Innstilling fra familie- og kulturkomiteen om representantforslag om å evaluere omorganiseringen av Arkivverket og sikre regionale arkivtjenester

Dette dokument

Tilhører sak

Alt om

Gå til alle temaer

Innhold

Til Stortinget

Bakgrunn

I dokumentet fremmes følgende forslag:

  1. Stortinget ber regjeringen gjennomføre en evaluering av omorganiseringen av Arkivverket innen 1. januar 2019.

  2. Stortinget ber regjeringen sikre statsarkivarenes rolle og funksjon som ledere av statsarkivene med ansvar for budsjett, personell og faglig kvalitet.

  3. Stortinget ber regjeringen sikre det statlige ansvaret for arkivfeltet med statsarkivene som viktigste regionale aktører i samarbeid med andre offentlige og private arkiv.»

Det vises til dokumentet for nærmere redegjørelse for forslaget.

Komiteens merknader

Komiteen, medlemmene fra Arbeiderpartiet, Trond Giske, Kari Henriksen og Anette Trettebergstuen, fra Høyre, Marianne Haukland, lederen Kristin Ørmen Johnsen og Tage Pettersen, fra Fremskrittspartiet, Silje Hjemdal og Morten Wold, fra Senterpartiet, Åslaug Sem-Jacobsen, fra Sosialistisk Venstreparti, Freddy André Øvstegård, fra Venstre, Grunde Almeland, og fra Kristelig Folkeparti, Geir Jørgen Bekkevold, viser til at Meld. St. 7 (2012–2013) Arkiv pekte på en retning for organiseringen av arkivene og slo fast at et viktig mål for den nasjonale arkivpolitikken er å etablere gode og tjenlige formidlings- og brukertjenester som dekker samfunnets behov for og tilgang til et bredt spekter av arkivmateriale uavhengig av hvor det er skapt.

Arkivverket i dag er organisert med ett sentralorgan, Riksarkivet, og åtte regionale institusjoner (Hamar, Kongsberg, Kristiansand, Stavanger, Bergen, Trondheim, Tromsø og Oslo), i tillegg til Samisk arkiv og Norsk helsearkiv.

Private virksomheter er i utgangspunktet ikke underlagt arkivplikt etter arkivloven.

Omstillingen i Arkivverket har pågått siden 2015 og er debattert i Stortinget flere ganger.

Komiteens medlemmer fra Arbeiderpartiet, Senterpartiet, Sosialistisk Venstreparti og Kristelig Folkeparti vil understreke arkivenes betydning i samfunnet.

Disse medlemmer vil peke på nødvendigheten av at interkommunale tjenester og private som utfører oppgaver for det offentlige, underlegges samme krav til arkivering som offentlige virksomheter.

I interpellasjonsdebatt 16. oktober 2018 om å sikre mer åpenhet, bedre rutiner og større likhet i statens arkivpraksis, med henvisning til at forvaltningen av denne er kritisert av Riksrevisjonen, svarte statsråd Trine Skei Grande bl.a. følgende:

«Interkommunale samarbeid er veldig utbredt. De er vel så utbredt at vi mangler oversikt over alle sammen. De har definitivt noen dilemmaer ved seg.»

Statsråden ville se på dette. Disse medlemmer forutsetter at dette blir et tema i den videre oppfølgingen av Arkivlovutvalgets rapport når den kommer.

Komiteens medlemmer fra Arbeiderpartiet, Sosialistisk Venstreparti og Kristelig Folkeparti er kjent med at det er etablert en pilot, Pilot Agder, for å bedre samhandling og samordning mellom de forskjellige arkivenhetene og bygge sterkere fagmiljøer.

Disse medlemmer vil peke på viktigheten av at arbeidet med digitalisering har en realistisk framdriftsplan, og at den ikke forsinkes. Det haster med å få på plass bedre strukturer og en mer tilpasset kompetanse, spesielt i kommunene når det gjelder arkivering. Det er stor svikt i den offentlige arkiveringspraksisen i dag. I kommuner og fylker pågår det nå store prosesser i forbindelse med kommune- og fylkessammenslåinger. Disse prosessene tar mye tid og ressurser. Disse medlemmer vil derfor avvente regjeringens behandling av Arkivlovutvalgets rapport og forutsetter at erfaringene fra piloten i Agder blir fulgt nøye opp.

