortinget delegerer myndighet til Stortingets presidentskap til å gjøre endringer i reglementet. Dette gir fleksibilitet til raskt å kunne implementere eventuelle endringer som gjennomføres for statsforvaltningen, og som bør implementeres i Stortingets reglement. Endringer som vil gjelde forholdet mellom Stortinget i plenum og Stortingets presidentskap, skal godkjennes av Stortinget i plenum. Presidentskapet foreslår følgende ordlyd om endringer i reglementet:

«5. Endringer i reglementet

Stortingets presidentskap delegeres myndighet til å gjøre endringer i reglementet. Endringer som gjelder forholdet mellom Stortingets plenum og Stortingets presidentskap, skal godkjennes av Stortinget i plenum.»