Komiteens flertall, medlemmene fra Arbeiderpartiet, Høyre, Fremskrittspartiet, Sosialistisk Venstreparti, Venstre og Kristelig Folkeparti, viser til at regjeringen har varslet en ny regionsreform, og også på kommunenivå er det igangsatt flere sammenslåingsprosesser. Flertallet vil derfor avvente Arkivlovutvalgets utredning før det iverksettes omfattende og nye endringer i arkivstrukturen.

Komiteens medlemmer fra Arbeiderpartiet, Sosialistisk Venstreparti og Kristelig Folkeparti vil imidlertid peke på viktigheten av at arbeid med digitalisering og lagring følges opp underveis, og at nødvendige økonomiske ressurser blir gjort tilgjengelig slik at dette arbeidet ikke forsinkes.

Om forslag 1

Komiteens flertall, medlemmene fra Høyre, Fremskrittspartiet og Venstre, viser til at omorganiseringen som Arkivverket iverksatte 1. november 2016, er en del av omstillingen i Arkivverket. Omstillingen gjennomføres i perioden fra 2015 til 2020. Flertallet mener at en evaluering allerede innen 1. januar 2019 derfor vil være for tidlig og mindre hensiktsmessig. Flertallet viser til at statsråden tar sikte på å be Arkivverket om å gjennomføre en evaluering av omstillingen i perioden 2021–2022.

Komiteens medlem fra Senterpartiet mener det er på sin plass med en evaluering av omorganiseringen av Arkivverket, og merker seg at det er en uenighet om hvorvidt en reell vurdering har funnet sted, jf. høringssvar fra Forskerforbundet:

«Ifølge protokoll mellom Riksarkivaren og tjenestemannsorganisasjonene, datert 1. juli 2016, skulle en ‘vurdering av organisasjonsstrukturen og forbedringspunkter’ i Arkivverket gjennomføres ett år etter organisasjonsendringene trådte i kraft. Arkivverkets IDF-møte 12. desember 2016 bestemte at en vurdering av hvordan statsarkivarrollen fungerer skulle gjøres ‘innenfor første halvår 2017’.

En slik vurdering er etter Forskerforbundets syn svært viktig, blant annet for å sikre at eventuelle endringer på det regionale nivået ikke skjer uten et solid faktagrunnlag og medvirkning fra de ansatte. Forskerforbundets lokallag ved Arkivverket mener at den vurderingen protokollen og IDF-møtet la opp til, ikke er gjennomført. Det foreligger heller ikke noe skriftlig dokument som inneholder en slik vurdering, verken av statsarkivene eller organisasjonen som helhet.»

Da det ikke vil være realistisk å gjennomføre en evaluering innen 1. januar 2019, foreslår dette medlem at en evaluering gjennomføres innen 1. juli 2019.

På denne bakgrunn fremmes følgende forslag:

«Stortinget ber regjeringen gjennomføre en evaluering av omorganiseringen av Arkivverket innen 1. juli 2019.»

Om forslag 2

Komiteens flertall, medlemmene fra Høyre, Fremskrittspartiet og Venstre, peker på at Arkivverkets samfunnsoppdrag er å bidra til effektiv dokumentasjonsforvaltning og sikre, bevare og tilgjengeliggjøre et bredt og allsidig utvalg av samfunnets arkiver. Innenfor samfunnsoppdraget og målene for virksomheten blir de årlige bevilgningene tildelt Arkivverket. Sammen med tildelingen får Arkivverket fullmakter til disponering av statlige budsjettmidler og fullmakter til å opprette, omgjøre og inndra stillinger.

Flertallet viser til at Arkivverkets rammer og fullmakter fastsettes i departementets instruks om økonomi- og virksomhetsstyring til Arkivverket og i de årlige tildelingsbrev fra departementet til Arkivverket. I instruksen blir Arkivverkets leder, Riksarkivaren, pålagt ansvar og gitt fullmakter. Riksarkivaren har budsjettdisponeringsmyndighet og kan delegere denne helt eller delvis.

Flertallet registrerer at Kulturdepartementets vurdering er at Arkivverket ivaretar fullmaktene innenfor de rammer som er fastsatt i departementets instruks og årlige tildelingsbrev. Flertallet mener at å be regjeringen sikre statsarkivarenes rolle og funksjon som ledere av statsarkivene med ansvar for budsjett, personell og faglig kvalitet, innebærer en overprøving av Riksarkivarens praktisering av fullmaktene. Flertallet ser at statsråden uttaler at hun har tillit til Riksarkivarens praktisering av fullmaktene, også når det gjelder spørsmål om roller, funksjoner og budsjettansvar for mellomledere i etaten. Flertallet støtter statsråden i hennes vurdering om at en overprøving av praktiseringen av disse fullmaktene ville innebære å samle mer makt i departementet, framfor å spre makt i kulturområdet, som er kulturministerens intensjon.

Komiteens medlem fra Senterpartiet vil understreke Arkivverkets samfunnsoppdrag og viktigheten av å sikre god dokumentasjonsforvaltning og sikre samfunnets arkiver. Arkivlovens formål er å sikre at arkiver som har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi, og som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertida.

Dette medlem viser til at Senterpartiet har vært skeptisk til omorganiseringsprosessen i Arkivverket helt siden dens igangsettelse. Senterpartiets hovedbekymring har gått ut på at omorganiseringen i Arkivverket vil føre til en nedbygging av historiefaglig kompetanse i statsarkivene, at statsarkivene blir svekket slik at de ikke lenger kan gjennomføre Arkivverkets ansvar om å bevare, gjøre tilgjengelig og formidle arkiv som er avlevert til eller deponert i etaten.

Dette medlem minner om at regjeringen forsikret Stortinget om at omleggingen av Statsarkivet skulle styrke statsarkivene, ikke svekke dem, og at statsarkivarene skulle lede hvert sitt statsarkiv, og ikke bare være leder i tittel. Det vises til arkivmeldingen (Meld. St. 7 (2012–2013)) og til tidligere forslag fremmet av Senterpartiet (Dokument 8:16 S (2015–2016) og Dokument 8:139 S (2016–2017)), om at statsarkivarer igjen må bli faglige ledere med stedlig ansvar for fag, personal og budsjett, og det ikke må tillates nedbygging av arkivmagasin i regionene for å spare penger. Statsarkivets kompetanse og tilbud må styrkes.

Det vises videre til daværende kulturminister Linda C. Hofstad Hellelands svarbrev til daværende familie- og kulturkomité, 29. februar 2016, hvor hun bekreftet at Riksarkivarens skisse til omorganisering ville

«[ivareta] både behovet for omstilling i etaten og representantforslaget om å opprettholde og styrke statsarkivene.»

I debatten under Stortingets behandling av Dokument 8:16 S (2015–2016), Innst. 204 S (2015–2016), uttalte statsråden at

«Statsarkivene skal beholdes med sin egen statsarkivar.»

og at

«Statsarkivaren skal være leder for det enkelte statsarkiv.»

Dette medlem er kjent med at omorganiseringen i realiteten har fratatt de regionale statsarkivene myndighet og stedlig ledelse, til tross for forsikringene fra statsråden/regjeringen. Senterpartiet mener det svekker det regionale arkivarbeidet, som er svært viktig for å sikre vår historiske arv.

Dette medlem viser til nåværende kulturminister Trine Skei Grandes svarbrev til komiteen 29. oktober 2018 og er ikke beroliget av det som kommer fram. Regjeringen synes å ha en passiv rolle i omorganiseringsprosessen av Arkivverket. Det synes å være en oppfatning av at det som foregår i Arkivverket, er interne prosesser, og ministeren mener derfor at å be regjeringen sikre styrking av de regionale statsarkivene blir som «å overprøve etaten».

Dette medlem noterer seg de informative innspillene som komiteen har fått fra Forskerforbundet, Norsk Arkivråd, Arkivverket og Den norske historiske forening (HIFO). Dette medlem registrerer særlig kommentarene fra Forskerforbundet og merker seg at forbundet støtter representantforslaget:

«Protokollen av 1. juli 2016 inneholder også et punkt om at statsarkivaren skulle ha en formell funksjon som stedsansvarlig ved sitt statsarkiv med budsjettansvar. Representantforslagets beskrivelse av nåsituasjonen ved statsarkivene er etter Forskerforbundets syn korrekt. På dette punktet er det en reell uenighet mellom Arkivverkets ledelse og tjenestemannsorganisasjonen. Forskerforbundets lokallag ved Arkivverket mener protokollens bestemmelser ikke er oppfylt. Det undergraver etter vårt syn statlig deltakelse på det regionale nivået i det norske arkivlandskapet. Vi støtter derfor også forslaget om å sikre statsarkivarenes rolle og funksjon som ledere av statsarkivene.

Forskerforbundet har i våre tidligere høringssvar understreket betydningen av at fagmiljø ikke raseres eller utarmes ved en omorganisering og eventuell overføring av arbeidsoppgaver til andre nivå og institusjoner. Statsarkivene har gjennom over 150 år har vært helt avgjørende for det regionale arkivarbeidet. Det er viktig å ivareta den kunnskap og kompetanse som ligger i statsarkivene og som ikke uten videre kan overføres til andre kommunale eller regionale institusjoner. De siste tiårene er det vokst fram flere regionale og kommunale arkivinstitusjoner som endrer det regionale arkivarbeidet. I store deler av landet er det imidlertid fortsatt slik at statsarkivene er helt nødvendige for å ivareta viktige deler av arkivinstitusjonenes samfunnsoppdrag, kanskje særlig innenfor privatarkivfeltet. Forskerforbundet vil derfor også støtte forslaget om å sikre det statlige ansvaret for arkivfeltet i regionene.»

På denne bakgrunn fremmes følgende forslag:

«Stortinget ber regjeringen sikre statsarkivarenes rolle og funksjon som ledere av statsarkivene med ansvar for budsjett, personell og faglig kvalitet.»

Om forslag 3

Komiteens flertall, medlemmene fra Høyre, Fremskrittspartiet, Venstre og Kristelig Folkeparti, viser til det regjeringsnedsatte Arkivlovutvalget, som skal levere sin utredning innen 1. mars 2019. I mandatet er det stilt spørsmål om arkivvirksomhetene som helhet har en hensiktsmessig organisering og ansvarsdeling for å håndtere dagens og morgendagens behov for bevaring og tilgjengeliggjøring av digitale offentlig- og privatarkiver. Arkivlovutvalget skal som grunnlag for lovarbeidet beskrive de viktigste utfordringene og utviklingstrekkene for arkivene. Utvalget skal gjennomgå oppgave- og ansvarsfordelingen mellom Arkivverket, øvrig statlig forvaltning, kommunesektoren og kulturinstitusjoner i arbeidet med å sikre samfunnets arkiver. Arkivlovutvalgets utredning vil bli et viktig utgangspunkt når det framtidige arkivansvaret for statlige og regionale aktører skal vurderes. Flertallet ønsker derfor å avvente Arkivlovutvalgets utredning.

Komiteens medlem fra Senterpartiet vil minne om at omorganisering av Arkivverket ikke bare handler om organiseringen av Arkivverket, men også om arkivpolitikk. Det er videre slik at Stortinget allerede har gitt tydelige signaler om fremtidig arkivpolitikk i arkivmeldinga. Det er dermed ikke likegyldig hvilken organisasjon vi snakker om, og Senterpartiet mener regjeringen må ha en aktiv rolle i å sikre de regionale statsarkivene.

Dette medlem viser til innspill fra Den norske historiske forening, som også er bekymret for at statsarkivenes rolle og kompetanse er svekket som følge av omorganiseringen. Dette medlem mener dette er signaler fra fagmiljøene i Arkivverket som ikke bør ignoreres.

Det er verdt å merke seg hva HIFO skriver i sitt høringsinnspill til komiteen:

«HIFO mener at statsarkivenes rolle som regional aktør må styrkes og sikres. Deres rolle som premissleverandør og lytteinstans i det regionale arkivfeltet er mange steder avgjørende forsikring og aksesjon av arkiver som belyser vår samtid og historie. Dette gjelder sikring av rettighetsdokumentasjon, eiendomshistorikk og kulturarv.»

Dette medlem deler bekymringen til HIFO om at verdifull og viktig kompetanse vil gå tapt dersom det ikke tas snarlige grep:

«HIFO mener at de enkelte statsarkivene må sikres en forutsigbar rekruttering for å videreføre nødvendig kompetanse. Hvis dette ikke sikres, vil kunnskap om selve innholdet i arkivene forsvinne, og vi kan risikere at ingen, eller svært få, har kompetanse til å forstå og tolke arkivmateriale som finnes ved de enkelte arkivinstitusjonene. Det er nødvendig med kompetanse på eldre historie, eldre skrift (gotisk) og kjennskap til arkivene som er lokalisert på det enkelte statsarkiv. Hvis dette ikke sikres nå, er det tvilsomt om det overhodet vil være mulig å erstatte denne kompetansen på et senere tidspunkt.»

På denne bakgrunn fremmes følgende forslag:

«Stortinget ber regjeringen sikre det statlige ansvaret for arkivfeltet med statsarkivene som viktigste regionale aktører i samarbeid med andre offentlige og private arkiv.»

Forslag fra mindretall

Forslag fra Senterpartiet:
Forslag 1

Stortinget ber regjeringen gjennomføre en evaluering av omorganiseringen av Arkivverket innen 1. juli 2019.

Forslag 2

Stortinget ber regjeringen sikre statsarkivarenes rolle og funksjon som ledere av statsarkivene med ansvar for budsjett, personell og faglig kvalitet.

Forslag 3

Stortinget ber regjeringen sikre det statlige ansvaret for arkivfeltet med statsarkivene som viktigste regionale aktører i samarbeid med andre offentlige og private arkiv.

Komiteens tilråding

Komiteens tilråding fremmes av komiteens medlemmer fra Arbeiderpartiet, Høyre, Fremskrittspartiet, Sosialistisk Venstreparti, Venstre og Kristelig Folkeparti.

Komiteen har for øvrig ingen merknader, viser til representantforslaget og rår Stortinget til å gjøre følgende

vedtak:

Dokument 8:248 S (2017–2018) – Representantforslag fra stortingsrepresentantene Åslaug Sem-Jacobsen, Per Olaf Lundteigen og Kjersti Toppe om å evaluere omorganiseringen av Arkivverket og sikre regionale arkivtjenester – vedtas ikke.

Vedlegg

Brev fra Kulturdepartementet v/statsråd Trine Skei Grande til familie- og kulturkomiteen, datert 29. oktober 2018

Dokument 8:248 S (2017-2018) Representantforslag om å evaluere omorganisering av Arkivverket og sikre regionale arkivtjenester

Familie- og kulturkomiteen ber i brev fra 3. oktober i år om Kulturdepartementets vurdering av Dokument 8:248 S (2017-2018) Representantforslag fra stortingsrepresentantene Åslaug Sem-Jacobsen, Per Olaf Lundteigen og Kjersti Toppe om å evaluere omorganiseringen av Arkivverket og sikre regionale arkivtjenester. Representantforslaget omfatter en beskrivelse av bakgrunnen for forslagene og følgende forslag:

  • 1. Stortinget ber regjeringen gjennomføre en evaluering av omorganiseringen av Arkivverket innen 1. januar 2019.

  • 2. Stortinget ber regjeringen sikre statsarkivarenes rolle og funksjon som ledere av statsarkivene med ansvar for budsjett, personell og faglig kvalitet.

  • 3. Stortinget ber regjeringen sikre det statlige ansvaret for arkivfeltet med statsarkivene som viktigste regionale aktører i samarbeid med andre offentlige og private arkiv.

Vurdering av bakgrunnen for forslagene

Representantene Åslaug Sem-Jacobsen, Per Olaf Lundteigen og Kjersti Toppe viser til at Regjeringen Stoltenberg II i Meld. St. 7 (2012-2013) Arkiv så det som et viktig mål for en nasjonal arkivpolitikk å etablere gode og tjenlige formidlings- og brukertjenester, slik at samfunnet får informasjon om og tilgang til et bredt spektrum av arkivmateriale uavhengig av hvor det er skapt. I samme melding slås det fast at brukertjenestene skal utføres rasjonelt og justeres i tråd med den teknologiske utviklingen. Det er i meldingen konkludert at nettbaserte tjenester skal være hovedkanalen mellom arkivene og brukerne. Dette er jeg helt enig i. Digitaliseringen i arkivsektoren var også en viktig bakgrunn for omstillingen i Arkivverket.

Arkivverket iverksatte fra 1. november 2016 en ny organisering i tre fagenheter, to staber og en enhet for indre tjenester, mens Norsk helsearkiv og Samisk arkiv fortsatt som egne enheter. Min vurdering tar utgangspunkt i organiseringen som ble fastsatt i 2016.

Representantene Åslaug Sem-Jacobsen, Per Olaf Lundteigen og Kjersti Toppe viser til en artikkel i Forskerforum 18. januar 2018, som hevder at det i protokollen datert 1. juli 2016 mellom riksarkivaren og tjenestemannsorganisasjonene var et punkt om at det skulle skje en evaluering av tilstanden i statsarkivene etter et halvt år, og at hele omstillingen skulle bli vurdert etter ett år. Dette er ikke riktig. Det framgår ikke av protokollen at tilstanden i statsarkivene skulle evalueres etter et år. Følgende framgår av protokollen: "Det gjennomføres en vurdering av organisasjonsstrukturen og forbedringspunkter ett år etter iverksettelse." Arkivverket har opplyst at dette ble fulgt opp i utvidet samarbeidsmøte mellom toppledergruppen og de tillitsvalgte i Arkivverket 14. februar i år. I ordinært samarbeidsmøte mellom partene 20. mars i år ble partene orientert om toppledergruppens videre diskusjon og konklusjon. Toppledergruppen konkluderte at det ikke ville være behov for større organisasjonsendringer i 2018, men at noen områder utpekte seg for videre vurdering og forbedring. Ingen av organisasjonene hadde merknader til behandlingen av saken.

Representantene Åslaug Sem-Jacobsen, Per Olaf Lundteigen og Kjersti Toppe kan ikke se at omtalen av statsarkivarenes funksjon og ansvar i protokollen av 1. juli 2016 er fulgt opp. Arkivverket har imidlertid opplyst at punktene i denne protokollen er oppfylt.

Representantene Åslaug Sem-Jacobsen, Per Olaf Lundteigen og Kjersti Toppe viser til at Stortinget har bedt regjeringen om å iverksette en bred utredning av samfunnets arkivfunksjoner, med særlig vekt på regionale arkivtjenester, nasjonalt samspill og digitale utfordringer, jf. Innst. 484 S (2016-2017). I Prp. 1 S (2017-2018), sidene 147-148 orienterte Kulturdepartementet om oppfølgingen av dette anmodningsvedtaket. Departementet opplyste at anmodningsvedtaket blir fulgt opp gjennom mandatet til Arkivlovutvalget, som skal avgi sin utredning innen 1. mars 2019.

Vurdering av forslagene

Forslag 1: Stortinget ber regjeringen gjennomføre en evaluering av omorganiseringen av Arkivverket innen 1. januar 2019.

Evalueringer er viktige for å vurdere om virkemidler har hatt den ønskede effekten. Statlige virksomheter skal sørge for at det gjennomføres evalueringer for å få informasjon om effektivitet, måloppnåelse og resultater innenfor hele eller deler av virksomhetenes ansvarsområde og aktiviteter. Frekvens og omfang av evalueringene skal bestemmes ut fra virksomhetens egenart, risiko og vesentlighet. Dette er fastsatt i Reglement for økonomistyring i staten, som departementet følger i styringsdialogen med Arkivverket.

Omorganiseringen er en del av omstillingen i Arkivverket. Omstillingen gjennomføres i perioden fra 2015 til 2020. Det vil derfor være for tidlig med en evaluering av omstillingen innen 1. januar 2019. Forslaget om å be regjeringen om å gjennomføre en evaluering av omorganiseringen av Arkivverket innen 1. januar 2019 bør derfor ikke vedtas. Når omstillingen er ferdigstilt og virket en tid, bør en evaluering gjennomføres. Jeg tar sikte på å be Arkivverket om å gjennomføre en evaluering av omstillingen i perioden 2021-2022.

Forslag 2:

Stortinget ber regjeringen sikre statsarkivarenes rolle og funksjon som ledere av statsarkivene med ansvar for budsjett, personell og faglig kvalitet.

Omstillingen i Arkivverket gjennomføres i samsvar med bestemmelser i Hovedavtalen i staten. Representantene Åslaug Sem-Jacobsen, Per Olaf Lundteigen og Kjersti Toppe viser til protokoll datert 1. juli 2016 fra forhandlinger mellom riksarkivaren og tjenestemannsorganisasjonene. I denne protokollen er det fastsatt at Arkivverket inndeles i følgende organisatoriske enheter med fordeling av hovedfunksjoner og styringslinjer: tre fagavdelinger, to staber og en avdeling for interne tjenester. Norsk helsearkiv skal være en egen enhet. Det ble senere avklart med Sametinget at Samisk arkiv også skal være en egen organisatorisk enhet. Statsarkivene er ikke lenger organisatoriske enheter i Arkivverket, men arbeidssteder for stedsavhengige funksjoner. Riksarkivaren og tjenestemannsorganisasjonene avtalte at statsarkivaren skal ha en formell funksjon som stedsansvarlig ved sitt statsarkiv. Dette innebærer en endring i den tidligere geografiske organisasjonsstrukturen med statsarkivarene som ledere for hvert sitt statsarkiv.

Stortingsrepresentant Kjersti Toppe spurte i skriftlig spørsmål nr. 747 fra 19. januar i år både om jeg vil evaluere omorganiseringen i Arkivverket og om jeg vil sikre at statsarkivarene blir reelle ledere for statsarkivene. I mitt svar fra 26. januar i år opplyste jeg at jeg praktiserer tillitsbasert styring av etatene. Dette gjelder også for Arkivverket. Arkivverkets rammer og fullmakter fastsettes i departementets instruks om økonomi- og virksomhetsstyring til Arkivverket og i de årlige tildelingsbrev fra departementet til Arkivverket. I instruksen blir Arkivverkets leder, riksarkivaren, pålagt ansvar og gitt fullmakter. Riksarkivaren har budsjettdisponeringsmyndighet, og kan delegere denne helt eller delvis. Arkivverkets samfunnsoppdrag er å bidra til effektiv dokumentasjonsforvaltning og sikre, bevare og tilgjengeliggjøre et bredt og allsidig utvalg av samfunnets arkiver. Innenfor samfunnsoppdraget og målene for virksomheten blir de årlige bevilgningene tildelt til Arkivverket. Sammen med tildelingen får Arkivverket fullmakter til disponering av statlige budsjettmidler og fullmakter til å opprette, omgjøre og inndra stillinger.

Kulturdepartementets vurdering er at Arkivverket ivaretar fullmaktene innenfor de rammer som er fastsatt i departementets instruks og årlige tildelingsbrev. Forslaget om å be regjeringen sikre statsarkivarenes rolle og funksjon som ledere av statsarkivene med ansvar for budsjett, personell og faglig kvalitet innebærer en overprøving av riksarkivarens praktisering av fullmaktene. Jeg har derimot tillit til riksarkivarens praktisering av fullmaktene. Det gjelder også spørsmål om roller, funksjoner og budsjettansvar for mellomledere i etaten. En overprøving av praktiseringen av disse fullmaktene ville innebære å samle mer makt i departementet. Jeg vil i stedet spre makt på kulturområdet.

Departementet anbefaler derfor at Stortinget ikke vedtar forslaget om å be regjeringen om å sikre statsarkivarenes rolle og funksjon som ledere av statsarkivene med ansvar for budsjett, personell og faglig kvalitet.

Forslag 3: Stortinget ber regjeringen sikre det statlige ansvaret for arkivfeltet med statsarkivene som viktigste regionale aktører i samarbeid med andre offentlige og private arkiv.

Det statlige ansvaret for arkivfeltet omfatter bl.a. å fastsette lover, forskrifter og regler; å veilede og føre tilsyn med offentlig arkivarbeid; og å bevare, gjøre tilgjengelig og formidle arkiver fra statlige virksomheter og private personer, organisasjoner og virksomheter. Den enkelte statlige virksomhet har ansvar for arkivene som virksomheten har skapt før arkivene blir avlevert til Arkivverket. I tillegg har staten ved Arkivverket en rekke andre oppgaver – som å utarbeide årlig arkivstatistikk, forvalte prosjekt- og utviklingstilskudd og initiere og delta i samarbeidsprosjekter. Jeg har ingen merknader til at Stortinget ber regjeringen sikre det statlige ansvaret på arkivfeltet. Kulturdepartementet følger opp dette ansvaret bl.a. med forslag til årlige bevilgninger til Arkivverket og i styringsdialogen med Arkivverket.

Jeg har heller ikke merknader til at Stortinget ber regjeringen om å sikre at Arkivverket samarbeider med andre offentlige og private arkivinstitusjoner. Arkivverket samarbeider i dag med andre arkivinstitusjoner på flere felt. I arbeidet med privatarkiver har etaten i samarbeid med fylkeskommuner etablert et landsdekkende nettverk av institusjoner som koordinerer arbeidet med privatarkiver regionalt.

Forslaget over inneholder imidlertid en forutsetning om at statsarkivene skal være de viktigste regionale aktørene. Statsarkivene utgjør en geografisk desentralisering av Arkivverkets ensartede og landsdekkende oppgaver. I tillegg er det etablert regionale arkivaktører som fylkesarkiv og interkommunale arkivinstitusjonene. Fylkesarkivene i Hordaland og Sogn og Fjordane har til sammen dobbel så mange ansatte som Statsarkivet i Bergen. Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS (IKA Kongsberg) har 44 eiere, 42 kommuner og 2 fylkeskommuner. Både i Trondheim, Stavanger, Kristiansand og Kongsberg er de interkommunale arkivinstitusjonene samlokalisert med statsarkivene.

Regjeringen har i mandatet til Arkivlovutvalget vist til teknologiske og organisatoriske endringer etter at arkivloven ble vedtatt i 1999. I mandatet er det stilt spørsmål om arkivvirksomhetene som helhet har en hensiktsmessig organisering og ansvarsdeling for å håndtere dagens og morgendagens behov for å bevare og tilgjengeliggjøre digitale offentlige og private arkiver. Arkivlovutvalget skal som grunnlag for lovarbeidet, beskrive de viktigste utfordringer og utviklingstrekk i for arkivene. Utvalget skal gjennomgå oppgave- og ansvarsfordelingen mellom Arkivverket, øvrig statlig forvaltning, kommunesektoren og kulturinstitusjoner i arbeidet med å sikre samfunnets arkiver. Arkivlovutvalgets utredning vil bli et viktig utgangspunkt når det framtidige arkivansvaret for statlige og regionale aktører skal vurderes. Kulturdepartementet anbefaler derfor at Stortinget avventer Arkivlovutvalgets utredning, og ikke vedtar å be regjeringen sikre statsarkivene som viktigste regionale aktører.

Oslo, i familie- og kulturkomiteen, den 30. november 2018

Kristin Ørmen Johnsen

Kari Henriksen

leder

ordfører